Inwentaryzacja wyposażenia: krótki przewodnik

Wszystkie firmy mają aktywa, a jeśli chcesz pozostać w biznesie, musisz wiedzieć, jakie to aktywa. Aby rozpocząć, musisz zrobić inwentaryzację sprzętu i sporządzić listę inwentaryzacji sprzętu. To nie jest takie łatwe, jak mogłoby się wydawać.

W inwentarzu sprzętu jest wiele przedmiotów do śledzenia. Oczywiście należy zacząć od sporządzenia spisu wyposażenia. Zaczniemy jednak od zdefiniowania, czym jest inwentaryzacja sprzętu i pokażemy, jak utworzyć listę inwentaryzacji sprzętu, w tym bezpłatny szablon inwentaryzacji sprzętu.

Co to jest inwentaryzacja sprzętu?

Inwentaryzacja sprzętu to wszystko, co firma posiada. Może się to różnić w różnych firmach, a nawet w różnych działach. Na przykład zespół IT będzie dysponował inwentarzem sprzętu, który obejmuje takie zasoby, jak komputery stacjonarne, laptopy, drukarki, skanery, systemy POS, akcesoria komputerowe, aplikacje itp.

Producenci będą mieli listę wyposażenia, która będzie zawierać towary i materiały, a także maszyny. Firmy budowlane prawdopodobnie będą miały ciężki sprzęt, chyba że jest wynajmowany, a także narzędzia i inne przedmioty handlowe. Niezależnie od tego, z czego składają się aktywa, należy je szczegółowo wymienić i wyszczególnić.

Posiadanie spisu sprzętu jest kluczem do większej kontroli nad naszymi aktywami biznesowymi. Z kolei posiadanie pełnej inwentaryzacji sprzętu staje się atutem firmy. Zapewnia bufor między wymaganiami działu a realizacją zamówień. Korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami pomaga śledzić inwentaryzację sprzętu.

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które zapewnia centralne centrum inwentaryzacji sprzętu i możliwość śledzenia go w czasie rzeczywistym. Zbierz inwentarz sprzętu w naszym widoku listy i generuj raporty dotyczące inwentarza sprzętu, aby wiedzieć, kiedy trzeba uzupełnić zapasy. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.

Co to jest lista inwentaryzacji sprzętu?

Wykaz wyposażenia to pełny przegląd zasobów organizacji. Jest to niezbędne w przypadku audytów i polis ubezpieczeniowych oraz jest pomocne przy podejmowaniu decyzji o konieczności uzupełnienia lub zakupu nowego sprzętu.

Posiadanie wykazu wyposażenia jest kluczem do właściwego zarządzania. Można to zrobić w dowolnej liczbie arkuszy kalkulacyjnych, od Excela po Arkusze Google lub Numbers, ale istnieją rozwiązania programowe, które zapewniają większą funkcjonalność niż oferuje statyczny arkusz kalkulacyjny.

Jeśli nie masz narzędzia do sporządzenia spisu wyposażenia, rozważ utworzenie go od razu. Nie jest to trudna procedura, ale powinna być dokładna.

Jak utworzyć listę inwentaryzacji sprzętu

Aby mieć dokładną i użyteczną listę inwentaryzacji sprzętu, musisz skonfigurować system do spójnej inwentaryzacji zasobów. Wymaga to dużo pracy z góry, ale opłaca się mieć aktualizowaną i dokładną listę inwentarza sprzętu.

Będziesz chciał zacząć od dokładnego poznania, co masz, w tym marki i modelu itp., jak i gdzie są używane aktywa oraz jak najlepiej wykorzystać inwentarz sprzętu. Obejmuje to, czego potrzebujesz i co możesz zrobić, aby ożywić swój ekwipunek.

Ponownie, ta lista inwentaryzacji sprzętu powinna zawierać wszystkie twoje aktywa. Wykorzystaj członków swojego zespołu jako zasoby, aby upewnić się, że wszystko obejmujesz. Lista, jak widzisz, musi być szczegółowa. Ale nie myśl o tym jako o jednym i skończonym; będziesz musiał przeglądać i poprawiać, ponieważ sprzęt jest uszkodzony, naprawiany i wymieniany.

