Zarządzanie wydarzeniami: krótki przewodnik

Wydarzenie to jak realizacja projektu. Ma plan, który jest realizowany przez zespół z ostatecznym terminem, a ostatecznym rezultatem jest wydarzenie. Podobnie jak w przypadku projektu, zarządzanie wydarzeniami to sposób, w jaki upewniasz się, że wszystko płynnie łączy się w całość dla Twoich interesariuszy.

Zarządzanie wydarzeniami może obejmować wszystko, od przyjęcia urodzinowego dla Twojego dziecka po konwencję biznesową i wszystko pomiędzy. Możesz to zrobić osobiście, wirtualnie lub hybrydowo. Niezależnie od tego, jak zdecydujesz się zorganizować wydarzenie, zarządzanie wydarzeniami pomoże mu odnieść sukces.

Co to jest zarządzanie zdarzeniami?

Zarządzanie wydarzeniami to proces tworzenia wydarzenia. Obejmuje każdy aspekt wydarzenia, od pomysłu po planowanie, realizację i obsługę wydarzenia. Może nawet trwać po zakończeniu wydarzenia, jeśli istnieje jakakolwiek strategia po wydarzeniu.

Zarządzanie wydarzeniami zaczyna się od menedżera wydarzeń, temat, który omówimy za chwilę. Inicjują plan, decydując o najważniejszych kwestiach, takich jak czas i miejsce wydarzenia. W razie potrzeby opracują również motyw przewodni i będą nadzorować wydarzenie, aby upewnić się, że przebiega ono zgodnie z planem.

Plan wydarzenia może obejmować różne dyscypliny, takie jak projektowanie zaopatrzenia, kontrole przepisów i zarządzanie na miejscu, a także więcej szczegółów. Wszystko zostanie nakreślone w planie. Powinna być dokładna i koordynować działania, aby wszystko działo się poprawnie.

Możesz użyć arkusza kalkulacyjnego, aby zorganizować zarządzanie wydarzeniami, ale oprogramowanie do zarządzania projektami znacznie ułatwia pracę. ProjectManager to oprogramowanie online, które można łatwo udostępniać. To świetna platforma do współpracy, która łączy wszystkich zaangażowanych, od organizatora wydarzeń po sprzedawców. Nasz internetowy wykres Gantta pomaga organizować zadania, łączyć te zależne, aby uniknąć opóźnień, a nawet wyznaczać linię bazową. Oznacza to, że możesz śledzić zaplanowany i rzeczywisty wysiłek w czasie rzeczywistym. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.

Zarządzanie wydarzeniami a planowanie wydarzeń

Zanim zanurkujemy głębiej, ważne jest, aby zrozumieć, że chociaż podobne, zarządzanie wydarzeniami i planowanie wydarzeń to nie to samo. Ogólna różnica polega na tym, że planiści wydarzeń to ci, którzy mają wizję wydarzenia. Pracują też nad wstępnymi planami.

Z kolei event managerowie to ci, którzy nadzorują realizację. Dodają szczegóły do ​​planu i upewniają się, że jest on wykonywany poprawnie.

Jak widać, nakładają się na siebie. Event manager i event planner często będą pracować ramię w ramię lub czasami jedna osoba będzie pełnić obie role w zależności od wielkości i rodzaju planowanego wydarzenia.

Na przykład kierownik imprezy to osoba, która zwykle dokonuje rezerwacji, koordynuje ze sprzedawcami, zatrudnia i zarządza personelem oraz jest na miejscu podczas imprezy. Organizator imprezy wybiera temat i koncepcję, wybiera miejsce, planuje menu i aranżuje dowolną rozrywkę lub prelegentów.

Rodzaje wydarzeń

Jak wspomnieliśmy, zarządzanie wydarzeniami można zastosować do każdego wydarzenia. Musisz zaplanować przyjęcie urodzinowe dziecka lub zmagać się z potencjalnym krachem. Stawka jest tak samo wysoka w przypadku profesjonalnych wydarzeń.

Ludzie, którzy uczestniczą w wydarzeniach, nie myślą o planowaniu i wysiłku włożonym w stworzenie wspaniałego doświadczenia. Wyrażają jednak swoje zastrzeżenia, gdy coś idzie nie tak. Nie chcesz tego.

