10 bezpłatnych szablonów planowania wydarzeń dla programów Excel i Word

Planowanie wydarzenia może obejmować zarówno spotkanie w pracy, jak i konwencję oraz wszystko pomiędzy. To kolejny projekt, w którym musisz zarządzać czasem, kosztami i zakresem (nie zapominając o jakości), aby dostarczyć go w terminie. Korzystanie z szablonów planowania pomaga zachować porządek i zmieścić się w budżecie, a także umożliwia zaplanowanie i stworzenie takiego rodzaju wydarzenia, które spełnia swoje zadanie, niezależnie od tego, czy jest to networking na targach, czy rozpoczęcie warsztatów integracyjnych.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które może pomóc w planowaniu, zarządzaniu i śledzeniu wydarzeń. Jesteśmy również internetowym centrum wszystkiego, co dotyczy zarządzania projektami. Możesz czytać cotygodniowe blogi, poradniki i pobierać bezpłatne szablony planowania wydarzeń w Excelu i Wordzie. Mamy darmowe szablony dla każdej fazy projektu. Poniżej zebraliśmy 10 bezpłatnych szablonów planowania wydarzeń, których możesz użyć do zaproponowania, zaplanowania i zarządzania następnym wydarzeniem.

1. Szablon propozycji wydarzenia

Każde wydarzenie zaczyna się od pomysłu. Ktoś lub organizacja chce zorganizować wydarzenie i wysyła zapytania ofertowe (RFP). Tak jak licytujesz każdy projekt, musisz zaproponować, dlaczego jesteś najlepszym wykonawcą do wykonania zadania. Przekonanie tego potencjalnego klienta to miejsce, w którym pojawia się nasz bezpłatny szablon propozycji wydarzenia dla programu Word. Daje on przestrzeń, aby udowodnić zainteresowanym stronom, że możesz zrobić wszystko, czego potrzebują, aby zorganizować udane wydarzenie.

Ten bezpłatny szablon wydarzenia jest podzielony na sekcje, które można dostosowywać. Możesz dodawać lub usuwać sekcje, które nie są związane z Twoją propozycją, ale sprowadziliśmy propozycję wydarzenia do najistotniejszych elementów. Znajdziesz pole do wypełnienia dotyczące celu wydarzenia, podobne do misji. Jest też miejsce na zdefiniowanie celów i celów wydarzenia, aby pokazać, że rozumiesz, co klient chce osiągnąć dzięki wydarzeniu. Dalsze umacnianie swojej wiedzy jest polem dla docelowych odbiorców, których przyciągniesz na wydarzenie, marketing i promocje, propozycję wartości i koszty. Ten bezpłatny szablon propozycji wydarzenia powinien przypieczętować dla Ciebie transakcję.

2. Szablon planu wydarzenia

Po otrzymaniu pracy będziesz potrzebować szablonu planu wydarzenia, aby pokazać, jak wydarzenie będzie przebiegać od początku do końca. Nasz bezpłatny szablon planu wydarzenia dla programu Excel pomaga upewnić się, że dotrzymasz terminów i zrobisz to w ramach budżetu zatwierdzonego przez klienta. Nie różniący się od innych rodzajów planów projektów, bezpłatny szablon planowania wydarzeń identyfikuje zasoby i zawiera fazy ułatwiające zarządzanie.

A co najlepsze, istnieje możliwość pominięcia arkusza kalkulacyjnego Excel i uzyskania bezpłatnej wersji próbnej ProjectManager, wielokrotnie nagradzanego oprogramowania do zarządzania projektami, które potrafi znacznie więcej niż statyczny szablon. Otwórz oprogramowanie na wykresie Gantta, aby uporządkować zadania związane z wydarzeniem i dodać zasoby oraz powiązane koszty. Możesz nawet przydzielać zadania, dołączać pliki i dodawać opisy, tagi, priorytety i nie tylko. Wszystko, co dodasz do arkusza kalkulacyjnego, wypełnia się na wizualnej osi czasu, dzięki czemu możesz zobaczyć wydarzenie w jednym miejscu, dodając kamienie milowe i łącząc zależne zadania, aby uniknąć opóźnień. Następnie ustaw linię bazową, aby śledzić planowany wysiłek w porównaniu z rzeczywistym wysiłkiem w czasie rzeczywistym, czego nie można zrobić w arkuszu kalkulacyjnym. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.

