Jak napisać formalną wiadomość e-mail, która przynosi wyniki (z szablonami)

Czy kiedykolwiek byłeś w trakcie pisania e-maila i przestałeś się zastanawiać, czy nie zachowujesz się zbyt swobodnie? Niezależnie od tego, czy jesteś sprzedawcą, który pisze formalną wiadomość e-mail, wysyła profesjonalne zapytanie, czy pracujesz z nowym klientem, istnieje kilka najlepszych praktyk, których należy przestrzegać, jeśli chcesz uzyskać wyniki.

Jak napisać formalną wiadomość e-mail w 9 krokach

Postępuj zgodnie z tymi dziewięcioma krokami, aby przekazać właściwy ton następnego oficjalnego e-maila, niezależnie od tego, czy jest to pierwszy kontakt, czy kontynuacja.

1. Rozważ swój adres e-mail

Gdy wysyłasz formalną wiadomość e-mail z osobistego adresu e-mail, ważne jest, aby wyglądała profesjonalnie i dokładnie odzwierciedlała ton, jaki chcesz osiągnąć.

Jeśli nadal używasz jednego sprzed lat z bezsensownymi literami, ciągami losowych liczb, ulubioną drużyną sportową lub czymkolwiek innym, co może zostać uznane za nieprofesjonalne przez współpracownika lub klienta, nadszedł czas na aktualizację. Najlepszym adresem e-mail do wysyłania oficjalnych wiadomości e-mail jest kombinacja imienia i nazwiska.

2. Używaj odpowiednich czcionek

Niebieski może być Twoim ulubionym kolorem, ale to nie znaczy, że jest odpowiedni jako kolor tekstu w formalnej wiadomości e-mail. Z tego samego powodu, chociaż możesz mieć preferowaną czcionkę podczas wysyłania wiadomości do przyjaciół i rodziny, trzymaj się stylów, które nie rozpraszają uwagi w formalnych wiadomościach e-mail — Arial, Calibri lub Times New Roman.

Chcesz, aby Twoja wiadomość była tym, co przyciąga uwagę, a nie wybraną czcionką.

3. Ostrożnie wybierz temat

Krótszy znaczy lepszy — do pewnego stopnia. Według Kinsta większość tematów wiadomości e-mail ma maksymalnie 100 znaków, ale najlepsze miejsce na wyższe współczynniki otwarć i klikalności wynosi od 110 do 140 znaków.

Podczas pisania tematu należy wziąć pod uwagę kilka rzeczy:

• Kim są Twoi odbiorcy? Twój wiersz tematu będzie wyglądał inaczej, gdy wyślesz formalną wiadomość e-mail do kierownika ds. marketingu, a inaczej do kolegi z pracy.
• Na czym zależy Twoim czytelnikom? Poza adresem e-mail, wiersz tematu formalnego e-maila jest tym, co daje czytelnikowi pierwsze wrażenie o Tobie. Zachęć ich do otwarcia, skupiając się na tym, na czym im zależy, niezależnie od tego, czy chodzi o problemy klientów, czy o wzajemne połączenie.

Jednym z najważniejszych aspektów tematu jest to, że musi dokładnie odzwierciedlać przesłanie formalnego e-maila. Spamowe wiersze tematyczne to świetny sposób na utratę zaufania i wiarygodności.

Potrzebujesz pomysłów na temat? Zapoznaj się z tymi najlepszymi praktykami i przykładami .

4. Użyj właściwego powitania

Po wykonaniu tych trzech kroków nadszedł czas, aby wybrać odpowiednie formalne powitanie w wiadomości e-mail. Zachowaj zwykłe pozdrowienia, takie jak „Hej” i „Cześć”, dla znajomych i rodziny.

Niektóre formalne pozdrowienia e-mail o odpowiednim tonie to:

• Witaj
• Pozdrowienia
• droga

Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do potencjalnego klienta lub partnera biznesowego, konieczny jest bardziej formalny ton. Zawsze chcesz też podać imię i nazwisko odbiorcy. Jeśli tego nie znasz, znajdź to. Jeśli nie jest to prawdopodobne, możesz zaadresować formalny e-mail do „Kogo to może dotyczyć” lub „Zespół sprzedaży”, „Zespół marketingu” itp., ale te pozdrowienia nigdy nie powinny być Twoim pierwszym wyborem.

5. Przedstaw się odpowiednio

Pierwsze zdanie formalnego e-maila powinno krótko przedstawić Ciebie i Twoją firmę. Odbiorca nie potrzebuje historii twojego życia.

Oto kilka wskazówek, jak oficjalnie przedstawić się przez e-mail:

• Niech to będzie krótkie. Jeśli przedstawisz się więcej niż jedno zdanie, czytelnik prawdopodobnie pominie cały akapit.
• Poprowadź pytanie. „Czy możesz wykorzystać więcej ruchu w sieci? Jestem John Smith z GenericSEOCompany i chciałbym pomóc”.

Pamiętaj, że czytelnik chce wiedzieć, co możesz dla niego zrobić; nie są tak zainteresowani tym, kim jesteś i dlaczego robisz to, co robisz (jeszcze).