1. Zbierz ogólne informacje o swoim sprzęcie

Na początek zacznij zbierać ogólne informacje o swoim sprzęcie. Proces ten jest prowadzony przez kierownika biura lub sprzętu, a inni pracownicy pomogą go zaktualizować. Proces ten powinien być tak zorganizowany, aby zapewnić dodawanie nowego sprzętu i rejestrowanie wszelkich zmian w sprzęcie.

Spis wyposażenia warto rozpocząć od podzielenia go na kategorie. Każda kategoria ma podzakładki do zbierania szczegółowych informacji o sprzęcie. Poniższe szczegóły są częścią każdego szczegółowego wykazu wyposażenia.

• Numer seryjny przedmiotu: Jest to unikalny numer sprzętu, numer śledzenia lub kod PIN w zależności od typu sprzętu, który znajduje się na liście. Liczby te są ważne, aby śledzić wszelkie aktualizacje lub wycofania lub identyfikować sprzęt, jeśli zostanie on odzyskany po kradzieży.
• Opis przedmiotu: Tutaj możesz zapisać markę lub model sprzętu. Należy również opisać jego kolor, wszelkie oznaczenia i inne szczegóły. Wszystko to pomaga w przypadku kradzieży sprzętu i konieczności zgłoszenia roszczenia ubezpieczeniowego.
• Stan: zanotuj stan sprzętu, np. czy jest nowy, w dobrym stanie, czy wymaga naprawy itp. Te kluczowe informacje pomagają wiedzieć, kiedy należy ponownie zamówić określony element lub naprawić element wyposażenia.

2. Wskaż lokalizację swojego sprzętu

Innym aspektem wykazu wyposażenia jest to, gdzie znajdują się te aktywa. Mniejsze firmy mogą nie uznać tego za tak przydatne jak globalne korporacje, ale niezależnie od wielkości Twojej firmy lokalizacja jest ważna. Musisz znaleźć zasób, jeśli chcesz go użyć, naprawić, wycofać z eksploatacji itp. Oznacza to, w której szufladzie się znajduje lub w którym biurze satelitarnym.

• Oddział: w przypadku firm, które mają lokalizacje oddziałów, musisz szczegółowo określić, w którym oddziale znajduje się zasób. Jest to szczególnie pomocne, ponownie, jeśli kawałek zostanie skradziony, ponieważ wyzeruje się na docelowym promieniu, w którym najprawdopodobniej zostanie znaleziony.
• Dział: Jak wspomniano, nawet jeśli Twoja firma znajduje się pod jednym dachem, nadal będziesz chciał szczegółowo określić lokalizację zasobu, aby łatwiej było śledzić jego stan.

3. Wypisz szczegóły nabycia sprzętu

Informacje dotyczące zarządzania zakupami związane z każdym elementem wyposażenia są również ważne podczas sporządzania wykazu wyposażenia. Te dane pomogą śledzić pożyczkę, jeśli te zakupy są na kredyt, ale także długowieczność przedmiotu i kiedy będziesz musiał go naprawić lub wymienić. Poniżej przedstawiono niektóre pozycje, które można zidentyfikować i dodać do listy pozyskiwania sprzętu.

