15 bezpłatnych szablonów zarządzania projektami IT dla programów Excel, Word i innych
Opublikowany: 2023-02-01Projekty IT są wyjątkowe. Zespoły IT planują instalacje, aktualizacje i wdrożenia sprzętu i oprogramowania, a używane przez nie narzędzia są specyficzne dla pracy z infrastrukturą, systemami informatycznymi i komputerami. Te szablony zarządzania projektami IT są niezbędne do prawidłowego wykonywania tych zadań.
ProjectManager zawiera dziesiątki bezpłatnych szablonów do zarządzania projektami dla programów Excel i Word, których menedżerowie IT potrzebują podczas pracy nad tworzeniem stron internetowych, tworzeniem oprogramowania, tworzeniem aplikacji mobilnych, konfiguracją sieci i wieloma innymi. Już dziś wypróbuj 15 bezpłatnych szablonów zarządzania projektami informatycznymi.
1. Szablon planu projektu informatycznego
Kierownicy projektów IT są odpowiedzialni za wiele różnych rodzajów projektów, od tworzenia nowych systemów po aktualizację starych aplikacji korporacyjnych. Ale każdy projekt IT ma jedną wspólną cechę: zaczyna się od planu IT. Dzięki naszemu bezpłatnemu szablonowi planu projektu IT kierownicy projektów IT mogą organizować zadania, koszty i zasoby z zaplanowanymi terminami i rezultatami.
Korzystanie z szablonu zarządzania projektami informatycznymi pozwala zaoszczędzić czas i pomaga efektywniej rozpocząć projekt, co prowadzi do bardziej pomyślnego wyniku. Nie tylko możesz dowiedzieć się, co zamierzasz zrobić, ale możesz udostępnić szablon planu projektu IT swojemu zespołowi, aby wszyscy byli na tej samej stronie.
2. Szablon wykresu Gantta
Podczas tworzenia planu IT lub jakiegokolwiek innego planu, podstawowym narzędziem jest wykres Gantta. To wypróbowane i prawdziwe narzędzie nie bez powodu; Wykresy Gantta tworzą wizualną oś czasu, na której zaplanowane są wszystkie zadania projektowe. Potrafią zarządzać czasem, kosztami i zasobami. Tworzenie wykresu Gantta w programie Mircosoft Word lub Microsoft Excel jest frustrujące, zwłaszcza gdy jest gotowy do użycia po pobraniu naszego bezpłatnego szablonu wykresu Gantta dla programu Excel.
3. Szablon oceny ryzyka informatycznego
Projekty IT nie różnią się od innych typów projektów tym, że są obarczone ryzykiem. Ryzyko informatyczne wiąże się z dodatkowym obciążeniem, ponieważ większość firm, niezależnie od tego, czym się zajmuje, wymaga, aby ich systemy informatyczne działały. Jeśli coś się zepsuje lub zostanie w jakikolwiek sposób naruszone, może to prowadzić do znacznych strat finansowych lub gorszych. Dlatego tak ważny jest nasz bezpłatny szablon oceny ryzyka IT dla programu Excel.
Struktura każdego narzędzia do oceny ryzyka ma wspólne elementy. Nasz wymienia ryzyko liczbowo, co ułatwia jego śledzenie, a także opisuje ryzyko i środowisko kontroli. Gromadzi dane, ale także określa działania, które należy podjąć, jeśli problemy faktycznie wystąpią, aby można było ograniczyć ryzyko. Dostępny jest również kalkulator, który pozwala zanotować prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka, a jeśli tak, to jaki będzie miało wpływ.
4. Szablon planu działania
Niezależnie od tego, czy reagujesz na ryzyko, czy po prostu planujesz projekt IT, potrzebujesz strategii. Nasz bezpłatny szablon planu działania dla programu Excel to dokument opisujący kroki, które należy podjąć, aby zrealizować tę strategię. Menedżerowie projektów informatycznych mogą używać tego szablonu zarządzania projektami informatycznymi do wizualizacji sposobu przekształcenia strategii w możliwe do wykonania kroki, które można podzielić na podzadania lub elementy działania.