6. Pokrój puch

Formalne e-maile powinny być zawsze krótkie i na temat. Lepiej wysłać wiadomość e-mail z dwoma lub trzema zdaniami, niż zawierać nieistotne informacje. W tej samej notatce nie wysyłaj wiadomości e-mail jako jednego dużego bloku tekstu — podziel go, używając krótkich akapitów i wypunktowań.

Fragmenty tekstu utrudniają odbiorcy znalezienie głównych punktów formalnego e-maila. Sformatowanie wiadomości e-mail tak, aby zawierało dużo wolnego miejsca, ułatwia czytanie i znajdowanie ważnych informacji; zwiększa również prawdopodobieństwo uzyskania odpowiedzi.

7. Zakończ to odpowiednio

Gotowy na zakończenie? Pamiętaj, aby odpowiednio zakończyć formalną wiadomość e-mail.

Podobnie jak w przypadku powitania, zostaw zwyczajne zwroty do korespondencji z rodziną i przyjaciółmi. Na przykład zamiast kończyć słowami „Dzięki”, przejdź do bardziej formalnego „Dziękuję”.

Niektóre formalne zamknięcia wiadomości e-mail, które mają odpowiedni ton, to:

• Z poważaniem
• Z szacunkiem
• Z wyrazami szacunku
• Nie mogę się doczekać kontaktu z Tobą

Po nawiązaniu relacji z korespondentem możesz wybrać bardziej swobodne i zabawne formalne zakończenia wiadomości e-mail. Do tego czasu trzymaj się formalnych fraz końcowych wymienionych powyżej.

8. Nie zapomnij o profesjonalnym podpisie

Adres e-mail i wiersz tematu dają odbiorcy pierwsze wrażenie o Tobie, a Twój podpis e-mail pozostawia im ostatnie.

Formalny podpis e-mail powinien zawierać:

• Pełne imię i nazwisko
• Stanowisko
• Informacje kontaktowe
• Linki do odpowiednich profili w mediach społecznościowych

Nie zadowalaj się nudnym, ogólnym podpisem — sprawdź najlepsze generatory podpisów e-mail dla firmowych i formalnych wiadomości e-mail.

9. Korekta (i jeszcze raz korekta)

Po wysłaniu formalnego e-maila nie ma odwrotu. Nawet jeśli przeczytasz go wiele razy przed wysłaniem, łatwo przeoczyć proste błędy.

Grammarly i Hemingway to bezpłatne narzędzia, których możesz użyć do wyłapania błędów ortograficznych i gramatycznych, które mogłeś przegapić.

Najważniejszymi rzeczami, które należy sprawdzić podwójnie, potrójnie i poczwórnie, są imię i nazwisko odbiorcy oraz nazwa jego firmy — jeśli otworzyłeś wiadomość e-mail, a Twoje imię i nazwisko zostało napisane błędnie, czy w ogóle zadałbyś sobie trud przeczytania tego? Prawdopodobnie nie. To samo dotyczy nazwy firmy: Milkshake i Mailshake to dwie bardzo różne rzeczy.

Przykład i szablon formalnego e-maila

Teraz, gdy omówiliśmy już dziewięć kroków, które należy wykonać, tworząc formalną wiadomość e-mail, przyjrzyjmy się świetnemu szablonowi, którego możesz użyć na początek.

[Wiersz tematu]

Witaj [imię] ,

Nazywam się [Imię i nazwisko] . Kontaktuję się z Tobą w sprawie [korzyści, jakie Twój produkt/usługa może im przynieść lub prośby] .

[2–3 zdania, które wspierają Twój punkt widzenia we wstępie. Możesz dołączyć wypunktowaną listę korzyści, jeśli dotyczy].

[Konkretne wezwanie do działania: zarezerwuj rozmowę/demo/spotkanie/itp.]

Czekamy na kontakt z Państwem wkrótce,

[Twój podpis e-mail]

Następnie weźmy ten szablon i zastosujmy dziewięć kroków wymienionych powyżej, aby go ożywić.

Chcesz skalować swój zasięg budowania linków?

Witaj Adamie,

Nazywam się John Smith z Mailshake i niedawno zauważyłem, że pracujesz nad nową kampanią budowania linków. Chciałem się z Tobą skontaktować, aby dowiedzieć się, jak Mailshake pomaga innym firmom z Twojej branży w zwiększaniu zasięgu:

• Wysyłaj setki w pełni spersonalizowanych e-maili w godzinę.
• Zaplanuj automatyczne działania następcze na podstawie kluczowych wskaźników, takich jak otwarcia, odpowiedzi i kliknięcia.
• Łatwo śledź skuteczność kampanii dzięki zaawansowanym analizom.

Masz kilka minut do stracenia? Zaplanuj spersonalizowane demo i zobacz, jak możemy zwiększyć Twoją sprzedaż i przychody.

Czekamy na kontakt z Państwem wkrótce,

John Smith

Account Executive, Mailshake

(123) 456-1234

Napisanie formalnego e-maila nie musi być wyzwaniem. Wykonaj te dziewięć kroków, a będziesz gotowy do wysyłania profesjonalnych, formalnych wiadomości e-mail z wynikami. Jeśli chcesz opanować sztukę komunikacji e-mailowej, zapoznaj się z naszym bezpłatnym warsztatem Cold Email Masterclass.