Co to jest zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie? Przewodnik po ECM

Zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie (ECM) to strategia tworzenia i organizowania różnego rodzaju treści, która z biegiem lat staje się coraz bardziej popularna. W rzeczywistości rynek zarządzania treścią dla przedsiębiorstw wzrósł ponad dwukrotnie od 2017 r. — z 31,66 mld USD do 67,14 mld USD.

Jeśli Twoja firma regularnie tworzy treści do udostępniania pracownikom, interesariuszom, kierownikom zespołów, C-suite, klientom i nie tylko, zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie może być doskonałym rozwiązaniem.

W tym przewodniku porozmawiamy więcej o tym, czym jest ECM, głównych korzyściach z jego używania, pięciu najważniejszych składnikach i nie tylko.

Co to jest zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie? Przewodnik po ECM:

Co to jest zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie (ECM)?

Zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie, w skrócie ECM, to strategia stosowana przez wiele dużych organizacji do zarządzania wszystkimi pięcioma składnikami: przechwytywaniem, zarządzaniem, przechowywaniem, zachowywaniem i dostarczaniem ważnych treści odpowiednim stronom. (Więcej o tych komponentach wkrótce.)

ECM obejmuje różne procesy i narzędzia potrzebne do tych komponentów i gwarantuje, że Twoja organizacja będzie w stanie nadążyć za przepływem treści w całej firmie – i że nic istotnego nie zostanie utracone.

Twoje rozwiązania ECM zazwyczaj koncentrują się na treściach wewnętrznych, takich jak raporty, dokumenty szkoleniowe i wszelkiego rodzaju arkusze kalkulacyjne, pliki PDF, dokumenty programu Word itp.

Może również zawierać zarówno informacje ustrukturyzowane, jak i nieustrukturyzowane. Informacje strukturalne odnoszą się do dokumentacji, danych i innych informacji w bardziej znormalizowanym formacie, takich jak pliki programu Excel lub bazy danych SQL. Z drugiej strony informacje nieustrukturyzowane nie mają znormalizowanego ani ustrukturyzowanego formatu i mogą przybierać różne kształty i rozmiary.

Dlaczego zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie jest ważne?

Z biegiem lat ECM stało się znacznie bardziej rozpowszechnione i zyskało na znaczeniu, ponieważ wzrosła liczba naruszeń danych, a rządy podjęły kroki, aby pomóc obywatelom zachować jak najwięcej informacji prywatnych.

Co więcej, ECM jest ważny, ponieważ pomaga przechowywać i zarządzać tysiącami zabłąkanych dokumentów, które firmy mogłyby mieć w innym przypadku. Nie polegaj na poczcie e-mail i niezabezpieczonej pamięci masowej do przechowywania umów z klientami i akt pracowników.

Zamiast tego zainwestuj w oprogramowanie ECM, które pomoże Ci przechowywać ważne pliki, organizować je w elastyczne foldery w celu łatwego dostępu i zapewniać bezpieczeństwo poufnych informacji.

Najważniejsze zalety zarządzania treścią w przedsiębiorstwie

Dlaczego jeszcze Twoja organizacja powinna rozważyć zainwestowanie czasu i pieniędzy w zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie? Należy wziąć pod uwagę szereg korzyści.

Uporządkuj ważną dokumentację

Twój system ECM prawdopodobnie będzie zawierał wiele dokumentów wewnętrznych, pomagając przechowywać wszystkie najważniejsze elementy treści w jednym miejscu. Zapewnia to Twojej firmie tak zwane „pojedyncze źródło prawdy”, dzięki czemu nie ma żadnych duplikatów, błędów ani luźnych dokumentów (zwłaszcza zawierających poufne informacje) w dowolnym miejscu w firmie, z wyjątkiem pamięci masowej ECM.

Zmniejsz ryzyko związane z bezpieczeństwem i zgodnością

Narzędzia ECM mogą zapewnić, że Twoje treści są przechowywane w bezpiecznym repozytorium, pozwalając tylko osobom z dostępem na przeszukiwanie i znajdowanie potrzebnej dokumentacji. Może to pomóc złagodzić potencjalne problemy z bezpieczeństwem i zgodnością, zapewniając, że tylko ci, którzy potrzebują dokumentacji, będą mogli uzyskać do niej dostęp.