Menedżerowie projektów IT mogą korzystać z bezpłatnego szablonu na etapie planowania projektu. Nakreśla cele, kroki działania, zadania i harmonogram oraz w razie potrzeby może odnosić się do działań biznesowych, strategicznych i naprawczych. To wszechstronne narzędzie. Niezależnie od tego, jak go użyjesz, plan działania zapewnia ramy, które pomagają myśleć pragmatycznie i zapewniają, że nie przeoczysz ważnych zadań.
5. Szablon budżetu projektu IT
Dokładne obliczenie kosztów projektu IT to sposób na zapewnienie środków finansowych na prawidłowe wykonanie pracy. Obejmuje to wszystko od twojego zespołu, sprzętu i nie tylko. Śledzenie wiąże się z dużymi kosztami, dlatego kierownicy projektów IT mogą pobrać nasz bezpłatny szablon budżetu projektu dla programu Excel.
Nie tylko pomoże ci to stworzyć dokładniejszy budżet, ale pomoże ci monitorować koszty podczas realizacji projektu. Szablon zarządzania projektami informatycznymi obejmuje między innymi koszty pracy, konsultantów i licencji na oprogramowanie. Ale zbiera również powtarzające się koszty, takie jak rachunki telefoniczne, koszty powierzchni biurowej i sprzętu. Pamiętaj, że tworzysz nie tylko budżet, ale także mechanizm kontroli kosztów.
6. Lista kontrolna konserwacji serwera IT
Jeśli serwer ulegnie awarii, kłopoty są tuż za rogiem. Aby tego uniknąć, zaplanuj konserwację. Aby upewnić się, że wszystko jest w porządku, należy sprawdzić wiele rzeczy, dlatego zalecamy pobranie naszej bezpłatnej listy kontrolnej konserwacji serwera dla programu Excel. Ten bezpłatny szablon do zarządzania projektami informatycznymi pomoże Ci wykonać dokładną pracę.
Korzystanie z szablonu jest proste. Po lewej stronie znajdują się różne zadania typowe dla konserwacji serwera, takie jak aktualizacje, zabezpieczenia, kopie zapasowe, monitorowanie, konserwacja systemu plików i inne. Po prawej stronie znajduje się siatka, w której możesz zaplanować te zadania jako dzienne, tygodniowe, miesięczne lub okazjonalne. Szablon można dostosować, więc możesz dodawać lub odejmować to, co chcesz, aby lepiej odzwierciedlał Twoje obowiązki.
7. Szablon pulpitu nawigacyjnego
Monitorowanie systemów IT jest kluczem do zapewnienia płynnego działania oprogramowania i sprzętu. Dzięki ogólnemu wglądowi możliwe jest nie tylko śledzenie postępów i wydajności, ale także wykrywanie wszelkich anomalii, które mogą wskazywać na problemy, którymi należy się zająć, zanim staną się problemami. Skorzystaj z naszego bezpłatnego szablonu pulpitu nawigacyjnego dla programu Excel i śledź te dane w mgnieniu oka.
Użyj tego szablonu zarządzania projektami informatycznymi, aby śledzić wskaźniki wydajności (KPI), takie jak zadania, obciążenie pracą, długość zadania i koszt. Kolorowe wykresy słupkowe i wykresy ułatwiają szybkie analizowanie danych i zapewniają kierownikom projektów IT perspektywę, której potrzebują, aby uzyskać cenne informacje, które pomogą w podejmowaniu lepszych decyzji.
