Cztery funkcje zarządzania: planowanie, organizowanie, kierowanie i kontrolowanie

Zarządzanie słowem jest często traktowane tak, jakby miało cztery litery. Ale spróbuj zrobić wszystko w szybkim środowisku pracy bez stosowania czterech funkcji zarządzania.

Bez względu na rodzaj pracy, którą wykonujesz, jasne zrozumienie czterech funkcji zarządzania pomoże ci wykonywać tę pracę bardziej efektywnie. Wszystko sprowadza się do dostosowania się do każdego środowiska pracy, w którym się znajdujesz i poprawienia jego wydajności. Dowiedzmy się więcej o czterech funkcjach zarządzania.

Jakie są cztery funkcje zarządzania?

Cztery funkcje zarządzania to planowanie, organizowanie, kierowanie i kontrolowanie. Aby odnieść sukces jako menedżer, musisz wykonać wszystkie cztery podczas zarządzania pracą i zespołem. To są fundamenty każdego profesjonalnego stanowiska kierowniczego. Oprócz tego istnieją inne umiejętności i specjalistyczna wiedza związana konkretnie z pracą, którą zarządzasz.

Koncepcja interakcji kierownictwa z personelem została po raz pierwszy skodyfikowana przez Henri Fayola, francuskiego inżyniera górnictwa. Opracował ogólną teorię administracji biznesowej i funkcji zarządzania, która rozwinęła się w cztery funkcje zarządzania.

Bez tych czterech filarów zarządzania wspierających inne obowiązki nic nie zostanie zrobione na czas iw ramach budżetu. Jeśli zarządzasz sobą lub zespołami pracowników, musisz zrozumieć te podstawy zarządzania, które są podstawą umiejętności zarządzania.

Oczywiście cztery funkcje zarządzania mają charakter teoretyczny. Gdy będziesz gotowy do wdrożenia ich w praktyce, będziesz potrzebować hybrydowych narzędzi do zarządzania pracą, które pozwolą Ci łączyć się ze współpracownikami i zespołami, gdziekolwiek mogą pracować. Jest to część podstawowych obowiązków menedżera, bez względu na strukturę organizacyjną.

ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania pracą, które pomaga zespołom hybrydowym lepiej pracować, zapewniając im platformę współpracy z wieloma widokami projektów. Tak jak istnieją różne style zarządzania, ProjectManager ma różne sposoby pracy, od wykresów Gantta po listy zadań, kalendarze i tablice kanban. Wszystkie widoki współdzielą te same dane w czasie rzeczywistym, aby wszyscy zawsze pracowali nad najbardziej aktualnym widokiem projektu. Zacznij korzystać z ProjectManagera za darmo już dziś.

Funkcja 1: Planowanie

Pierwszą z czterech funkcji zarządzania jest planowanie: nie możesz zarządzać swoją pracą, dopóki nie masz procesu planowania. Oznacza to zrozumienie swoich celów i zadań, co jest początkiem planowania strategicznego. Posiadanie planu strategicznego lub taktycznego to sposób na przejście z punktu A do punktu B.

Oczywiście planowanie taktyczne to coś więcej niż przemieszczanie się z jednego miejsca do drugiego. Istnieje planowanie operacyjne, które obejmuje identyfikację i przydzielanie zasobów, zarówno pod względem personelu, jak i materiałów. Oznacza to zebranie zespołu i możliwość alokacji zasobów, takich jak sprzęt potrzebny do wykonania pracy.

Istnieje również organizowanie zadań, ustalanie ich priorytetów i nadawanie każdemu terminu i czasu trwania. Plan obejmuje dodawanie zadań do osi czasu w celu zaplanowania pracy. Następnie musisz być na bieżąco z postępami i wydajnością swojego zespołu, a jeśli nie spełnia kryteriów, dostosować swój plan, aby wrócić na właściwe tory.

