15 najlepszych narzędzi programowych do planowania pracowników (bezpłatne i płatne)

W miarę jak świat wciąż zmierza w kierunku cyfryzacji, pojawiły się nowe narzędzia ułatwiające każdy aspekt działalności, od księgowości, przez reklamę, po planowanie pracowników.

Jeśli jesteś pracodawcą, prawdopodobnie zastanawiasz się, czy istnieje łatwiejszy sposób na rozplanowanie pracowników. Chociaż korzystanie z długopisu i papieru lub arkuszy kalkulacyjnych zdecydowanie działa, obecnie istnieją znacznie bardziej wydajne sposoby do rozważenia.

W tym miejscu przedstawimy niektóre opcje narzędzi programowych do planowania pracowników. Omówimy 15 najlepszych narzędzi na rynku i wyjaśnimy, co czyni je wyjątkowymi. Pod koniec tego przewodnika powinieneś już wiedzieć, które narzędzie najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.

Charakterystyka najlepszych narzędzi programowych do planowania pracowników

Zanim zagłębimy się w szczegóły każdego pojedynczego narzędzia, uzyskajmy szerszy przegląd tego, czego powinieneś szukać w narzędziu do planowania pracowników. Pomoże Ci to zrozumieć, jak każde narzędzie pasuje do większego krajobrazu rynkowego.

• Interfejs użytkownika: Nikt nie chce patrzeć na brzydki interfejs użytkownika – obniża to morale pracowników i sprawia, że ​​wszystko jest znacznie mniej przyjemne. Ponadto niektóre interfejsy użytkownika są tak trudne w nawigacji, że mogą zmniejszyć produktywność. Upewnij się, że niezależnie od wybranego oprogramowania interfejs użytkownika jest przyjemny i intuicyjny.
• Cena: Niestety pieniądze nie są nieograniczone, a firmy zawsze muszą pracować w ramach swoich budżetów. Chociaż niektóre opcje z wyższej półki mogą wydawać się atrakcyjne, upewnij się, że nie przesadzasz i nie wydajesz pieniędzy tam, gdzie nie musisz.
• Funkcje planowania: dzisiejsze narzędzia do planowania oferują szeroką gamę różnych funkcji, takich jak żądania zamiany zmian, harmonogramy przeciągania i upuszczania oraz automatyczne planowanie. Uważnie przejrzyj każdą z ofert i zanotuj, które funkcje są dla Ciebie najważniejsze.
• Narzędzia analityczne: Niektóre narzędzia do planowania zapewniają dogłębną analizę kosztów pracy, która może pomóc zmaksymalizować zwrot z inwestycji i poprawić wydajność pracowników. Nie wszystkie narzędzia to zawierają.
• Narzędzia kadrowo-płacowe: Niektóre z omawianych przez nas narzędzi to pakiety kadrowo-płacowe zawierające funkcje planowania. Dla wielu firm może to być przesadą, więc podczas czytania tego przewodnika pamiętaj o swoich potrzebach.

15 najlepszych narzędzi programowych do planowania pracowników

Teraz, gdy masz już podstawową wiedzę na temat tego, co mogą zaoferować narzędzia do planowania pracowników, przyjrzyjmy się niektórym z najlepszych dostępnych obecnie na rynku opcji.

1. ZoomShift

Strona internetowa: zoomshift.com

Ceny: zaczynają się od 2 USD za aktywnego członka zespołu/miesiąc

ZoomShift to solidne narzędzie, które ułatwia komunikację w zespole, śledzenie czasu i planowanie. Pracodawcy mogą dodawać zmiany do kalendarza, który aktualizuje się w czasie rzeczywistym, aby zapewnić, że członkowie zespołu są zawsze na tej samej stronie.

Ponadto aplikacja mobilna ZoomShift umożliwia pracodawcom i pracownikom korzystanie ze wszystkich funkcji oprogramowania w podróży i wprowadzanie zmian z dowolnego miejsca. Korzystając z ZoomShift, pracodawcy mogą automatycznie wysyłać przypomnienia o zmianie za pośrednictwem wiadomości SMS, e-mail i powiadomień push, aby poprawić odpowiedzialność pracowników i zmniejszyć liczbę błędów.

ZoomShift ułatwia również pracownikom zamawianie nowych zmian, proszenie o czas wolny i zamianę zmian z innymi pracownikami. Funkcja Shift Swap pomaga pracownikom komunikować się ze współpracownikami w celu wypełniania zmian, gdy członek zespołu ma inny obowiązek. Menedżerowie mogą wymagać zgody na zamianę zmian lub pozwolić pracownikom na wykonanie tego całkowicie autonomicznie.

