Wszystko, co musisz wiedzieć o organizacji dużej wirtualnej konferencji

Gdy Twoja firma wystarczająco się rozwinie, możesz być zainteresowany zorganizowaniem wirtualnej konferencji. Niemniej jednak może to być trudne. Kiedy masz do wykonania takie przedsięwzięcie, musisz stawić czoła wielu problemom.

Przede wszystkim cały dzień wykładów trzeba zamienić w angażującą aktywność. Po drugie, musisz określić, kiedy Twoja konferencja może otrzymać najwięcej uwagi. Na koniec musisz zadbać o wszystkie aspekty techniczne, aby zapewnić uczestnikom jak najlepsze wrażenia. Poniżej znajdziesz wiele cennych wskazówek, jak radzić sobie z tymi i kilkoma innymi kwestiami.

Za chwilę dowiesz się, jakie oprogramowanie jest najlepsze, dlaczego możesz potrzebować usług tłumaczeniowych (możesz poczytać więcej o tłumaczeniach technicznych) lub jak ułatwić uczestnikom interakcje. Czytaj dalej i upewnij się, że konferencja przebiega sprawnie.

Wyróżnij swoją konferencję

Jeśli Twoja konferencja nie oferuje żadnej wyjątkowej wartości, nie weźmie w niej udziału wiele osób. Co gorsza, osoby, które pojawią się na Twoim wydarzeniu nie zwrócą na to szczególnej uwagi, a liczba interakcji uczestników będzie niewielka.

Aby uniknąć tego losu, musisz sprawić, by Twoje wydarzenie wyróżniało się z tłumu. Jak to zrobić? Można to zrobić na kilka sposobów.

Kurator swojej konferencji

Kuratorowanie konferencji oznacza wybranie konkretnego tematu i trzymanie się go. Nie zapraszaj każdego prezentera, którego zainteresowania luźno odnoszą się do danego tematu. Zamiast tego skup się na zebraniu jak największej liczby specjalistów z danej dziedziny. W ten sposób Twoja konferencja nabierze większego prestiżu i od początku do końca będzie miała jasno określony cel.

Spraw, aby środowisko konferencji było inkluzywne

Ten punkt może wydawać się idealnym kontrargumentem dla podejścia, o którym wspomnieliśmy powyżej. Jest jednak zupełnie odwrotnie.

Sztuka wyróżniania konferencji polega również na stworzeniu przyjaznego środowiska, w którym każdy może swobodnie wyrażać swoje zdanie. Jeśli chcesz, aby w Twoim wydarzeniu online uczestniczyło więcej osób, uniknij pomyłki polegającej na zapraszaniu przedstawicieli tylko jednej organizacji.

Kiedy zgromadzisz uczestników z różnych kultur i środowisk, ale także o różnych opiniach, ich interakcje będą ciekawsze. Dodatkowo Twoja firma zdobędzie reputację uczciwej platformy, na której każdy będzie miał szansę na konstruktywną dyskusję z drugą stroną.

Zachowaj konstruktywną dyskusję

Ten punkt zgrabnie łączy dwa poprzednie. Kiedy masz ekspertów z różnych środowisk, atmosfera może czasami być trochę napięta. Aby zapobiec nieprzyjemnym incydentom, zawsze poproś kogoś, aby moderował dyskusję.

Prowadząc konstruktywne sesje, pokażesz swój profesjonalizm i udowodnisz, że dbasz o temat. Ponadto może pomóc w budowaniu pozytywnych i długotrwałych relacji z innymi firmami oraz wzmocnić Twoją reputację.

Planowanie wirtualnej konferencji

Organizacja dużej wirtualnej konferencji wymaga dużo planowania. Musisz zadbać o wiele ważnych rzeczy i upewnić się, że niczego nie zgubisz.

Na początek musisz zdecydować, jakiego rodzaju konferencję chcesz zorganizować. Czy będzie to zbiór webinariów, czy raczej coś na kształt wirtualnego warsztatu? Decyzja, którą tutaj podejmiesz, wpłynie na Twoje inne wybory. W związku z tym upewnij się, że dokładnie rozważyłeś wszystkie opcje.

Gdy już wiesz, jaki rodzaj konferencji chcesz zorganizować, powinieneś zajrzeć do kalendarza i wybrać odpowiedni dla niej termin. Pamiętaj, aby nie planować wydarzenia zbyt wcześnie, ponieważ uczestnicy nie będą mieli wystarczająco dużo czasu, aby się do niego przygotować. Dodatkowo należy sprawdzić, czy w tym samym czasie zaplanowano inne konferencje. Jeśli tak, możesz przenieść konferencję na inny, mniej konkurencyjny termin.

