Co to jest rejestr ryzyka i jak go utworzyć?

Nigdy nie będziesz w stanie przewidzieć każdego zdarzenia związanego z ryzykiem, które może wystąpić w projekcie, ale korzystając z rejestru ryzyka, jesteś przygotowany na szybką reakcję, zanim ryzyko projektowe stanie się prawdziwym problemem i zboczy z drogi cały projekt.

Co to jest rejestr ryzyka?

Rejestr ryzyk to narzędzie w zarządzaniu ryzykiem i zarządzaniu projektami. Służy do identyfikowania potencjalnych zagrożeń w projekcie lub organizacji, czasami w celu spełnienia wymogów regulacyjnych, ale przede wszystkim w celu kontrolowania potencjalnych problemów, które mogą wykoleić zamierzone wyniki.

Powiązane: Szablon rejestru ryzyka dla programu Excel

Chociaż rejestr ryzyka jest używany głównie podczas realizacji projektu, jest on częścią twojego planu zarządzania ryzykiem, który musi być poważnie rozważony przez kierowników projektów na etapie planowania projektu. Nie ma czasu za wcześnie, aby zacząć myśleć o analizie ryzyka w Twoim projekcie. Dlatego posiadanie pod ręką i gotowego rejestru ryzyka projektu jest niezbędne w zarządzaniu ryzykiem.

Gdy już masz rejestr ryzyka, aby identyfikować i śledzić zdarzenia ryzyka, potrzebujesz oprogramowania do zarządzania projektami, aby podjąć działania. ProjectManager ma tablice kanban i wykresy Gantta, które wizualizują przepływ pracy, gdy zespół pracuje nad rozwiązaniem ryzyka. Menedżerowie projektów uzyskują przejrzystość procesu zarządzania ryzykiem, jednocześnie dając swoim zespołom autonomię w zarządzaniu zaległościami i planowaniu sprintów. Zobacz, jak może poprawić zarządzanie ryzykiem, korzystając z naszej bezpłatnej wersji próbnej już dziś.

Posiadanie dziennika ryzyka w celu śledzenia ryzyka projektu, czy to za pomocą prostego arkusza kalkulacyjnego, czy w ramach bardziej niezawodnego oprogramowania do zarządzania projektami, jest dobrym pomysłem do rozwiązania w dowolnym planie projektu. Ryzyko jest nieodłączne we wszystkim, a dotyczy to podwójnie zarządzania projektem z dużą ilością ruchomych części.

Dlaczego potrzebujesz rejestru ryzyka związanego z projektem?

Jeśli wiesz, czym jest zarządzanie ryzykiem, będziesz wiedział, że następnym krokiem do zarządzania ryzykiem jest strategiczna praca nad kontrolowaniem potencjalnych problemów, które najprawdopodobniej wystąpią podczas zarządzania projektem. Dlatego powinieneś dysponować mechanizmem analizy ryzyka, aby zebrać potencjalne zagrożenia, a następnie wytyczyć ścieżkę do złagodzenia ryzyka i przywrócenia projektu na właściwe tory, jeśli te zagrożenia staną się rzeczywistością.

Co zawiera rejestr ryzyka?

Rejestry ryzyka mogą się różnić w zależności od organizacji i projektu. Jednak większość szablonów rejestrów ryzyka zawiera te powszechnie stosowane elementy:

• Identyfikator identyfikacyjny ryzyka: nazwa lub numer identyfikacyjny identyfikujący ryzyko.
• Opis ryzyka: krótkie wyjaśnienie ryzyka.
• Struktura podziału ryzyka: Struktura podziału ryzyka to wykres, który pozwala zidentyfikować wszystkie ryzyka projektu i je skategoryzować.
• Kategorie ryzyka: Istnieje wiele kategorii ryzyka, które mogą mieć wpływ na projekt, takich jak harmonogram, budżet, ryzyka techniczne i zewnętrzne.
• Analiza ryzyka: Celem analizy ryzyka jest określenie prawdopodobieństwa i wpływu ryzyka. Możesz przeprowadzić jakościową analizę ryzyka lub ilościową analizę ryzyka.
• Prawdopodobieństwo ryzyka: Musisz oszacować prawdopodobieństwo każdego ryzyka i przypisać wartość jakościową lub ilościową.
• Priorytet ryzyka: Priorytet ryzyka jest określany poprzez przypisanie każdemu ryzyku punktacji ryzyka, którą uzyskuje się poprzez pomnożenie wpływu ryzyka i wartości prawdopodobieństwa. Jeśli korzystasz z pomiarów jakościowych, musisz ustalić priorytety ryzyka o największym wpływie i największym prawdopodobieństwie.
• Reakcja na ryzyko: Każde ryzyko wymaga reakcji na ryzyko, aby złagodzić jego wpływ na projekt. Te reakcje na ryzyko są również udokumentowane w planie reakcji na ryzyko.
• Własność ryzyka: Każde ryzyko musi być przypisane do członka zespołu, który staje się właścicielem ryzyka. Właściciel ryzyka jest odpowiedzialny za wdrożenie odpowiedniej reakcji i nadzorowanie jej.

