Jak napisać wiadomość e-mail zawierającą informacje o wydarzeniu, która przyniesie rezultaty

Gratulacje! Twoje wydarzenie odniosło duży sukces i więcej osób kupiło bilety, niż się spodziewano. Stół z loterią tętnił życiem i wszyscy wychodzili z szerokimi uśmiechami.

To wszystko jest warte poklepania po plecach — ale to jeszcze nie koniec! Niektórzy organizatorzy wydarzeń będą argumentować, że e-mail z podziękowaniami wysłany po ważnym wydarzeniu jest nawet ważniejszy niż samo wydarzenie.

Kiedy pracowałem w organizacjach non-profit, wiedziałem, że do planu marketingowego po wydarzeniu należy dodać e-mail z informacją o wydarzeniu. Dotyczy to każdego rodzaju wydarzenia, od spotkania klasowego po prywatną degustację wina. Wszystkie branże czerpią korzyści z organizowania wydarzeń dla potencjalnych i obecnych klientów, a e-maile wysyłane po ważnym dniu mogą podtrzymać dynamikę.

W ramach dalszych działań będziesz musiał zebrać e-maile od wszystkich osób, które uczestniczyły w wydarzeniu. Jeśli sprzedawałeś bilety online, być może automatycznie zintegrowałeś to ze swoim procesem. Jeśli jednak tego nie zrobiłeś — lub jeśli niektórzy ludzie kupili więcej niż jeden bilet i przyprowadzili znajomych, albo było to wydarzenie, które nie wymagało biletów — warto utworzyć proces zbierania e-maili podczas samego wydarzenia.

Adresy e-mail możesz zbierać w dowolny sposób, naturalny dla wydarzenia, ale ja zawsze wolałem zająć się tym ważnym zadaniem już przy meldowaniu się. Kiedy witasz uczestników przy stole informacyjnym, zapisanie adresu e-mail i polecenie im, aby poszukali kolejnej wiadomości zawierającej informacje, które chcą wiedzieć, nie zajmie dużo czasu. Jeśli jest to wydarzenie wirtualne lub hybrydowe, też jest to w porządku. Możesz poprosić o e-mail, aby otrzymać link lub odpowiedź na wydarzenie.

Po otrzymaniu adresów e-mail dodaj kontakty do swojego konta e-mail marketingu. Spróbuj utworzyć arkusz kalkulacyjny i dodać go automatycznie. Opanowanie tej umiejętności jest jedną z rzeczy, które będziesz chciał zrobić w pierwszej kolejności, ucząc się marketingu e-mailowego. Rozważ podzielenie tej partii e-maili na osobną grupę, aby później móc wysyłać spersonalizowane e-maile do uczestników wydarzenia.

Gromadzenie adresów e-mail podczas wydarzeń jest niezwykle istotne, aby stworzyć wiadomość e-mail o wymiernych wynikach, która może przedłużyć sukces wydarzenia o miesiące — a nawet dłużej.

Znaczenie kolejnych e-maili

Trudno przecenić znaczenie wiadomości e-mail z informacją o wydarzeniu. To jest ponieważ:

• Wiadomości te rozpoczynają relację z nowymi osobami, które dopiero zaczynają poznawać Twoją organizację, branżę lub firmę.
• Możesz ich uczyć o dobrej pracy, którą Twój zespół wykonuje każdego dnia.
• Możesz podziękować uczestnikom za spędzenie z Tobą części dnia.
• Możesz podzielić się informacją o tym, ile zebrano pieniędzy, ile osób wzięło w nim udział i innymi mierzalnymi wskaźnikami Twojego sukcesu.
• To okazja, aby nakłonić ich do zapisania daty na inne nadchodzące wydarzenia, które mogą być podobne.
• Możesz uwzględnić inne sposoby zaangażowania, w tym potrzeby wolontariatu lub komitetu.

Poprawnie wykonana wiadomość e-mail z podziękowaniami jest naturalnym i wygodnym sposobem przybliżenia osobom, które uczestniczyły w wydarzeniu, do pracy, którą wykonujesz. Zbudujesz relacje z ludźmi, o których wiesz, że naprawdę chcą wiedzieć więcej i będą szczęśliwi, gdy otrzymają wiadomość.

