Szybki przewodnik po działaniach i listach działań

Najprawdopodobniej stworzyłeś element działania, nie zdając sobie z tego sprawy. Jeśli kiedykolwiek pisałeś listę rzeczy do zrobienia, stworzyłeś zestaw czynności do wykonania — sprawy do załatwienia, prace domowe do wykonania, osoby, z którymi możesz się skontaktować itp.

Zarządzanie projektami na dużą skalę jest procesem o wiele bardziej skomplikowanym i wymaga zaawansowanego systemu tworzenia, przypisywania i śledzenia działań.

Czym są elementy akcji?

Elementy działania to dyskretne, możliwe do wykonania zadania służące jako „pomost” w kierunku bardziej złożonego celu. Utworzenie listy czynności do wykonania to najlepszy sposób na przypisanie tych zadań i śledzenie postępów.

Pozycje działania przybierają wiele form, od czynności, które muszą zostać zakończone, po wydarzenia, które muszą się odbyć. Ich cechą charakterystyczną jest jednak to, że każda ukończona pozycja prowadzi do zakończenia większego zadania. Pozycje te muszą być zwięzłe i zazwyczaj wykonywane przez jedną osobę. Choć mogą wydawać się proste, tworzenie listy czynności do wykonania jest bardziej skomplikowane, niż można by się spodziewać. Źle stworzone dyrektywy mogą spowolnić cały projekt, a nawet doprowadzić do całkowitego niepowodzenia. Z tego powodu ważne jest, aby zrozumieć najlepsze sposoby tworzenia i wykorzystywania ich do napędzania projektu.

Oprogramowanie do zarządzania projektami to najlepszy sposób na sporządzenie listy działań i faktyczne wykonanie pracy jako zespół. Dzięki ProjectManager możesz współpracować nad zadaniami w pięciu różnych widokach, śledzić postępy za pomocą pulpitów nawigacyjnych, a nawet śledzić swój czas. Zacznij już dziś za darmo.

Kto tworzy elementy akcji?

Menedżerowie i liderzy zespołów są generalnie odpowiedzialni za tworzenie i przypisywanie działań. Osoby w tych rolach wyznaczają zadania i dzielą je na listy, które członkowie zespołu mogą wypełnić i „odhaczyć”. Zadaniem menedżera jest wiedzieć, kto powinien pracować nad którym działaniem, a który wymaga wielu członków zespołu.

Elementy działania mają kluczowe znaczenie podczas pracy nad złożonymi zadaniami w środowisku zespołowym, ponieważ uniemożliwiają członkom zespołu deptanie sobie nawzajem i wykonywanie niepotrzebnej pracy.

Cel listy czynności do wykonania

Krocząca lista czynności do wykonania to dobry sposób na śledzenie obowiązków wszystkich osób podczas projektu. Ułatwia to znalezienie odpowiedzi na wszelkie pytania, które możesz mieć w przyszłości. Lista czynności do wykonania pokazuje dokładnie, co poszło dobrze, a co poszło nie tak podczas projektu, a także ile wysiłku i zasobów wymagały określone zadania.

Rzeczy do rozważenia podczas tworzenia listy czynności do wykonania

Istnieje pięć szczegółów, które należy zawsze podać, aby upewnić się, że przedmiot jest zrozumiały i można go śledzić:

• Nazwa zadania
• Ważne daty – stworzenie, planowane zakończenie, faktyczne zakończenie
• Opis pozycji działania
• Zagrożenia lub problemy, na które należy zwrócić uwagę
• Kto będzie właścicielem elementu działania?

Przykłady czynności do wykonania

Wyobraź sobie spotkanie, na którym planowany jest projekt i omawiana jest lista zadań. Te zadania muszą zostać zakończone, zanim projekt będzie mógł ruszyć do przodu. Aby ułatwić zarządzanie tymi abstrakcyjnymi zadaniami, kierownik projektu podzieli je na odrębne elementy akcji.

