Zrozumienie raportu wyjątków w zarządzaniu projektami

Banałem jest stwierdzenie, że projekty rzadko są realizowane zgodnie z planem, ale to tylko banał, bo to prawda. W miarę pojawiania się problemów projektowych ważne jest, aby podjąć działania. Ale skąd wiesz, jakie działania podjąć? W tym miejscu pojawia się raport o wyjątkach, narzędzie, które pomoże Ci dowiedzieć się, jak wrócić na właściwe tory.

Co to jest raport wyjątków w zarządzaniu projektami i jak z niego korzystać? Zdefiniujmy to pojęcie i wyjaśnijmy jego zastosowanie w zarządzaniu projektami, które zbaczają ze ścieżki. Pokażemy kilka przykładów raportów wyjątków i pokażemy, jak oprogramowanie do zarządzania projektami może utrzymać Cię zgodnie z harmonogramem i budżetem.

Co to jest raport o wyjątku?

Raport wyjątków służy do zbierania danych o tym, co dzieje się nie tak w projekcie. To znaczy, czy są jakieś wyjątki od projektu, które powodują jego wykolejenie? Podobnie jak w przypadku wszystkich raportów, raport wyjątków jest ważnym narzędziem do gromadzenia danych projektowych. To, co sprawia, że ​​jest to szczególnie ważne, to fakt, że zbierając informacje o tym, co jest nie tak w projekcie, możesz opracować plan przywrócenia projektu na właściwe tory.

To, co dzieje się nie tak w projekcie, może być dowolną liczbą rzeczy. Być może Twoja praca odbiega od Twoich oczekiwań, nie osiągnąłeś kamienia milowego określonego w planie projektu lub wystąpił problem, który wytrąca Cię z harmonogramu i zmusza do wydania więcej, niż zaplanowałeś w swoim budżecie.

Raport wyjątków nie musi koniecznie obejmować problemu, który wykolei Twój projekt — te problemy mogą być duże lub małe i mieć duży lub niewielki wpływ na projekt lub firmę. Niezależnie od wielkości ryzyko może potencjalnie wpłynąć na projekt, biznes, a nawet kwestie regulacyjne. W rzeczywistości czasami raporty wyjątków po prostu ujawniają problemy z wydajnością, nieprawidłowości w księgowości i finansach lub problemy z kontrolą zapasów.

Bez odpowiednich narzędzi do zarządzania projektami podejmujesz strasznie duże ryzyko. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami z pulpitami nawigacyjnymi w czasie rzeczywistym, zapewniającymi widok projektu na wysokim poziomie. Nie jest wymagana żadna konfiguracja, a nasze narzędzie rejestruje dane na żywo, oblicza je i wyświetla na kolorowych wykresach. Zobaczysz dane dotyczące sześciu wskaźników projektu, które pomogą Ci wykryć anomalie, zanim zagrożą sukcesowi projektu. Rozpocznij za darmo już dziś.

Dlaczego warto korzystać z raportu wyjątków?

Oczywiście dokumentacja jest niezbędna w każdym projekcie. Dokumentacja i raporty z projektów szczegółowo opisują, kto i w jaki sposób wykonał jakie zadania. Dokumentując koszty, utrzymujesz odpowiedzialność swojego zespołu i trzymasz się harmonogramu i budżetu, jednocześnie zapętlając interesariuszy.

Posiadając raport wyjątków, który dokumentuje błędy w Twoim projekcie, wnosisz cenny wkład. Raport wyjątków szczegółowo opisuje, co poszło nie tak, co pozwala uczyć się na błędach i nie powtarzać ich później w projekcie lub w przyszłych projektach.

Korzystanie z raportu wyjątków pozwala projektom i firmom szybko identyfikować i rozwiązywać problemy w swoich procesach, zanim staną się zbyt duże, aby spowodować szkody. Odbywa się to poprzez monitorowanie procesów w projekcie lub firmie i bycie czujnym na wszelkie anomalie, które wskazują, że sprawy idą w złym kierunku.

Raport wyjątków może również pomóc w poprawie jakości danych. Posiadanie dobrych danych ma kluczowe znaczenie dla odpowiedzi prawdopodobnie na wszystko, co znajdzie raport wyjątków. Nie może być żadnych luk w danych, duplikatów danych ani danych pobranych ze starych raportów. Raport wyjątków pomaga kierownictwu dowiedzieć się, że coś jest nie tak z projektem lub firmą i musi być dostarczony dokładnie i na czas, aby szybko rozwiązać problem.