W trakcie każdej kampanii e-mailowej związanej z wydarzeniem ta wiadomość uzupełniająca ma na celu poprawę zwrotu z inwestycji w wydarzenie i edukowanie czytelników na temat wartości, programów, grup, produktów lub celów wspieranych przez wydarzenie. A jeśli go nie wyślesz, możesz nie mieć kolejnej szansy na wzmocnienie tego nowego połączenia.

Kluczowe elementy skutecznego e-maila informującego o wydarzeniu

Tworząc e-mail z informacją o wydarzeniu, upewnij się, że odbiorca rozumie, dlaczego go wysyłasz i jest szczęśliwy, gdy znajdzie go w swojej skrzynce odbiorczej. Aby to osiągnąć, uwzględnij te niezbędne elementy.

Spersonalizuj powitanie

Pisząc tego e-maila, pamiętaj, że jest on wysyłany do setek, a nawet tysięcy osób. Jednak odbiorca widzi tylko wiadomość wysłaną do niego. Dodanie spersonalizowanego pozdrowienia podkreśla poczucie, że ten e-mail jest wysyłany właśnie dla nich.

Personalizacja to jedna z najważniejszych kwestii w każdym przewodniku, który uczy, jak tworzyć skuteczne e-maile marketingowe związane z wydarzeniami. Dzieje się tak dlatego, że ta strategia oferuje rzadką możliwość bezpośredniego nawiązania kontaktu z osobą otrzymującą wiadomość e-mail.

Gdy korzystasz z platformy marketingu e-mailowego, takiej jak Constant Contact, ten osobisty kontakt można zautomatyzować, dodając dynamiczny monit, który umieszcza imię kontaktu bezpośrednio w wysłanej wiadomości e-mail. Możesz nawet wypróbować tę technikę w temacie wiadomości e-mail, aby potencjalnie zwiększyć współczynnik otwarć.

wyrazić wdzięczność

Przede wszystkim musisz podziękować uczestnikom wydarzenia, którzy otrzymali wiadomość e-mail za przybycie na Twoje wydarzenie. Przecież impreza nie byłaby tak udana, gdyby nie wszyscy ludzie, którzy ją sprawili!

Powinien to być proces odrębny od wysłania listu z podziękowaniami za darowiznę, który jest zwykle wysyłany pocztą i zawiera informacje o odliczeniu podatku, jeśli ma to zastosowanie. Ta wiadomość e-mail po wydarzeniu powinna stanowić ogólny wyraz wdzięczności odbiorcy za wsparcie.

Podsumuj wydarzenie

Następnie poinformuj czytelnika, jak ogólnie przebiegło wydarzenie. Podziel się informacją, ile osób wzięło udział, ile zebrano, jeśli taki był cel, ogólnym wyjaśnieniem dobrej zabawy i innymi ogólnymi informacjami, które pozwolą im poczuć, że biorą udział w większym przedsięwzięciu.

Jeśli masz galerię zdjęć na stronie mediów społecznościowych, możesz dołączyć link i prośbę o obserwowanie Cię na platformach społecznościowych. Zachęć uczestników do oznaczania się na zdjęciach, aby ich znajomi mogli zobaczyć, jak dobrze się bawili, wspierając Twoją sprawę.

Dostarczaj wartościowe treści

Zastanów się, co chce wiedzieć odbiorca e-maila z informacją o wydarzeniu. Jeśli wydarzenie wsparło konkretny projekt lub kampanię, podziel się informacjami o korzyściach dla społeczności. Jeśli zaoferowałeś prywatną degustację lub kurs miksologii, udostępnij przepisy. Jeśli było to wydarzenie networkingowe, zapewnij miejsce na udostępnienie informacji kontaktowych. Dołącz przydatne zasoby lub nawet ciekawy wpis na blogu, który czytelnik doceni.

Zawsze zastanów się, czy wysyłasz odpowiednie treści. Pozwól czytelnikowi odejść od Twojego przekazu z czymś wartościowym, co da mu znać, że Ci na nim zależy i chcesz stworzyć silniejszą relację. Kluczem do doskonałej treści e-maili nie zawsze jest prośba o wsparcie, ale jego zapewnianie.

