Dokumentacja projektowa: 15 niezbędnych dokumentów projektowych

Kierownicy projektów znają znaczenie dokumentacji projektowej. Dokumenty projektowe muszą być dokładne i stale aktualizowane, aby były na bieżąco z projektem. Tworzenie i zarządzanie dokumentacją projektową przez cały cykl życia projektu ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu, ale od czego zacząć?

W tym przewodniku zdefiniowano, czym jest dokumentacja projektowa i dlaczego jest to ważne, oprócz nakreślenia 10 najważniejszych dokumentów projektowych, które należy zawsze tworzyć w celu planowania i realizacji projektów.

Co to jest dokumentacja projektu?

Termin dokumentacja projektowa odnosi się do dokumentów zarządzania projektem, które są tworzone przez cały cykl życia projektu. Dokumenty te, takie jak plan projektu, harmonogram projektu czy budżet projektu, określają działania, procedury i wytyczne, którymi powinien kierować się zespół projektowy.

Dokumentacja projektowa ma kilka celów, takich jak planowanie projektu, zarządzanie kosztami czy zarządzanie ryzykiem. Ponadto istnieją pewne dokumenty projektowe, które muszą zostać utworzone w określonej fazie projektu, ponieważ przygotowują one scenę do następnego kroku. Na przykład plan zarządzania projektem musi zostać utworzony przed rozpoczęciem fazy realizacji projektu.

Oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc w organizowaniu i udostępnianiu informacji, które są kluczowe dla powodzenia projektu. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania pracą, które ma nieograniczone miejsce do przechowywania plików i ułatwia udostępnianie dokumentacji produktu zespołowi i interesariuszom. Wszystkie jego liczne widoki projektów współdzielą jedno źródło informacji, aby wszyscy byli na tej samej stronie. Rozpocznij za darmo.

Przyjrzyjmy się, jakie dokumenty projektowe powinny być tworzone na każdym etapie projektu.

Dokumentacja projektu według fazy projektu

Projekty różnią się wielkością i złożonością, a niektóre wymagają bardziej kompleksowej dokumentacji projektowej niż inne. Oto przegląd niektórych dokumentów projektowych, które są zwykle tworzone przez cały cykl życia projektu.

• Inicjacja projektu: Karta projektu, uzasadnienie biznesowe, program spotkania inaugurującego projekt
• Planowanie projektu: plan zarządzania projektem, struktura podziału pracy, budżet projektu, harmonogram projektu, plan zarządzania zmianą, plan zarządzania zakresem, plan zarządzania ryzykiem
• Realizacja projektu: raport o stanie projektu, szablon wyciągniętych wniosków, grafików, prośby o zmianę, zlecenia zmian
• Monitorowanie i kontrola projektu: raport o stanie projektu, szablon wyciągniętych wniosków, karty czasu pracy
• Zamknięcie projektu: szablon zamknięcia projektu, lista dziurkaczy

Teraz, gdy masz już pomysł na odpowiednią dokumentację projektową dla każdej fazy cyklu życia projektu, przyjrzyjmy się kilku krytycznym dokumentom dotyczącym zarządzania projektami.

15 najlepszych dokumentów projektowych do dołączenia do dokumentacji projektowej

Oto krótki opis ważnych dokumentów projektowych i odpowiadający im szablon zarządzania projektami dla każdego z nich. Nie zapomnij sprawdzić naszej biblioteki darmowych szablonów do zarządzania projektami, w której znajdziesz dziesiątki szablonów do tworzenia dokumentacji projektowej.

1. Plan projektu

Plan projektu jest najbardziej wszechstronnym ze wszystkich dokumentów dotyczących zarządzania projektami, ponieważ kompiluje dokumenty projektowe tworzone w fazie planowania projektu. Na przykład plan projektu powinien zawierać budżet projektu i harmonogram projektu.

2. Karta Projektu

Karta projektu jest pisana w fazie inicjacji projektu i stanowi scenę dla planu projektu. Kierownicy projektów korzystają z kart projektów, aby zapewnić szybki przegląd projektu interesariuszom, sponsorom i klientom.

3. Przypadek biznesowy

Podobnie jak karta projektu, uzasadnienie biznesowe jest dokumentem tworzonym w fazie początkowej, aby przekonać interesariuszy projektu o wartości projektu poprzez wyjaśnienie potencjalnych korzyści, jakie może on mieć dla ich organizacji.

