Godziny potrzebne do CRM: Czy oprogramowanie CRM kradnie czas, czy oszczędza czas?

Nawet 69% wdrożenia CRM kończy się niepowodzeniem, ponieważ w proces ten nie włożono wystarczającej ilości planowania i wysiłku.

Czas jest ograniczonym zasobem dla małych firm, a korzystanie z nowego CRM może wydawać się przerażające.

• Ile czasu zajmie skonfigurowanie nowego oprogramowania CRM?
• Czy CRM stworzy więcej pracy dla moich zespołów po uruchomieniu?
• Czy nauczenie się obsługi nowego systemu zajmie wieczność?
• Ile czasu będę musiał poświęcić na zarządzanie CRM?

Kto ma czas? Może się to wydawać zbyt przytłaczające lub czasochłonne.

Ale zrób to we właściwy sposób za pierwszym razem, a wszystko będzie tego warte. Zaoszczędzisz setki godzin później.

Jeśli nie poświęcisz czasu i wysiłku na wdrożenie, Twoje oprogramowanie CRM nie będzie w stanie zaoszczędzić Ci czasu.

W tym artykule omówimy:

• Ile czasu zajmuje konfiguracja CRM
• Dlaczego „CRM zajmuje zbyt dużo czasu” to mit
• Jak CRM może zaoszczędzić Ci godziny w każdym tygodniu

Zegar tyka — zaczynajmy!

Jak długo trwa konfiguracja CRM?

Konfiguracja CRM może zająć od tygodnia do roku. Czas konfiguracji CRM zależy od tego, ile danych potrzebujesz do migracji z istniejącego CRM, jak duży jest Twój zespół, kto potrzebuje dostępu do Twojego CRM i jak skomplikowana ma być automatyzacja CRM.

Niektóre platformy CRM, takie jak ActiveCampaign, będą migrować dane CRM za darmo — oznacza to dla Ciebie szybką konfigurację!

Jeden rok brzmi jak długi czas. I to jest!

Ale jeśli teraz pójdziesz na skróty, możesz później znaleźć się w trudnej sytuacji:

• Twoje raporty dotyczące sprzedaży i marketingu są niedokładne
• Twoje tropy wypadają przez szczeliny
• Tracisz czas na szukanie informacji, które powinny być na wyciągnięcie ręki

Jak więc obliczyć, ile czasu zajmie skonfigurowanie CRM dla Twojej firmy?

Proces wdrożenia CRM składa się z 5 kroków:

1. Dowiedz się, czego potrzebujesz od swojego CRM
2. Wyczyść swoje dane
3. Przenieś swoje dane do swojego CRM
4. Skonfiguruj automatyzacje i integracje
5. Trenuj swój zespół

Czas trwania każdego kroku zależy od wielu czynników, w tym:

• Jak uporządkowane i czyste są Twoje bieżące dane
• Liczba interesariuszy zaangażowanych we wdrożenie
• Wielkość firmy i liczba użytkowników CRM
• Liczba kontaktów i automatyzacji, które musisz przenieść
• Liczba integracji, które musisz skonfigurować
• Niezależnie od tego, czy obecnie stosujesz konwencje nazewnictwa, taksonomię i procesy przetwarzania danych

Przyjrzyjmy się każdemu krokowi bardziej szczegółowo.

(Krótka uwaga: podane szacunkowe czasy są po prostu szacunkowe. Każdy krok dotyczący Twoich danych może potrwać znacznie dłużej, jeśli napotkasz problemy z obsługą danych lub jakością).

Krok 1: Dowiedz się, czego potrzebujesz od swojego CRM

Jakie luki potrzebujesz w swoim oprogramowaniu CRM? Może to wyglądać tak:

• Twój zespół marketingowy nie wie, na jakie perspektywy kierować reklamy
• Twój zespół sprzedaży nie ma informacji i narzędzi potrzebnych do konwersji leadów z marketingu
• Zamykanie leadów trwa wiecznie – lub zawsze zatrzymuje się w tym samym miejscu cyklu sprzedaży
• Klienci odchodzą już po kilku miesiącach
• Marketing, sprzedaż i obsługa klienta działają w silosach bez jasnej komunikacji

Mając na uwadze te luki, możesz utworzyć listę życzeń funkcji i ustalić cele CRM.

Jeśli nie wiesz, czego potrzebujesz od CRM, zaproś swoich interesariuszy do pokoju.