8. Szablon rejestru ryzyka IT
Każdy kierownik projektu IT wie, że ryzyko zawsze czai się za rogiem. To tylko część zarządzania projektami. Planowanie jest również częścią zarządzania projektami. Nasz bezpłatny szablon rejestru ryzyka dla programu Excel zapewnia narzędzia do planowania i ograniczania ryzyka w projektach IT. To narzędzie pozwala kierownikom projektów IT przygotować strategię, która pomaga im reagować na ryzyko i rozwiązywać je lub wykorzystywać, jeśli wystąpią w ich projekcie.
Ten szablon zarządzania projektami informatycznymi zawiera numery zagrożeń, aby ułatwić ich śledzenie. Możesz także opisać ryzyko, jego wpływ i reakcję, jeśli stanie się problemem w projekcie IT. Istnieje również kolumna do uszeregowania poziomu ryzyka od wysokiego do niskiego, co pomaga w ustalaniu priorytetów. Na koniec możesz przypisać właściciela odpowiedzialnego za identyfikację i ograniczenie ryzyka.
9. Szablon śledzenia problemów IT
Problemy to problemy. Niezależnie od tego, czy są to zagrożenia, które zaplanowałeś, czy coś, co pojawia się nieoczekiwanie, mogą zboczyć z drogi Twojego projektu IT. Kiedy pojawia się problem, musisz być w stanie go zidentyfikować i szybko rozwiązać, zanim wpłynie to na czas, zakres lub koszt projektu. Właśnie do tego służy nasz bezpłatny szablon śledzenia problemów dla programu Excel.
Skorzystaj z bezpłatnego szablonu zarządzania projektami informatycznymi, aby uchwycić wszelkie problemy pojawiające się w projekcie, co jest pierwszym krokiem w opracowaniu planu działania w celu rozwiązania problemu. Istnieje kolumna opisująca problem i jego wpływ. Następnie możesz dodać priorytet, datę jego zidentyfikowania i osobę odpowiedzialną za odpowiedź. Jest też miejsce na dodanie działu zajmującego się sprawą, jej statusu (otwarty lub zamknięty), a nawet miejsce na notatki.
10. Szablon dziennika zmian IT
Innym ryzykiem lub problemem jest zmiana. Taka zmiana może wystąpić w projekcie informatycznym z powodu awarii sprzętu, błędu ludzkiego, działania siły wyższej, takiego jak przerwa w dostawie prądu lub prośby interesariuszy, by wymienić tylko kilka. Niezależnie od przyczyny, zmiany w projekcie mogą mieć wpływ na Twój harmonogram, budżet i nie tylko. Aby nimi zarządzać, pobierz nasz bezpłatny szablon dziennika zmian dla programu Excel.
Wszystko, czego potrzebujesz do zbierania zmian i zarządzania nimi, jest zawarte w dokumencie. Od nazwy projektu i kierownika projektu po numer zmiany i typ żądania zmiany — wszystko jest uwzględnione. Istnieje również data, o której należy zanotować, kiedy zażądano lub nastąpiła zmiana, opis zmiany i jej status. Możesz także przypisać go, dodać priorytet i określić, kiedy ma zostać rozwiązany, zrozumieć jego wpływ i nakreślić kroki działania, które go rozwiążą.
11. Lista kontrolna zgodności z RODO
Każdy, kto zajmuje się IT, wie, jak ważne jest RODO (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Chociaż jest to specyficzne dla Unii Europejskiej (UE), każda firma technologiczna, która gromadzi i przetwarza dane osobowe i jest obecna w UE, podlega prawnemu wymogowi przestrzegania tego prawa. Nasz bezpłatny szablon listy kontrolnej zgodności z RODO ułatwia zarządzanie tym procesem.
Nasz szablon do zarządzania projektami IT zawiera kolumny do zbierania zadań, które są wymagane, aby zachować zgodność z prawem. Przypisuje właścicieli do każdego z tych zadań, aby upewnić się, że są one wykonywane terminowo i dokładnie. Istnieje również miejsce na dodanie terminu, a nawet przydzielanie zasobów do każdego zadania w razie potrzeby. Następnie po prostu zaznaczaj je, przechodząc w dół listy. Jest to łatwy sposób na zarządzanie wymaganiami prawnymi.