Ponadto funkcja zegara czasu GPS pomaga upewnić się, że pracownicy rejestrują się we właściwej lokalizacji we właściwym czasie. Menedżerowie mogą otrzymywać powiadomienia o wszelkich nieprawidłowych rejestracjach, dzięki czemu mogą przez cały czas być na bieżąco ze swoim zespołem.

2. Zastępca

Strona internetowa: deputy.com

Ceny: zaczynają się od 2,50 USD za użytkownika/miesiąc

Połączenie dogłębnej analizy i unikalnych funkcji planowania przez Zastępcę sprawia, że ​​jest czołowym graczem w kosmosie. Jedną z głównych funkcji zastępcy jest możliwość importowania harmonogramów z arkuszy kalkulacyjnych i informacji o personelu z innych narzędzi, takich jak Gusto, Oracle NetSuite OneWorld i Quickbooks.

Ponadto zastępca zapewnia przydatne narzędzia do analizy kosztów, które pomagają pracodawcom zdecydować, który członek personelu będzie najbardziej opłacalnym wyborem na daną zmianę. Zawiera również profil stresu, który pomaga menedżerom pamiętać o przepracowanych pracownikach podczas tworzenia harmonogramów. Może to zmniejszyć częstość występowania przerażającego „zamknięcia” (kiedy pracownik ma zamknąć jedną noc, a następnie otworzyć następnego ranka), co może negatywnie wpłynąć na morale pracowników.

3. Kiedy pracuję

Strona internetowa: wheniwork.com

Ceny: zaczynają się od 0 USD za użytkownika/miesiąc

When I Work to przyjazna dla urządzeń mobilnych platforma z intuicyjnym interfejsem użytkownika, która pomaga usprawnić proces planowania pracowników. Chociaż nie może importować danych pracowników, takich jak zastępca, pozwala pracownikom samodzielnie wypełnić swoje informacje, co może przyspieszyć czas konfiguracji.

Kiedy pracuję, dużo procesu planowania w ręce pracowników. Na przykład pracownicy mogą wybrać godziny, w których są dostępni do pracy, i zamieniać się zmianami z innymi współpracownikami z lub bez zgody kierownika, w zależności od ustawień.

Podobnie jak zastępca, zapewnia analizę kosztów pracy, aby pomóc zmaksymalizować wydajność z perspektywy zwrotu z inwestycji. Możesz również użyć interfejsu API When I Work, aby połączyć się z oprogramowaniem POS (punkt sprzedaży) lub oprogramowaniem płacowym.

4. Arkusze Google

Strona internetowa: google.com/sheets/about

Cena: za darmo

Arkusze Google nie są specjalnie zaprojektowane do planowania pracowników, ale zasługują na miejsce na tej liście, ponieważ są całkowicie bezpłatne, bardzo elastyczne, a większość menedżerów i pracowników ma już z nimi pewne doświadczenie.

Arkusze Google to po prostu program do arkuszy kalkulacyjnych. Jednak w przeciwieństwie do Excela jest oparty na chmurze, więc zmiany są aktualizowane w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że nie będziesz mieć problemów z pracownikami przeglądającymi starsze wersje harmonogramu i pomijającymi zmiany lub pojawiającymi się na niewłaściwych.

Ogólnie rzecz biorąc, Arkusze Google mogą być odpowiednim rozwiązaniem dla zespołów z niewielką liczbą pracowników, których nie stać na wydawanie dodatkowych pieniędzy na narzędzie do planowania. Nie jest przeznaczony do planowania, ale wykona zadanie w mgnieniu oka.

5. Dokumenty Google

Strona internetowa: google.com/docs/about

Cena: za darmo

Podobnie jak Arkusze Google, Dokumenty zapewniają bezpłatny, oparty na chmurze sposób planowania pracowników. Jedyna różnica polega na tym, że Dokumenty to edytor tekstu, a nie arkusz kalkulacyjny. W rezultacie nie będziesz mieć dodatkowej elastyczności pisania kodu w celu rozszerzenia jego funkcjonalności.

Dokumenty Google są również aktualizowane w czasie rzeczywistym, dzięki czemu wszyscy mogą pozostać na tej samej stronie. Zasadniczo jest to tylko jeden krok w stosunku do planowania papierowego i ołówkowego i nie zapewnia zbyt wielu korzyści.

6. Kalendarz Google

Strona internetowa: calendar.google.com/calendar

Cennik: za darmo

Źródło

Podobnie jak Dokumenty i Arkusze, Kalendarz to darmowy program, który umożliwia planowanie pracowników za pomocą kalendarza. Jednak w porównaniu z pozostałymi dwoma produktami Google Kalendarz może również wysyłać powiadomienia e-mail, aby powiadomić pracowników o zmianach.

