Pisanie e-maili 101: Jak pisać lepsze e-maile w 2021 (14+ sposobów)

Pisanie e-maili na najwyższym poziomie jest łatwiejsze do powiedzenia niż do zrobienia. W przeciwieństwie do posta na blogu lub pustego płótna, masz tylko kilka pól i tak wiele postaci do zabawy, aby stworzyć wciągające arcydzieło.

Zrób to dobrze, a Twój e-mail zostanie zauważony, otwarty i kliknięty. Zrób to źle, a Twoje e-maile zostaną ostatecznie zignorowane.

Pisanie e-maili jest zarówno sztuką, jak i nauką. To sztuka, ponieważ wymaga kreatywności, techniki i ogólnie dobrej opowieści. Jest to nauka, ponieważ istnieją formuły i najlepsze praktyki, które można zastosować, aby zaspokoić potrzeby klientów i zwiększyć zaangażowanie.

To także umiejętność, a nie wrodzony talent. Nauka pisania znakomitych e-maili wymaga czasu, praktyki i odrobiny wiedzy.

Niezależnie od tego, czy piszesz profesjonalną wiadomość e-mail do szefa, współpracownika lub klienta, czy też firmową wiadomość e-mail do ponad 100 000 adresatów, istnieją uniwersalne najlepsze praktyki, dzięki którym Twoja komunikacja będzie bardziej skuteczna — i sprawdzają się one w innych formach komunikacji biznesowej też.

Najpierw przyjrzyjmy się, jak ważne jest pisanie e-maili (na przykład bardzo) — potem przejdziemy do sprawdzonych metod pisania lepszych e-maili.

Dlaczego pisanie e-maili ma znaczenie (i dane do tworzenia kopii zapasowych)

Jakość pisania e-maili ma znaczenie, ale nie wierz nam tylko na słowo — zobacz, co mają do powiedzenia dane:

• Przeciążenie poczty e-mail jest prawdziwe
• Chwytliwe treści prowadzą do działania
• Czytelnicy zawsze patrzą
• Użytkownicy szybko formułują silne opinie

Przeciążenie poczty e-mail jest prawdziwe

W 2020 r. użytkownicy wysyłali średnio 306 miliardów wiadomości e-mail dziennie , co oznacza, że ​​4 miliardy użytkowników poczty e-mail na świecie otrzymywało średnio 77 wiadomości e-mail dziennie.

Za każdym razem, gdy wysyłasz wiadomość e-mail, ta wiadomość konkuruje z ponad 70 innymi wiadomościami e-mail. Użytkownicy nie otwierają i nie czytają ponad 70 e-maili każdego dnia — wybierają najciekawsze, a reszta jest usuwana lub pozostaje nieotwarta.

Dobrze napisany wiersz tematu i tekst w preheaderach doprowadzą do wyższego wskaźnika otwarć. Następnie od treści wiadomości e-mail zależy uzyskanie kliknięć i zwiększenie liczby konwersji.

Chwytliwe treści prowadzą do działania

Respondenci w naszym raporcie Global Messaging Engagement Report 2020 stwierdzili, że chwytliwa/zabawna treść była drugim najbardziej zapadającym w pamięć i wpływającym na kliknięcia elementem wiadomości e-mail (po zniżkach/ofertach).

Personalizacja była ważna, podobnie jak layout i branding, ale dobrze napisane treści przebiły resztę, jeśli chodzi o wpływ na działanie.

Czytelnicy zawsze patrzą

Czytelnicy sieci Web mają niesamowitą zdolność do wykrywania błędów gramatycznych i literówek. Na serio. Czasami są lepsi niż zespół redakcyjny na pełen etat.

W rzeczywistości 74% czytelników stron internetowych zwraca uwagę na jakość gramatyki i pisowni w Twojej witrynie, a 59% twierdzi , że nie będzie mieć do czynienia z firmami, które popełniają oczywiste literówki i błędy w Internecie.

„Fakt, że tak wysoki odsetek nie zaufałby firmie o słabej pisowni lub gramatyce, pokazuje, jak ważne jest, aby firmy maksymalnie wykorzystywały każdą okazję”, mówi Richard Michie, dyrektor ds. marketingu i technologii w Global Lingo.

„Masz niewiele czasu, aby zrobić wrażenie na potencjalnym kliencie, a jeśli Twoja witryna lub reklama [albo e-mail] zawierają błędy gramatyczne, nie postawi Cię to w korzystnym świetle” – kontynuowała Michie.