Ci interesariusze powinni obejmować kierownictwo z:

• Sprzedaż
• Marketing
• Obsługa klienta

Z jakimi problemami boryka się każda drużyna? Pod koniec spotkania powinieneś mieć listę rzeczy, w których chcesz, aby Twój CRM pomógł.

Teraz możesz znaleźć oprogramowanie CRM z funkcjami, które rozwiążą te problemy.

Szacowany czas na analizę potrzeb CRM: od dwóch do czterech tygodni.

Krok 2: Wyczyść swoje dane

Działy sprzedaży i marketingu tracą około 550 godzin rocznie z powodu złych danych.

Nie pozwól, aby tak się stało — oczyść swoje dane, zanim trafią do Twojego CRM!

Choć może zabrzmieć techniczne „czyszczenie danych”, oznacza to po prostu:

• Upewnienie się, że Twoje dane są teraz dokładne i uporządkowane
• Brak konieczności późniejszego zajmowania się niedokładnymi lub brakującymi danymi

Jeśli jesteś zupełnie nowym biznesem, nie potrwa to wcale długo. Ponieważ nie masz dużo danych do wyczyszczenia, dowiedz się, jakie dane chcesz zbierać za pośrednictwem CRM. Co chcesz wiedzieć o swoich kontaktach i ich interakcjach z Twoją firmą?

Jeśli masz całą masę danych do wyczyszczenia, czas na podsumowanie:

• Gdzie przechowujesz dane
• Jak dane dostają się do Twojego systemu?
• Jak dokładne są Twoje dane

Oto jak przeprowadzić audyt swoich danych:

• Znajdź i zbierz wszystkie informacje o swoich klientach
• Uporządkuj informacje zgodnie ze swoimi potrzebami
• Nadaj priorytet informacjom o klientach według wartości dla Twojej firmy
• Usuń wszelkie zduplikowane i nieprawidłowe informacje
• Dodaj wszelkie brakujące informacje
• Stwórz jednolity system wprowadzania danych
• Powtarzaj proces audytu przynajmniej raz w roku

Szacowany czas czyszczenia danych: od 1 tygodnia do roku — im więcej masz danych, tym dłużej trwa czyszczenie.

Migracja czystych danych do nowego systemu CRM może zaoszczędzić setki godzin późniejszego radzenia sobie z niechlujnymi (niedokładnymi) danymi.

Czy wiesz, że w tej piosence OutKast śpiewa o czyszczeniu swoich danych? Tak świeże i tak czyste, czyste. (przez tenor)

Krok 3: Przenieś swoje dane do CRM

Niektórzy dostawcy CRM pomagają w migracji danych — a nawet robią to za Ciebie. ActiveCampaign oferuje usługi migracji, które pomogą Ci wprowadzić wszystko, czego potrzebujesz do nowego CRM:

• Listy subskrybentów
• Informacje kontaktowe
• Tagi
• Pola niestandardowe
• Automatyzacje marketingowe
• Kampanie e-mailowe
• Szablony wiadomości
• Formularze zgłoszeniowe
• Przepływy pracy automatyzacji

Mówiąc o polach niestandardowych, używaj ich! Dzięki nim Twoje dane są uporządkowane i dostępne w nowym CRM. Utrzymanie porządku sprawia, że ​​sprawy szybko się rozwijają (motyw, który prawdopodobnie już zauważyłeś).

Pola niestandardowe ułatwiają (i przyspieszają) dostosowanie się zespołów sprzedaży i marketingu do nowego oprogramowania CRM. Korzystanie z tych samych konwencji nazewnictwa i nazw pól, do których Twój zespół jest używany, zapewnia płynniejsze przejście, niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz korzystać z CRM, czy przeprowadzasz migrację z przestarzałej platformy.

Szacowany czas migracji danych: ręczna migracja może zająć od jednego do trzech miesięcy. Usługi migracyjne mogą potrwać do miesiąca. Im więcej masz danych, tym dłużej to trwa.

Krok 4: Skonfiguruj automatyzacje i integracje

Każdy system CRM ma inne możliwości integracji. Aby przejście było możliwie płynne, upewnij się, że nowe oprogramowanie CRM współpracuje z innymi narzędziami sprzedaży i marketingu. Często wiąże się to z integracją każdego narzędzia z Twoim CRM.

Czas trwania każdej z tych integracji zależy od rodzaju potrzebnej integracji: bezpośredniej/natywnej, zewnętrznej lub niestandardowej.

