10 bezpłatnych szablonów zarządzania interesariuszami dla Excela i Worda

Interesariusze to wszyscy, którzy mają żywotny interes w projekcie. Mogą to być osoby wewnętrzne, takie jak kierownicy projektów, zespoły, właściciele lub inwestorzy, lub zewnętrzne, takie jak klienci, klienci lub dostawcy. W każdym projekcie może być wielu interesariuszy, a zarządzanie nimi wymaga szablonów zarządzania interesariuszami.

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomaga zarządzać projektami i interesariuszami. Jeśli nie jesteś gotowy na bezpłatną wersję próbną oprogramowania, oferujemy również dziesiątki bezpłatnych szablonów do zarządzania projektami dla programów Excel i Word, które mogą pomóc na każdym etapie projektu. Oto kilka bezpłatnych szablonów zarządzania interesariuszami.

1. Szablon analizy interesariuszy

W każdym projekcie może być wielu interesariuszy, ale Twoim zadaniem jako kierownika projektu jest ich zidentyfikowanie. Każdy interesariusz może mieć inny interes lub interesy te mogą ewoluować w trakcie projektu. Korzystanie z naszego bezpłatnego szablonu analizy interesariuszy dla programu Excel pomaga opracować skuteczny plan komunikacji z interesariuszami, aby zapewnić im odpowiednie informacje.

Istnieją pola, w których można uchwycić podstawowe informacje o interesariuszach, w tym ich tytuł, dane kontaktowe oraz wpływ lub władzę nad projektem. Następnie możesz umieścić każdego interesariusza tak, jak stoi w odniesieniu do projektu, zwracając uwagę na jego priorytet, czy ma wiedzę merytoryczną i czy jest decydentem. Następnie możesz ocenić zaangażowanie każdego interesariusza w projekt i lepiej nimi zarządzać.

2. Szablon raportu o stanie projektu

Zainteresowane strony muszą być informowane przez cały czas trwania projektu. Jednak w zależności od interesariusza ten poziom informacji i częstotliwość ich aktualizacji mogą się zmieniać. Niezależnie od tego, czy potrzebują szczegółów, czy tylko przeglądu, kierownicy projektów nadal muszą regularnie składać raporty. Korzystanie z naszego bezpłatnego szablonu raportu o stanie projektu dla programu Excel jest doskonałym narzędziem do rejestrowania okresu w projekcie.

Problem ze statycznym szablonem polega na tym, że trzeba go ręcznie aktualizować, a informacji nie można dostosować, aby odzwierciedlały obawy poszczególnych interesariuszy. W przeciwieństwie do narzędzi statycznych, ProjectManager to narzędzie online, które dostarcza dane w czasie rzeczywistym, które można filtrować, aby pokazać tylko te informacje, które są istotne dla każdego interesariusza. Nie tylko możesz wygenerować raport o stanie za pomocą zwykłych naciśnięć klawiszy, ale możesz także generować raporty dotyczące wariancji, portfela i nie tylko. Wszystkie raporty przechwytują dane w czasie rzeczywistym, dzięki czemu są dokładne i można je łatwo udostępniać w różnych formatach. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.

3. Szablon mapy interesariuszy

Jeśli szukasz narzędzia wizualnego, które pomoże Ci zidentyfikować interesariuszy i sporządzić wykres, pobierz nasz bezpłatny szablon mapy interesariuszy dla programu Excel. Mapę interesariuszy można wykorzystać do podejmowania decyzji w kontaktach z interesariuszami. Niezbędne jest ustanowienie wykonalnego planu komunikacji z interesariuszami.

Szablon mapy interesariuszy pomaga określić, kto chce wiedzieć, co, kiedy iw jaki sposób preferuje otrzymywać aktualizacje. Ta mapa interesariuszy obejmuje cztery kategorie zarządzania interesariuszami: ściśle zarządzaj, dbaj o zadowolenie, informuj i monitoruj. Umieść każdego zidentyfikowanego interesariusza we właściwym polu i użyj kodowania kolorami, aby pokazać, czy jest on wspierający, neutralny lub krytyczny dla projektu.

4. Szablon uzasadnienia biznesowego

Ponieważ interesariusze mają żywotny interes w projekcie, jedną z rzeczy, o które najbardziej się martwią, są koszty związane z realizacją projektu. Chcą wiedzieć, czy koszty inwestycji są tego warte. Możesz im to pokazać za pomocą naszego bezpłatnego szablonu uzasadnienia biznesowego dla programu Word, który podsumowuje cele projektu, koszty i korzyści.