• Sprzedawca: Tutaj kupiłeś przedmiot, niezależnie od tego, czy jest to sprzedawca, firma, sklep itp. Jest to ważne, abyś wiedział, gdzie się udać, jeśli ten element wyposażenia wymaga wymiany.
• Data zakupu: wiedza o tym, kiedy kupiłeś zasób, jest pomocna w przewidywaniu, jak długo jeszcze będzie użyteczny. Taki jest cykl życia sprzętu. Oczywiście jest to również konieczne, jeśli składasz raport policyjny lub roszczenie ubezpieczeniowe.
• Wartość początkowa: Koszt sprzętu określa sposób, w jaki o niego dbasz. Cały sprzęt jest cenny i nie należy go lekceważyć, ale jeśli jest drogi, może wymagać dodatkowego zabezpieczenia.
• Zaliczka: Jaką kwotę wpłacasz kupując sprzęt na kredyt? Jest to ważne, ponieważ będziesz spłacać sprzęt przez pewien czas, a wartość przedmiotu mówi o tym, jak i kiedy go naprawisz lub wymienisz.
• Pozostały czas pracy: Wskazuje, ile czasu sprzęt jest cenny dla Twojej firmy i że członkowie Twojego zespołu mogą z niego bezpiecznie korzystać.
• Okres kredytowania w latach: Jeśli nie wydzierżawiłeś sprzętu, ale zaciągnąłeś pożyczkę na jego zakup, oddaje to liczbę lat, które ustaliłeś z bankiem na spłatę pożyczki na sprzęt.
• Oprocentowanie kredytu: Tutaj zapisujesz stopę procentową stosowaną do kredytu bankowego.
• Oczekiwana wartość na koniec okresu wypożyczenia: Po spłaceniu pożyczki, jeśli sprzęt nadal nadaje się do użytku, będziesz chciał dowiedzieć się, jak długo jeszcze będzie opłacalny. Większość sprzętu traci wartość z upływem czasu, więc będziesz chciał obliczyć wartość oczekiwaną (EV) dla każdego elementu wyposażenia, gdy się opłaci.

4. Mierz koszty miesięczne

Tutaj obliczasz kwotę pieniędzy, którą musisz płacić co miesiąc za sprzęt. Ta wiedza jest ważna przy podejmowaniu decyzji, np. czy naprawa sprzętu, który jest już na nogach, jest warta wysiłku. Możesz przeprowadzić szybką analizę kosztów i korzyści, aby lepiej ocenić sytuację.

• Miesięczne koszty operacyjne: Określenie kosztów operacyjnych oznacza poznanie kosztu posiadania lub wynajmu sprzętu plus koszt jego utrzymania plus koszt jego eksploatacji, taki jak paliwo, prąd itp.
• Opłata miesięczna: Tyle musisz płacić co miesiąc za jeden element wyposażenia, niezależnie od tego, czy jest to leasing, czy pożyczka.

5. Zbierz informacje o amortyzacji

Kolejną rzeczą do śledzenia jest amortyzacja. Innymi słowy, spadek wartości sprzętu w czasie wynikający ze zużycia. Poniższy wykres pozwala to wykreślić.

• Obecna wartość: Mówiąc najprościej, tyle jest obecnie warta część wyposażenia. Innymi słowy, jest to pierwotna cena przedmiotu z odjętą od niej wartością amortyzowaną wynikającą z wieku, zużycia.
• Roczna amortyzacja liniowa: Jest to metoda obliczania, ile sprzętu będzie amortyzować w ciągu swojego cyklu życia. Ideą tego jest to, że sprzęt traci na wartości równomiernie przez pewien okres czasu, dopóki nie straci już wartości i nie zostanie uratowany.
• Miesięczna amortyzacja liniowa: Taka sama jak roczna amortyzacja liniowa, ale w krótszym okresie wynoszącym zaledwie miesiąc.

Bezpłatny szablon inwentaryzacji wyposażenia

To dużo danych do zebrania dla każdego elementu wyposażenia. Następnie mnożysz to przez aktywa w firmie, aby zobaczyć, jak czasochłonny jest ten proces. Korzystanie z szablonu wykazu wyposażenia to jeden ze sposobów usprawnienia pracy. Dokument zawiera różne aspekty wykazu wyposażenia, a wszystko, co musisz zrobić, to wypełnić puste pola. Aby rozpocząć, pobierz nasz bezpłatny szablon inwentaryzacji sprzętu.