3. Szablon budżetu wydarzenia

Dostałeś pracę i opracowujesz plan, ale musisz mieć budżet na wydarzenie, aby wiedzieć, jak rozliczyć klienta. Jeśli twoja prognoza finansowa się nie sprawdza, możesz stracić dużą sumę pieniędzy. To może wystarczyć, aby całe wydarzenie zakończyło się dla Ciebie stratą. Aby uniknąć tej katastrofy, musisz skorzystać z naszego bezpłatnego szablonu budżetu wydarzenia dla programu Excel. Pozwala to dokładniej oszacować koszty imprezy, zanim się na nią zaangażujesz, dzięki czemu możesz zarobić, a nie stracić pieniędzy.

Trudno określić, ile będzie kosztować impreza. Zmiennych jest bardzo dużo i trzeba wziąć pod uwagę ryzyko, które może wpłynąć na koszty imprezy. Nasz bezpłatny szablon budżetu umożliwia zbieranie kosztów, takich jak koszty robocizny, ewentualne opłaty konsultantów, surowce i inne. Oczywiście nie ma dwóch dokładnie takich samych wydarzeń. Dlatego nasz darmowy szablon można dostosować. Możesz dodać takie rzeczy, jak marketing i promocje lub cokolwiek innego, czego może brakować w szablonie, aby uzyskać dokładną liczbę. Istnieją nawet kolumny do śledzenia rzeczywistego budżetu w stosunku do planowanego budżetu, aby być na bieżąco.

4. Szablon kalendarza wydarzeń marketingowych

Mówiąc o marketingu, żadne wydarzenie nie odniesie sukcesu bez kampanii marketingowej, która przyciągnie grupę docelową wydarzenia. Łatwiej powiedzieć niż zrobić. Podobnie jak w przypadku planu wydarzenia, w grę wchodzą terminy, zasoby i koszty. Nie ma znaczenia, czy pracujesz nad błyskawicznym e-mailem, pocztą bezpośrednią, czy nawet billboardami; jest wiele do skoordynowania. Nasz bezpłatny szablon kalendarza wydarzeń marketingowych dla programu Excel pomoże Ci umieścić wszystkie te kaczki w jednym rzędzie. To wszechstronne narzędzie pokazuje kampanię marketingową w kalendarzu miesięcznym, kwartalnym lub rocznym. Możesz zobaczyć, kto jest za co odpowiedzialny i kiedy ta praca jest należna.

Zwodniczo prosta konstrukcja jest bardzo potężna w zarządzaniu marketingowym. Jest to siatka, taka sama jak w każdym kalendarzu, ale pozwala spojrzeć na duży obraz i zobaczyć kampanię marketingową rozplanowaną na miesiąc, kwartał lub rok. Szablon jest podzielony na zakładki, z których każda ma datę po lewej stronie i nazwę kampanii. Następnie znajdują się zadania związane z tą kampanią, w tym opis, termin i kto jest odpowiedzialny za wykonanie tej pracy. Następnie możesz dodać koszt tego zadania, który jest pozycją w całkowitym budżecie. Jest nawet miejsce na dodanie celów kampanii i czasu trwania całej kampanii marketingowej.

5. Szablon śledzenia zadań zdarzeń

Rozmawialiśmy o zdobyciu pracy, planowaniu imprezy, szacowaniu budżetu, a nawet kampanii marketingowej i promocyjnej, która zapewni dużą frekwencję. To, o czym jeszcze nie mówiliśmy, to jak upewnić się, że jesteś na dobrej drodze. Aby to zrobić, musisz porównać planowany i rzeczywisty wysiłek. W ten sposób możesz zobaczyć, czy przestrzegasz harmonogramu wydarzeń, czy też pozostajesz w tyle. Nie chcesz się dowiedzieć, że spóźniasz się z harmonogramem, gdy jest już za późno na podjęcie działań. Nie musisz się martwić, jeśli korzystasz z naszego bezpłatnego szablonu śledzenia zadań zdarzeń dla programu Excel.

Znajdziesz wszystko, czego potrzebujesz, aby śledzić swoje zadania. Jest miejsce na wypisanie nazw zadań i dodanie opisu pracy. Jeśli istnieje zależność, możesz ją również wymienić, aby uniknąć kosztownych opóźnień. Następnie dodaj, kto w Twoim zespole jest przydzielony do tego zadania. Jest miejsce na dodanie priorytetu zadań, aby wiedzieć, które należy wykonać jako pierwsze, oraz terminy, w tym daty rozpoczęcia, planowane zakończenie i rzeczywiste daty zakończenia. Następnie dodaj stan zadania, aby wiedzieć, czy jest opóźnione, wstrzymane, czy otwarte.