Proces zarządzania ryzykiem

Pierwszym krokiem w procesie zarządzania ryzykiem jest identyfikacja ryzyka. Oczywiście wszystkie projekty są różne, ale w przypadku organizacji, które prowadzą podobne projekty rok do roku, mogą istnieć dane historyczne do przejrzenia, aby pomóc w identyfikacji wspólnych kategorii ryzyka dla tego typu projektów.

Ponadto można przewidywać niektóre ryzyka projektowe w oparciu o siły rynkowe (na przykład ryzyko podaży i popytu) lub w oparciu o typowe problemy z zarządzaniem projektem, a nawet w oparciu o pogodę.

Zbierz ryzyko projektu

Zbieranie możliwych zagrożeń, które mogą pojawić się podczas zarządzania projektem, wymaga systematycznego podejścia, aby upewnić się, że jesteś tak dokładny, jak to tylko możliwe. Rejestr ryzyka projektu to system, który może następnie śledzić to ryzyko, jeśli w rzeczywistości się pojawi, a następnie oceniać podjęte działania, aby je rozwiązać.

Rejestrując te zagrożenia w arkuszu kalkulacyjnym dziennika ryzyka lub w oprogramowaniu do zarządzania projektami, masz miejsce, w którym możesz umieścić wszystkie te dane i śledzić konkretne zdarzenia związane z ryzykiem w całym projekcie, sprawdzając w ten sposób, czy podjęte działania w odpowiedzi na ryzyko ryzyko działa. W związku z tym dokument śledzenia ryzyka trzyma ryzyko projektowe na ścisłej smyczy, aby złagodzić ich wpływ, aby nie zrujnować projektu.

Udokumentuj ryzyko projektu

Dokumentowanie ryzyk projektowych za pomocą rejestru ryzyka ma kluczowe znaczenie dla powodzenia każdego projektu. Daje Ci jedno miejsce, w którym możesz zidentyfikować ryzyko, zanotować jego historię — od miejsca, w którym pojawiło się po raz pierwszy do ostatecznego rozwiązania — a nawet oznaczyć ryzyko do osoby, która je zidentyfikowała i jest właścicielem kierownictwa. W dzienniku ryzyka możesz zanotować ocenę ryzyka i prawdopodobieństwo, że ryzyko wpłynie na projekt i wiele więcej.

Monitoruj ryzyko projektu

Jak wspomniano, w rejestrze ryzyka projektu można przypisać ryzyko członkom zespołu. Osoba ta jest następnie odpowiedzialna za monitorowanie ryzyka i prowadzenie wszelkich działań związanych z reagowaniem na ryzyko wymaganych do złagodzenia wpływu tego zdarzenia ryzyka lub rozwiązania go, gdy stanie się ono problemem. Dokumentując ten proces w rejestrze ryzyka projektu, jest mniej prawdopodobne, że stracisz kontrolę nad ryzykiem projektu w trakcie pracowitego projektu, co oznacza, że ​​ryzyko nie przekształca się w rzeczywiste problemy, które mogą negatywnie wpłynąć na budżet lub harmonogram projektu i narażać na szwank sukcesu projektu.

Rozwiąż ryzyko

Wreszcie, gdy ryzyko projektowe zostanie rozwiązane, możesz je zamknąć. Nic nie jest lepsze niż zaznaczenie tego ryzyka w dzienniku ryzyka, ponieważ nie stanowi on już problemu w projekcie. Ponadto, jeśli zdarzenie związane z ryzykiem zostało naprawione, nie chcesz dalej angażować zasobów w rozwiązanie problemu, który już nie istnieje. Daje po prostu większą kontrolę nad planem zarządzania ryzykiem i sprzyja lepszej komunikacji z zespołem projektowym i interesariuszami.

Jak stworzyć rejestr ryzyka

Przejdźmy przez wszystkie kroki, aby utworzyć rejestr ryzyka, abyśmy mogli jak najlepiej wykorzystać to narzędzie do zarządzania ryzykiem, gdy z niego korzystamy.

1. Identyfikacja ryzyka

Zbierz zespół projektowy, aby przeprowadzić burzę mózgów na temat potencjalnych zagrożeń. Każdy członek zespołu jest odpowiedzialny za różne obszary projektu, więc wykorzystaj ich wiedzę fachową, aby pomóc zidentyfikować potencjalne ryzyko wykolejenia projektu. Będziesz także chciał porozmawiać z interesariuszami, aby upewnić się, że przypomniałeś sobie ich obawy, a także śledzisz ich ryzyko. Pamiętaj, aby wyczerpać wszystkie kategorie ryzyka potencjalnego wpływu, od sił rynkowych po zasoby i pogodę.

2. Opisz ryzyko projektu

Następną rzeczą, którą chcesz zrobić, jest opisanie ryzyka projektu. Staraj się być tak dokładny, jak to tylko możliwe, zachowując opis na temat zasadniczych elementów. Zbyt niejasne ryzyko sprawi, że prawdziwym wyzwaniem będzie prawdziwe zrozumienie, czy ryzyko stało się realnym problemem, czy nie. Na przykład nie pisz „Pogoda”, aby określić ryzyko zależne od pogody. Zamiast tego wybierz coś ściśle związanego z twoim projektem, na przykład „Sezon monsunowy w Indiach może spowodować opóźnienia w dostawach miedzi”.