4. Plan komunikacji projektu

Plan komunikacji określa wszystkie wytyczne dotyczące komunikacji między członkami zespołu i interesariuszami projektu. Określa między innymi kanały komunikacji, harmonogram komunikacji oraz role i obowiązki, aby usprawnić proces komunikacji w całym cyklu życia projektu.

5. Rejestr ryzyka

Dokument ten umożliwia zarejestrowanie wszystkich potencjalnych ryzyk projektowych i zawiera krótki opis ich potencjalnego wpływu i prawdopodobieństwa. Rejestr ryzyka jest ważnym dokumentem projektowym, ponieważ dostarcza ważnych informacji dla planu zarządzania ryzykiem, który zawiera wszystkie dokumenty, strategie i wytyczne dotyczące zarządzania ryzykiem.

6. Oświadczenie o zakresie

Deklaracja zakresu definiuje działania, które zostaną wykonane w celu ukończenia projektu. Jest używany przez kierowników projektów, aby poinformować interesariuszy, co zostanie zrobione, a co nie, aby oczekiwania były jasne od samego początku. Jest to część planu zarządzania zakresem, kompleksowy dokument wyjaśniający procedury i wytyczne związane z zakresem projektu.

7. Budżet projektu

Budżet projektu jest krytycznym dokumentem zarządzania projektem. Aby go utworzyć, musisz oszacować koszty projektu, które obejmują robociznę, materiały, sprzęt i wszystko, co jest potrzebne do wykonania projektu.

8. Harmonogram projektu

Na poziomie podstawowym harmonogram projektu określa harmonogram realizacji wszystkich zadań projektowych. Może również zawierać więcej szczegółów, takich jak zasoby potrzebne do każdego zadania, kto jest za nie odpowiedzialny, pływak lub zapas czasu w projekcie oraz ścieżkę krytyczną. Wykres Gantta ProjectManagera jest idealnym narzędziem do tworzenia szczegółowego harmonogramu projektu.

9. Raport o stanie projektu

Raporty o stanie projektu są niezbędnym narzędziem do zarządzania projektami, ponieważ umożliwiają sprawdzanie stanu projektu w dowolnym momencie i udostępnianie danych interesariuszom w celu ich aktualizacji. Raporty o stanie są krótkie i zawierają tylko najistotniejsze informacje.

10. Szablon zamknięcia projektu

Zawsze konieczne jest stworzenie dokumentacji projektowej pod koniec fazy zamykania projektu. Dzieje się tak dlatego, że kierownicy projektów między innymi ważnymi zadaniami muszą zamykać umowy, tworzyć dokument „wyciągniętych wniosków” i uzyskać formalną zgodę interesariuszy. Wszystko to musi być udokumentowane, aby nic nie wpadło w szczeliny.

11. Szablon propozycji projektu

Propozycja projektu to dokument dotyczący zarządzania projektem, który zapewnia szybki przegląd kluczowych obszarów projektu. Jego głównym celem jest przekonanie potencjalnych interesariuszy o wartości projektu na etapie inicjacji. Powinien to być przekonujący dokument, który podkreśla główne korzyści, cele i wymagania.

12. Krótki szablon projektu

Krótki opis projektu to skrócona wersja planu projektu, skierowana do odbiorców, takich jak zespoły wielofunkcyjne lub interesariusze, którzy nie muszą zagłębiać się we wszystkie szczegóły planu zarządzania projektem, ale nadal muszą rozumieć projekt cele, budżet, role i obowiązki wśród innych kluczowych aspektów.

13. Szablon zbierania wymagań

Wymagania projektowe to cele i specyfikacje, których oczekuje się od projektu, aby upewnić się, że wszyscy interesariusze są zadowoleni. Nasz bezpłatny szablon do zbierania wymagań pomoże Ci udokumentować wszystkie wymagania dotyczące projektu.

14. Szablon przeglądu projektu

Przegląd projektu to jednostronicowy dokument, który przedstawia najważniejsze aspekty projektu, takie jak jego harmonogram, kamienie milowe, budżet, status oraz role i obowiązki członków zespołu.

15. Szablon Karty Zespołu

Karta zespołu to dokument dotyczący zarządzania projektem, który pokazuje role, obowiązki, rezultaty i zasoby zespołu projektowego. Pomaga kierownikom projektów zrozumieć obciążenie pracą i cele każdego członka zespołu w celu lepszego planowania zasobów.