Integracje bezpośrednie/natywne zajmują najmniej czasu. Te połączenia zostały wstępnie zbudowane przez firmę, która zbudowała Twój CRM lub inne narzędzia. Możesz korzystać z tych integracji z poziomu swojego CRM, często po prostu łącząc swoje konta.

Biblioteka aplikacji ActiveCampaign zawiera ponad 250 aplikacji, co ułatwia korzystanie z ulubionych narzędzi wraz z systemem Deals CRM.

Integracje innych firm łączą dwa narzędzia za pomocą oprogramowania pośredniczącego.

Integracje innych firm, takie jak Zapier, wypełniają lukę między dwiema aplikacjami, które w przeciwnym razie nie byłyby w stanie się komunikować.

Zajmują one trochę więcej czasu niż integracje bezpośrednie — musisz powiedzieć oprogramowaniu pośredniczącemu, co ma zrobić z informacjami, które otrzymuje z każdej platformy — ale duża część pracy zaplecza jest już wykonana za Ciebie.

Integracje z niestandardowymi interfejsami API zajmują najwięcej czasu. Potrzebujesz kogoś, kto może zbudować tę integrację od podstaw w oparciu o swoją wiedzę techniczną zarówno na temat Twojego oprogramowania CRM, jak i narzędzia, z którym chcesz się zintegrować.

Oprócz konfigurowania integracji poświęć teraz czas na zautomatyzowanie sposobu, w jaki Twój CRM udostępnia i odbiera dane. Wykonanie tego z góry może później zaoszczędzić do 23% dnia.

Automatyzując sposób, w jaki Twój CRM rejestruje i udostępnia dane, możesz zobaczyć, jak Twoje kontakty:

• Angażuj się w swój marketing
• Przejdź przez cykl sprzedaży
• Konwertuj (lub nie) na klientów
• Interakcja z zespołem obsługi klienta
• Wiele więcej!

Szacowany czas integracji natywnych lub zewnętrznych: od jednej godziny do kilku dni. Im więcej integracji potrzebujesz, tym dłużej to potrwa.

Szacowany czas integracji niestandardowych: od tygodnia do kilku miesięcy , w zależności od stopnia złożoności integracji.

Krok 5: Trenuj swój zespół

55% przedstawicieli handlowych uważa, że ​​najważniejszą cechą CRM jest łatwość obsługi. A jeśli nie uznają ich za łatwe w użyciu, po prostu nie będą ich używać: 79% danych związanych z szansami sprzedaży gromadzonych przez przedstawicieli handlowych nigdy nie jest wprowadzanych do ich oprogramowania CRM.

Czemu? Czy naprawdę trudno jest korzystać z CRM-ów? Cóż, niektóre z nich są. Ale to, co robi jeszcze większą różnicę, to szkolenie CRM. Daj swoim zespołom ds. sprzedaży i marketingu dużo czasu i zasobów, aby zaznajomić się z tym, jak będą korzystać z nowego oprogramowania dostosowanego do ich ról.

Uczenie najlepszych praktyk z góry zmiękcza krzywą uczenia się i oszczędza czas dla zespołów sprzedaży i marketingu, które będą codziennie korzystać z systemu CRM.

Zanim zaczniesz korzystać z nowego CRM, zastanów się, jak sobie poradzisz z:

• Konwencje nazewnictwa
• Taksonomia
• Zduplikowane dane
• Brakujące dane
• Nieznane scenariusze danych

Twórz dokumentację i podręczniki użytkownika dla nowego oprogramowania. Jeśli Twoje oprogramowanie CRM oferuje indywidualne szkolenia lub godziny pracy, skorzystaj z tych zasobów.

Szacowany czas szkolenia zespołu: od pół dnia do jednego dnia na pracownika.

Mit: Korzystanie z oprogramowania CRM zajmuje zbyt dużo czasu

Możesz wybrać najlepsze, najwydajniejsze oprogramowanie CRM na świecie – ale jeśli Twój zespół nie będzie z niego korzystał, oznacza to stratę czasu i pieniędzy.

Największa skarga zespołów sprzedażowych na CRM? Wprowadzanie danych zajmuje zbyt dużo czasu.

