Zwalcz niepokój w pracy i zwiększ produktywność w miejscu pracy dzięki technologii

Niepokój związany z pracą jest prawdziwy i może znacząco wpłynąć na wydajność. Mogą go doświadczyć wszyscy pracownicy, niezależnie od tego, czy mają predyspozycje do lęku, czy nie. Jego działanie może naprawdę zmęczyć człowieka i zaszkodzić jego produktywności. Dobrą wiadomością jest to, że istnieje wiele sposobów radzenia sobie ze stresem w miejscu pracy, a skuteczne środki można zastosować zarówno na poziomie indywidualnym, jak i organizacyjnym.

Ludzie dość często doświadczają lęku, ale zwykle jest on pomijany. Według ankiety przeprowadzonej przez Anxiety & Depression Association of America, kluczowe obszary , na które lęk w miejscu pracy ma największy wpływ, to: wydajność, jakość pracy i relacje między zespołami . Przyczyny tego mogą obejmować długie godziny pracy i duże obciążenie pracą, niejasne oczekiwania, nieefektywną komunikację i niemożność zobaczenia szerszego obrazu. Co więcej, niekontrolowane uczucie strachu i niepokoju może mieć tragiczne konsekwencje, które mogą znacznie zakłócić rozwój firmy.

Miejsce pracy powinno zapewniać wspierające środowisko , które zachęca osoby do osiągania najlepszych wyników. Powinna być bezpieczną przestrzenią, w której można się skoncentrować, przetwarzać informacje, pracować nad swoimi projektami i realizować je z największym sukcesem. Powinna motywować członków zespołu do nauki, współpracy i rozwoju zawodowego. Jednak, gdy wkrada się niepokój, osiągnięcie tego może być dość trudne.

Dlatego w tym artykule podzielimy się więcej informacjami o tym, czym jest lęk w miejscu pracy i co możesz zrobić, aby skutecznie nim zarządzać . Wyjaśnimy, w jaki sposób i w jaki sposób wpływa to zarówno na pracowników, jak i na firmę jako całość. Ale co najważniejsze, podpowiemy Ci, jak go przezwyciężyć za pomocą technologii.

Przejdźmy do tego, dobrze?

Co to jest niepokój w miejscu pracy?

Lęk to skrajne uczucie niepokoju, zmartwienia i napięcia, które odczuwasz w obliczu stresujących sytuacji. To może być zupełnie normalne, nawet zwyczajne.

Tak jak studenci mogą być zdenerwowani przed egzaminem, a sportowiec może doświadczyć koktajlu podnoszących adrenalinę emocji przed zawodami, tak Twoi pracownicy mogą odczuwać niepokój, gdy dotrzymają ważnego terminu, zasiadają na spotkaniu z przełożonym, prezentują lub uruchamiają nowy projekt.

Jeśli jednak stres staje się wszechogarniający, a praca Twoich pracowników ucierpi, jest to oznaką znacznie większego problemu.

Uczucie niepokoju jest z pewnością nieprzyjemne, może nawet trochę irytujące, ale jak wspomina The Medical Futurist, w niektórych przypadkach może być przydatne. To naturalna reakcja naszego organizmu na zmiany w środowisku, uruchamiająca tryb walki lub ucieczki. To, który tryb zostanie aktywowany, zależy zarówno od kryteriów sytuacyjnych, jak i osobistych.

W swoich badaniach Cheng i McCarthy odkryli, że lęk w miejscu pracy ma charakter dyspozycyjny i okolicznościowy . Oznacza to, że ludzie, którzy na ogół doświadczają lęku, częściej postrzegają nowe sytuacje jako zagrażające. Podczas gdy inni mogą odczuwać różne poziomy wzburzenia w zależności od sytuacji, z którą muszą się zmierzyć.

Na przykład, gdy prokrastynatorzy doświadczają niepokoju, wchodzą w tryb walki – tj. bardziej się koncentrują, aby móc ukończyć swoje projekty na czas. Jednak, gdy ścisły planista odczuwa niepokój, może przejść w tryb lotu lub całkowicie zamrozić.

Musisz być w stanie rozróżnić, jak różni członkowie Twojego zespołu reagują na stresujące sytuacje. Ogólnie rzecz biorąc, należy odróżnić lęk od stresu. Ten ostatni jest zwykle krótkotrwały, podczas gdy ten pierwszy może mieć długoterminowe konsekwencje i osłabiać twoich ludzi. Tak więc, jeśli chcesz utrzymać wysoką produktywność i motywację, nie powinieneś zostawiać tego bez zarządzania.

Typowe obszary pracy, które wywołują niepokój

Aby rozwiązać problem, musisz najpierw znaleźć jego podstawową przyczynę. Istnieje wiele powodów, dla których dana osoba odczuwa lęk. Jednak jeśli chodzi o stresory związane z pracą, jest kilka rzeczy, które się wyróżniają.