Komunikacja jest kluczowym elementem planowania. Menedżerowie muszą jasno przekazać plan swojemu zespołowi, aby mogli właściwie wykonać pracę. Muszą jednak również komunikować się z zainteresowanymi stronami i informować ich na bieżąco o postępach prac, w które są tak zainwestowani.

Powiązane: Darmowy szablon planu projektu

Funkcja 2: Organizowanie

Organizacja podlega każdemu aspektowi odpowiedzialności menedżera. Nie możesz skutecznie zarządzać zespołami bez jakiejś organizacji. Kiedy ustalasz priorytety zadań w planowaniu, dbasz o szczegóły swojej organizacji.

Patrząc z szerszej perspektywy, jeśli chodzi o organizację, menedżer jest odpowiedzialny za zapewnienie płynnego działania firmy, działu lub projektu. Odbywa się to poprzez tworzenie wewnętrznych procesów i struktur, a także zrozumienie swojego zespołu lub pracowników, aby można było umieścić ich tam, gdzie najbardziej im odpowiadają. Menedżerowie muszą nie tylko organizować swoją pracę, ale także zarządzać pracą swojego działu i zatrudnionych w nim ludzi.

Nie oznacza to, że menedżer tylko deleguje zadania i upewnia się, że osoby pracujące pod nim mają zasoby potrzebne do wykonania swoich zadań. Muszą mieć oko na procesy i struktury, które stosują i dostosowywać je w razie potrzeby, aby upewnić się, że działają wydajnie i zapewniają wszystkim produktywność. Ta funkcja organizująca jest niezbędna, dlatego jest jedną z podstawowych funkcji zarządzania.

Funkcja 3: Prowadzenie

Przywództwo polega na posiadaniu umiejętności, zdolności komunikacyjnych i umiejętności motywowania osób, którymi zarządzasz. Przywództwo to kluczowa rola dla każdego w zarządzaniu, dlatego jest jedną z czterech funkcji zarządzania. Jeśli nie potrafisz przewodzić, niezależnie od swojego stylu przywództwa, nie będziesz odnoszącym sukcesy menedżerem. Chodzi o budowanie zaufania w zespole.

Umiejętności przywódcze obejmują rozwiązywanie konfliktów. Gdy zarządzasz zróżnicowaną grupą, wystąpią konflikty, które mogą opóźnić zadania i kosztować organizację. Im lepiej potrafisz identyfikować i rozwiązywać te konflikty, tym lepsze jest Twoje zarządzanie.

Style przywództwa są różne, ale łączy je dając swoim zespołom silne poczucie kierunku podczas definiowania celów i zadań. Dzieje się tak niezależnie od tego, czy przydzielają normalną pracę, czy wprowadzają do zespołu nowy proces.

Ponieważ przywództwo można wyrazić na niezliczone sposoby, menedżerowie wszystkich warstw mogą znaleźć się w roli liderów. Niektórzy są bardziej autorytarnymi odgórnymi. Oznacza to, że zatrudniają autokratyczne przywództwo. Z drugiej strony są menedżerowie oddolni, którzy szukają współpracy od wszystkich w biurze i zachęcają pracowników do udziału w procesie.

Niezależnie od posiadanego stylu przywództwa lub kombinacji stylów przywództwa, można go zastosować do sposobu, w jaki zarządzasz członkami swojego zespołu. Nawet najbardziej bezradni liderzy motywują i prowadzą swoje zespoły do ​​udanych celów. Nikt tego nie robi, ale podstawowymi funkcjami silnego lidera w zarządzaniu jest zrozumienie pracowników i tego, co jest potrzebne, aby wydobyć z nich to, co najlepsze.

Funkcja 4: Kontrolowanie

Funkcja kontrolingu obejmuje monitorowanie i śledzenie postępów oraz wydajności, aby pomóc w podejmowaniu decyzji w środowisku pracy. Możesz planować, organizować i prowadzić do zadowolenia, ale jeśli nie monitorujesz jakości pracy swoich pracowników, będziesz miał kłopoty. Jeśli potrzebujesz pomocy w procesie controllingu, wypróbuj nasz darmowy szablon dashboardu.