Powiązane: Bezpłatny szablon analizy przyczyn źródłowych

Co powinno znaleźć się w raporcie o wyjątkach?

Wszystkie zgłoszenia wyjątków powinny być jasne i łatwe do zrozumienia. Dane powinny szczegółowo określać, co się stało i gdzie wystąpiła anomalia, na przykład na jakim etapie procesu. Należy również zwrócić uwagę, jak wyjątek wpłynie na projekt lub działalność.

Raport wyjątków powinien koncentrować się na procesie lub celu, który nie osiągnął swojego celu lub oczekiwania. Pomaga to upewnić się, że to się nie powtórzy, próbując przede wszystkim wskazać, co spowodowało błąd.

Częstotliwość raportu wyjątków różni się w zależności od firmy i projektu. Mogą być wypełniane codziennie, co tydzień lub co miesiąc. W rzeczywistości, jeśli sytuacja jest krytyczna, prawdopodobnie chcesz uruchomić raport wyjątków w czasie rzeczywistym.

Raporty wyjątków są najczęściej generowane na etapie kontrolingu projektu. Pochodzi z aktualnego planu i aktualnych danych o projekcie, aby rejestrować problemy, zagrożenia i jakość. Raporty o wyjątkach są często dostarczane jako dokument Word lub PDF, choć można to zrobić osobiście lub jako wiadomość e-mail. Jeśli korzystasz z oprogramowania do zarządzania projektami, możesz je również dostarczyć za pomocą tego narzędzia.

Przykłady branż korzystających z raportów o wyjątkach i w jakich scenariuszach

Mówiliśmy o zarządzaniu projektami, ale to tylko jedna branża, która korzysta z raportów wyjątków. Wszystkie firmy mogą korzystać z raportów o wyjątkach, ponieważ pochodzące z nich dane ostrzegają firmę o tym, co dzieje się źle.

Raport wyjątków stanowi dużą część rachunkowości i finansów i może pomóc firmom zwiększyć wydajność i efektywność. Korzystanie z raportu wyjątków dla kredytów i inkas uwidacznia zaległe faktury Każda firma, która ma dział rozrachunków z dostawcami, może używać raportowania wyjątków do identyfikowania upustów płatności, które wygasają. Faktury te można najpierw podejść do zapłaty, korzystając z rabatów i oszczędzając pieniądze.

Dotyczy to również zakupów, gdzie raportowanie wyjątków może służyć do identyfikowania faktur, które nie mają zamówień zakupu. Może to oznaczać konta z niezatwierdzonymi wydatkami, co wpłynie na Twoją zdolność do prognozowania przepływów pieniężnych i ujawnienia problemów z kontrolą wewnętrzną.

W rzeczywistości raporty wyjątków mogą pomóc każdej firmie w jej przepływach pracy. Może służyć do wyszukiwania niezatwierdzonych zamówień zakupu, które mogą spowolnić produkcję. Opóźnienia w dostawach od dostawców spowodują jedynie kulę śniegową i negatywnie wpłyną na Twoich klientów.

Przykład raportu o wyjątku

Dużo mówiliśmy o raportach o wyjątkach, nie patrząc na żaden. Istnieje wiele szablonów raportów o wyjątkach dostępnych online, które mogą pomóc w ich wygenerowaniu. Spójrzmy na jeden z ProjectManagement.com.

Jak widać, jest miejsce na uchwycenie informacji o projekcie, takich jak imię i nazwisko, kto jest kierownikiem projektu, firma i badany okres. Pod nim znajduje się arkusz kalkulacyjny, który numeruje każdą sekcję, aby ją odróżnić.

Przechwycone dane obejmują datę zgłoszenia, nazwę i opis problemu. Jest miejsce na listę, kto w zespole jest odpowiedzialny za jego rozwiązanie oraz miejsce na zaznaczenie, czy zostało rozwiązane i jak zostało rozwiązane.

Jest też miejsce na wpływ, jaki będzie to miało na projekt, interesariuszy i koszty. Ostatnia kolumna dodaje miejsce, w którym możesz dodać sprawdzone metody, dzięki czemu ten problem nie wystąpi w przyszłości.