Uzasadnienie biznesowe jest ważnym badaniem due diligence dla interesariuszy poprzez udowodnienie, że ich inwestycja w projekt jest korzystna. Mogą zapoznać się ze streszczeniem wykonawczym, misją projektu i końcowym produktem, który zostanie wyprodukowany. Jest miejsce na pokazanie celów projektu i sposobu ich osiągnięcia, ocenę finansową i ocenę rynku oraz wiele innych. Pomoże to uzyskać poparcie zainteresowanych stron.

5. Szablon analizy kosztów i korzyści

Kolejnym bezpłatnym szablonem, który może pomóc udowodnić zainteresowanym stronom, że projekt jest wart ich inwestycji, jest nasz bezpłatny szablon analizy kosztów i korzyści dla programu Excel. Pomaga spojrzeć na liczby i ustalić, czy pieniądze, które wkładasz w projekt, są warte rezultatów.

Szablon analizy kosztów i korzyści robi to, dodając kwotę w dolarach do kosztów i korzyści projektu. Odejmując korzyści od kosztów, można zobaczyć, jaki zysk, jeśli w ogóle, jest dla projektu. Może to być zysk finansowy, ale może również określić, czy cele biznesowe i cele są warte kosztów. Te informacje mogą pomóc zainteresowanym stronom zaangażować się w projekt.

6. Macierz RACI

Oczywiście ważne jest zidentyfikowanie i zdefiniowanie ról i obowiązków zespołu projektowego, ale często kierownicy projektów zaniedbują to samo ćwiczenie w kontaktach z interesariuszami projektu. Następnie Twój zespół projektowy jest tylko jednym z wielu prawdopodobnie interesariuszy projektu. Korzystanie z naszego bezpłatnego szablonu macierzy RACI dla programu Excel umożliwia kategoryzowanie wszystkich osób zaangażowanych w projekt, w tym interesariuszy.

RACI oznacza odpowiedzialny, odpowiedzialny, konsultowany i poinformowany. W naszym darmowym szablonie po lewej stronie wymieniasz wszystkich interesariuszy (lub cały zespół projektowy), a na górze wykresu znajduje się ich tytuł. W odpowiednim polu zaznacz, czy są one odpowiedzialne, rozliczalne, konsultowane lub poinformowane. Teraz masz dokument, który jest przewodnikiem dla wszystkich członków zespołu, w tym interesariuszy, którzy mają różne poziomy zaangażowania i wpływu na projekt.

7. Szablon zbierania wymagań

Interesariusze chcą wiedzieć, jakie problemy rozwiązuje projekt, jak planuje osiągnąć swój cel, jaki warunek lub zdolność musi zostać spełniony i więcej. Wszystko to zostało omówione w naszym bezpłatnym szablonie zbierania wymagań dla programu Word. Jest to kluczowy dokument dla interesariuszy i zawiera najważniejsze informacje o projekcie w jednym miejscu.

Darmowy szablon zawiera wiele elementów. Wymienia wymagania projektowe, od użytkownika, funkcjonalności i systemu po oprogramowanie, interfejs, przepływ pracy, zmiany i ryzyko. Jest to bardziej ogólny widok, który jest odpowiedni dla większości interesariuszy i pozwala uniknąć wchodzenia w chwasty. Jest nawet sekcja, w której każdy może się podpisać w dokumencie, aby upewnić się, że jest poinformowany i zgadza się.

8. Wzór Karty Zespołu

Członkowie zespołu są interesariuszami, choć nie jedynymi w projekcie. Bezpłatny szablon karty zespołu dla programu Word koncentruje się głównie na nich, ale jest to kolejny niezbędny szablon zarządzania interesariuszami. Wyjaśnia, w jaki sposób zespół pasuje do szerszego kontekstu projektu, takiego jak interesariusze projektu.

Poza tym bezpłatna karta zawiera listę wszystkich osób zaangażowanych w projekt i zawiera informacje kontaktowe. Znajduje się tam sekcja przedstawiająca tło projektu, jego misję i cel, budżet i zasoby oraz proces decyzyjny stosowany przez zespół. Znajdują się tam informacje na temat zakresu, ocen wyników, działań i kamieni milowych oraz wiele więcej. To świetne narzędzie do komunikowania się i angażowania wszystkich w projekt.

9. Szablon planu komunikacji

Mówiąc o komunikacji, potrzebny jest plan komunikacji, aby przekazywać informacje zespołowi projektowemu. Korzystanie z naszego bezpłatnego szablonu planu komunikacji dla programu Word pomoże Ci zdefiniować cele i zaplanować aktualizacje komunikacji z zainteresowanymi stronami. Jest to jeden z ważniejszych szablonów zarządzania interesariuszami, ponieważ dobrze poinformowanym interesariuszem łatwiej jest zarządzać i rzadziej ingerować w projekt.

