Prognozy dla firm sezonowych: zamień wielkie miesiące w wspaniałe lata

Jeśli polegasz na przychodach z kilku miesięcy, aby utrzymać swoją firmę przez cały rok, prognozowanie przychodów i wydatków nie jest przyjemne — jest koniecznością.

I tak, „prognozowanie przychodów i wydatków” brzmi dokładnie jak wers z tego kursu rachunkowości i finansów, którego nie brałeś (lub nie lubiłeś) w szkole, ale nie jest tak trudne, jak się wydaje. W końcu prognozowanie to tylko wymyślne słowo na planowanie.

Nawet jeśli pracujesz z profesjonalistami finansowymi, takimi jak księgowy lub księgowy, nadal jesteś ekspertem od swojego produktu i branży, ponieważ to jest to, na czym skupiasz się przez większość czasu. Ta wiedza poufna jest jednym z najpotężniejszych narzędzi, o które możesz poprosić, jeśli chodzi o prognozowanie, więc jesteś więcej niż gotowy, aby się z tym uporać.

Ponadto podstawowa prognoza pomoże w podjęciu ważnych strategicznych decyzji, takich jak modernizacja sprzętu lub składanie zamówień hurtowych. Takie rozmowy telefoniczne chcesz wykonywać samodzielnie, a prognoza pogody jest jednym z najlepszych sposobów na zrobienie tego.

BEZPŁATNE ZASOBY: Przygotowaliśmy arkusz kalkulacyjny, który pomoże Ci w prognozowaniu, a link do niego znajdziesz w dalszej części posta.

Planowanie z wyprzedzeniem to Twoja sekretna broń sezonowa

Jako biznes sezonowy, w niektóre miesiące wydaje się, że pływasz w pieniądzach, a w innych Twoje konto bankowe przypomina bardziej pustynię z samotnym wiatrem.

Dzieje się tak, ponieważ w większości firm sezonowych Twoje przychody i wydatki nie pokrywają się. Kilka miesięcy w roku finansuje Twoją firmę dla innych, a Ty prawdopodobnie spędzasz swoje „wolne” miesiące, inwestując z powrotem w swój biznes.

Dlatego prognozowanie sprzedaży i wydatków jest dla Ciebie jeszcze ważniejsze.

Pokryj wszystkie swoje wydatki

Biznes nigdy nie jest łatwy, powiedzmy sobie to wprost, ale łatwiej jest to zrobić z finansami firmy, jeśli zarabiasz 5000 USD miesięcznie i masz 1500 USD miesięcznie na wydatki.

Ale jeśli przez dwa miesiące w roku zarabiasz 50 000 USD, a miesięczne wydatki nie są zbyt stabilne, prognozowanie ma kluczowe znaczenie. To jeszcze jedna rzecz, która pomoże Ci oprzeć się chwilom, w których możesz się zafundować sobie w miesiącach o wysokich przychodach, i pomoże pokryć wszelkie braki w okresie poza sezonem.

To jeszcze jedna rzecz, która pomoże Ci oprzeć się chwilom, w których możesz się zafundować sobie w miesiącach o wysokich przychodach, i pomoże pokryć wszelkie braki w okresie poza sezonem.

Zainwestuj w swój biznes

Jeśli naprawdę mógłbyś skorzystać z nowego laptopa lub zmodernizowanego sprzętu, prognoza może pomóc ci określić, kiedy będziesz w stanie dokonać tych dużych zakupów – i czy masz na to pieniądze.

Jeśli nie, ale naprawdę potrzebujesz aktualizacji, prognoza może pomóc w podjęciu decyzji, czy pozyskanie finansowania biznesowego w celu sfinansowania zakupu byłoby dobrym posunięciem.

Przygotuj się na pracowity sezon

Zapasy przed pracowitym sezonem mają kluczowe znaczenie, dlatego zalecamy robienie takich rzeczy, jak zaopatrywanie się w materiały wysyłkowe przed pracowitym sezonem wyprzedaży, takim jak Czarny piątek w Cyberponiedziałek. Znaczenie przygotowania się na pracowite czasy jest większe, gdy pracowity sezon jest Twoim jedynym sezonem, więc musisz zainwestować w zapasy, zapasy i nie tylko, zanim będziesz ich potrzebować.

Znaczenie przygotowania się na ruchliwe czasy jest potęgowane, gdy pracowity sezon jest Twoim jedynym sezonem.

Twoja prognoza może pomóc w określeniu i zarządzaniu kosztami gromadzenia zapasów przed rozpoczęciem sprzedaży.

