Segmentacja wiadomości e-mail dla organizacji non-profit

Pracowałem z organizacjami non-profit przez prawie dekadę w ramach kariery w marketingu, komunikacji i dziennikarstwie. A odnoszący sukcesy dyrektorzy ds. rozwoju i liderzy w prawie każdej znanej mi organizacji charytatywnej traktują relacje priorytetowo.

To dlatego, że relacje są powiązaniami między ludźmi, które pomagają agencjom non-profit pozyskiwać godne uwagi darowizny i niezachwiane wsparcie dla ich misji. Dlatego wychodzimy na lunch z potencjalnymi klientami, organizujemy specjalne wydarzenia dla członków zarządu i przerywamy to, co robimy, gdy do biura wpadają wielcy darczyńcy.

Chcesz, aby ludzie wiedzieli, że Ci zależy i podzielasz te same wartości i misję, co oni.

Ale w tygodniu jest tylko tyle obiadów. Musisz także zintegrować marketing cyfrowy, aby dotrzeć do swoich zwolenników. Bezpośrednia poczta e-mail jest jedną z najskuteczniejszych metod, jeśli zostanie wykonana poprawnie.

„Dear YOUR NAME HERE” nie jest wystarczająco dobre. Nie możesz budować relacji bez świadomej personalizacji.

Aby Twoi zwolennicy czuli się jak wyjątkowi członkowie społeczności Twojej organizacji charytatywnej, musisz zintegrować praktykę marketingową znaną jako segmentacja wiadomości e-mail. To udoskonalenie w bezpośredniej kampanii e-mailowej może ponad dwukrotnie zwiększyć zaangażowanie odbiorców wiadomości e-mail i nie jest tak trudne, jak mogłoby się wydawać.

Dzięki segmentacji wiadomości e-mail dla organizacji non-profit możesz podzielić swoją listę na różne grupy lub segmenty. Możesz dostosować swoje wiadomości do każdej grupy, dając każdej osobie jasny powód do otwarcia wiadomości e-mail i odpowiedzi jednym kliknięciem.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Ten przewodnik pomoże Ci szybko zrozumieć najlepsze praktyki segmentacji list organizacji non-profit, dzięki czemu będziesz mógł wrócić do wprowadzania zmian w swojej społeczności.

Co to jest „segment” wiadomości e-mail?

W świecie nieruchomości ludzie zawsze mówią o „lokalizacji, lokalizacji, lokalizacji”. W marketingu i budowaniu relacji z klientem to „odbiorcy, odbiorcy, odbiorcy”. Innymi słowy, musisz stworzyć odpowiedni komunikat i użyć najbardziej odpowiednich obrazów, aby połączyć się z określoną grupą demograficzną.

Segmenty wiadomości e-mail są zatem w zasadzie małymi grupami docelowymi, które są oddzielone od całej listy e-mailowej, aby dostosować treść tylko do nich. Na przykład grupa seniorów, którzy mieszkają w społeczności emerytów, zareaguje dramatycznie inaczej na daną podpowiedź niż garstka samotnych milenialsów mieszkających w centrum miasta.

Jednak segmenty wiadomości e-mail nie są oddzielone tylko wiekiem lub lokalizacją. Możesz podzielić swoją listę e-mailową na różne grupy w niestandardowy sposób, który najlepiej sprawdzi się w Twojej organizacji.

Dlaczego organizacje non-profit powinny stosować segmentację list e-mailowych?

Jeśli chodzi o skuteczność segmentacji list e-mail, nie ma znaczenia, czy Twoja organizacja jest organizacją non-profit, czy nastawioną na zysk — każda firma powinna segmentować swoje listy e-mail. Oto dwa główne powody:

1. Więcej osób otworzy Twoje e-maile.

Jeśli nigdy nie analizowałeś backendu swojego bezpośredniego dostawcy usług e-mail, możesz być w szoku. Jeśli osiągasz lub przekraczasz średnią 20,57% otwarć dla organizacji non-profit, radzisz sobie świetnie! Ale to oznacza, że ​​80% może nie mieć tego, co chcesz udostępnić. Segmentacja wiadomości e-mail pomaga poprawić te statystyki.

2. Więcej osób zaangażuje się w Twoją wiadomość.

Relacje to ulice dwukierunkowe. Chcesz, aby ludzie klikali, wysyłali e-maile, czytali, pobierali, dzwonili lub — co najważniejsze — przekazywali darowizny. Kiedy podzielisz swoją listę e-mailową na różne grupy, ludzie będą wiedzieć, że rozmawiasz bezpośrednio z nimi i będą bardziej skłonni odpowiedzieć.

