Jak napisać przekonujące streszczenie + 5 przykładów z życia wziętych

Streszczenie to okrojona wersja dłuższego dokumentu — tl;dr świata biznesu. Streszczenia dla kierownictwa często towarzyszą dokumentom sprawozdawczym, chociaż istnieją inne konteksty, w których może być potrzebne (np. komunikaty prasowe).

Chociaż wszystkie podsumowania dla kadry kierowniczej zawierają najważniejsze informacje o kolejnym pomyśle, prezentacji lub myśli, napisanie przekonującego podsumowania dla kadry kierowniczej wymaga taktu i odrobiny strategii — takiego, które wzbudza zainteresowanie i wsparcie już od pierwszego wersu.

Poniżej szczegółowo opiszemy, jak napisać streszczenie, w tym jak określić, które bity należy wyciąć, a które zachować.

Kiedy używać podsumowania?

Postaw się w sytuacji swoich odbiorców i zastanów się, które informacje są dla nich najważniejsze. Jeśli piszesz streszczenie towarzyszące notatce prasowej, informacje powinny koncentrować się na Twojej marce i pewnych wyróżnikach, które dowodzą, że ludzie powinni dbać o to, co robi Twoja marka. Jeśli piszesz roczny raport dla akcjonariuszy, będziesz chciał skoncentrować się mniej na opisie swojej firmy, a bardziej na tym, jak dochodowa była i ma być.

Najważniejszą rzeczą, o której należy pamiętać, jest skupienie się na odbiorcach — nie daj się wciągnąć w to, jak nazywa się Twój raport lub streszczenie. Zastanów się, kto to właściwie czyta.

W związku z tym warto rozważyć różne formaty pisania streszczenia. Chociaż z pewnością możesz umieścić go w pliku pdf, możesz również uczynić go łatwiejszym do skanowania i przyswajania w innych formatach. Być może stworzysz towarzyszącą grafikę lub użyjesz slajdów, jeśli prezentujesz ją publiczności osobiście. Aby ułatwić dystrybucję, możesz również opublikować streszczenie w swojej witrynie internetowej.

Jak napisać skuteczne streszczenie?

Nie ma jednego uniwersalnego podejścia do pisania skutecznego streszczenia, ponieważ zawsze zależy to od kontekstu i dla kogo je piszesz. Najważniejsze i najbardziej przekonujące informacje zmieniają się w zależności od scenariusza.

Streszczenie wniosku będzie odczytywane zupełnie inaczej niż w przypadku raportu wstecznego.

Pierwsza z nich może być bardziej przekonująca i wybiegająca w przyszłość, podczas gdy druga pokaże niektóre sukcesy i wygrane, których publiczność może się spodziewać w kolejnym raporcie. Pisząc streszczenie, odpowiedz na następujące pytania (ile zdań lub akapitów, którym poświęcisz, będzie się różnić w zależności od odbiorców):

• Kim jest Twoja marka?
• O czym jest poniższy tekst?
• Dlaczego twoi odbiorcy powinni się tym przejmować?
• Jakimi atrakcjami powinni być podekscytowani czytelnicy?

Jeśli chodzi o długość, trzymaj streszczenie w jednym do czterech akapitów. Ponownie, jest to kontekstowe. Na przykład streszczenie biznesplanu będzie bardziej szczegółowe niż streszczenie dołączone do komunikatu prasowego.

Edycja jest niezbędnym krokiem do przygotowania streszczenia wykonawczego. Możesz nawet rozważyć zatrudnienie profesjonalnego pisarza, który zajmie się tym za Ciebie. Jeśli nie masz na to czasu ani budżetu, rozważ wysłanie wersji roboczej streszczenia do zaufanego członka zespołu. Pamiętaj, aby poinformować ich o celu podsumowania i o tym, kto będzie je czytał.

Możesz również zmienić przeznaczenie i ponownie wykorzystać streszczenie lub szablon w zależności od kontekstu. Napisz ogólne, szablonowe streszczenie, które można wykorzystać w takich rzeczach, jak raporty roczne, komunikaty prasowe i dokumenty wprowadzające. Następnie możesz przerobić to streszczenie dla bardziej konkretnych celów, takich jak raporty finansowe lub nowe propozycje produktów.

Pamiętaj, że Twoje streszczenie powinno przygotować grunt pod wszystko, co ma nadejść. Podsumowanie wykonawcze to pierwsze wrażenie na odbiorcach, więc zastanów się, jakie ma to być wrażenie, a następnie stwórz na jego podstawie swoje podsumowanie.