Co warto dokumentować

Bez względu na strukturę organizacji, umiejętność rejestrowania i dokumentowania wszystkich aspektów projektu ma kluczowe znaczenie dla odniesienia sukcesu przez kierownika projektu. Wiele raportów, wykresów, wykresów, dokumentów, wniosków o zmianę i aktualizacji statusu musi być utrzymywanych przez cały cykl życia projektu, a dokumentacja działa w celu połączenia różnych elementów projektu i doprowadzenia go do pomyślnego zakończenia.

Jednak Twój czas jest ograniczony, podobnie jak cierpliwość w większości organizacji do żmudnej papierkowej roboty. Jak utrzymać efektywność i efektywnie dokumentować projekt? Rozważ następujące kwestie, aby określić, co warto udokumentować:

• Wszystko związane z klientem – Wyobraź sobie, że klient nagle kwestionuje decyzję podjętą kilka miesięcy temu. Klient mówi, że wybrał jeden kierunek, ale podczas wdrożenia Twoja firma zdecydowała się na inną ścieżkę. Przejrzysta dokumentacja spotkań z klientami, w tym notatki z datami, godzinami i uczestnikami, pomaga w rozwiązywaniu nieporozumień.
• Nakazy prawne — w przypadku niektórych projektów zespoły prawne są zobowiązane do przeglądania dokumentacji w trakcie projektu. W przypadku projektów publicznych może istnieć nadzór i przegląd procesów, które analizują projekt po jego zakończeniu. Poznaj wymagania dotyczące dokumentacji, których potrzebuje Twój zespół prawny przed rozpoczęciem projektu. Nadrabianie zaległości jest ryzykowne w takim środowisku.
• Odpowiednia ilość procesu — chociaż nie chcesz zgubić się w dokumentowaniu tak dużej części planu i procesu, że w rzeczywistości nie jesteś przetwarzany, potrzebujesz pewnej definicji planu i celów projektu. Pozwól swojej strukturze organizacyjnej kierować liczbą procesów do udokumentowania. Na przykład próba działania bez procesów w projekcie, który wymaga dokumentacji prawnej, spowoduje, że Twój projekt będzie miał kłopoty. W razie wątpliwości najlepszym podejściem jest dokumentowanie.
• Zmiany w projekcie — bieżące aktualizacje projektu są niezbędne do dokumentowania, zwłaszcza w przypadku zmiany celów projektu. Idealnie byłoby, gdyby istniało narzędzie do zarządzania projektami online w czasie rzeczywistym, dzięki czemu zmiany zasobów i zadań są planowane na żywo, a problemy są rejestrowane na bieżąco. Jednak większe wpływy na plan projektu należy dodać do dokumentacji projektu w sposób kontrolowany przez wersję.

Najlepsze praktyki dotyczące dokumentacji projektowej

Więc jakie są najlepsze strategie, których powinieneś użyć, aby Twoja dokumentacja była skuteczna, wydajna i terminowa? Aby dostosować dokumentację zgodnie z najlepszymi praktykami, należy:

• Nie spiesz się – korzystaj ze swojego kalendarza! Wiele osób uważa, że ​​kalendarze służą tylko do planowania spotkań. To nie jest. Użyj go, aby zaplanować 2-3 godzinne bloki nieprzerwanego czasu na złożenie niezbędnego dokumentu. Zamiast odbierać telefony lub rozmawiać ze współpracownikiem, poświęć trochę czasu na wejście w strefę pisania. Mając skupiony czas i uwagę, będziesz w stanie poczynić znaczne postępy. Podobnie zaplanuj co tydzień w swoim kalendarzu bloki 10-15 minutowe na przeglądanie i aktualizowanie dokumentacji.
• Miej odpowiedni poziom szczegółowości — tworzenie dokumentacji dla inżynierów różni się od dokumentów, które przedstawiasz kadrze kierowniczej. Inżynierowie potrzebują szczegółów, które możesz podać, podczas gdy dyrektorzy nie mają czasu, aby grzęznąć w szczegółach. Chcą tylko wypunktowania, podsumowania i dalszych kroków. Od Ciebie zależy określenie odpowiedniego poziomu dokumentacji dla odpowiednich odbiorców.
• Użyj Smart Storage — Twoja dokumentacja musi być łatwa do zlokalizowania. Dokumentacja jest bezużyteczna, jeśli jest zakopana pod skałą, gdzie nikt jej nie może znaleźć. Obejmuje to upewnienie się, że istnieje infrastruktura umożliwiająca dostęp do dokumentacji online oraz że struktura i hierarchia folderów są łatwe i intuicyjne do zrozumienia.
• Podziel się z innymi — większość ludzi nienawidzi składania dokumentacji, ale uwielbia, gdy jest dla nich pakowana. Będziesz mile zaskoczony, że ludzie rzeczywiście czytają dokumentację! Użyj oprogramowania do zarządzania projektami online, aby przechowywać dokumenty online wraz z projektem, najlepiej we wspólnym, bezpiecznym środowisku.
• Kontrola wersji i aktualność – Aktualizowanie i aktualizowanie dokumentacji projektowej jest wyzwaniem. Łatwo jest przejść do wersji początkowej, ale cofanie się i aktualizowanie dokumentacji oraz utrzymywanie kontroli wersji jest bolesne. Największą pomocą jest posiadana infrastruktura repozytorium dokumentów. Automatyczna kontrola wersji pozwala zarządzać tym procesem, a użytkownicy Twojej dokumentacji zawsze ufają, że mają najnowszą wersję.