Są one łatwiejsze dla członków zespołu do zastanowienia się i wykonania, a menedżerowie projektów łatwiej je śledzić. Oto kilka przykładów:

• Umawianie spotkania na ustaloną godzinę i datę
• Wysyłanie prośby do dostawcy zewnętrznego
• Kontaktowanie się z interesariuszem w celu nawiązania połączenia
• Składanie zlecenia pracy
• Tworzenie grafiki

Elementy Przedmiotu Działania

Postępuj zgodnie z ustalonymi kryteriami tworzenia elementów działań, aby uwzględnić wszystkie niezbędne informacje w sposób zrozumiały dla każdego. Ten proces nie jest skomplikowany, ale należy pamiętać o kilku kluczowych elementach:

Tytuł i numer śledzenia

To jest nazwa elementu akcji – jego najprostszy deskryptor. Tytuł powinien być krótki, ponieważ napiszesz tam opis i rozwiniesz szczegóły. Zaleca się przypisanie numeru śledzenia do każdego przedmiotu. Uprości to sposób ich śledzenia i raportowania, zwłaszcza gdy masz do czynienia z wieloma czynnościami na raz.

Priorytetowy poziom

Kiedy masz do czynienia z wieloma działaniami, przypisz każdemu priorytet, aby wiedzieć, na czym skupić się w pierwszej kolejności. Nie wszystkie z nich muszą być koniecznie wykonane w kolejności, w jakiej zostały przydzielone. Niektóre będą naturalnie bardziej naglące niż inne.

Data utworzenia i szacowane ukończenie

Podczas tworzenia elementów akcji należy pamiętać o trzech datach: data utworzenia, szacowana data zakończenia i ewentualna data zakończenia. Pamiętaj, że nie wszystkie zostaną ukończone, a niektóre mogą zostać „rozwiązane”. Są to przedmioty, które po drodze stały się niepotrzebne i nie trzeba ich uzupełniać.

Twórca i cesjonariusz

Uwzględnij, kto utworzył działanie, a także do kogo je przypisał. Dzięki temu wszystkim zaangażowanym łatwiej będzie wiedzieć, gdzie kierować pytania. Zasadniczo jest to sposób na przyspieszenie komunikacji.

Opis

Opis powinien rozwinąć się w tytule. Pamiętaj, że nadal powinien to być prosty opis — podsumowanie, a nie przewodnik krok po kroku. Ogólnie rzecz biorąc, opisy działań to tylko jedno lub dwa zdania.

Rozszerzony opis

Tutaj możesz podać wszelkie inne istotne szczegóły, których cesjonariusz potrzebuje do wykonania zadania. W zależności od elementu działania może to nie być konieczne.

Najlepsze praktyki dotyczące utrzymywania listy czynności do wykonania

Gdy zaczynasz pisać, pamiętaj o kilku sprawdzonych metodach:

Zacznij od czasownika

Kiedy elementy akcji są zapisywane jako rzeczowniki, szanse są zbyt szerokie. Może to prowadzić do zamieszania. Na przykład zatytułowanie działania „sprawdź wiadomości e-mail inwestora” lub „e-maile inwestorów” daje jaśniejszy obraz tego, co należy zrobić.

Bądź zwięzły

Przedmioty działania powinny upraszczać, a nie komplikować. Jeśli są zbyt „przegadane” lub zawierają niepotrzebne szczegóły, mogą zmylić cesjonariusza i spowolnić działanie. Mniej znaczy więcej.

Pisz, aby każdy mógł zrozumieć

Elementy akcji zawsze będą miały sens dla tego, kto je stworzył, ale zastanów się, czy będą miały równie duży sens dla czytelnika po raz pierwszy. Cesjonariusz powinien dokładnie wiedzieć, co robić.

Pamiętaj o zasobach

Tworząc element działania, weź pod uwagę wymagane zasoby, takie jak budżet, praca i czas. Zasoby te mogą wpływać na to, komu je przypiszesz i jakie inne elementy je przypiszesz.

Przewiduj wynikające z tego działania

Pomyślne wykonanie jednej pracy może otworzyć drzwi do drugiej. Przewidując te dodatkowe zadania z wyprzedzeniem, będziesz o krok do przodu.

Co to jest śledzenie działań?

Po napisaniu elementów akcji rozpoczyna się wykonywanie i śledzenie. Podczas pracy nad nimi należy śledzić i rejestrować ich postępy, aby podejmować decyzje i strategie. Po prawidłowym wykonaniu śledzenie powinno ujawnić, gdzie w przyszłości można dostosować strategie zarządzania zadaniami.