12. Szablon macierzy identyfikowalności wymagań
Projekty IT mają wymagania, co oznacza, że muszą być wykonane i to dobrze, inaczej ucierpi na tym projekt. Aby to zapewnić, skorzystaj z naszego bezpłatnego szablonu macierzy identyfikowalności wymagań dla programu Excel. Robi to, wymieniając wszystkie te wymagania projektowe i jak je śledzić w całym cyklu życia projektu. W ten sposób nic krytycznego nie może przedostać się przez szczeliny.
Istnieje wiele sposobów, w jakie ten szablon zarządzania projektami informatycznymi pomaga zarządzać wymaganiami projektu. Doskonale nadaje się do zapewniania jakości (QA) i zrozumienia, co wymaga przetestowania, aby upewnić się, że spełnia wymagania projektu. Kierownicy projektów IT mogą również korzystać z tego dokumentu, aby pomóc im w podejmowaniu decyzji opartych na danych, zamiast działać instynktownie.
13. Szablon macierzy priorytetyzacji projektów IT
Nie wszyscy kierownicy projektów IT mogą sobie pozwolić na luksus skupienia całej uwagi na jednym projekcie. Często są odpowiedzialni za portfolio prac i upewnienie się, że mądrze przydzielili swoje zasoby między tę grupę. Nasz bezpłatny szablon matrycy priorytetyzacji projektów pozwala spojrzeć na wszystkie projekty IT i podejmować obiektywne decyzje dotyczące tego, które projekty wymagają uwagi i kiedy.
Ta macierz Eisenhowera jest podzielona na cztery ćwiartki. Na górze znajdują się dwie kolumny: jedna na „zrób teraz”, a druga na „zrób później”. Po lewej stronie znajdują się dwa rzędy: kluczowy i niekluczowy. Teraz możesz umieścić swoje projekty w jednym z czterech kwadratów, aby wiedzieć, co należy zrobić natychmiast, co można zaplanować na nową przyszłość, co można delegować, a co usunąć lub przenieść.
14. Szablon planu wdrożenia
Każdy projekt informatyczny zaczyna się od pomysłu skodyfikowanego przez plan, ale musi zostać zrealizowany przez plan wdrożenia lub kroki wymagane do urzeczywistnienia tego planu i uzyskania rezultatu. Chociaż posiadanie planu wykonania planu może wydawać się zbędne, każdy, kto jest zaznajomiony z zarządzaniem projektami, wie, że dzięki naszemu bezpłatnemu szablonowi planu wdrożenia dla programu Excel można uporządkować te pomysły w możliwe do wykonania kroki.
Szablon zarządzania projektami IT jest podzielony na trzy odrębne części. Po pierwsze, istnieje strategia projektu, która sprowadza się do procesów i działań mających na celu wdrożenie tej strategii. Następnie jest oś czasu, która pokazuje planowane i rzeczywiste daty rozpoczęcia i zakończenia zadań, a także planowane godziny dla zadania. Wreszcie istnieją zasoby do wykonania tych zadań, w tym materiały i koszty. Mając to wszystko zaplanowane, możesz pomyślnie wdrożyć swój plan.
15. Szablon zbierania wymagań
Znajomość wymagań dotyczących projektu IT rozpoczyna fazę planowania. Zostaną one zebrane w dokumencie, do którego wkracza nasz darmowy szablon do zbierania wymagań dla programu Word. Ten szablon do zarządzania projektami IT działa również jako narzędzie komunikacji łączące wymagania użytkownika z programistą.
Ale gromadzone są nie tylko wymagania użytkowników; dokument zawiera również wymagania biznesowe i systemowe. Wymagania są podzielone na siedem podsekcji: wymagania użytkownika, wymagania funkcjonalne i systemowe, oprogramowanie i interfejsy użytkownika, przepływ pracy oraz zarządzanie zmianami i ryzykiem. Istnieje również naszkicowana architektura techniczna wysokiego poziomu oraz konserwacja i wsparcie. Zawiera nawet testy i oceny, takie jak cele, artefakty, użytkownicy i zadania.