Ogólnie rzecz biorąc, jest trochę lepiej przystosowany do planowania (w końcu jest to kalendarz), ale nie zapewnia wszystkich przydatnych funkcji, które może zapewnić dedykowane narzędzie do planowania. Mimo to, za bardzo niską cenę za darmo, jest to opcja warta rozważenia, jeśli masz napięty budżet.

7. Plan dnia

Strona internetowa: planday.com

Ceny: zaczynają się od 2 USD za użytkownika/miesiąc

Planday to oparte na chmurze narzędzie do planowania, które oferuje zegar czasu, planer zmian, kalendarz pracy zmianowej i harmonogram pracy. Jedną z najbardziej przydatnych funkcji Planday jest możliwość raportowania finansowego w harmonogramie.

Pozwala to pracodawcom zobaczyć koszty wynagrodzeń, przepracowane godziny i procent przychodu wypłacany w wynagrodzeniach bezpośrednio z widoku harmonogramu. Planday umożliwia również pracodawcom tworzenie ustawień zgodności, które będą wysyłać alerty, gdy harmonogram narusza zasady zgodności.

8. Skrzynia biegów

Strona internetowa: shiftboard.com

Cennik: nieznany

Jedną z najlepszych cech Shiftboard jest interfejs użytkownika – większość z nich jest niesamowicie przejrzysta i dobrze zorganizowana, co sprawia, że ​​korzystanie z narzędzia jest przyjemnym doświadczeniem. Jednak widok kalendarza jest nieco ciasny i niechlujny, więc administratorzy mogą nie mieć tak dobrych doświadczeń z Shiftboard, jak będą mieli pracownicy.

Podobnie jak zastępca, Shiftboard może importować dane pracowników z Excela, co przyspiesza onboarding. Posiada również podsekcję na oczekujące aplikacje, co może ułatwić zatrudnianie nowych pracowników.

9. Aplikacje do czatu (WhatsApp, Messenger)

Strona internetowa: różne

Cennik: za darmo

Aplikacje do czatu, takie jak WhatsApp, Messenger i Telegram, nie są przeznaczone do planowania, ale wiele firm z powodzeniem używa ich do tego celu. Nie są najlepszymi narzędziami do pracy, ale można ich używać do planowania pracowników za darmo.

Jednak chociaż nieistniejąca metka z ceną jest zdecydowanie atrakcyjna, możesz stracić pieniądze z powodu błędu ludzkiego. Aplikacje czatu nie mogą aktualizować harmonogramów w czasie rzeczywistym, tak jak inne narzędzia, więc polegasz na pracownikach i menedżerach, którzy ręcznie śledzą harmonogramy i odpowiednio aktualizują pracowników. Jeśli masz mały zespół, może to działać dobrze, ale może być koszmarem logistycznym dla większych firm.

10. Asany

Strona internetowa: asana.com

Ceny: zaczynają się od 0 USD/miesiąc

Asana to kolejne narzędzie, które, choć nie jest przeznaczone do planowania pracowników, może być tak ustawione, aby zrobić to całkiem dobrze.

W swej istocie Asana jest narzędziem do zarządzania projektami. Aby użyć go do planowania pracowników, możesz skonfigurować zadania odpowiadające zmianom i przypisać do nich różnych pracowników. Asana może następnie wysyłać e-maile, aby ostrzec członków personelu o zbliżających się zmianach, a pracownicy mogą komentować zadania, aby komunikować się ze sobą.

Zespoły, które już używają Asany lub podobnego oprogramowania, mogą rozważyć tę opcję. Asana nie zapewnia jednak żadnych dodatkowych funkcji zamiany zmian, analizy kosztów pracy ani niczego innego, co jest bezpośrednio związane z planowaniem pracy pracowników.

11. Ludzkość

Strona internetowa: ludzkość.com

Ceny: zaczynają się od 3 USD za użytkownika miesięcznie przy minimum 80 USD miesięcznie

Humanity to jeden z najlepszych wyborów dla firm, które już używają narzędzi HR lub POS w swojej codziennej działalności. Integruje się z wieloma standardowymi narzędziami branżowymi, a także oferuje interfejs API, dzięki czemu doświadczeni użytkownicy mogą tworzyć własne integracje.

Narzędzie umożliwia pracodawcom planowanie, wdrażanie i aktualizowanie pracowników. Dwie unikalne cechy platformy to prognozy sprzedaży i automatyczne planowanie. Humanity pobiera dane z oprogramowania POS, aby przeanalizować, ilu pracowników musi pracować, aby zmaksymalizować sprzedaż.

Aby zautomatyzować harmonogramy, pracodawcy wprowadzają dane i wymagania dotyczące zmian, a Humanity dopasowuje je do prognoz sprzedaży, aby stworzyć zoptymalizowany harmonogram. Jednak pracodawcy zainteresowani skorzystaniem z tej funkcji będą musieli uiścić dodatkową opłatę.