6. Szablon osi czasu wydarzenia

Oczywiście wszystko to musi być wykonane w określonych ramach czasowych. Wydarzenia mają miejsce w określonym czasie, dniu lub dniach. Nie ma miejsca na wahania. Materiały marketingowe zostały rozesłane wraz z terminem wydarzenia i nic tego nie zmieni. Produkcja tego wydarzenia na czas oznacza, że ​​musisz mądrze zaplanować. Korzystając z naszego bezpłatnego szablonu osi czasu wydarzeń dla programu Excel, możesz upewnić się, że wszystko zostanie zrobione wtedy, gdy trzeba.

Nasza oś czasu wydarzenia składa się z dwóch części. Po lewej stronie znajduje się arkusz kalkulacyjny, ponownie w pełni konfigurowalny, w którym mamy cztery kolumny. Tam możesz wymienić zadania, daty rozpoczęcia, daty zakończenia i czas trwania. Po prawej stronie znajduje się wizualna oś czasu, podobna do wykresu Gantta, która automatycznie wypełnia oś czasu wydarzenia. Możesz nadać fazom różne kolory, aby ułatwić ich rozróżnienie, gdy uzyskasz przegląd planu wydarzenia w jednym miejscu.

7. Szablon analizy kosztów i korzyści

Zanim zaproponujesz produkcję wydarzenia, musisz wiedzieć, że projekt przyniesie zwrot z inwestycji. W przeciwnym razie jesteś organizacją charytatywną, a nie firmą (chociaż nawet organizacje charytatywne muszą pozostać wypłacalne, aby kontynuować dobrą pracę). Aby ustalić, czy wydarzenie jest warte licytacji, skorzystaj z naszego bezpłatnego szablonu analizy kosztów i korzyści w programie Excel i sprawdź, czy wydatki, które musisz ponieść, zwrócą się.

Nasz bezpłatny szablon planowania wydarzeń robi to, rejestrując koszty ilościowe, takie jak koszty pośrednie, niematerialne i możliwości, i wypycha je na dowolną długość planu wydarzenia. Następnie wymieniasz korzyści ilościowe, takie jak bezpośrednie, pośrednie, niematerialne i konkurencyjne, ponownie prognozowane na cały cykl życia wydarzenia. Na tej podstawie szablon oblicza całkowity koszt i porównuje go z łączną korzyścią, aby pomóc Ci podjąć właściwą decyzję.

8. Szablon matrycy RACI

Jeśli złożyłeś ofertę i wygrałeś wydarzenie, oznacza to, że przeprowadziłeś już analizę kosztów i korzyści, plan i harmonogram. Teraz musisz zmusić swój zespół do pracy i na bieżąco informować klienta. W końcu mają żywotny interes w twoim sukcesie. Wymaga to zidentyfikowania interesariuszy oraz zdefiniowania ich ról i obowiązków, w tym Twojego zespołu, oraz ich związku z projektem i jego zadaniami. Odbywa się to za pomocą naszego bezpłatnego szablonu macierzy RACI dla programu Excel.

RACI to akronim słów odpowiedzialny, odpowiedzialny, konsultowany i poinformowany. Nasz bezpłatny szablon planowania wydarzeń to arkusz kalkulacyjny, w którym możesz wymienić zadania projektowe w wierszach, a na górze listy wszystkich członków zespołu, każdy jako oddzielną kolumnę. Następnie obok pola, w którym ich imię odpowiada zadaniu, możesz zaznaczyć, czy jest to R, A, C czy I. To znacznie usprawnia zarządzanie projektem, zespołem i klientem.

9. Szablon mapy interesariuszy

Kolejnym narzędziem do identyfikacji interesariuszy w projekcie wydarzenia jest nasz bezpłatny szablon mapy interesariuszy dla programu Excel. Pamiętaj, że interesariuszami może być każdy członek Twojego zespołu i grupa docelowa wydarzenia oraz oczywiście klient. Korzystanie z tego narzędzia wizualnego ułatwia zobaczenie wpływu każdego interesariusza i jego wpływu na Twoją pracę.

Bezpłatny szablon planowania wydarzeń jest łatwy w użyciu. Jest on podzielony na siatkę czterech kwadratów. Najpierw wypisz interesariuszy i oznacz ich kolorami: zielonym, aby wskazać, że są orędownikami, żółtym, jeśli są neutralni, i czerwonym, jeśli są krytyczni i potencjalnie mogą zablokować pracę. Następnie dodaj każdego do uchwytu, który jest podzielony na sposoby zarządzania nimi, utrzymywania satysfakcji, ścisłego zarządzania oraz poziom ich wpływu, od niskiego do wysokiego. Pomaga to w stworzeniu planu zarządzania interesariuszami i komunikacji.

