Twój przewodnik po organizacji dla sukcesu PPC

Witajcie Bohaterowie PPC! W miarę zbliżania się roku 2018 wasze kanały mogą być zalewane rozmowami o postanowieniach noworocznych. Chociaż zwykle trzymam się z daleka od robienia wielkich rzeczy związanych z rozwiązaniami, lubię zastanowić się nad moim minionym rokiem i przygotować się na zmiany, które planuję wprowadzić, aby zapewnić pomyślną przyszłość. W tym roku moim najwyższym priorytetem jest utrzymanie porządku w nowym dla mnie krajobrazie zarządzania PPC. Tworząc listę, przyjąłem całościowe podejście, którym chciałbym się z wami podzielić. Moje strategie dzieliły się na cztery kategorie – organizacja mojej przestrzeni, mój czas, moje zasoby i moje obciążenie pracą.

Organizowanie przestrzeni

1. Upewnij się, że zawsze masz potrzebne narzędzia.

Utrzymuj zorganizowaną przestrzeń przeznaczoną na mnóstwo długopisów, papieru, zeszytów itp. W ten sposób nigdy nie będziesz na nieoczekiwanej rozmowie, szukając w biurze dodatkowych długopisów lub papieru.

2. Wykorzystaj swoje fizyczne aktywa.

Jestem wzrokowcem, a jednym z ulubionych narzędzi jest drukowana kopia kalendarza miesiąca z zaznaczonymi terminami i przypomnieniami. Jeśli jesteś zmotywowany wizualnie, radzę zrobić listę rzeczy, do których najczęściej się odnosisz, i trzymać fizyczną kopię przyklejoną na biurku!

3. Kategoryzuj i oznaczaj te zasoby.

Proponuję oddzielne miejsca na notatki, listy i przypomnienia według kategorii, które mają dla Ciebie sens. Na przykład w agencji może to być fizyczna organizacja według klienta/konta.

4. Regularnie usuwaj bałagan.

Raz dziennie lub raz w tygodniu przejrzyj wszystko, co trzymasz na biurku, i ustal, czy musisz to zarchiwizować, czy wyrzucić. Czysta przestrzeń daje nowy początek i dodaje rytuału do często chaotycznego harmonogramu.

5. Umieść fizyczne przypomnienia tam, gdzie możesz je zobaczyć.

Karteczki samoprzylepne świetnie nadają się do robienia szybkich notatek, które są istotne na krótką metę, zwłaszcza gdy prowadzisz rozmowę lub jesteś w trakcie rozmowy. Przyklej je gdzieś na biurku, na które często patrzysz. Unikaj trzymania ich na dłużej niż kilka godzin, umieszczania przypomnień w kalendarzu lub na liście rzeczy do zrobienia, kiedy tylko możesz.

6. Nadaj mu osobisty charakter.

Wreszcie, Twoja przestrzeń nie powinna wydawać się bezosobowa i nieprzyjemna! Zmodyfikuj dowolne z powyższych sugestii, aby dopasować je do swoich preferencji i przynieś do swojego miejsca pracy rzeczy, które sprawią, że poczujesz się szczęśliwy i wygodny. Udekoruj swoją przestrzeń zdjęciami, dziełami sztuki lub cokolwiek innego, co sprawi, że przestrzeń będzie wyjątkowa.

Organizowanie czasu

1. Wykorzystaj w pełni początek i koniec dnia.

Kiedy zaczynam rano, robię „poranną odprawę”. Obejmuje to sprawdzanie wiadomości e-mail, planowanie zadań, które planuję wykonać tego dnia, oraz gromadzenie wszelkich zasobów, których będę potrzebować na spotkania lub obciążenie pracą w danym dniu. Potem odkładam te rzeczy na rano i idę do pracy.

2. Korzystaj z kalendarza i przypomnień.

Twój kalendarz to nie tylko narzędzie do planowania spotkań. Używam mojego kalendarza przede wszystkim jako narzędzia do blokowania czasu i powiadamiania. Każde zadanie, które ustaliłem, że zrobię na dany dzień w moim porannym odprawie, otrzyma zaplanowany przedział w moim kalendarzu (ustawiony jako prywatny, tak aby tylko ja go widziałem) oraz wszelkie terminy zbliżające się w następnym tygodniu (lub miesiąc) otrzymaj dwa zaplanowane przypomnienia – jedno na dwa dni przed terminem, a drugie w samym terminie.

3. Ustal priorytety swoich zadań.

Jest to również część mojej porannej rutyny, ale może się zdarzyć, gdy pojawią się również zadania. Używam bardzo prostego, 3-literowego systemu nadawania priorytetów. „H” oznacza wysoką, „M” średnią, a „L” niską. Priorytet zadania ustalam subiektywnie, ale metod ilościowych jest więcej.

4. Unikaj spotkań jedno po drugim.

Chociaż czasami spotkania jeden po drugim są nieuniknione, myślę, że ważne jest, aby poświęcić trochę czasu przed i po spotkaniach na przygotowanie i przetworzenie. Po każdym spotkaniu lubię mieć co najmniej 10 minut na uporządkowanie notatek, ustawienie przypomnień w kalendarzu o terminach i zapisanie zadań do wykonania wynikających z rozmowy.

