Przewodnik po generowaniu leadów z RODO: jak się zmieniło i co należy zrobić?

Zastrzeżenie: Ten artykuł nie jest poradą prawną. Aby upewnić się, że Twoja firma i witryna są zgodne z RODO, zalecamy rozmowę z wykwalifikowanym prawnikiem.

RODO już jest i wszyscy szaleją…

W przypadku większości przedsiębiorstw nadal istnieje pewne zamieszanie dotyczące tego, gdzie się znajdują, co muszą zrobić i czy kroki, które podjęli do tej pory, spełnią wymagania nowego rozporządzenia.

To przerażające, gdy pozostajesz w ciemności na temat czegoś, co może mieć znaczący wpływ na Twój biznes i źródła utrzymania.

Ale nie panikuj. Chociaż na pierwszy rzut oka RODO wygląda na zbyt skomplikowane ograniczenie sposobu prowadzenia działalności w świecie online, uważamy, że jest to krok we właściwym kierunku.

Tak więc, jeśli gromadzisz, zarządzasz i wykorzystujesz dane osobowe osób w Unii Europejskiej (UE), założę się, że masz mnóstwo pytań na temat tego, co RODO oznacza dla generowania leadów.

Ten artykuł odpowie na najczęstsze (i najważniejsze) pytania, jakie firmy mają na temat RODO i generowania leadów.

Nie mieszkam w UE, czy RODO ma na mnie wpływ?

Krótka odpowiedź brzmi tak… ale jest skomplikowana.

Jeśli jesteś właścicielem sklepu z burgerami w sercu Nowej Zelandii i jedynym sposobem na przechwycenie danych osobowych klienta jest wprowadzenie ich ręcznie w punkcie sprzedaży, prawdopodobnie jesteś dobry. RODO nie będzie miało na Ciebie większego wpływu.

Jeśli jednak prowadzisz witrynę internetową, która śledzi lub przechwytuje jakiekolwiek dane osobowe mieszkańców 28 krajów UE, musisz upewnić się, że spełniasz wymagania. Przechwytywanie danych może być tak proste, jak zainstalowanie w witrynie kodu śledzenia Google Analytics. Tak, to wpływa na WIELE firm.

Jaki rodzaj danych obejmuje RODO?

RODO koncentruje się w szczególności na zarządzaniu „danymi osobowymi”.

Oto, co Komisja Europejska definiuje jako dane osobowe:

Dane osobowe to wszelkie informacje, które odnoszą się do zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania żyjącej osoby. Różne informacje, które zebrane razem mogą prowadzić do identyfikacji konkretnej osoby, również stanowią dane osobowe.”

Przykładowe dane osobowe obejmują:

• imię i nazwisko;
• adres domowy;
• adres e-mail taki jak imię[email protected];
• numer dowodu osobistego;
• dane o lokalizacji (na przykład funkcja danych o lokalizacji w telefonie komórkowym);
• adres IP;
• identyfikator pliku cookie;
• identyfikator reklamowy na Twoim telefonie;
• dane przechowywane przez szpital lub lekarza, które mogą być symbolem jednoznacznie identyfikującym osobę.

Uwaga: informacje o firmie nie są uważane za „osobiste”, takie jak numery rejestracyjne i ogólne firmowe adresy e-mail.

Jak RODO wpływa na przechwytywanie leadów?

Być może najbardziej dotknięte strony, jeśli chodzi o RODO, to te firmy, które zdobywają leady online; czy to za pośrednictwem swojej strony internetowej, w mediach społecznościowych, czy za pośrednictwem innych kanałów.

Załóżmy na przykład, że masz w swojej witrynie formularz zgody na cotygodniowy biuletyn. A może zbierasz adresy e-mail i informacje kontaktowe w zamian za bezpłatny zasób, taki jak biała księga. Te formularze przechwytywania ołowiu będą teraz podlegać nowym przepisom dla wszystkich odwiedzających witrynę, którzy mieszkają w UE.

Metoda pozyskiwania leadów, czy to strona docelowa, quiz, konkurs, wyskakujące okienko, kalkulator, czy coś innego, nie ma znaczenia. Jeśli zbierasz dane osobowe o ludziach, musisz przestrzegać zasad.

Oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać, jeśli chodzi o uzyskanie czyjejś zgody na przechwytywanie i wykorzystywanie ołowiu.