Podejmuj strategiczne decyzje

Może to jest rok, w którym w końcu zdecydujesz się na wiosnę, aby uzyskać pomoc sezonową lub wziąć dodatkowe finansowanie działalności. Podejmowanie tych decyzji jest o wiele łatwiejsze, gdy masz wyobrażenie, jak wygląda Twój rok, ile już zamierzasz wydać i ile myślisz, że zamierzasz sprzedać.

Są to decyzje, których nie należy zlecać w całości komuś innemu, dlatego tak przydatne jest opracowanie prognozy.

Prognozowanie 101

Aby przygotować dokładną prognozę dla swojej firmy, potrzebne są dwa główne elementy: prognoza sprzedaży i prognoza wydatków. Po wykonaniu obu tych czynności będziesz w stanie uzyskać ogólny wgląd w sprawy finansowe swojej firmy na przyszły rok — i na podstawie tych informacji podjąć kilka kluczowych decyzji.

Prognozowanie sprzedaży

Jeśli coś brzmi onieśmielająco, to „prognozowanie sprzedaży”.

Zanim twój umysł wypełnią wizje zaawansowanych arkuszy kalkulacyjnych i modeli matematycznych, nie martw się: prognozowanie to w większości tylko wyuczone zgadywanie. Twoim zadaniem w zakresie prognozy sprzedaży jest dokonanie rozsądnej prognozy, a nie ustalenie dokładnych liczb, które będziesz sprzedawać za rok od teraz.

Więc jak to robisz? Jest kilka sposobów, aby dowiedzieć się, ile zamierzasz sprzedać w przyszłym roku. Możesz spojrzeć na:

• Statystyki branżowe. Czy w Twojej branży panuje stała stopa wzrostu lub czy analitycy przewidzieli określoną stopę wzrostu na najbliższe kilka lat?
• rówieśnicy z branży. Porozmawiaj z innymi właścicielami firm. Kiedy zazwyczaj widzą największą sprzedaż? Ile w przybliżeniu sprzedają w ciągu roku?
• Twoje minione lata. Jeśli jesteś w biznesie od jakiegoś czasu, jak bardzo Twoja sprzedaż rośnie każdego roku? Ile urosły w zeszłym roku, a ile sprzedałeś w zeszłym roku?
• Podpisane umowy. Jeśli masz już podpisane kontrakty hurtowe na przyszły rok, wiesz, że już tyle sprzedasz, więc prognoza jest taka sama.

Jeśli jesteś nową firmą lub planujesz wprowadzić w tym roku nowe produkty, które nie mają historii sprzedaży, wykorzystaj to, co wiesz o swojej firmie i bazie klientów, aby jak najlepiej zgadnąć. W końcu jesteś ekspertem w tym, co robisz.

Teraz nadszedł czas, aby przejść do liczb.

Porozmawiajmy o produktach. Konkretnie, ile masz? Jeśli masz mniej niż pięć lub dziesięć sygnowanych produktów, możesz dać każdemu z nich osobną, osobną prognozę. Gdy Twoje produkty osiągną ten dwucyfrowy znak, będziesz chciał pogrupować je w linie produktów, aby uzyskać łatwiejszą prognozę.

Skonfiguruj każdy produkt lub linię produktów jako wiersz w arkuszu kalkulacyjnym w sekcji „Sprzedaż jednostek produktu”. W tym miejscu wprowadzisz prognozę dotyczącą liczby sprzedanych jednostek każdego produktu w nadchodzącym roku oraz miesiąca, w którym zamierzasz je sprzedać.

Tutaj znajdziesz własną kopię szablonu arkusza prognozowania. Przejdź do Plik > Utwórz kopię, aby zapisać ją na swoim koncie i zachować prywatność prognoz. (Aby zapisać kopię, musisz zalogować się na konto Google).

Następnie dodaj ceny, w których planujesz sprzedawać te produkty w każdym miesiącu. Może planujesz podnieść ceny w połowie roku lub oferujesz tak wiele wyprzedaży w listopadzie, że wiesz, że średnia cena sprzedaży jest niższa. Dodaj te miesięczne ceny teraz dla każdej linii produktów.

Przewiń trochę w dół i bum: masz prognozę sprzedaży.

Prognozowanie wydatków

Teraz, gdy już wiesz, jak będzie wyglądać Twoja sprzedaż w przyszłym roku, nadszedł czas, aby zająć się swoimi wydatkami.

Istnieją dwa główne rodzaje wydatków, na które warto zwrócić uwagę, jeśli chodzi o prognozę: wydatki stałe i wydatki zmienne.

Wydatki stałe

Zaczniemy od stałych wydatków, bo szczerze mówiąc są łatwiejsze.