5. Nie przerywaj pracy [klienta].

Najbardziej pomocną wskazówką, jaką kiedykolwiek dał mi współpracownik, było poświęcenie określonego dnia tygodnia tylko jednemu klientowi lub projektowi. Chociaż mogę pracować nad kilkoma innymi zadaniami we wtorek, jeśli poświęcę wtorek głównie na pracę tygodnia dla Klienta A, mam poczucie ukończenia i całościowe wyobrażenie o postępach, jakie robię na koncie.

6. Ustaw limity czasowe.

Niektóre zadania sprawiają więcej kłopotów niż inne. Jeśli wiem, że regularnie tkwię w analizie danych – paraliżu zadania na koncie klienta, to planuję nie więcej niż tyle czasu, ile według mnie zadanie powinno zająć, jeśli pracuję wydajnie. Dzięki temu mogę zrobić więcej w ciągu jednego dnia i w razie potrzeby mogę później przyjrzeć się zadaniu.

Organizowanie zasobów

1. Utrzymuj uniwersalną organizację pulpitu komputera i plików.

Natychmiast nadaję moim plikom taką konwencję nazewnictwa: Date_Client_Account_Task. Pod koniec dnia przenoszę dowolny z tych plików znajdujących się w folderze pobierania lub na pulpicie do dobrze zorganizowanego folderu klienta.

2. Zrób bieżącą listę zmian na koncie i ukończonych pozycji.

Prowadzę dokument tekstowy z główną listą wszelkich zmian, jakie wprowadziłem na każdym z moich kont w danym dniu. Jest to świetne narzędzie odniesienia, jeśli kiedykolwiek pojawi się pytanie, kiedy praca została zakończona.

3. Zapisz swoje notatki z całej komunikacji [klienta].

Podobnie zawsze przenoś swoje notatki z rozmów lub spotkań do głównego dokumentu, który możesz przechowywać w formie cyfrowej. Uwielbiam notatki na papierze, ale konsekwentnie opracowuję je cyfrowo, aby móc je wykorzystać w przyszłości i raportować.

4. Uporządkuj swoją skrzynkę odbiorczą.

Hanapin korzysta z Gmaila, a ja nieustannie ustawiam automatyczne tagowanie i kategoryzację moich e-maili. Mam folder dla każdego z moich klientów, platform itp. Możesz pobawić się i wymyślić system, który działa dla Ciebie, ale zorganizowana skrzynka odbiorcza to kolejne świetne narzędzie odniesienia, gdy inne notatki nie są tak solidne jak Ty potrzebować.

Organizowanie pracy

1. Zrób listę rzeczy do zrobienia i trzymaj ją w jednym miejscu.

Istnieje wiele bezpłatnych aplikacji i stron internetowych do zarządzania zadaniami i śledzenia zadań, a kiedy po raz pierwszy zacząłem w Hanapin, próbowałem ich wszystkich użyć. Odkryłem, że utrzymywanie tylko jednej cyfrowej listy rzeczy do zrobienia, bez względu na to, jak prosty jest format, było dla mnie najlepszą opcją. Używam bardzo prostego arkusza kalkulacyjnego z kolumnami dla klienta, zadania, terminu i statusu.

2. Listy kontrolne są satysfakcjonujące!

Lista rzeczy do zrobienia w formacie, który pozwala na oznaczenie rzeczy jako „kompletne” lub zaznaczenie pola, jest w rzeczywistości satysfakcjonująca psychologicznie i może zwiększyć Twoją produktywność. Lubię spisywać swoje listy kontrolne na papierze z listy rzeczy do zrobienia każdego dnia – dzielę rzeczy do zrobienia na mniejsze zadania, które mogę fizycznie sprawdzić długopisem i kartką podczas ich wykonywania.

3. Zaplanuj (i zachowaj listę) powtarzających się zadań.

Utrzymuj listę zadań PPC i planuj te, które musisz wykonać cyklicznie. Na przykład planuję moje SQR w moim kalendarzu jako wydarzenie cykliczne dla każdego z moich kont. Oto lista zadań PPC z ppchero, której możesz użyć w celach informacyjnych.

4. Odpowiedzialność jest konieczna.

W Hanapin wielu z nas posiada status Doc, który udostępniamy naszemu zespołowi i/lub naszym klientom, aby pociągnąć nas do odpowiedzialności za pracę, o której mówimy, że zamierzamy wykonać i kiedy to zrobimy. Posiadanie solidnego systemu odpowiedzialności zapewnia kontrolę i zapewnia wszystkim stronom aktualne informacje, których potrzebują.

5. Automatyzuj wszędzie tam, gdzie to możliwe.

Jest tak wiele narzędzi do automatyzacji zadań, które mogą zaoszczędzić mnóstwo czasu w ciągu tygodnia. Automatyzacja nie zawsze jest rozwiązaniem, ale ponieważ te zasoby stają się coraz bardziej wyrafinowane, istnieje wiele zadań, które nie wymagają ręcznego dotyku.

Zawijanie

Wdrażanie stałych nawyków organizacyjnych w codziennym procesie pracy ma kluczowe znaczenie dla sukcesu w tej branży, ponieważ istnieje tak wiele ruchomych części, które należy śledzić. To długa lista, którą można by jeszcze bardziej podzielić, ale mam nadzieję, że to dobry początek dla tych z nas, którzy szukają sposobów na śledzenie niezliczonych elementów układanki zarządzania PPC!