Wskazówki dotyczące pisania angażującego e-maila uzupełniającego

Widziałem, jak marketerzy wydarzeń i członkowie zespołu sprzedaży mojej organizacji, którzy nie byli pisarzami, godzinami zmagali się z utworzeniem jednego e-maila. Nie musisz marnować takiego czasu! Postępuj zgodnie z tymi wskazówkami i zainspiruj się przykładami kolejnych e-maili, aby nie zastanawiać się zbyt długo ani nie spieszyć się z tym krytycznym procesem.

Zachowaj zwięzłość i przejrzystość

Po pierwsze, e-mail z informacją o wydarzeniu nie musi być zbyt długi. Tak naprawdę lepiej jest zachować prostotę, niż próbować dodawać wszystko na raz. Pamiętaj, że teraz, gdy już zdobyłeś ich adres e-mail i zainicjowałeś tę relację, możesz wysyłać im e-biuletyny, nowe wpisy na blogu i zaproszenia na kolejne wydarzenie. Trzymaj się tematu. Łatwiej będzie pisać — i docenić to jeszcze bardziej.

Wstrzyknij personalizację

Tak jak powinieneś dodać spersonalizowane powitanie, możesz także dodać inną personalizację w całym e-mailu. Jednym ze sposobów osiągnięcia tego jest dalsza segmentacja oryginalnej listy adresów e-mail.

Możesz na przykład wysłać wolontariuszom e-mail z informacją o wydarzeniu i przekazać im specjalne podziękowania za ich ciężką pracę — nie dotyczy to osoby, która po prostu uczestniczy. Jeśli zachowasz listę wolontariuszy biorących udział w wydarzeniu w osobnym segmencie wiadomości e-mail na platformie e-mail marketingu, łatwo będzie edytować wiadomość e-mail zawierającą spersonalizowaną notatkę przeznaczoną tylko dla nich.

Użyj przekonujących tematów e-maili związanych z wydarzeniami

Bez wchodzenia na terytorium przynęty na kliknięcia z wieloma wykrzyknikami i wielkimi literami, warto dołączyć ekscytujący temat wiadomości e-mail, który przyciągnie uwagę czytelnika. Pamiętaj, że te kilka słów to czasem jedyna rzecz, którą odbiorca zobaczy, gdy e-mail pojawi się w jego skrzynce odbiorczej.

Wybierz starannie temat. Dobre tematy wiadomości e-mail wzbudzają ciekawość, motywują do działania i tworzą poczucie ekskluzywności. Spraw, aby poczuli się tak ważni, że musisz podzielić się z nimi tą wiadomością.

Włącz elementy wizualne

Szablony wiadomości e-mail ułatwiają dołączanie elementów wizualnych do wiadomości e-mail po wydarzeniu. Możesz dodać zdjęcia uczestników lub wydarzeń lub upuścić widżet lub link do krótkiego filmu z wielkiego dnia. I nie zapomnij o dołączeniu logo swojej organizacji!

Przykłady wiadomości e-mail związanych z wydarzeniem

Zanim napiszesz e-mail z informacją o wydarzeniu, zdecyduj, jakie danie chcesz przekazać swoim czytelnikom. Możesz po prostu im podziękować lub dać im znać, że zależy Ci na ich sugestiach dotyczących ulepszeń w przyszłym roku. Ta burza mózgów ułatwi podjęcie decyzji, który przykład chcesz naśladować.

E-mail z podziękowaniami zawierający najważniejsze wydarzenia

Niektóre e-maile wysyłane po wydarzeniu wyrażają jedynie wdzięczność i dzielą się najważniejszymi wydarzeniami z tego wielkiego dnia — to wystarczy! Jeśli było to wydarzenie wirtualne, jest to świetny sposób na umożliwienie uczestnikom szerszego spojrzenia na zakres działań.

Ekskluzywna oferta treści

Daj im lagniappe (lan-ˈyap), słowo w języku Cajun, które odnosi się do dodatkowej niespodzianki wręczanej w podziękowaniu na koniec transakcji. Uczestnicy wydarzenia mogą pomyśleć, że zabawa się skończyła, ale możesz ją przedłużyć, oferując ekskluzywne treści w e-mailu informującym o wydarzeniu. Na przykład możesz dać im szansę na rezerwację stolików lub zakup biletów na przyszłe wydarzenia.