Użytkownicy szybko formułują mocne opinie

Użytkownicy spędzają średnio tylko 5,59 sekundy na przeglądaniu pisemnej treści witryny, zanim wyrobią sobie opinię i podejmą działania. Oczekuj, że Twój e-mail będzie miał jeszcze mniej czasu.

Jeśli Twój odbiorca zeskanuje treść, a to nie zaszkodzi, przejdzie do czegoś, co to zrobi. Każdy akapit, zdanie i słowo musi być zamierzone. Mając mniej niż 6 sekund do stracenia, nie możesz pozwolić sobie na dostarczenie niczego poza tym, co najlepsze.

Jak pisać lepsze e-maile: ponad 14 najlepszych praktyk

1. Naucz się pisać tematy e-maili jak szef

Wszystko zaczyna się od tematu wiadomości e-mail. Nie ma znaczenia, jak świetne są Twoje treści, rabaty lub kreatywność — jeśli wiersz tematu nie jest wystarczająco nieodparty, by skłonić czytelników do kliknięcia, nikt go nigdy nie zobaczy.

Krótko mówiąc: około 4 słów.

Nasze wcześniejsze dane e-maili ujawniły, że odbiorcy preferują krótkie i słodkie wiersze tematu. Możesz poeksperymentować z dłuższymi słowami, ale około 4 słów to dobry początek.

Dodaj intrygę lub wezwanie do działania (CTA) do swojego tematu. Niech odbiorca musi otworzyć wiadomość, aby zobaczyć, co jest w środku.

Nie przejmuj się jednak wykrzyknikami. Ogólnie rzecz biorąc, widzimy mniejsze zaangażowanie , gdy marki używają wykrzykników w tematach (20% unikalny współczynnik otwarć vs. 25% bez).

I nie mów tego, co oczywiste. W temacie masz tylko tyle postaci, którymi możesz się bawić, więc nie marnuj cennych nieruchomości, przypominając komuś, że to wyprzedaż w Czarny piątek, Cyberponiedziałek lub Dzień Pamięci — wiedzą, dlaczego jest wyprzedaż. Nasze dane pokazują, że wiersze tematyczne wspominające o wakacjach zakupowych mają zwykle gorsze wyniki niż te, które ich nie zawierają.

Potrzebujesz inspiracji? Sprawdź 39 tematów wiadomości e-mail, które wstrząsnęły naszą skrzynką odbiorczą !

2. Nie zapomnij tekstu podglądu

Tekst podglądu (znany również jako tekst nagłówka) to kopia znajdująca się bezpośrednio po prawej stronie wiersza tematu. Jeśli zostawisz to pole puste, dostawcy usług poczty e-mail (ESP) zwykle automatycznie wypełnią go tekstem lub kodem HTML z górnej części wiadomości e-mail, co często przypomina: „Aby wyświetlić tę wiadomość e-mail jako stronę internetową, kliknij tutaj”.

To jest najlepsza nieruchomość (druga po temacie), więc nie marnuj jej! Jeśli odbiorca podejmuje w ułamku sekundy decyzję o otwarciu wiadomości e-mail lub przejściu do następnej, to jest to tekst, który może zepchnąć go w sferę „otwartych”.

Tekst powinien być krótki i powiązany z tematem. Na przykład spójrz na ten podglądowy tekst z Ladders: „Co byś zrobił, gdybyś znalazł pingwina w zamrażarce?” To po prostu wystarczająco intrygujące, żebym kliknął i znalazł odpowiedź.

3. Wybierz odpowiedniego nadawcę wiadomości e-mail

To, od kogo pochodzi e-mail, ma kluczowe znaczenie. Nasze badania wykazały, że konsumenci na całym świecie zgadzają się, że nadawca jest najbardziej wpływowym czynnikiem decydującym o otwarciu wiadomości e-mail.

Upewnij się, że wybrałeś adres e-mail i nazwę, które rozpoznają Twoi odbiorcy. Jeśli Cię nie rozpoznają, istnieje duże prawdopodobieństwo, że wiadomość trafi do folderu ze spamem.

4. Napisz intro, które ma mocny cios

Od razu zainteresuj czytelnika mocnym pierwszym zdaniem! Następnie uzupełnij silny wiersz tematu za pomocą solidnej kopii wiadomości e-mail, która prowadzi odbiorcę przez resztę wiadomości e-mail.