Jako nasze identyfikowanie i opisywanie ryzyka, oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc Ci zachować porządek. Korzystanie z widoku listy ProjectManagera pozwala na stworzenie centralnego centrum dla wszystkich ryzyk z miejscem na ich opisanie, ale także ustalenie priorytetów, dostosowanie znaczników i wiele więcej. W przeciwieństwie do lekkich aplikacji do zrobienia, dajemy Ci dane w czasie rzeczywistym, a nasz widok listy pokazuje procent ukończenia każdej listy. Pozwala także zespołom komentować, co pomaga im lepiej współpracować, niezależnie od tego, czy są w biurze, w terenie, czy w domu.

3. Oszacuj wpływ ryzyka

Uwzględnij wszystko, na co ryzyko może wpłynąć, abyś mógł opracować silną strategię radzenia sobie z nim. Na przykład, jeśli w Twoim sektorze biznesowym krążyły plotki o zwolnieniu, zidentyfikuj rzeczywisty wpływ, jaki mógłby mieć na harmonogram Twojego projektu, gdyby doszło do skutku. Na przykład: „Przewidywane zwolnienia w południowo-wschodniej produkcji mogą zagrozić harmonogramom produkcji w czerwcu. Może to opóźnić realizację całego projektu o trzy miesiące, o ile nie zostaną rozważone alternatywne opcje produkcji. To mówi właścicielowi ryzyka, aby zbadał potencjalne opcje dla zakładów produkcyjnych poza tym regionem, więc istnieje prawdziwy plan zarządzania ryzykiem.

4. Stwórz plan reakcji na ryzyko

To jest ciężkie podnoszenie w rejestrze ryzyka projektu, więc daj mu czas i wysiłek niezbędny do jego prawidłowego ukończenia. Chcesz być dokładny, ale nie przesadny. Staraj się, aby plan reakcji na ryzyko był krótki i na temat. Zrób swoje badania, więc jeśli ryzyko pojawi się w projekcie, możesz od razu przystąpić do działania. Dokumentuj wszystkie plany reagowania i strategie wdrażania. Jeśli wymaga to długiego dokumentu, dodaj link lub załącznik do dokumentu planu reakcji na ryzyko, aby wskazywał bezpośrednio na planowaną reakcję.

5. Ustalaj priorytety ryzyka projektowego

Nie wszystkie ryzyka projektowe są tworzone jednakowo. Niektóre z nich mają większy wpływ niż inne, więc musisz zdecydować, które przesuną się na początek linii, a które możesz zignorować, jeśli nie masz czasu i zasobów. Tutaj określisz poziom ryzyka: wysoki, średni lub niski. W ten sposób możesz filtrować swój rejestr, a następnie ustalać priorytety.

6. Zdefiniuj właścicieli ryzyka

Na koniec przypisz właściciela do każdego ryzyka. Jeśli nie masz właściciela ryzyka dla każdego potencjalnego ryzyka, możesz nie wiedzieć o tym, dopóki wpływ tego ryzyka nie będzie nieodwracalny.

7. Notatki

W twoim rejestrze ryzyka jest jeszcze jedna kolumna, w której możesz zebrać wszelkie uwagi, które nie mieszczą się w omówionych już kategoriach. Ważne jest, aby mieć miejsce, w którym można umieścić te pomysły, aby nie zgubiły się w niekończącym się zamieszaniu projektu.

Używanie ProjectManager do śledzenia ryzyka

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami ze zintegrowanymi funkcjami śledzenia ryzyka, które umożliwiają łatwe tworzenie list, zarządzanie i współpracę. Po wybraniu określonego ryzyka istnieje prosty i szybki sposób edycji każdego aspektu ryzyka, w tym jego nazwy, opisu, do którego jest przypisane i jego priorytetu. Co więcej, masz możliwość dodawania notatek, plików, obrazów i innych załączników do tego konkretnego ryzyka projektu.

Jedną z naszych najpotężniejszych funkcji zarządzania ryzykiem jest pulpit nawigacyjny działający w czasie rzeczywistym. Nasz pulpit nawigacyjny projektu zapewnia migawkę stanu projektu i jest idealny do wykrywania zagrożeń z wyprzedzeniem, zanim staną się problemami. Ta unikalna cecha jest doceniana przez kierowników projektów na całym świecie, w największych firmach, takich jak Volvo, NASA i Bank of America.

ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które oferuje narzędzie do wspólnego śledzenia ryzyka, które zapewnia wszystkie funkcje potrzebne do identyfikowania, śledzenia i rozwiązywania zagrożeń, gdy stają się one problemami w projekcie. Wypróbuj sam i zobacz, jak może znacznie ułatwić zarządzanie ryzykiem i całym projektem. Skorzystaj z naszego bezpłatnego 30-dniowego okresu próbnego już dziś!