• Duże obciążenia — równoczesna praca nad wieloma zadaniami lub dużymi projektami i zarządzanie nimi może sprawić, że pracownicy poczują się przepracowani, a nawet wypaleni.
• Długie godziny pracy — nawet jeśli Twój zespół składa się z osób osiągających wysokie wyniki, które dobrowolnie pracują w godzinach nadliczbowych, nadejdzie czas, kiedy to odbije się na nich.
• Dotrzymywanie terminów – Zwłaszcza jeśli projekty są zbyt często „wymagane wczoraj” lub mają nierealny termin.
• Sprzeczne oczekiwania dotyczące wydajności – Zderzone wymagania i nieefektywne szkolenia mogą nie tylko sprawić, że projekt będzie niewykonalny, ale może sprawić, że każdy dzień w pracy będzie trudny.
• Trudności w komunikacji – Gdy pracownicy nie mogą skutecznie komunikować się ze sobą lub z menedżerami, frustracja może przerodzić się w silny stres.
• Nieskuteczna informacja zwrotna — przy braku odpowiedniej informacji zwrotnej Twój zespół może czuć się zdenerwowany jakością swojej pracy i obawiać się utraty pracy, jeśli menedżerowie są niezadowoleni. Co więcej, może to spowolnić ich postęp, powodując jeszcze większe napięcie.
• Brak kontroli nad poszczególnymi zadaniami – Zbyt duże mikrozarządzanie może sprawić, że Twój zespół poczuje, że nie masz do niego zaufania.
• Niezdolność do dostrzeżenia ich wartości — Jeśli Twoi pracownicy nie są świadomi swojej roli w rentowności i rozwoju Twojej firmy, mogą czuć, że nie mają żadnego celu.

Firmy mogą wdrażać różne narzędzia i techniki, aby zrównoważyć negatywne skutki lęku i stworzyć wydajne i wspierające środowisko. Od zwiększenia kultury pracy po przyjęcie lepszych praktyk zarządzania projektami, mogą zaoferować pomoc w pokonywaniu codziennych wyzwań.

Technologia może wspierać ten proces na kilka sposobów i poprawiać zdrowie psychiczne członków zespołu. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jakie one są.

1. Popraw planowanie i koordynację projektów

Niezależnie od wielkości Twojej firmy, istnieje duże prawdopodobieństwo, że masz wiele aktywnych projektów, więc aby wszystko przebiegało sprawnie, musisz umieć efektywnie nimi zarządzać. Potrzebujesz rozwiązania, które pomoże Ci lepiej planować i koordynować projekty. Technologia, która może pomóc, to oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak Asana, Toggl lub Teamwork.

Narzędzia do zarządzania projektami mogą pomóc członkom różnych zespołów pozostać w kontakcie, przydzielać zadania, monitorować poczynione postępy i planować każdy etap całego procesu w sposób przewidywalny, dokładny i opłacalny.

Pomaga to usprawnić pracę zespołową i odpowiedzialność, jednocześnie zmniejszając niepewność i zamieszanie związane z planowaniem . Umożliwia również współpracownikom kontaktowanie się ze sobą, gdy potrzebują pomocy, co pomaga zaniepokojonym członkom zespołu czuć się połączonymi.

Jednak poprawa efektywności planowania i koordynacji projektów to dopiero początek. Następnie musisz usprawnić swoje procesy, aby usunąć błędy i opóźnienia.

2. Usprawnij złożone procesy

Usprawniając procesy za pomocą technologii, możesz poprawić produktywność, usprawnić operacje i zarządzać niepokojem związanym z pracą w swoich zespołach. Pomoże Ci to usunąć niepotrzebne czynności , które mogą spowalniać Twoich pracowników, dzięki czemu możesz pomóc im w ustaleniu priorytetów ich wysiłków i skoncentrowaniu się na zadaniach, które są ważniejsze w pierwszej kolejności.

Usprawnianie procesów może być stosowane w wielu różnych obszarach, a do osiągnięcia tego celu można użyć oprogramowania do zarządzania przepływem pracy, takiego jak ProcessSt lub SaaSBPM. Od usprawnienia komunikacji, zarządzania, księgowości, sprzedaży i nie tylko, możesz automatycznie przydzielać zadania, aby wszyscy byli na bieżąco, gdy zachodzą zmiany.

Pomoże to zmniejszyć liczbę błędów i zamieszania. Pracownicy z łatwością połączą się, gdy będą potrzebować pomocy, niezależnie od tego, czy chodzi o dane zadanie, czy o dobre samopoczucie.

Przeczytaj też: Zestaw narzędzi projektanta: przepływy pracy, oprogramowanie i strony internetowe

3. Śledź dobre samopoczucie pracowników

Bez względu na to, jakie podejście zastosujesz do radzenia sobie z lękiem w miejscu pracy, dbanie o dobre samopoczucie pracowników zawsze będzie odgrywać ważną rolę.

Korzystając z oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi, możesz pomóc swoim menedżerom i specjalistom HR w oferowaniu lepszego wsparcia i poprawie ogólnego doświadczenia zawodowego w Twojej firmie. Dzięki temu mogą dostosowywać procesy i harmonogramy do potrzeb i żądań pracowników.