Dostarcz tekst w temacie i wyświetl podgląd obietnic tekstowych tak szybko, jak to możliwe. Na przykład, jeśli promujesz 50% zniżki w temacie, nie zmuszaj czytelników, aby przeszukiwali e-maile, aby znaleźć tę ofertę — postaraj się, aby była jasna i oczywista.

5. Skoncentruj się nad zakładką

Masz 8 sekund lub mniej , aby oczarować i zatrzymać odbiorców — liczy się każdy zwój. Zaprojektuj swoje e-maile tak, aby zawartość w górnej części strony dostarczała wystarczająco dużo (bez rozdawania wszystkiego), aby zachęcić czytelnika do dalszego przewijania.

Łatwiej to powiedzieć niż zrobić — dlatego napisaliśmy przewodnik krok po kroku, jak projektować zawartość powyżej krawędzi strony, aby zapewnić dobre zaangażowanie .

6. Chodzi o zniżkę

Chociaż chcielibyśmy myśleć, że odbiorcy otwierają e-maile ze względu na strategię treści, lojalność wobec marki i eleganckie projekty e-maili, zwykle tak nie jest. Odbiorcy e-maili chcą ofert.

Nasze badania wykazały, że oferty i rabaty są najbardziej wpływowymi (i zapadającymi w pamięć) aspektami wiadomości e-mail. W szczególności głębokie rabaty (40% lub więcej) są bardziej uzasadnione i warte kliknięcia.

W marketingu chodzi o dawanie i branie — a aby klienci mogli oddawać Ci swoje pieniądze, będziesz musiał skorzystać z ogromnych rabatów.

7. Wysyłaj tylko wtedy, gdy masz coś do powiedzenia

Twoje słowa i e-maile powinny dostarczać wartość Twoim klientom.

„W dużym stopniu dostarczalność wiadomości e-mail jest samospełniająca się”, mówi Dale Langley, kierownik ds. doradztwa w zakresie dostarczania w Twilio SendGrid. „Jeśli wyślesz treści, które Twoi odbiorcy chcą otrzymać i które uznają za interesujące, algorytmy dowiedzą się, że Twój e-mail powinien trafić do skrzynki odbiorczej”.

„Jeśli wyślesz e-mail, o który nie prosiłeś i nie dostarczasz wartości, Twoi odbiorcy będą działać w sposób pasywny lub negatywny, a algorytmy kontrolujące filtrowanie nauczą się dostarczać Twoją pocztę do folderu śmieci. Oczywiście istnieją inne czynniki wpływające na sukces wiadomości e-mail, ale ostatecznie, jeśli wyślesz wiadomości, które ludzie kochają, odniesie to sukces” – kontynuował Langley.

Dowiedz się więcej o dostarczaniu ważnych e-maili do skrzynek odbiorczych klientów w naszym najnowszym Przewodniku dostarczalności .

8. Przytnij żywopłot

Hedging ma miejsce wtedy, gdy używasz kwalifikatorów, aby podważyć to, co mówisz, aby być grzeczniejszym lub mniej gwałtownym. Na przykład, kiedy zaczynasz e-mail od „Myślę, że powinniśmy…” lub „Byłoby miło, gdybyśmy…”, to są przypadki hedgingu.

Te proste frazy mogą wydawać się bezpiecznym sposobem wyrażania swoich myśli, ale w rzeczywistości sprawiają, że wyglądasz na niepewnego i niepewnego. Usuń je z pisania e-maili, aby ułatwić przejście od razu do głównego punktu.

9. Pracuj nad podpisem e-mail

Twój podpis w wiadomości e-mail jest ważnym elementem nieruchomości, zwłaszcza w oficjalnych wiadomościach e-mail lub profesjonalnych wiadomościach biznesowych. Poświęć trochę czasu na dopracowanie swojego, aby zapewnić idealną prezentację windy.

Twój podpis w wiadomości e-mail może być czymś więcej niż pozdrowieniem lub prostym potwierdzeniem — może również dać odbiorcom więcej informacji i zainspirować ich do podjęcia działania.

Pomyśl o czasie, jaki poświęciłeś na zaprojektowanie swoich wizytówek. Chciałeś mieć pewność, że znalazłeś idealne zdjęcie, informacje kontaktowe i wezwanie do działania — zrób to samo ze swoim podpisem w wiadomości e-mail.