Poza postępem, wydajnością i jakością, proces kontrolingu obejmuje również to, jak wydajnie wykonują swoją pracę i jak niezawodni są podczas wykonywania swoich zadań. Innym określeniem na to jest zarządzanie kontrolą i zarządzanie jakością. To część każdego procesu decyzyjnego. Nie można dokonać wnikliwego wyboru bez dobrych danych, które go wspierają.

Celem controllingu w zarządzaniu nie jest zdominowanie pracowników, ale upewnienie się, że spełniają cele biznesowe. Niektórzy menedżerowie wolą wykreślić cały przepływ pracy swoich zespołów, podczas gdy inni pozwolą swoim pracownikom na samodzielne kierowanie się.

To dwie strony tego samego medalu, którym jest dostarczanie jakości na czas iw ramach budżetu we wszystkich środowiskach pracy oraz najważniejszy aspekt czterech funkcji zarządzania. Chodzi o osiąganie celów finansowych i powinno być na czele zespołu zarządzającego.

Jak ProjectManager pomaga w czterech funkcjach zarządzania

ProjectManager to narzędzie oparte na chmurze, które daje menedżerom narzędzia potrzebne do planowania, organizowania, kierowania i kontrolowania swoich zespołów, niezależnie od tego, czy znajdują się pod tym samym dachem, w różnych strefach czasowych, czy w różnych działach. Hybrydowe funkcje zarządzania pracą ProjectManagera dostarczają dane w czasie rzeczywistym, aby podejmować bardziej wnikliwe decyzje, pracować wydajniej i zapewniać sukces.

Łatwe tworzenie solidnych planów projektów

Stworzenie udanego planu oznacza organizowanie zadań, łączenie zależności i wyznaczanie kamieni milowych. Jednym z wielu widoków projektów ProjectManagera jest interaktywny wykres Gantta, który robi to i wiele więcej. Możesz łatwo filtrować ścieżkę krytyczną, zamiast tracić czas na skomplikowane obliczenia. Następnie ustaw linię bazową. Teraz uchwyciłeś plan, aby porównać go z rzeczywistym wysiłkiem po rozpoczęciu pracy.

Monitoruj postępy swojego zespołu w czasie rzeczywistym i ulepszaj organizację

Nie możesz kontrolować swojego zespołu, jeśli go nie monitorujesz. Nie chcesz jednak wchodzić im w drogę, dlatego pulpit nawigacyjny ProjectManagera w czasie rzeczywistym automatycznie zbiera dane i przelicza te informacje na łatwe do odczytania wykresy i wykresy dotyczące obciążenia pracą, czasu, kosztów i innych. To jak otrzymywanie natychmiastowego raportu o stanie, kiedy tylko chcesz.

Generowanie raportów dla akcjonariuszy i wzmacnianie funkcji controllingu

Aby zagłębić się w wykorzystanie danych, raporty ProjectManagera, które można filtrować, aby skupić się tylko na tych informacjach, które chcesz zobaczyć. ProjectManager ma raport dotyczący grafików, aby zobaczyć, jak długo zespoły zajmują się swoimi zadaniami, wariancje projektu, aby uchwycić planowany i rzeczywisty wysiłek, a nawet raporty o stanie portfela, jeśli zarządzasz więcej niż jednym projektem. Raporty można następnie udostępniać zainteresowanym stronom, aby były na bieżąco aktualizowane. Ma to oczywiste zastosowania do czterech funkcji zarządzania.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które pomaga zarządzać zespołami hybrydowymi, bez względu na to, gdzie się znajdują, jak pracują i jakie są ich umiejętności. Nasze narzędzie łączy zespoły, aby pomóc im lepiej pracować, jednocześnie zapewniając menedżerom przejrzystość, której potrzebują, aby lepiej przewodzić i dostarczać wyniki swoim interesariuszom. Zacznij już dziś za darmo i dołącz do ponad 35 000 profesjonalistów korzystających z ProjectManagera.