Jak komunikować się ze swoimi segmentami

Do tej pory być może już wymyślasz sposoby na segmentację swojej listy e-mailowej. Oto kilka z moich lat w organizacjach non-profit, z sugestiami, jak najlepiej komunikować się z każdą z nich:

Członkowie zarządu

To są twoje najlepsze łączniki rozwojowe z przyjaciółmi o głębokich kieszeniach gotowych wesprzeć twoją misję. Ogranicz komunikację do artykułów i zdjęć poprawiających samopoczucie, zaproszeń na specjalne wydarzenia, biuletynów elektronicznych i ważnych informacji niezbędnych do podejmowania decyzji. Pamiętaj: mają ograniczony czas, dlatego ważne jest, aby szybko przejść do sedna.

Darczyńcy

Jeśli ktoś wziął udział w specjalnym wydarzeniu „przyjaciel” kilka lat temu — bez względu na to, czy licytował na cichej aukcji, czy nie — jest darczyńcą. Sprawdź roczny raport organizacji, aby znaleźć listę darczyńców i upewnij się, że mają swój własny segment.

Wolontariusze

Te hojne, troskliwe osoby są sercem każdej organizacji non-profit. Pokaż, że cenisz ich zainteresowanie i zaangażowanie, informując ich na bieżąco o tym, co dzieje się w Twojej organizacji.

Możesz nie tylko wysyłać im wszystkie aktualizacje, które otrzymują członkowie zarządu, ale także dołączać ankiety lub aktualizować je na temat potrzeb administracyjnych, które mogą pomóc Twojej agencji w rozwoju. Są gotowi pomóc, więc daj im do tego możliwość.

Odbiorcy usługi

Pamiętaj, że każdy, kto czerpie korzyści z Twojej organizacji non-profit, jest na tym samym poziomie, jeśli chodzi o reprezentowanie Twojej misji w społeczności. Niezależnie od tego, czy są to rodzice w programie zajęć pozalekcyjnych, czy pobliscy właściciele ziemscy podejmujący inicjatywy ekologiczne, ludzie, którzy odnoszą korzyści z twojej dobrej pracy, mogą stać się jednymi z najcenniejszych adwokatów, jakich masz.

Personel

Nie zapomnij o pracownikach, którzy codziennie pracują w Twojej organizacji. Niektóre organizacje non-profit są na tyle duże lub odległe, że komunikacja między agencjami może okazać się trudna. Ci, którzy są zaangażowani w wewnętrzne prace, muszą czuć się zainspirowani i zmotywowani do kontynuowania pracy, a ty będziesz chciał mówić do nich znacznie inaczej niż do kogokolwiek innego.

Jak rozpocząć segmentację list

Czasami jest to oczywiste na podstawie struktury Twojej organizacji non-profit. Na przykład kiedyś pracowałem jako dyrektor ds. komunikacji w programie zajęć pozalekcyjnych. Mieliśmy pięć lokalizacji, z radami doradczymi dla każdej lokalizacji. Tworzenie segmentów wiadomości e-mail w oparciu o położenie geograficzne było proste. Inne sposoby segmentowania list obejmują:

Korzystanie z posiadanej wiedzy

Możesz sprawdzić listę członków zarządu lub wolontariuszy za pomocą swojej listy e-mailowej. Możesz zebrać listę lokalnych firm w określonym mieście poprzez członkostwo w Izbie Handlowej. Powinieneś mieć również dostęp do katalogu personelu. Możesz być zaskoczony, jak daleko może cię zaprowadzić wiedza instytucjonalna.

Zbadaj przeszłe zachowanie

Jeśli nie wyjdziesz, możesz użyć oprogramowania do darowizn, a nawet wewnętrznych arkuszy kalkulacyjnych do śledzenia darowizn, aby rozpoznać członków różnych segmentów. Jeśli ktoś przekazał darowiznę lub zgłosił się na ochotnika w przeszłości, możesz wykorzystać te informacje, aby umieścić go we właściwym segmencie.

Przeprowadzić badania

Przez lata pracowałem, zgłosiłem się na ochotnika i ofiarowałem dla wielu organizacji non-profit, więc wiem, że organizacja i prowadzenie dokumentacji nie zawsze jest priorytetem. Jeśli nie wiesz, jak podzielić swoją listę kontaktów, możesz zapytać ich bezpośrednio!

Nie ma potrzeby przepraszać: wystarczy prosta ankieta e-mailowa ostrzegająca ich o Twoich staraniach o dostarczenie im najważniejszych i najprzyjemniejszych wiadomości.

Uzyskaj lekcję techniczną

Jeśli nadal martwisz się o swoje umiejętności techniczne za kulisami, Constant Contact zapewni Ci ochronę. Sprawdź nasz przewodnik, jak segmentować listę e-mailową.

Segmentacja e-maili oszczędza czas

Po ustaleniu backendu przekonasz się, że ten proces pomoże Ci udoskonalić komunikaty na dłuższą metę. Możesz zwiększyć wysiłki na rzecz zbierania funduszy i utrzymać zaangażowanie zwolenników, jednocześnie oszczędzając czas, który poświęciłbyś na tworzenie ogólnych, nieukierunkowanych komunikatów.