10. Szablon grafiku

Na koniec musisz śledzić pracę swojego zespołu. Karty czasu pracy są cennymi narzędziami nie tylko do celów płacowych, ale także do śledzenia kosztów za godzinę, urlopy i nadgodziny Twojego zespołu. Korzystanie z naszego bezpłatnego szablonu grafiku dla programu Excel może pomóc w zarządzaniu czasem zespołu i śledzeniu jego godzin pracy.

Szablon grafiku pomaga śledzić pracowników. Zacznij od przechwycenia danych osobowych, takich jak imię i nazwisko, dział, stawka godzinowa itp. Następnie zdefiniuj ramy czasowe dla grafiku i zbierz ich godziny. Dodaj łączną liczbę godzin pracy, a będziesz w stanie śledzić, gdzie są pod względem wykonywania swoich zadań i upewnić się, że są wypłacane szybko i dokładnie.

Skorzystaj z ProjectManager, aby zorganizować udane wydarzenie

Darmowe szablony planowania wydarzeń są świetne, ale tylko do pewnego stopnia. Na przykład nasz szablon grafiku musi być wprowadzany ręcznie i nie ma żadnych zabezpieczeń. ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które ma funkcje grafiku, które automatycznie wypełniają i dają menedżerom wgląd w czasie rzeczywistym, jak daleko są w wykonywaniu swoich zadań. Ale to tylko jedna z wielu funkcji, które pomogą Ci zarządzać wydarzeniem wysokiej jakości dla Twojego klienta i zapewnić je.

Zaplanuj wydarzenie na wykresie Gantta

Zamiast korzystać z szablonu planowania wydarzeń, szablonu osi czasu, budżetu wydarzenia, trackera itp., nasz wykres Gantta porządkuje Twoje zadania, zasoby i koszty oraz śledzi Twoje postępy w czasie rzeczywistym. Możesz połączyć wszystkie cztery zależności zadań i ustawić linię bazową harmonogramu, co pozwala naszemu oprogramowaniu na pokazywanie danych w czasie rzeczywistym na temat twoich postępów i wydajności. W ten sposób możesz być na bieżąco i nie przekraczać budżetu.

Śledź swoje postępy na pulpitach nawigacyjnych w czasie rzeczywistym

Edycja wykresu Gantta jest łatwa; po prostu przeciągnij i upuść, gdy wszystko się zmieni. Wszystkie szczegóły planu wydarzenia odpowiednio się dostosują. Następnie możesz przełączyć się do naszego pulpitu nawigacyjnego w czasie rzeczywistym i uzyskać ogólny widok wszystkiego, od czasu, kosztów po obciążenie pracą i ogólny stan projektu. Nie musisz tracić czasu na konfigurowanie go, tak jak w przypadku lekkich narzędzi. Jest gotowy, kiedy jesteś.

Nasze oprogramowanie ma więcej niż wykresy Gantta, które są bardziej odpowiednie dla menedżerów. Dostępne są tablice Kanban do wizualizacji przepływu pracy, listy zadań i kalendarze do działań marketingowych i promocyjnych. Wiele widoków projektów działa w zgodzie, więc bez względu na to, jakiego narzędzia używasz, ma ono najbardziej aktualne dane. Wszyscy są zawsze po tej samej stronie.

Powiązana zawartość wydarzenia

Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz zarządzać wydarzeniem, czy też pracowałeś przy dziesiątkach w przeszłości, zawsze możesz się dowiedzieć więcej. Nasza witryna to internetowe centrum zarządzania projektami, w tym planowania wydarzeń. Oto próbka naszych cotygodniowych blogów, przewodników i filmów instruktażowych.

• Jak zaplanować wydarzenie: kroki planowania wydarzenia, wskazówki i lista kontrolna
• Jak zaplanować wirtualne wydarzenie: lista kontrolna planowania wirtualnego wydarzenia
• Zarządzanie wydarzeniami: krótki przewodnik
• Oprogramowanie do zarządzania projektami wydarzeń
• Jak stworzyć budżet wydarzenia

ProjectManager to oprogramowanie online, które umożliwia zespołom planowanie, zarządzanie i śledzenie wydarzeń w czasie rzeczywistym. Skorzystaj z naszych funkcji zarządzania zadaniami, zarządzania ryzykiem i zarządzania zasobami, aby pozostać produktywnym i na bieżąco. Nasza platforma współpracy ułatwia komentowanie i udostępnianie plików, gdziekolwiek jesteś. Dołącz do zespołów Avis, Nestle i Siemens, które wykorzystują nasze narzędzie do osiągania sukcesów. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.