Bezpłatny szablon raportu o wyjątkach

Być może zauważyłeś, że raport o wyjątkach bardzo przypomina raport o problemie. A to dlatego, że przynajmniej w zarządzaniu projektami mają ze sobą wiele wspólnego. W rzeczywistości ProjectManager ma mnóstwo darmowych szablonów dla wszystkich etapów projektu, w tym darmowy szablon śledzenia problemów, którego można używać jak raportu wyjątków.

Narzędzie do śledzenia problemów ma format podobny do powyższego szablonu wyjątków. Pobierz go i możesz go używać do przechwytywania wyjątków w swoim projekcie i pracuj nad wyeliminowaniem tych problemów w przyszłości. Zobaczysz, że można pobrać bezpłatny szablon śledzenia problemów dla programu Excel, ale jest jeszcze inna opcja.

Możesz również otworzyć narzędzie do śledzenia problemów w naszym oprogramowaniu. Pozwala to na zarządzanie problemami projektowymi bez statycznego arkusza kalkulacyjnego Excel. Zamiast tego możesz wybierać spośród pięciu widoków projektu, z których wszystkie są aktualizowane w tym samym czasie. Jeśli używasz wykresu Gantta, a Twój zespół korzysta z tablicy kanban, zawsze pracujesz na najbardziej aktualnych danych.

Kto przygotowuje raport wyjątkowy dla projektu?

Jak zauważyliśmy powyżej, raport wyjątków jest zwykle częścią etapu controllingu w zarządzaniu projektami. Jest to moment w projekcie, w którym kierownik projektu dokonuje przeglądu zagadnień związanych z projektem.

Jeśli jeden z tych problemów zagraża projektowi, kierownik projektu musi utworzyć raport wyjątków. Pozwala to kierownikowi projektu na uzyskanie większego kontekstu problemu i zarządzanie jego rozwiązaniem. Pomaga również zapobiegać takim problemom zagrażającym projektowi w przyszłości.

Podczas gdy zespół projektowy będzie zaangażowany w reagowanie na wyniki raportu o wyjątkach, kierownik projektu jest za to odpowiedzialny, ponieważ to on przedstawia problem zarządowi projektu. Będą również inicjować inicjatywę, aby na nią odpowiedzieć, oferując opcje i zalecenia.

Jak ProjectManager pomaga w raportowaniu wyjątków

Wspomnieliśmy już, w jaki sposób ProjectManager może pomóc w raportowaniu wyjątków za pomocą pulpitów nawigacyjnych w czasie rzeczywistym, które przechwytują dane projektu na żywo i zapewniają użytkownikom wiele widoków projektu, aby rozwiązać problem za pomocą narzędzi, z którymi czują się komfortowo. Ale to dopiero początek.

Twórz i śledź wyjątki na tablicach Kanban

Jednym z wielu naszych widoków projektu są tablice kanban, zwinne narzędzie, które wizualizuje przepływ pracy projektu. Zespoły mogą wspólnie zarządzać swoimi zaległościami i planować sprinty na naszej platformie współpracy, umożliwiając im komentowanie i udostępnianie plików. Menedżerowie uzyskują przejrzystość procesu i mogą realokować zasoby, aby uniknąć wąskich gardeł i utrzymać zespoły pracujące na pełnych obrotach.

Wejdź głębiej w dane dzięki raportom jednym kliknięciem

Pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym zapewnia doskonały przegląd, ale jeśli chcesz skupić się na bardziej szczegółowych informacjach, skorzystaj z naszych raportów, które można wygenerować za pomocą naciśnięcia klawisza. Możesz otrzymywać raporty o stanie, raporty dotyczące zadań, kosztów i wiele więcej. Wszystkie raporty można filtrować do zera w celu uzyskania informacji, których szukasz i można je łatwo udostępniać jako pliki PDF lub wydruki w celu poinformowania zespołu projektowego.

ProjectManager ma jedno źródło prawdy, które pozwala wszystkim być zawsze na tej samej stronie. Jako narzędzie online łączy zespoły niezależnie od tego, czy pracują w tym samym biurze, zdalnie, czy nawet w różnych działach z różnymi metodologiami — wszystko w czasie rzeczywistym. Oznacza to dokładniejsze raporty o wyjątkach i więcej udanych projektów.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które łączy zespoły hybrydowe i zwiększa produktywność. Organizuj zadania, monitoruj wydajność i raportuj postępy za pomocą jednego narzędzia. Dołącz do zespołów w organizacjach tak różnych, jak NASA, Siemens i Nestle, które korzystają z naszego oprogramowania, aby osiągnąć sukces. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.