Ale jeśli skonfigurujesz swój CRM we właściwy sposób, korzystanie z niego jest łatwe:

• Gdy masz czyste dane i jasne procesy formatowania danych i utrzymywania informacji kontaktowych, wszystko jest uporządkowane i łatwe do znalezienia w mgnieniu oka
• Kiedy szkolisz swój zespół sprzedaży i zapewniasz mu zasoby potrzebne do efektywnego korzystania z oprogramowania CRM, zyskujesz ich poparcie i czują się pewnie korzystając z narzędzia
• Kiedy wprowadzasz CRM do codziennej rutyny, wbudowując go w każdy proces sprzedaży i marketingu, korzystanie z niego staje się drugą naturą

Pop quiz: Która opcja zajmuje mniej czasu?

O: Ręczne wprowadzanie informacji o kliencie do arkusza kalkulacyjnego
B: Twój CRM automatycznie umieszcza go w informacjach o transakcji

O: Pisanie listy rzeczy do zrobienia
B: Otrzymywanie automatycznych przydziałów zadań

Odp.: ręczne wysyłanie e-maili do każdego kontaktu
B: Wysyłanie automatycznych obserwacji i kampanii pielęgnacyjnych

O: Szacowanie, czy potencjalny klient jest zakwalifikowany
B: Korzystanie z automatycznego systemu oceny potencjalnych klientów, który eliminuje zgadywanie

O: Zapisywanie notatek z każdej rozmowy sprzedażowej do późniejszego rozszyfrowania przez zespół obsługi klienta
B: Wprowadzanie notatek do centralnej bazy danych, dostępnej dla każdego

Jeśli odpowiedziałeś B na wszystkie powyższe, masz rację! To nie przypadek, że możesz wykorzystać swój system CRM do każdego z tych oszczędzających czas.

Aplikacje CRM mogą zwiększyć produktywność sprzedaży nawet o 34%. Krzywa uczenia się może być stroma — chociaż strategiczny proces wdrażania ją zmiękcza — ale wyniki są więcej niż warte i mogą zaoszczędzić mnóstwo czasu Twojemu zespołowi sprzedaży.

Zastanów się, czy ten mit CRM został obalony! (przez GIPHY)

Jak CRM może zaoszczędzić Ci godziny w każdym tygodniu

Oto 5 sposobów, w jakie Twój CRM może zaoszczędzić Ci godzin tygodniowo, dzięki czemu czas poświęcony na wdrożenie jest więcej niż wart.

Upewnij się, że każdy ma potrzebne informacje

CRM śledzi wszystkie informacje kontaktowe i interakcje w ramach każdej transakcji — koniec z bieganiem przed telefonem sprzedażowym, próbując dowiedzieć się, kto wie, co dotyczy każdego potencjalnego klienta.

Wprowadzenie uniwersalnych standardów wprowadzania danych w CRM pomaga również usprawnić procesy w zespołach. Wdrożenie CRM zwiększa jakość komunikacji między przedstawicielami handlowymi a menedżerami o 56,9% — co oznacza mniej czasu spędzanego na nieporozumieniach i więcej czasu na sprzedaż.

Zdejmij zajętą ​​pracę ze swojego talerza

Mając odpowiedni system CRM, menedżerowie sprzedaży nie będą musieli ręcznie przypisywać zadań swoim zespołom (lub nagabywać ich, aby to zrobili). Skonfiguruj automatyzacje sprzedaży, które automatycznie przypisują zadania do kontaktu z kontaktem lub przenoszą potencjalnego klienta na nowy etap.

Gdy wartość transakcji potencjalnego klienta przekracza 500 USD, ta automatyzacja przypisuje właścicielowi umowy zadanie skontaktowania się z klientem — nie jest wymagana ingerencja menedżera.

Możesz wyzwalać przydziały zadań na podstawie:

• Zachowanie kontaktu
• Główny wynik
• Wartość transakcji

Twój CRM może również zaoszczędzić mnóstwo czasu Twoim zespołom sprzedażowym, automatyzując dystrybucję potencjalnych klientów. Koniec z kłótniami o tropy lub kłótniami o to, kto jest następny w arkuszu kalkulacyjnym round robin. Automatycznie przypisuj leady do różnych sprzedawców na podstawie:

• Terytorium
• Główny wynik
• Wartość transakcji
• Przemysł
• I więcej!

Ten film to „Automatyzacja tego!” segment „Growth Decoded” – program, który bada związek między doświadczeniem klienta a rozwojem biznesu — jeden temat na raz. Zarejestruj się tutaj i nigdy nie przegap żadnego odcinka!