12. Chusta

Strona internetowa: getsling.com

Cennik: za darmo

Sling to wiodące narzędzie do planowania pracowników, któremu ufają takie firmy, jak Amazon, Subway i The UPS Store. Być może najbardziej imponującą rzeczą w Slingu jest to, że główne funkcje narzędzia są dostępne za darmo.

Rzeczywiście, za niską cenę 0 USD miesięcznie, pracodawcy mają dostęp do planowania zmian, wniosków dotyczących zmian, ofert zmianowych, alarmów zmianowych, wniosków o urlop i wielu innych funkcji dla nieograniczonej liczby użytkowników.

Jednak bardziej zaawansowane funkcje, takie jak geofencing, śledzenie nadgodzin, synchronizacja Kalendarza Google i zamiana zmian, są dostępne tylko w płatnych planach. Ogólnie rzecz biorąc, Sling to dobry sposób na przetestowanie wód przed dokonaniem sporej inwestycji pieniężnej w narzędzie do planowania.

13. Kronos Workforce gotowy

Strona internetowa: kronos.com/products/workforce-ready-suite

Ceny: zaczynają się od 6 USD za pracownika/miesiąc

Kronos Workforce Ready to rozwiązanie HR. Chociaż Kronos twierdzi, że jest przeznaczony dla małych i średnich firm, jego zestaw funkcji przemawia za skupieniem się na większych firmach i przedsiębiorstwach. Rzeczywiście, wielu właścicieli małych firm poczuje się zagubionych, przedzierając się przez rozbudowane funkcje.

Chociaż Kronos zapewnia wszechstronną platformę HR, oferuje również narzędzie do planowania jako część pakietu lub jako samodzielne narzędzie. Jedną z jego najlepszych funkcji są ustawienia harmonogramu, które umożliwiają uruchamianie wielu harmonogramów z różnymi zasadami (przerwy na lunch, maksymalna liczba zmian itp.), a wszystko to bez wzajemnego zakłócania się.

Niestety Kronos nie zawiera funkcji czatu ułatwiającej komunikację z pracownikami.

14. APS Online

Strona internetowa: apspayroll.com

Ceny: 3 USD za pracownika/miesiąc tylko za planowanie

APS OnLine to oprogramowanie do obsługi kadr, płac i harmonogramowania przeznaczone dla firm zatrudniających od 100 do 3000 pracowników. Wiele małych firm uzna to za przesadę (szczególnie biorąc pod uwagę wysoką cenę 5 USD za użytkownika miesięcznie), ale jeśli potrzebujesz rozwiązania, które zajmie się wszystkimi trzema z tych zadań, jest to opcja warta rozważenia.

Jeśli chcesz mieć blisko swoich pracowników, funkcja APS Attendance Setup pozwala skonfigurować zaawansowane ustawienia rejestrowania i wyrejestrowywania. Na przykład możesz zdecydować się na otrzymywanie alertu, jeśli pracownik spóźni się o pięć minut. Estetyka platformy jest jednak dość posępna i szara, co nie sprawi, że stanie się hitem wśród pracowników.

15. HotSchedules

Strona internetowa: four.com

Ceny: zaczynają się od 49 USD miesięcznie za jedną lokalizację i do 30 użytkowników

W przeciwieństwie do niektórych innych narzędzi, którymi się przyjrzeliśmy, HotSchedules jest całkowicie skoncentrowany na planowaniu pracowników, co czyni go doskonałym wyborem dla firm, które potrzebują narzędzi do planowania bez mnóstwa funkcji płacowych i kadrowych.

Jest szczególnie odpowiedni dla zespołów, które polegają na telefonach komórkowych zamiast komputerach stacjonarnych. To sprawia, że ​​jest to idealny wybór dla restauracji, sklepów detalicznych i innych firm, w których pracownicy są na nogach. W rzeczywistości dostępny jest pakiet dodatkowego oprogramowania, które jest specjalnie dostosowane do restauracji i firm hotelarskich.

Ponadto HotSchedules to jedna z niewielu platform, która zapewnia aktualizacje w czasie rzeczywistym dotyczące kosztów i innych wskaźników. Jednak interfejs użytkownika na pulpicie jest nieco słaby.

Dolna linia

Przy tak wielu narzędziach do planowania pracowników do wyboru, pracodawcy nie mają wymówki, aby nadal używać nieefektywnych i przestarzałych metod planowania. W najlepszym razie stanowią dodatkowy kłopot, aw najgorszym tracą pieniądze.

Ta lista powinna dać ci solidny punkt wyjścia do rozpoczęcia poszukiwań. Chociaż badanie tak wielu opcji może wydawać się zniechęcające, wyniki twoich wysiłków będą tego warte.