Poświęćmy chwilę, aby zdefiniować różne wydarzenia zawodowe, ponieważ mogą one mieć wpływ finansowy na Twoją firmę, niezależnie od tego, czy zajmujesz się produkcją, czy prowadzeniem wydarzenia. Pozytywne doświadczenie buduje marki, pomaga w nawiązywaniu kontaktów i może napędzać sprzedaż. Zły może skutkować utratą klientów i nadszarpnięciem reputacji marki.

1. Imprezy firmowe

Impreza firmowa jest wykonywana przez firmę lub organizację i jest organizowana dla pracowników lub klientów. Mogą też odbywać się imprezy branżowe, w których bierze udział wiele firm, pracowników i klientów. Imprezy firmowe odbywają się w gamie od formalnych do nieformalnych i mogą być przeznaczone do budowania zespołu, konferencji, rekrutacji, wprowadzania produktów itp.

2. Prywatne wydarzenia

Impreza prywatna może oznaczać przyjęcie urodzinowe lub imprezę dla dorosłych. Jeśli chodzi o imprezy branżowe, prywatny może być również korporacyjny. Różnica między tym wydarzeniem a imprezą firmową polega na tym, że tylko osoby zaproszone na prywatne wydarzenie mogą wziąć udział, w przeciwieństwie do wydarzenia publicznego, takiego jak zajęcia lub warsztaty, które są otwarte dla każdego.

3. Osobiście

Wydarzenie osobiste odbywa się w fizycznej przestrzeni, a ludzie, którzy w nim uczestniczą, są tam fizycznie. Większość wydarzeń w historii odbywała się osobiście, ale oczywiście wraz z nadejściem Internetu i rozwojem transmisji strumieniowych dostępnych jest teraz więcej opcji, co omówimy poniżej.

4. Online

Wydarzenia wirtualne stają się coraz bardziej popularne, ponieważ technologia sprawia, że ​​są one bezproblemowe dla uczestników. Mogą również pomóc w uniknięciu kosztownych podróży, hotelu i wyżywienia. Jeśli chodzi o zarządzanie wydarzeniami, proces jest w zasadzie taki sam. Jednak większość ludzi woli osobiście, zwłaszcza podczas prowadzenia interesów. Dostępne są również modele hybrydowe, co daje każdemu możliwość wyboru, czy uczestniczy on osobiście, czy online.

Powiązane: Darmowy szablon planu wydarzeń dla programu Excel

Role zarządzania zdarzeniami

Podobnie jak w każdym projekcie, zarządzanie wydarzeniami składa się z różnych ludzi i zestawów umiejętności, aby zapewnić, że wydarzenie przebiegnie bez przeszkód. Rozmawialiśmy krótko o menedżerze wydarzeń, ale jest to tak ważna rola, że ​​zasługuje na więcej szczegółów.

Oprócz menedżera wydarzeń przyjrzymy się, jak dyrektor wydarzeń pasuje do ogólnej struktury zarządzania wydarzeniami. Przyjrzymy się rolom i obowiązkom obu i opiszemy niektóre umiejętności, których każdy potrzebuje, aby odnieść sukces w swojej pracy.

Menedżer wydarzeń

Menedżer wydarzeń zajmuje się zarządzaniem wydarzeniami. Jak sama nazwa wskazuje, to oni zarządzają wydarzeniem. Oznacza to, że wykonują plan i zarządzają wydarzeniem, aby upewnić się, że wszystko przebiega zgodnie z oczekiwaniami. Jak wyjaśniliśmy, menedżer wydarzeń i organizator wydarzeń mogą się nieco różnić lub dzielić obowiązki. Postanowiliśmy przyjrzeć się roli event managera, który połączyłby oba te stanowiska.

Rola i obowiązki

Menedżerowie wydarzeń pomagają w burzy mózgów nad koncepcją wydarzenia i wdrażają plan wydarzenia. W tym charakterze zajmują się budżetowaniem imprezy i wszystkimi powiązanymi fakturami. Oznacza to, że współpracują również z dostawcami i negocjują kontrakty oraz umowy sponsorskie. Zajmują się logistyką, informują interesariuszy na bieżąco, wyciągają potrzebne pozwolenia i zajmują się wszelkimi raportami po zdarzeniu.