Na przykład, oto mój profesjonalny podpis e-mail:

Jeśli chcesz, możesz dołączyć łącza mediów społecznościowych do swoich profili na LinkedIn, Twitterze lub Facebooku.

10. Zachowaj prostotę

Nie komplikuj zbytnio swoich e-maili wieloma wezwaniami do działania lub dużymi słowami.

Pisz swoje e-maile na poziomie czytania trzeciej klasy.

Dane z Boomerang wykazały, że e-maile z klasy trzeciej do czytania otrzymują o 36% wyższy wskaźnik odpowiedzi niż e-maile na poziomie czytania w college'u i o 17% wyższy niż e-maile z lekturą w szkole średniej.

Jeśli to możliwe, upraszczaj e-maile, usuwaj żargon, używaj wypunktowań i ograniczaj frajdę — poprawi to Twój wskaźnik odpowiedzi.

11. Nie bój się być emocjonalnym

Czasami staramy się pisać nasze e-maile w profesjonalny, niemal zautomatyzowany sposób. Jednak wydaje się, że nie pomaga to we współczynnikach odpowiedzi. Dane z Boomerang wykazały, że e-maile zawierające emocje (zarówno pozytywne, jak i negatywne) miały o 10–15% więcej odpowiedzi niż e-maile o neutralnym tonie.

12. Eksperymentuj z emotikonami

Emotikony mogą być nieco polaryzujące, ale to nie znaczy, że nie powinieneś ich używać. Nasze badania wykazały, że młodsze pokolenia są ogólnie dobrze podatne na sporadyczne emoji, podczas gdy starsze pokolenia są nieco bardziej niezdecydowane.

Eksperymentuj i zobacz, jak reagują Twoi odbiorcy. Jeśli zauważysz, że tematy z emotikonami mają wyższy współczynnik otwarć, spróbuj częściej ich używać.

13. Napisz potężne CTA

Po tym wszystkim, co dzieje się w wiadomości e-mail, wezwania do działania często stają się refleksją. Są to jednak najbardziej krytyczne elementy wiadomości e-mail — dzieje się tak, gdy zmuszasz odbiorców do zrobienia czegoś z wiadomością e-mail.

Niezależnie od tego, czy chcesz, aby odbiorcy wykonali połączenie telefoniczne, zasubskrybowali listę, wprowadzili numer telefonu lub zarejestrowali się na wydarzenie, jasno określ, co chcesz, aby czytelnik zrobił z wiadomością e-mail.

Dopracuj swoje CTA do perfekcji, aby inspirować do działania. Potrzebujesz pomocy w pisaniu skuteczniejszych CTA e-maili? Rzuć okiem na nasz przewodnik dotyczący testowania A/B wiadomości e-mail i optymalizacji wezwania do działania .

14. Korekta raz za razem

Po zakończeniu pisania wiadomości e-mail przeprowadź sprawdzanie pisowni i gramatyki, aby znaleźć typowe błędy. Następnie jeszcze raz przeczytaj. Następnie przekaż go koledze lub przyjacielowi.

Po otrzymaniu kilku zestawów gałek ocznych na e-mailu przeprowadź odpowiedni test e-mailowy. Narzędzie do testowania poczty e- mail Twilio SendGrid wykracza poza sprawdzanie gramatyki języka angielskiego, aby znaleźć renderowanie obrazu i formatu, testowanie spamu adresów URL i sprawdzanie poprawności linków. Gwarantuje, że odbiorcy otrzymają wiadomości e-mail w sposób, w jaki je zaprojektowałeś.

Zacznij pisać najwyższej klasy e-maile

Zastosuj te wskazówki w praktyce, a będziesz na dobrej drodze do pisania znakomitych e-maili za pierwszym razem, za każdym razem.

Potrzebujesz pomocy we wszystkich sprawach dotyczących marketingu e-mailowego i e-maili? Jesteśmy z Tobą.

Zapoznaj się z naszym Przewodnikiem wprowadzającym do e-mail marketingu , aby dowiedzieć się wszystkiego, od pielęgnowania potencjalnych klientów, przez kampanie typu win-back, po tworzenie listy e-mailowej.

A jeśli potrzebujesz przykładowych wiadomości e-mail lub szablonów wiadomości e-mail, zapoznaj się z naszą bezpłatną galerią szablonów wiadomości e-mail .