ProjectManager pomaga w zarządzaniu projektami IT
Jak powie każdy kierownik projektu IT, szablony to dokumenty statyczne. Mogą być krokiem wstecz, a nie do przodu, jeśli chodzi o zarządzanie projektem. Potrzebujesz oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak ProjectManager. Nasze oprogramowanie online dostarcza dane w czasie rzeczywistym, ułatwiając podejmowanie decyzji. To, co sprawia, że nasze oprogramowanie jest lepsze od szablonów, to możliwość korzystania z różnych narzędzi, które udostępniają te same zaktualizowane dane.
Użyj wielu widoków projektu
Nie wszystkie narzędzia projektowe są sobie równe. Wykres Gantta jest idealny do planowania, ale tablice Kanban wizualizują i kontrolują przepływy pracy podczas planowania i wykonywania sprintów lub zarządzania zaległościami. Zespoły mogą preferować korzystanie z naszej solidnej listy zadań, która udostępnia te same dane w czasie rzeczywistym, co inne narzędzia, takie jak widok arkusza i kalendarza. Oznacza to, że możesz pracować na wybranym narzędziu i być na bieżąco z najbardziej aktualnymi informacjami o projekcie.
Przechwytywanie danych w czasie rzeczywistym
Praca wszystkich członków zespołu nad tymi samymi bieżącymi danymi jest kluczem do produktywności, ale to nie wszystko. Menedżerowie projektów IT również potrzebują ogólnego widoku projektu, kiedy tylko zechcą. Nasz pulpit nawigacyjny działający w czasie rzeczywistym właśnie to robi. Przechwytuje dane na żywo i analizuje te liczby, aby wyświetlać metryki dotyczące czasu, kosztów i innych elementów w łatwych do odczytania wykresach i wykresach. Co najlepsze, nie wymaga konfiguracji. To plug-and-play.
Raporty pozwalają głębiej zagłębić się w dane, dostosowując wyniki tak, aby wyświetlały dokładnie to, co chcesz zobaczyć, i ułatwiając udostępnianie zainteresowanym stronom, aby były na bieżąco. Istnieją również narzędzia do zarządzania zasobami, które równoważą obciążenie pracą, narzędzia do zarządzania ryzykiem, które śledzą problemy, oraz narzędzia do zarządzania zadaniami, które zapewniają współpracę i produktywność zespołów.
Powiązane treści dotyczące zarządzania projektami informatycznymi
Jeśli nadal wahasz się, czy zapisać się na bezpłatną wersję próbną ProjectManager, mamy wiele bezpłatnych treści, które możesz przeczytać. Od cotygodniowych postów na blogu po przewodniki, filmy, szablony i wiele innych — mamy informacje na temat każdego aspektu faz zarządzania projektami. Oto mała próbka naszych treści związanych z IT.
- Przewodnik zarządzania projektami informatycznymi
- Oprogramowanie do zarządzania projektami informatycznymi
- Audyt IT: definicja i skrócony przewodnik
- Jak zostać kierownikiem projektów IT
- Zarządzanie problemami informatycznymi
- Strategie zarządzania ryzykiem informatycznym
- Ramy zarządzania IT
ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które umożliwia zespołom IT planowanie, zarządzanie i śledzenie ich pracy w czasie rzeczywistym. Nasze oprogramowanie do współpracy ułatwia komentowanie i udostępnianie w dowolnym miejscu i czasie, w różnych działach lub na różnych kontynentach. Dołącz do zespołów Nestle, Avis i Siemens, które wykorzystują nasze oprogramowanie do odniesienia sukcesu. Zacznij korzystać z ProjectManager już dziś.