Umiejętności

Menedżer wydarzeń powinien mieć dyplom z public relations, komunikacji lub gościnności, chociaż zarządzanie projektami może również okazać się przydatne (a PM musi mieć doświadczenie). Potrzebują doskonałych umiejętności komunikacyjnych i marketingowych. Event manager powinien być silnym liderem, zorganizowanym i zdolnym do wielozadaniowości. Ważne jest posiadanie umiejętności zarządzania czasem i zrozumienie zarządzania ryzykiem, a także umiejętność korzystania z różnego oprogramowania. Plusem są również umiejętności interpersonalne i rozwiązywanie konfliktów.

Dyrektor Wydarzeń

Event director jest odpowiedzialny za planowanie i realizację eventu, ale na wyższym poziomie niż event manager, który bardziej zajmuje się codziennymi operacjami. Podczas gdy menedżer wydarzenia może brać udział w burzy mózgów i planowaniu, dyrektor wydarzenia ma ostatnie słowo. Mogą pracować dla osób fizycznych do korporacji, organizacji non-profit i agencji rządowych.

Rola i obowiązki

Dyrektor imprezy jest odpowiedzialny za przeszkolenie personelu imprezy i zrozumienie jego obowiązków. Będą komunikować się z zespołem wydarzenia przez cały proces planowania, aby zapewnić udane wydarzenie. Obejmuje to upewnienie się, że dostawcy, firmy cateringowe i inni usługodawcy zostali zatrudnieni i są odpowiednio zaplanowani. Nadzorują inicjatywy marketingowe i wszelkie promocje wydarzeń, aby upewnić się, że docierają do właściwych odbiorców.

Umiejętności

Dyrektor wydarzenia powinien mieć dyplom z hotelarstwa, zarządzania wydarzeniami lub pokrewnej dziedziny, takiej jak zarządzanie projektami. Pomocne są również zajęcia z zarządzania hotelarstwem, planowania wydarzeń, zarządzania biznesem, marketingu i sprzedaży. Certyfikaty dobrze pokazują, że mają wiedzę i kwalifikacje. Poza tym muszą wykazać się przywództwem, posiadać jasne umiejętności komunikacyjne, być dobrze zorganizowani oraz rozumieć marketing i budżetowanie.

ProjectManager pomaga w zarządzaniu zdarzeniami

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które ma funkcje potrzebne do zarządzania wydarzeniem. Jak wspomnieliśmy, wykres Gantta może uporządkować Twoje działania, niezależnie od tego, czy jest to małe, czy duże wydarzenie. Ale wykres Gantta to tylko jeden z naszych widoków wieloprojektowych.

Zaplanuj swoje wydarzenia w kalendarzach online

Nawet jeśli organizujesz wydarzenie na Gantcie, wszystko, co musisz zrobić, to przełączyć się do widoku kalendarza, aby zobaczyć swoje działania w formacie kalendarza. Oznacza to, że możesz błyskawicznie zobaczyć daty rozpoczęcia i zakończenia swojej pracy. Dołącz do swojego zespołu i udostępnij plan. Jeśli wolą, mogą korzystać z widoku listy lub tablic Kanban. Udostępniaj przepustki tylko do wyświetlania dostawcom, aby uzyskać przejrzystość bez możliwości zmiany niczego ważnego.

Śledź godziny pracy za pomocą grafików

Po dołączeniu zespołu możesz skonfigurować jego dostępność za pomocą naszych funkcji zarządzania zasobami. Dzięki temu podczas przydzielania zadań można łatwo sprawdzić, kiedy mają WOM lub dni wolne. Następnie możesz skorzystać z naszych bezpiecznych grafików, aby usprawnić płace i śledzić czas potrzebny na wykonanie pracy w czasie rzeczywistym. W ten sposób, jeśli pozostają w tyle, możesz ponownie przydzielić zasoby i szybko wrócić na właściwe tory.

Dane w czasie rzeczywistym nie tylko pomagają podejmować lepsze decyzje, ale także umożliwiają zespołowi współpracę i lepszą współpracę. Mogą udostępniać pliki, komentować i oznaczać inne osoby, które nie są przypisane do zadania, aby w razie potrzeby mogły pomóc. Dodaj do tego nasz pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym, który zapewnia ogólny widok projektu i dostosowywalne raporty, które zagłębiają się w dane i pomagają w raportowaniu po zdarzeniu, a masz potężnego sojusznika w zarządzaniu zdarzeniami.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomaga planować, planować i śledzić pracę w czasie rzeczywistym. Nasza platforma współpracy łączy zespoły, dostawców i interesariuszy, dzięki czemu wszyscy mogą być na bieżąco dzięki jednemu źródłu prawdy. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.