Przykłady streszczeń wykonawczych

Strona relacji inwestorskich FIGS

FIGS, marka odzieży i stylu życia dla służby zdrowia, ma coś, co nazywa „przeglądem korporacyjnym”, który służy jako streszczenie na stronie poświęconej relacjom z inwestorami. Przegląd korporacyjny opisuje markę FIGS i podkreśla niektóre z jej największych zalet: największa platforma odzieżowa DTC dla służby zdrowia; forma i funkcja; i przystępna cena.

FIGS wykorzystuje te wyróżniki, aby zilustrować siłę swojej społeczności, co jest pozytywnym znakiem dla długoterminowej rentowności i wzrostu – dwóch kluczowych rzeczy, których poszukują inwestorzy.

Raport zrównoważonego rozwoju firmy Allbirds

Allbirds używa również streszczeń wykonawczych, aby opisać swoją firmę z misją. Zrównoważony rozwój to główna cecha marki Allbirds, a raport dotyczący zrównoważonego rozwoju będzie czytany przez konsumentów i inwestorów, którzy są zainteresowani wpływem firmy na środowisko. W związku z tym wykorzystuje streszczenie raportu zrównoważonego rozwoju w 2020 r., aby podkreślić inicjatywy firmy świadome ekologicznie.

Mało tego, Allbirds ostrożnie wyszukuje swoich konkurentów, zauważając, w jaki sposób przemysł obuwniczy przyczynia się do szkodliwości dla środowiska. Allbirds zwraca uwagę, że prowadzi swoją certyfikowaną korporację B w sposób zrównoważony, wiedząc, że publiczność prawdopodobnie zainwestuje w ten temat.

Komunikat prasowy Love Your Melon

Love Your Melon ma ogólne, szablonowe streszczenie, którego używa w informacjach prasowych, takich jak ta. To streszczenie jest przeznaczone dla szerszego grona odbiorców i prawdopodobnie zostało ponownie wykorzystane do wielu różnych celów.

Tutaj streszczenie nosi tytuł „About Love Your Melon” i opisuje misję marki, jaką jest walka z rakiem u dzieci. Love Your Melon zawiera również określone wskaźniki — zawsze idealne do celów przekonujących, zwłaszcza że liczby nie kłamią — zachwalając 215 000 uzdolnionych kapeluszy dla dzieci i 8,3 miliona dolarów darowizn. Ponadto streszczenie zawiera wezwanie do działania (CTA), aby czytelnicy mogli dowiedzieć się więcej o marce w mediach społecznościowych.

Raport wpływu LSTN

LSTN Sound Co. to kolejna marka zaangażowana w społeczną odpowiedzialność biznesu (CSR). W związku z tym publikuje roczny raport o wpływie. Chociaż samo w sobie nie ma dedykowanego podsumowania, na początku raportu znajdują się sekcje, które pełnią tę rolę. Raport zaczyna się od opisu marki i jej misji.

Następnie widzimy jedno zdanie opisujące, co może być misją marki.

I na koniec list polecający od współzałożycielki Bridget Hilton.

Można argumentować, że to „streszczenie wykonawcze” jest zbyt długie, ale jest podzielone na trzy odrębne sekcje, z których każda ma własną stronę i obróbkę wizualną. W niektórych przypadkach działają dłuższe podsumowania dla kadry kierowniczej — zwłaszcza, gdy są połączone z innymi elementami Twojej marki.

Raport o wpływie Cotopaxi

Cotopaxi, kolejna marka zorientowana na CSR, również publikuje roczny raport o wpływie, szczegółowo opisujący wkład, jaki wnosi w realizację celów społecznych i zrównoważonych. Poniższe podsumowanie pojawia się jako podsumowanie — zatytułowane „Przegląd” — w raporcie za rok 2020:

Podsumowanie jest proste i proste, skupia się na misji i zasadach marki oraz aktualności pandemii COVID-19. Ustawia scenę dla reszty raportu, pokazując czytelnikom, że dowiedzą się więcej o nowych wewnętrznych zasadach Cotopaxi i o tym, jak wspina się na płytę, aby wspierać zespoły i interesariuszy dotkniętych COVID-19.

Możesz już napisać streszczenie

Twoje streszczenie to coś więcej niż tylko wprowadzenie do raportu lub dokumentu. Służy jako główna rola, która przyciąga publiczność. Napisanie przekonującego podsumowania bez wątpienia wymaga kilku prób, ale postępując zgodnie z radą w tym poście, będziesz na dobrej drodze.