Dbanie o tłumaczenie i wsparcie techniczne

Jeśli planujesz zorganizować dużą wirtualną konferencję, będziesz potrzebować odpowiedniego oprogramowania, które zapewni interakcję audio i wideo, umożliwiając prowadzenie prezentacji w czasie rzeczywistym podczas wydarzenia. Poza tym zezwalanie na komentarze i pytania uczestników to kolejny istotny aspekt, którego nie można pominąć.

Najpierw upewnij się, że masz wystarczającą ilość sprzętu, takiego jak projektory, mikrofony, głośniki i laptopy z zainstalowanym oprogramowaniem do konferencji internetowych. Powinieneś również upewnić się, że masz kilka opcji tworzenia kopii zapasowych, jeśli jedna zawiedzie. Najlepszym rozwiązaniem jest znalezienie rozwiązania, które jest łatwe w konfiguracji i zarządzaniu.

Możesz również zatrudnić specjalistów AV, którzy wiedzą, jak prawidłowo korzystać ze wszystkich urządzeń. Na koniec upewnij się, że wszystkie lokalizacje mają szybkie połączenie z Internetem i że masz co najmniej jedną osobę techniczną na każdych 10 uczestników.

Dobrym pomysłem jest również zajrzenie do usług tłumaczeniowych i znalezienie tłumaczy, którzy znają angielski i Twój język ojczysty. Najlepiej byłoby, gdyby byli to rodzimi użytkownicy języka angielskiego, którzy również znają lokalny język. Przetłumaczą prezentacje i sesje pytań i odpowiedzi na Twój język ojczysty i pomogą ułatwić komunikację między uczestnikami z różnych krajów.

Oczywiście trzymaj rękę na pulsie nawet podczas sesji. Upewnij się, że wszyscy słyszą prezentera, a wszyscy uczestnicy mogą zobaczyć prezentację. Jeśli coś jest nie tak, wyznaczona osoba z zespołu pomocy technicznej powinna spróbować rozwiązać problem tak szybko, jak to możliwe.

Wybór oprogramowania do obsługi wydarzeń online

Wybierając oprogramowanie do obsługi wydarzeń online na wirtualne wydarzenie, należy zwrócić uwagę na kilka rzeczy:

Liczba uczestników

Nie wybieraj oprogramowania do obsługi wydarzeń online, które może obsłużyć maksymalnie 100 uczestników, ponieważ będzie ono za małe dla Twojego wydarzenia. Dokładna liczba będzie się różnić w zależności od niszy i ilości zaangażowanego marketingu, ale co najmniej 1000 osób powinno być w stanie uczestniczyć w Twoim wydarzeniu w tym samym czasie. Daje Ci wystarczająco dużo miejsca, aby z czasem poszerzyć grono odbiorców i zwiększyć rozmiar następnego wydarzenia.

Integracja z mediami społecznościowymi

Chcesz, aby Twoi uczestnicy mogli dzielić się swoimi przemyśleniami i opiniami na temat Twojego wydarzenia ze znajomymi i obserwatorami na platformach społecznościowych. Doskonałe oprogramowanie do obsługi wydarzeń online powinno im to ułatwić, zapewniając wszystkie niezbędne narzędzia. Obejmuje to odznaki, pokoje rozmów i przyciski udostępniania społecznościowego.

Cena £

Oczywiście przy poszukiwaniu nowych narzędzi lub usług zawsze ważna jest cena. Upewnij się, że wybierasz niedrogą opcję, która spełnia wszystkie Twoje wymagania, ale też nie kosztuje zbyt dużo pieniędzy. Wielu dostawców oprogramowania do obsługi wydarzeń online oferuje bezpłatne wersje próbne, dzięki czemu możesz przetestować nowe narzędzia przed podjęciem decyzji, które z nich jest dla Ciebie najlepsze.

Wniosek

Jak widać, organizowanie dużej wirtualnej konferencji nie jest najprostszym zadaniem, zwłaszcza jeśli masz niewielkie doświadczenie w organizowaniu wydarzeń online. Jednak po przeczytaniu tego artykułu nic nie powinno stanąć na przeszkodzie zorganizowaniu udanego wydarzenia online.

Pamiętaj, że powinieneś wyróżnić swoją konferencję, zadbać o aspekty techniczne i wybrać najlepsze oprogramowanie eventowe online. Pamiętaj więc o tych rzeczach i upewnij się, że wszystkie są pod opieką, zanim rozpoczniesz transmisję na żywo.

Bio

Przemysław jest autorem treści, którego głównym celem jest dostarczanie wysokiej jakości artykułów o nowych technologiach. Inne główne dziedziny jego zainteresowań to filozofia i filologia.