Stały wydatek to coś, co płacisz co miesiąc, może to być wszystko, od czynszu za powierzchnię biurową, przez koszty subskrypcji oprogramowania, po wynagrodzenie, które wypłacasz sobie z firmy.

Otwórz swoje firmowe konto bankowe i spójrz na transakcje z ostatnich kilku miesięcy. Wszystko, co wychodzi z twojego konta co miesiąc, jest stałym wydatkiem.

Aby dodać go do prognozy, nadaj mu osobny wiersz na karcie „Wydatki” w arkuszu kalkulacyjnym i podaj miesięczny koszt.

Zmienne wydatki

W przypadku działalności sezonowej wydatki zmienne mogą nie być w 100% skorelowane ze sprzedażą — nawet jeśli chodzi o koszt sprzedanych towarów.

Większość prognoz zakłada, że ​​koszt sprzedanych towarów (pieniądze, które wydajesz na tworzenie produktów) ma miejsce w tym samym miesiącu, co sprzedaż, ale nie zawsze tak jest w przypadku firm sezonowych. W większości przypadków, jeśli nie zaopatrzysz się w zapasy przed pracowitym sezonem, będziesz miał ciężki okres i prawdopodobnie stracisz trochę sprzedaży.

Dlatego tak ważne jest planowanie z wyprzedzeniem. Jeśli większość Twoich wydatków ma miejsce przed sprzedażą, musisz mieć plan, w jaki sposób pokryjesz te wydatki, gdy się pojawią.

DALSZE CZYTANIE: Prognozowanie doskonale nadaje się do przewidywania, jak Twoje przychody i wydatki układają się w ciągu roku, ale jeśli chcesz uzyskać więcej szczegółów, dowiedz się, jak zaplanować przepływ gotówki w firmie na bardziej taktycznym poziomie z tygodnia na tydzień.

Masz już szacunkowe dane dotyczące sprzedaży poszczególnych produktów lub linii produktów, więc zacznijmy od tego. Ile kosztuje wyprodukowanie każdego produktu? Przejdź do zakładki „Koszt produktów” w arkuszu kalkulacyjnym, aby wprowadzić koszt jednostkowy każdego produktu.

Ta karta arkusza kalkulacyjnego obliczy łączny koszt Twoich produktów w ciągu roku, który znajdziesz w prawym dolnym rogu arkusza.

Weź te liczby i swoją wiedzę na temat procesu zamawiania i przypisz te koszty w miesiącach, w których planujesz wydać pieniądze. Być może całkowity koszt zamówienia produktu jest podzielony na kilka różnych części lub możesz zamówić mniejsze serie produkcyjne — tylko Ty znasz swoją firmę na tyle dobrze, aby określić te koszty.

Gdy już wiesz, kiedy zamierzasz wydać te pieniądze, dodaj je jako wydatek zmienny na karcie „Prognozowanie wydatków” w arkuszu kalkulacyjnym.

Na koniec dodaj wszelkie inne wydatki zmienne, które zaplanowałeś na przyszły rok. Bierzesz udział w konferencji branżowej lub zatrudniasz pomoc sezonową? Upewnij się, że oszacujesz koszty wszystkiego, co nie jest miesięcznym wydatkiem, i podaj im osobne wiersze.

Chcesz pobrać kopię arkusza kalkulacyjnego? Szablon arkusza prognozowania znajdziesz tutaj. Przejdź do Plik > Utwórz kopię, aby zapisać ją na swoim koncie i zachować prywatność prognoz. (Aby zapisać kopię, musisz zalogować się na konto Google).

Dostosuj na bieżąco

Twoja prognoza nie jest stała, a jedną z najbardziej przydatnych rzeczy, które możesz zrobić, jest dostosowanie liczb, gdy uzyskasz więcej informacji.

Od razu możesz zdać sobie sprawę, że niektóre z twoich zmiennych wydatków nie trafiają we właściwym czasie i możesz chcieć je przenieść.

Później, gdy zaczną napływać sprzedaż i zamówienia, możesz zdać sobie sprawę, że musisz dostosować prognozę sprzedaży i odpowiadające jej koszty, aby zrealizować te zamówienia.

Możesz nawet zdać sobie sprawę, że tak, musisz zabezpieczyć finansowanie działalności gospodarczej i będziesz mieć dobry pomysł na to, jak zamierzasz wykorzystać pieniądze, ponieważ masz już plan.

I to wszystko w porządku.

W rzeczywistości jest to świetne i to najlepsza część posiadania rocznej prognozy dla Twojej firmy sezonowej. Możliwość dostosowania swojego planu, zamiast mieć nadzieję na najlepsze, gdy coś się zmieni, pomoże Ci czuć się na szczycie finansów firmy przez cały rok.