Zgoda na zapisanie się do formularzy pozyskiwania potencjalnych klientów musi być:

• Aktywny i „darmowy” – Twoje formularze powinny zawierać niezaznaczone pole, które ludzie wybierają ręcznie, wraz z opisem, w jaki sposób będziesz korzystać z gromadzonych danych. Zobacz jak to wygląda poniżej z oprogramowania sprzedażowego Membrain:

• Jawne — sposób, w jaki zamierzasz wykorzystywać dane osób, powinien być wyraźny i oczywisty w momencie wyrażenia zgody. Oprócz krótkiego opisu tego, w jaki sposób będziesz wykorzystywać dane osób, powinieneś dołączyć link do swojej Polityki prywatności w formularzach przechwytywania potencjalnych klientów.
• Oddzielne i szczegółowe — Twój opis sposobu korzystania z gromadzonych danych nie może być ogólny i połączony w jedno pole wyboru. Nie jest to uważane za aktywny wybór. Ludzie muszą wyrazić zgodę na każde oddzielne wykorzystanie ich danych. Poniżej znajduje się przykład tego w działaniu jako „Preferencje komunikacji” z Close.io:

• Niedyskryminujący – ludzie nie powinni być karani ani traktowani w niekorzystnej sytuacji, jeśli nie wyrażą zgody.

Jedno jest pewne, w przypadku każdej firmy, która gromadzi, zarządza i wykorzystuje dane osobowe w UE, RODO zmieni sposób, w jaki pozyskujesz leady. Ale nie musisz postrzegać tego jako negatywnej rzeczy. W końcu pozyskujesz potencjalnych klientów, którzy, miejmy nadzieję, staną się klientami, więc danie klientom wyboru, w jaki sposób korzystasz z ich danych, jest dobrą rzeczą. Buduje zaufanie, a w wielu przypadkach poprawia jakość zbieranych leadów.

Co musimy zrobić z naszą Polityką prywatności i Warunkami korzystania z witryny?

Nawet jeśli w swojej witrynie masz dostęp do Polityki prywatności i Warunków korzystania z witryny, prawdopodobnie będziesz musiał je dostosować, aby zapewnić zgodność z RODO.

Oto dwie rzeczy, które należy wziąć pod uwagę w związku z Polityką prywatności i Warunkami korzystania z witryny:

Zadowolony

Kluczowe różnice między ogólną Polityką prywatności a zgodną z RODO są następujące:

• Polityka prywatności zgodna z RODO zawiera szczegółowe informacje na temat przechowywania, zabezpieczania i przesyłania danych, ze szczególnym uwzględnieniem przekazywania danych osobowych stronom trzecim spoza UE.
• Polityka prywatności zgodna z RODO określa organizacje zewnętrzne, którym dane osobowe są udostępniane, na przykład Google Analytics.
• Polityka prywatności zgodna z RODO wyraźnie określa prawa osoby do kontrolowania jej zgody na udostępnianie danych osobowych Twojej firmie.

Ponownie, jest to ogólny przegląd niektórych najważniejszych zmian, które musisz wprowadzić w swojej Polityce prywatności. Aby uzyskać pełny opis, zalecamy skonsultowanie się z prawnikiem.

Dostępność

Oprócz zmiany treści Polityki prywatności i Warunków korzystania z witryny musisz upewnić się, że dokumenty te są łatwo dostępne dla odwiedzających witrynę.

W przeszłości właściciele witryn ukrywali te dokumenty głęboko w hierarchii struktury menu witryny.

Aby zachować zgodność, widoczność tych dokumentów musi być jasna i widoczna za każdym razem, gdy zbierasz dane osobowe użytkowników.

Co oznacza RODO dla pikseli, plików cookie i kodów śledzących?

Jeśli prowadzisz kampanie generowania leadów w swojej witrynie, jest bardzo prawdopodobne, że będziesz mieć zainstalowany szereg różnych kodów śledzących, które pomogą poprawić skuteczność. Wszystkie te kody wykorzystują „Cookies” do zapamiętywania informacji o odwiedzających witrynę.

Kod śledzenia Google Analytics, Facebook Pixel, kod Google Remarketing i oprogramowanie do mapowania ciepła to przykłady fragmentów kodu, które śledzą dane osobowe użytkownika za pomocą plików cookie i przekazują je stronom trzecim. Jeśli więc masz zainstalowaną którąkolwiek z tych rzeczy w swojej witrynie, musisz być proaktywny w uzyskiwaniu zgody od odwiedzających witrynę, że możesz obie te rzeczy; używać i przekazywać swoje informacje dalej.

Najłatwiejszym i najbardziej opłacalnym sposobem uzyskania zgody na to jest skorzystanie z narzędzia o nazwie „Zgoda na pliki cookie”. Jest to bezpłatne narzędzie, które pozwala zbudować baner marki na swojej stronie internetowej.

Oto kreator i przykład tego, jak wygląda baner:

Jak te zmiany wpływają na naszą strategię e-mail marketingu?