Ponadto dzięki takiej technologii zespoły HR mogą lepiej rozumieć, jak pracują inne zespoły i czują się pracownicy. Może pomóc w szkoleniu, wdrażaniu i zachęcaniu pracowników do mówienia, gdy są zdenerwowani.

Posiadanie tych informacji pozwoli menedżerom znaleźć luki w wydajności pracowników i wymyślić pomysły, jak je uzupełnić. Jednym ze sposobów na rozpoczęcie jest indywidualna odpowiedzialność i umożliwienie pracownikom większej kontroli nad ich harmonogramami.

Przeczytaj także: Jak przywództwo może przyczynić się do pozytywnej kultury wśród pracowników

4. Daj pracownikom kontrolę nad ich harmonogramami

Zaniepokojeni pracownicy mogą czuć się przytłoczeni, gdy muszą być jednocześnie odpowiedzialni za zbyt wiele projektów i zadań. Jest to szczególnie ważne, jeśli mają lęk związany z wydajnością lub podejmowaniem decyzji. Mogą nawet cierpieć na „paraliż analityczny”, stan, który powoduje, że analizują i zastanawiają się nad każdym zadaniem na liście rzeczy do zrobienia.

Jeśli członkowie Twojego zespołu mają trudności z ustaleniem priorytetów, przydatne może być dla nich rozbicie procesu na mniejsze części. Następnie możesz przydzielić osobne ramy czasowe dla każdego z nich i pozwolić pracownikom zaplanować swoje obowiązki w sposób, który im odpowiada. Będą mogli skupić się na jednej rzeczy na raz i przejść do następnej po jej ukończeniu.

Według Harvard Business Review jest to świetny sposób dla Twojej organizacji na zwiększenie produktywności, a nawet innowacyjnego myślenia. Kiedy dana osoba przełącza się między zadaniami, zwiększa czas potrzebny na ukończenie głównego projektu o 25%.

Spróbuj przetestować różne narzędzia i techniki zwiększające produktywność. Możesz w tym pomóc zachęcić członków zespołu do skupienia się wyłącznie na jednym zadaniu przez określony czas , a następnie zrobić sobie przerwę i odnowić energię. Na przykład możesz użyć narzędzia do zarządzania przepływem pracy, aby utworzyć mniejsze zadania, które Twoi pracownicy mogą sprawdzić. Pomoże im to poczuć się odpowiedzialnymi za swoje codzienne obowiązki i kiedy muszą zgłosić swój projekt.

Odpowiedzialni pracownicy są również odpowiedzialni i transparentni , dlatego naszą ostatnią wskazówką w walce z lękiem w miejscu pracy jest sprawienie, aby komunikacja między zespołami była szybka, łatwa i nieskomplikowana.

5. Ułatw komunikację

Skuteczność systemów komunikacji w Twojej firmie odgrywa ważną rolę w zapewnieniu, że wszystko działa sprawnie. Technologia może znacznie poprawić dostępność i dostępność , umożliwiając pracownikom natychmiastowe połączenie ze sobą i rozwiązywanie frustracji na czas.

Dzięki narzędziom takim jak Slack, Google Hangouts lub Microsoft Teams tworzysz kanały współpracy, w których ludzie mogą łatwo omawiać sprawy dotyczące różnych projektów i tematów. Według Yahoo!Finance wiadomości błyskawiczne mogą poprawić współpracę, zaangażowanie i produktywność , dzięki czemu są bardzo przydatne w walce z niepokojem, zwłaszcza związanym z komunikacją.

Komunikatory internetowe zapewniają równowagę między komunikacją formalną i nieformalną . E-maile są często postrzegane jako bardziej formalny sposób komunikacji. Zaniepokojeni pracownicy mogą być zestresowani, odpowiadając na nie i obawiać się, że źle zrozumieją przesłanie lub zostaną źle zrozumiani.

Jednak dzięki narzędziu do przesyłania wiadomości to tarcie jest usuwane. Zamiast tego zachęca się pracowników do dzielenia się spostrzeżeniami bez konieczności kopiowania wielu członków zespołu do wiadomości e-mail lub uczestniczenia w spotkaniu na żywo.

Dodatkowo bardzo fajną funkcją narzędzi do przesyłania wiadomości jest możliwość ustawienia dziennego statusu . Oprócz powiadamiania, kiedy dana osoba jest na spotkaniu lub na przerwie, umożliwia to pracownikom komunikowanie swojego aktualnego stanu emocjonalnego, aby mogli poinformować innych, gdy są przytłoczeni, potrzebują pomocy, a nawet trochę miejsca.

Wniosek

Lęk w miejscu pracy to poważny problem, który czasami można przeoczyć. Dlatego ważne jest, aby zrozumieć, co może go powodować i jak może wpłynąć na Twoich pracowników. To trudna kwestia do całkowitego zwalczenia, ale przy pomocy odpowiedniej technologii można wygrać wiele bitew.

Korzystając z odpowiednich narzędzi, możesz poprawić samopoczucie swoich pracowników, a także wydajność całej organizacji. Kluczowe obszary, które najczęściej wymagają Twojej uwagi, to planowanie projektów, podział przydziałów, autonomia zadań i otwarta komunikacja.