Jak ProjectManager pomaga w dokumentacji projektu

ProjectManager to oprogramowanie do pracy i projektów, które łączy zespoły hybrydowe i wspiera współpracę. Wszystkie dokumenty projektowe mogą być przechowywane w narzędziu i każdy, kto potrzebuje dostępu do dokumentów, będzie go miał. Możesz tworzyć plany projektów i wiele więcej, dzięki czemu ProjectManager jest jedynym oprogramowaniem, którego potrzebujesz, aby projekt odniósł sukces.

Twórz plany projektów na interaktywnych wykresach Gantta

Jednym z najważniejszych dokumentów projektowych jest Twój plan projektu. Możesz to zrobić i udostępnić za pomocą naszego wykresu Gantta, który organizuje wszystkie Twoje zadania, łączy zależności i kreśli kamienie milowe, aby pomóc Ci dotrzymać harmonogramu. Filtruje nawet ścieżkę krytyczną. Nasze wykresy Gantta online dostarczają dane w czasie rzeczywistym i można je łatwo udostępniać, dzięki czemu wszyscy zawsze pracują na najbardziej aktualnych danych.

Monitoruj swój projekt za pomocą pulpitów nawigacyjnych w czasie rzeczywistym

Twoja dokumentacja projektowa tylko wyznacza etap realizacji Twojego projektu. Aby dotrzymać tych planów, musisz mieć sposób na monitorowanie postępów i wydajności w czasie rzeczywistym. Nasz pulpit nawigacyjny na żywo automatycznie zbiera, oblicza i dostarcza w czasie rzeczywistym metryki dotyczące czasu, obciążenia pracą i nie tylko. W przeciwieństwie do innych narzędzi nie ma potrzeby konfiguracji. Widzisz, co się dzieje, gdy projekt się rozwija.

Wejdź głębiej w dane dzięki raportowaniu jednym kliknięciem

Gdy widok wysokiego poziomu nie wystarczy, możesz generować raporty projektu za pomocą naciśnięcia klawisza. Uzyskaj więcej informacji o kosztach, postępach i nie tylko. Wszystkie raporty można filtrować, aby pokazać tylko te dane, które chcesz zobaczyć. Możesz dołączyć raporty do wiadomości e-mail interesariuszy lub wydrukować je do prezentacji.

ProjectManager to elastyczne narzędzie, które pozwala aktualizować dokumentację projektową w miarę potrzeb, gdy projekty się zmieniają. Wszyscy są na bieżąco z powiadomieniami e-mail lub alertami w aplikacji, więc nigdy nie ma wątpliwości, czego się oczekuje. Użyj narzędzia, które zarządza planem projektu, zasobami, kosztami i zespołem, jednocześnie przechowując całą dokumentację projektową, której potrzebujesz, aby osiągnąć sukces.

Jasne, dokumentacja może być zmorą twojego projektu, ale jej potrzebujesz. Istnieją narzędzia, dzięki którym zrobisz to łatwiej, lepiej i szybciej. Pakiet oprogramowania online od ProjectManagera to doskonałe narzędzie do współpracy do tworzenia i przechowywania dokumentacji projektowej w celu łatwiejszego dostępu i udostępniania dokumentów zespołowi. Rozpocznij za darmo.