Korzyści z wykazów wyposażenia

Po przeczytaniu tego miejsca możesz podnieść ręce i powiedzieć, że ten proces zajmuje zbyt dużo czasu, nie warto. Chociaż jest to dużo pracy, korzyści znacznie przewyższają wysiłek. Po pierwsze, po zebraniu tej krytycznej wiedzy o swoich aktywach będziesz podejmować lepsze decyzje biznesowe. Pomaga informować zarządzanie zasobami.

Sprzęt jest drogi. Posiadanie wykazu wyposażenia jest jednym ze sposobów zrozumienia tych kosztów. Informuje o procedurach zakupu i konserwacji. Lista wyposażenia jest szczególnie pomocna w przypadku konserwacji zapobiegawczej. Możesz lepiej wykorzystać swoje zasoby i lepiej konserwować tory.

To nie tylko zarządzanie zasobami, ale tworzenie budżetów, które są wspierane przez listy inwentarza sprzętu. Możesz dokładniej zaplanować budżet na nadchodzące zakupy i konserwację, co oznacza utrzymywanie tych maszyn w trybie online i unikanie zakłóceń w produkcji. Zwiększa to wydajność i pociąga członków zespołu do odpowiedzialności, wiedząc, kto ma jaki sprzęt.

ProjectManager i inwentaryzacje wyposażenia

Wypchnęliśmy nasz bezpłatny szablon listy inwentaryzacji sprzętu jako punkt wyjścia do większej kontroli nad zasobami, ale szablony to dokumenty statyczne, a inwentaryzacja sprzętu wcale nie jest statyczna. ProjectManager to oprogramowanie online, które pomaga śledzić zasoby w czasie rzeczywistym. Teraz masz narzędzia, dzięki którym wiesz, kiedy nadejdzie czas na konserwację lub wymianę starego sprzętu bez powodowania opóźnień w produkcji.

Zarządzaj zasobami na interaktywnych wykresach Gantta

Istnieje mnóstwo danych związanych z inwentaryzacją sprzętu. Dzięki naszym wykresom Gantta możesz śledzić koszty i zasoby związane z produkcją w ramach projektu lub wielu projektów za pomocą funkcji mapy drogowej. Po prostu przełącz się z widoku listy, w którym utworzono listę inwentaryzacji sprzętu, na wykres Gantta. Teraz możesz śledzić finanse, terminy płatności i nie tylko. Po ukończeniu planu ustaw linię bazową, aby przechwycić te dane. Teraz możesz śledzić planowany i rzeczywisty wysiłek w czasie rzeczywistym i zawsze znać aktualny stan swoich zasobów.

Śledź zasoby za pomocą pulpitu nawigacyjnego w czasie rzeczywistym

Po ustaleniu linii bazowej możesz śledzić swoje zasoby we wszystkich funkcjach naszego oprogramowania. Zawsze, gdy chcesz uzyskać ogólny widok swoich zapasów, skorzystaj z pulpitu nawigacyjnego w czasie rzeczywistym, aby śledzić sześć wskaźników, w tym koszt. Nie jest wymagana konfiguracja, jak w przypadku innych lekkich narzędzi, które umożliwiają skonfigurowanie pulpitu nawigacyjnego. Nasz pulpit nawigacyjny jest gotowy na Twoje potrzeby.

Gdy potrzebujesz więcej danych, skorzystaj z naszych funkcji raportowania jednym kliknięciem. Możesz tworzyć raporty dotyczące obciążenia pracą zespołu, kosztów, statusu i statusu portfela oraz nie tylko. Każdy raport można dostosować tak, aby wyświetlał tylko te informacje, które Cię interesują, a następnie łatwo udostępniać zainteresowanym stronom. Teraz masz kontrolę nad swoim ekwipunkiem, on nie ma kontroli nad tobą.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które pomaga zarządzać inwentarzem sprzętu i śledzić go w czasie rzeczywistym. Nasza platforma współpracy ułatwia każdemu działowi aktualizowanie wykazów wyposażenia w czasie rzeczywistym, udostępnianie plików i komentowanie. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.