Ankieta i prośba o opinię

Jeśli planujesz zorganizować to samo wydarzenie w przyszłym roku, doskonałym sposobem na poprawę zwrotu z inwestycji jest przeprowadzenie ankiety wśród uczestników, wolontariuszy i interesariuszy na temat ulepszeń, jakie chcieliby zobaczyć w wydarzeniu. Możesz być zaskoczony niektórymi oferowanymi przez nich sugestiami, a ponadto możesz zyskać kilku nowych wolontariuszy.

Spersonalizowana oferta oparta na zainteresowaniach uczestników

Zbierając adresy e-mail, możesz utworzyć krótką ankietę, w której zapytasz uczestników wydarzenia o ich zainteresowania. Następnie możesz podzielić swoje listy e-mailowe według różnych zainteresowań i wysyłać spersonalizowane e-maile z ofertami lub dodatkowymi zasobami, na których im zależy.

Na przykład, być może był zainteresowany udziałem w wydarzeniu networkingowym i możesz dać mu bilet na darmowego drinka tylko za udział w poprzednim wydarzeniu.

Najlepsze praktyki dotyczące skutecznych e-maili z dalszymi wydarzeniami

Istnieje wiele najlepszych praktyk w zakresie marketingu e-mailowego, np. upewnienie się, że osoby otrzymujące Twoje e-maile wiedzą, na co się zapisały. Już to omawialiście podczas rozmów przy stole odpraw. Oto kilka innych wskazówek, z których korzystają marketerzy, aby uzyskać wyniki z e-maili informujących o wydarzeniach.

Korzystaj z aktualności

Nie czekaj zbyt długo! Zaplanuj wysyłkę e-maili na nie więcej niż trzy dni po wydarzeniu. Upewnij się, że jest to wciąż świeże w ich pamięci.

Segmentuj grupę docelową

Praca, którą wykonasz, oddzielając różne segmenty uczestników wydarzeń na listach e-mailowych, opłaci się, dzięki możliwości wysyłania właściwych wiadomości do właściwych osób. Poświęć na to czas, nawet po wielkim wydarzeniu.

Zautomatyzuj proces monitorowania

Jednym ze sposobów zaoszczędzenia czasu jest automatyzacja całego procesu. Podzielone na segmenty arkusze kalkulacyjne można natychmiast przesłać do oprogramowania do marketingu e-mailowego. Spersonalizowane pozdrowienia mogą być dodawane automatycznie. Możesz nawet zaplanować serię e-maili z kilkudniowym wyprzedzeniem.

Mierz i śledź wyniki

Niezależnie od tego, czy jest to wydarzenie osobiste, czy wirtualne, warto poznać zwrot z inwestycji. Dotyczy to Twojej kampanii e-mailowej po wydarzeniu. Śledź wskaźniki, takie jak częstotliwość klikania linków w wiadomości. Pomoże Ci to zobaczyć, co możesz poprawić następnym razem.

Oferuj ciągłe zaangażowanie

Wreszcie, nie poprzestawaj na jednym e-mailu. Zaplanuj regularną komunikację e-mailową z uczestnikami wydarzeń, aby informować ich na bieżąco o najświeższych wiadomościach z organizacji i terminach nowych wydarzeń. Pamiętaj, że rozwój relacji — takich, które owocują nowymi darowiznami, wsparciem i wolontariuszami — może wymagać czasu i wysiłku.

Zwiększaj wyniki dzięki skutecznym e-mailom uzupełniającym

Teraz, gdy masz podstawy do tworzenia angażującego i skutecznego e-maila uzupełniającego na temat następnego wydarzenia. Będziesz gotowy do zbierania adresów e-mail, dzielenia ich na docelowe listy i dołączania odpowiednich informacji, które wszyscy docenią.

W następnym kroku przejrzyj szablony wiadomości e-mail w oprogramowaniu do marketingu e-mailowego w poszukiwaniu projektu, który Ci się podoba. Jeśli możesz wcześniej zaprojektować wiadomość e-mail i wiesz, gdzie chcesz dodać zdjęcia lub wideo z wydarzenia, możesz zacząć pisać wersję roboczą wiadomości. Dzięki temu będziesz o krok przed grą po zakończeniu wydarzenia i nadejdzie czas naciśnięcia przycisku „Wyślij”.