Zdobądź „utknięte” leady, aby iść dalej

CRM śledzi cały proces sprzedaży w jednym miejscu. Daje to widok z lotu ptaka na cykl sprzedaży, pozwalając dokładnie określić, które obszary wymagają pomocy.

ActiveCampaign Deals CRM pozwala przeglądać cały lejek sprzedaży, przenosić oferty z jednego etapu do drugiego, wysyłać e-maile do poszczególnych kontaktów, śledzić każdą interakcję z kontaktem i wiele więcej.

Uruchom raporty skuteczności sprzedaży, aby dowiedzieć się, gdzie transakcje są opóźnione. Raporty te pomagają określić, które rurociągi, etapy, a nawet sprzedawcy wstrzymują sytuację. Im szybciej zorientujesz się, co wymaga naprawy, tym szybciej możesz to naprawić.

Twórz kampanie, które sprawią, że każda wiadomość będzie osobista

CRM z automatyzacją marketingu ułatwia personalizację każdej komunikacji z kontaktami bez spędzania godzin na tworzeniu idealnej wiadomości e-mail. Zapisane odpowiedzi w ActiveCampaign ułatwiają tworzenie i personalizowanie wszystkich typów wiadomości, które najczęściej wysyłasz.

Funkcja Zapisane odpowiedzi w ActiveCampaign pozwala dodawać osobiste akcenty do najczęściej wysyłanych e-maili.

Na przykład Dawn Manske korzysta z ActiveCampaign, aby spersonalizować rurociąg wolontariuszy dla swojego przedsiębiorstwa społecznego Made for Freedom. Oto jak wygląda jej potok:

1. Potencjalni wolontariusze rejestrują się na stronie docelowej
2. ActiveCampaign automatycznie wysyła e-maile do potencjalnego wolontariusza z dostępnymi opcjami
3. Dawn kontynuuje działania za pomocą spersonalizowanych zapisanych odpowiedzi na podstawie zainteresowań wolontariusza
4. W zależności od odpowiedzi wolontariusza Dawn może zadzwonić po telefon
5. Dawn wprowadza wszystkie istotne informacje do CRM ActiveCampaign do wykorzystania później

Dawn wykorzystuje automatyzację ActiveCampaign do budowania sieci wolontariuszy na całym świecie. Przeczytaj więcej o tym, jak działalność e-commerce firmy Dawn pomaga zwalczać handel ludźmi tutaj.

Priorytetyzuj bardziej kwalifikowane leady, aby szybciej zamykać transakcje

Twoje oprogramowanie CRM zbiera informacje o klientach, które pomagają określić, co sprawia, że ​​potencjalny klient jest kwalifikowany.

Użyj punktacji leadów i prawdopodobieństwa wygranej, aby dowiedzieć się, którym liderom Twój zespół sprzedaży powinien traktować priorytetowo, których pielęgnować, a których pozostawić w spokoju.

Ten film to „Automatyzacja tego!” segment „Growth Decoded” — program, który bada związek między doświadczeniem klienta a rozwojem biznesu — jeden temat na raz. Zarejestruj się tutaj i nigdy nie przegap żadnego odcinka!

Fotograf Heather Read oszczędza 10 godzin tygodniowo, skupiając się tylko na kwalifikujących się potencjalnych klientach, a nie na tym, co nazywa „tropami zombie”. Używa automatyzacji ActiveCampaign, aby pozyskać potencjalnych klientów, którzy zgodzą się na pobieranie treści, a następnie automatyzuje kolejne wiadomości e-mail, aby zaoszczędzić jeszcze więcej czasu.

Skupiając się tylko na kwalifikowanych leadach, Heather odzyskuje czas spędzony wcześniej na leadach zombie. Przeczytaj więcej o tym, jak Heather automatyzuje generowanie leadów tutaj.

Poświęć trochę czasu na konfigurację CRM teraz, zaoszczędź czas później

Teraz już wiesz, jak bardzo CRM może zaoszczędzić Twój czas i ułatwić Ci życie. Ale najpierw musisz poświęcić czas na skonfigurowanie systemu CRM.

Jeśli Twoja firma jest zupełnie nowa, nie zajmie to więcej niż kilka tygodni. Jeśli masz mnóstwo danych, może to zająć nawet rok. Tak czy inaczej, opłaci się to dziesięciokrotną oszczędnością czasu.

Przez piłkę rozumiemy bliskie transakcje. Wiele ofert. (przez tenor)