Śledzenie czynności do wykonania to proces monitorowania czynności od początku do końca i rejestrowania informacji. Do tych informacji można łatwo się odwoływać, a nawet informować o przyszłych decyzjach.

Śledzenie jest szczególnie ważne po zakończeniu projektu. Bez niego przydatne informacje o tym, jak obsłużono element działania, są zasadniczo marnowane. Najlepiej byłoby, gdyby te informacje zostały zapisane i wykorzystane w późniejszym terminie.

Użyj narzędzia do śledzenia czynności

Śledzenie czynności do wykonania umożliwia kierownikom projektów rejestrowanie i aktualizowanie czynności do wykonania. Tradycyjnie były to proste arkusze kalkulacyjne. Teraz najlepsze trackery oferują wyższą funkcjonalność i umożliwiają współpracę zespołową.

Właściwe sformatowanie listy czynności do wykonania jest kluczowe dla zachowania porządku danych na przyszłość. Jest więcej niż prawdopodobne, że na te listy spojrzą świeże oczy i będą musieli zrozumieć, na co patrzą. Oznacza to zachowanie spójności formatowania i uwzględnienie tego samego zestawu danych na każdej liście, niezależnie od projektu.

Dlaczego warto używać szablonu

Pozycje akcji są stałą częścią zarządzania zadaniami. Są czymś, co liderzy zespołów tworzą i wykorzystują przez cały czas trwania każdego projektu. Z tego powodu listy powinny być sformatowane w ten sam sposób i zawierać te same informacje. Ta konsystencja zmniejsza zamieszanie i poprawia wyniki.

Jako cesjonariusz powinieneś dokładnie wiedzieć, czego się od ciebie oczekuje, bez względu na to, co ci przydzielono lub kto to przypisał. Szablon elementu działania zapewnia, że ​​wszystkie potrzebne informacje są dostępne w zrozumiałym dla Ciebie formacie.

Nasz szablon elementu działania zapewnia, że ​​zawierasz wszystkie niezbędne szczegóły i za każdym razem formatujesz listy w ten sam sposób. Dzięki temu nie będziesz musiał tracić cennego czasu na ponowne zapoznawanie się z nowym formatem. Masz potrzebne informacje i wiesz, gdzie je znaleźć.

Aby uzyskać jeszcze lepsze wyniki, połącz ten szablon z potężnym oprogramowaniem do zarządzania projektami z narzędziami do śledzenia projektów i raportowania.

Jak korzystać z szablonu elementów akcji w ProjectManager

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane narzędzie, które pozwala organizować, wykonywać, śledzić i raportować na listach działań z większą wydajnością.

Wyświetlanie listy czynności do wykonania w różnych widokach projektu

Prosty arkusz kalkulacyjny może wykonać zadanie, ale jego statyczny charakter może być ograniczony. Dzięki naszemu oprogramowaniu układasz wszystkie swoje działania na wykresie Gantta, liście zadań lub tablicy kanban. Każdy widok projektu pozwala łatwo przypisywać elementy działań i śledzić postępy od koncepcji do zakończenia.

Śledź stan działania na pulpicie nawigacyjnym

Aby śledzić postępy i wydajność cesjonariusza, możesz użyć pulpitu nawigacyjnego w czasie rzeczywistym, który dostarcza w czasie rzeczywistym dane od każdego członka zespołu i konwertuje je na wykresy i wykresy, które wyświetlają metryki, takie jak czas, wariancja i inne.

Współpracuj ze swoim zespołem dzięki oprogramowaniu opartemu na chmurze

Dzięki naszej platformie współpracy członkowie zespołu mogą współpracować i radzić sobie z pracą w bardziej efektywny sposób. Użytkownicy mogą dołączać pliki i obrazy, komentować i oznaczać osoby, aby upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane rozwiązanie do zarządzania projektami, które poprowadzi Twój projekt na każdym kroku. Narzędzia planowania online i internetowe funkcje zarządzania zadaniami umożliwiają współpracę w podróży i wprowadzanie zmian przez cały czas trwania projektu. Następnie kilkoma kliknięciami twórz kompleksowe raporty na podstawie danych. Przekonaj się sam, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej już dziś.