Ułatw znajdowanie treści

Dzięki łatwym narzędziom do wyszukiwania i wiedzy wszystkich członków zespołu, że potrzebne treści będą przechowywane w jednym bezpiecznym miejscu, znacznie łatwiej jest wyszukiwać i lokalizować dokumenty, arkusze kalkulacyjne, pliki, umowy itp., których ludzie potrzebują na co dzień — zadania dnia dzisiejszego.

Zwiększyć efektywność

Systemy ECM mogą ograniczyć ręczne zadania, automatyzując zarządzanie treścią. Ułatwia również pracownikom znajdowanie tego, czego potrzebują do wykonania swoich zadań, a jednocześnie pozwala uniknąć zbędnej pracy, takiej jak konieczność ponownego tworzenia utraconych dokumentów, poprawiając ogólną produktywność i wydajność.

Elementy zarządzania treścią w przedsiębiorstwie

Właściwe zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie można podzielić na pięć głównych elementów. Twoja strategia ECM powinna uwzględniać każdy z tych elementów, aby upewnić się, że nic nie wpadnie między szczeliny.

Schwytać

Ten pierwszy komponent, przechwytywanie , polega na przechwytywaniu lub gromadzeniu istniejącej dokumentacji w celu przeniesienia jej do nowego systemu ECM.Będziesz musiał przekonwertować wszelkie dokumenty papierowe na formaty elektroniczne, zaimportować istniejące pliki elektroniczne i sporządzić listę całej istniejącej dokumentacji, która musi znajdować się w pamięci masowej ECM.

Może to obejmować dokumentację, taką jak:

• Kontrakty
• Faktury i zamówienia
• Życiorysy i podania
• Akta pracownicze
• Raporty z badań
• Propozycje

Zdigitalizowanie wszystkich tych dokumentów w jednym scentralizowanym repozytorium może pomóc usprawnić procesy organizacyjne i jeszcze bardziej ułatwić znajdowanie treści biznesowych.

Zarządzanie

Następnym komponentem jestzarządzanie , i tu właśnie pojawi się kompleksowy system oprogramowania do zarządzania treścią przedsiębiorstwa. Interfejs dowolnego wybranego narzędzia ECM musi umożliwiać członkom zespołu, którzy potrzebują dostępu do różnych dokumentów, łatwe wyszukiwanie i znajdź je.

Funkcje komponentu zarządzania powinny obejmować zarządzanie dokumentami, systemy współpracy, zarządzanie treścią internetową i zarządzanie rekordami transakcji.

Sklep

Trzecim elementem jest sklep .Twoje narzędzie ECM powinno mieć możliwość przechowywania plików cyfrowych. Ale co więcej, powinieneś być w stanie:

• Ustaw parametry określające, kto ma dostęp do plików
• Użyj elastycznej struktury folderów, aby uporządkować swoje pliki
• Twórz kopie zapasowe często zmieniających się informacji
• Pozwól użytkownikom na edytowanie dokumentów i arkuszy kalkulacyjnych

Utrzymywać

Czwarty składnik,zachowanie , odnosi się do utrzymywania rzadko zmieniających się informacji poprzez zarządzanie rekordami.Można to również nazwać zarządzaniem archiwami — zasadniczo Twój system ECM archiwizuje dokumenty, do których często nie masz dostępu, aby zaoszczędzić miejsce na pliki, do których regularnie uzyskujesz dostęp i które aktualizujesz.

Te zachowane pliki mogą być nadal wykorzystywane, ale jest to świetny sposób, aby upewnić się, że zachowujesz zgodność z rzadko zmieniającą się dokumentacją.

Dostarczać

Ostatnim elementem jestdostawa .Ten komponent zapewnia, że ​​każdy, kto potrzebuje dostępu do dokumentów w Twoim systemie ECM, otrzyma je. Mogą to być członkowie zespołu lub klienci, ale aspekt dostarczania gwarantuje, że zawsze wpadną we właściwe ręce.

Jak wdrożyć system zarządzania treścią w przedsiębiorstwie

Gotowy do wdrożenia własnego systemu ECM? Omówimy te sześć kluczowych kroków, które pomogą Ci zacząć.

Rozpocznij pracę z zarządzaniem treścią w przedsiębiorstwie

Utrzymuj porządek w przedsiębiorstwie dzięki zarządzaniu treścią w przedsiębiorstwie. Znajdź odpowiednie narzędzie ECM dla swojej firmy i dowiedz się więcej o innym oprogramowaniu dla przedsiębiorstw, które może zwiększyć wydajność całej organizacji.