Oprócz przechwytywania informacji z plików cookie w Twojej witrynie, RODO reguluje sposób, w jaki zbierasz, zarządzasz, przechowujesz i usuwasz dane osobowe w Twoim CRM lub oprogramowaniu do marketingu e-mailowego.

Oto trzy ważne rzeczy, o których należy pamiętać, jeśli chodzi o strategię e-mail marketingu:

• Musisz uzyskać aktywną zgodę od aktualnych kontaktów w UE ( Uwaga: powinno to być zrobione przed terminem 25 maja, ale lepiej późno niż wcale!) . Oprócz uzyskania zgody od przyszłych subskrybentów RODO wymaga, aby firmy uzyskały aktywną zgodę również od swoich obecnych subskrybentów z UE. Najprostszym sposobem, aby to zrobić, jest posegmentowanie listy subskrybentów według lokalizacji geograficznej i wysłanie e-maila z prośbą o zgodę na RODO do osób zamieszkałych w UE. Poniżej przykładowy e-mail w tym celu od narzędzia SEO Mangools:

• Musisz prowadzić rejestr aktywnej zgody wszystkich subskrybentów z UE na Twoją listę. Jest to jeden z obszarów, w którym pomocne może być „podwójne wyrażenie zgody”. Chociaż nie jest to uważane za obowiązkowe w ramach RODO, wysłanie e-maila z potwierdzeniem zgody do wszystkich nowych subskrybentów z linkiem, który uzyskuje ich aktywną zgodę na otrzymywanie wiadomości od Twojej firmy, zapewni, że spełniasz potrzebę rejestrowania zgody osób fizycznych. Jest również skuteczny w czyszczeniu listy i poprawianiu jakości subskrybentów.
• Musisz zrozumieć, jak usunąć dane osobowe użytkowników, jeśli o to poproszą. Zgodnie z RODO, jeśli osoba z UE skontaktuje się z Tobą i poprosi o usunięcie jej danych osobowych z Twojego systemu, musisz się do tego zastosować. Nie zawsze jest to prosty proces, w zależności od używanego oprogramowania CRM lub poczty e-mail. Upewnij się więc, że wiesz, jak to zrobić, jeśli sytuacja kiedykolwiek się pojawi.

Czy RODO wpływa na generowanie leadów wychodzących?

Zasadniczo RODO stara się zniechęcić firmy do niewłaściwego wykorzystywania danych osobowych osób fizycznych, a także dać tym osobom większy wybór w zakresie wykorzystania ich danych osobowych.

Wiele osób uważa, że ​​te zmiany będą oznaczać początek końca dla wychodzących leadów w UE – takich jak zimne e-maile, sprzedaż list dystrybucyjnych i inne taktyki pozyskiwania leadów wychodzących. (Wszystkie taktyki i tak nie polecamy w ShortStack!)

Ponieważ kontakty nie wyraziły aktywnej zgody na otrzymywanie od Ciebie informacji, tradycyjne strategie wychodzące stają się nieco szarą strefą. A firmom trudno jest skalować kampanie wychodzące przy jednoczesnym zachowaniu zgodności.

Wierzymy, że te zmiany wzmocnią znaczenie taktyk pozyskiwania leadów przychodzących, takich jak content marketing i media społecznościowe. Jeśli więc Twoja firma jest uzależniona od taktyk wychodzących, być może nadszedł czas, aby ponownie przemyśleć swoje podejście.

Co powinniśmy zrobić z RODO?

Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, musisz podjąć kroki, aby upewnić się, że Twoja firma jest zgodna z RODO.

Oto podsumowanie kroków, które możesz podjąć:

• Sprawdź swoją Politykę prywatności i Warunki korzystania z witryny, a następnie zaktualizuj je, aby były zgodne z nowym rozporządzeniem.
• Zaktualizuj wszystkie formularze przechwytywania potencjalnych klientów w swojej witrynie lub innych platformach, tak aby zawierały pole wyboru aktywnej zgody, link do Twojej Polityki prywatności oraz opis, w jaki sposób planujesz wykorzystać zebrane dane osobowe.
• Zainstaluj fragment kodu „Zgoda na pliki cookie” na wszystkich stronach swojej witryny.
• Wdróż system rejestrowania zgód Twoich kontaktów i zapoznaj się z procesem usuwania informacji o użytkowniku z wybranego oprogramowania.

Czy jesteś gotowy na RODO, aby nie wpłynęło to na Twoje wysiłki związane z generowaniem leadów?

Zastrzeżenie: Ten artykuł nie jest poradą prawną. Aby upewnić się, że Twoja firma i witryna są zgodne z RODO, zalecamy rozmowę z wykwalifikowanym prawnikiem.