Oprócz celów, szablon planu komunikacji pomaga określić, w jaki sposób osiągniesz te cele, w jakich ramach czasowych i za pomocą jakich wskaźników będziesz mierzyć swój sukces. Poznasz personel i narzędzia związane z rozpowszechnianiem informacji, a także przeglądem ich skuteczności. Kiedy już masz plan, możesz go zmienić, aby pozostał aktualny i skuteczny.

10. Szablon schematu organizacyjnego

Chociaż może nie wydawać się to szablonem zarządzania kluczowymi interesariuszami, znajomość struktury organizacyjnej firmy lub projektu jest sposobem, w jaki wszyscy w organizacji lub zespole projektowym wiedzą, komu podlegają. Skorzystaj z naszego bezpłatnego szablonu schematu organizacyjnego dla programu Excel. Jest to schemat blokowy, który pokazuje hierarchiczną strukturę wewnętrzną organizacji lub projektu.

Ten dokument jest łatwym do przyswojenia obrazem łańcucha dowodzenia. Podczas gdy mniejsze organizacje, takie jak startupy lub projekty, mogą nie potrzebować tego narzędzia, im większa i bardziej złożona jest organizacja lub projekt, tym bardziej istotny staje się ten szablon zarządzania interesariuszami. Konieczne jest, aby każdy wiedział, komu podlega i kto ma władzę, co dokładnie ilustruje ten szablon.

ProjectManager pomaga w zarządzaniu interesariuszami

Po pobraniu i użyciu naszych bezpłatnych szablonów zarządzania interesariuszami szybko przekonasz się, że mogą one zaprowadzić Cię tylko do pewnego momentu. W końcu szablony są często wprowadzane i aktualizowane ręcznie, nie wymagają współpracy i są odizolowane od pozostałych narzędzi do zarządzania projektami. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomaga planować, zarządzać i śledzić zarządzanie interesariuszami w czasie rzeczywistym.

Udostępnij plany projektów zainteresowanym stronom

Projekty wymagają planów, ale plany nie działają bez interesariuszy. Tworzenie harmonogramu na naszych solidnych wykresach Gantta pozwala zarządzać interesariuszami w zespole projektowym, organizować ich zadania, łączyć zależności, aby uniknąć kosztownych opóźnień i przydzielać im zadania, które możesz śledzić w czasie rzeczywistym. Plan projektu można łatwo udostępnić zespołowi projektowemu i zainteresowanym stronom, aby wszyscy byli na bieżąco.

Monitoruj postępy i wydajność w czasie rzeczywistym

Po ustawieniu linii bazowej na wykresie Gantta możesz śledzić planowany wysiłek w stosunku do rzeczywistego wysiłku. Pomaga to nie tylko dotrzymać harmonogramu i budżetu, ale również interesariusze chcą być na bieżąco informowani o tych cennych danych. Pulpit nawigacyjny działający w czasie rzeczywistym nie wymaga konfiguracji, jak w przypadku lekkich narzędzi, i śledzi wszystko, od obciążenia pracą po koszty i czas, na łatwych do odczytania wykresach i wykresach. To świetny sposób, aby uzyskać ogólny widok projektu, kiedy tylko chcesz.

Menedżerowie projektów mogą korzystać z funkcji zarządzania zasobami, aby utrzymać produktywność swoich zespołów. Dostępność można ustawić z wyprzedzeniem, aby uprościć planowanie, a nasz kolorowy wykres obciążenia pracą pomaga zobaczyć przydział pracy zespołu. Następnie możesz zrównoważyć ich obciążenie pracą z wykresu, aby utrzymać ich pełną wydajność. Nie są nadmiernie alokowane, a interesariusze są zadowoleni z produktywności.

powiązana zawartość

Jeśli to nie wystarczy, aby zarządzać interesariuszami, nasza witryna jest pełna bezpłatnych treści. Dostępne są cotygodniowe blogi, przewodniki, filmy i oczywiście więcej bezpłatnych szablonów zarządzania projektami dla programów Excel i Word. Oto kilka zasobów, aby dowiedzieć się więcej o zarządzaniu interesariuszami.

• Przewodnik zarządzania interesariuszami
• Analiza interesariuszy 101
• Czym jest teoria interesariuszy
• Interesariusz kontra akcjonariusz: jaka jest różnica?
• Mapowanie interesariuszy 101: Krótki przewodnik po mapach interesariuszy

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które umożliwia zespołom lepszą współpracę. Narzędzia do zarządzania zadaniami uzupełniają funkcje produktywności i zarządzania ryzykiem, pomagając identyfikować, śledzić i ograniczać ryzyko. Dołącz do zespołów firm Avis, Nestle i Siemens, które zapewniają sukces dzięki naszemu oprogramowaniu. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.