W jaki sposób rozproszone zespoły e-mail mogą wykorzystywać Slack do utrzymania projektów w ruchu (i pozostawania w kontakcie)

Czy Twój zespół poczty e-mail jest nagle zmuszony do pracy w domu i nie masz pewności, jak zachować kontrolę nad zadaniami związanymi z pocztą e-mail bez możliwości osobistej współpracy?

Na szczęście istnieje cały zestaw narzędzi, które mogą pomóc Twojemu zespołowi poczty e-mail poczuć więź i wykonać pracę, gdy nie możesz spotkać się twarzą w twarz — a Slack jest prawdopodobnie jednym z najpopularniejszych narzędzi wspierających zespoły zdalne.

Tutaj, w Litmus, również mocno polegamy na Slacku. Dlatego chcieliśmy podzielić się naszymi 5 najlepszymi wskazówkami i trikami od naszego w pełni zdalnego zespołu e-mailowego i społeczności, w jaki sposób Twój zespół e-mailowy może wykorzystać moc Slacka do szybszego uruchamiania kampanii, pozostawania w synchronizacji z resztą zespołu, i czuć się mniej samotnym, gdy nie możesz być razem osobiście.

1. Utwórz kanał Slack poświęcony wszystkim sprawom związanym z pocztą e-mail

Posiadanie dedykowanego kanału dla zespołu e-mailowego i innych członków zespołu marketingowego do rozmów o nadchodzących kampaniach, terminach i pytaniach to prosty, ale skuteczny sposób na stworzenie wirtualnej przestrzeni dla wszystkich rzeczy związanych z pocztą e-mail.

W Litmus używamy naszego kanału #email-team Slack jako miejsca, do którego wszyscy mogą zadawać i omawiać pytania związane z e-mailami: O której godzinie dzisiejsza kampania znów się rusza? Dlaczego uważamy, że ten biuletyn działał o wiele lepiej niż wersja z zeszłego miesiąca? Czy jesteśmy gotowi do wysłania kolejnej dużej kampanii? Posiadanie jednego dedykowanego miejsca do konsolidacji wszystkich spraw związanych z pocztą e-mail może pomóc zarówno zespołowi poczty e-mail, jak i członkom zespołu spoza działu marketingu e-mailowego poczuć więź — zwłaszcza podczas pracy zdalnej.

Nasz kanał #email-team to także miejsce, w którym zespół Litmus może dzielić się i wspólnie podziwiać kampanie, które znaleźliśmy w naszej skrzynce odbiorczej, które uwielbiamy. Kanał zespołu e-mailowego nie musi skupiać się wyłącznie na pracy nad projektem — może to być również wspólne miejsce, w którym Twój zespół będzie dzielić się inspiracją i najlepszymi praktykami.

2. Wykorzystaj moc integracji Slack ze swoimi narzędziami do obsługi poczty e-mail

Przeciętnie zespół marketingowy wykorzystuje co najmniej tuzin narzędzi do prowadzenia skutecznego programu (niektóre używają ponad 30 narzędzi!), a 27% zespołów stwierdziło, że brak integracji między ich stosem technologii marketingowych jest główną przeszkodą w osiągnięciu ich cele biznesowe. Przeskakiwanie między narzędziami jest nie tylko czasochłonne, ale także pozostawia miejsce na błędy, nieporozumienia i zablokowane dane.

Jeśli Twoje zespoły marketingowe i e-mailowe w dużym stopniu polegają na Slacku do komunikacji, integracja istniejących narzędzi ze Slackiem może pomóc w usprawnieniu procesu tworzenia wiadomości e-mail.

Czy Twój zespół używa Dokumentów Google do copywritingu? Integracja Slack z Dyskiem Google ułatwia udostępnianie kopii dokumentów i podglądów. Popularne narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Trello lub Asana, pozwalają łatwo zarządzać zadaniami w Slacku. Twój dostawca usług poczty e-mail może również zaoferować integrację ze Slack, która może pomóc Twojemu zespołowi usprawnić procesy. A jeśli nie ma dostępnej natywnej integracji, narzędzia takie jak Zapier mogą pomóc Ci połączyć Slack z ulubionymi narzędziami poczty e-mail, w zależności od Twojego unikalnego przepływu pracy.

Integracja lakmusa ze Slackiem

Jeśli używasz Litmusa do tworzenia, testowania i współpracy przy kampaniach, integracja Litmus + Slack może pomóc w utrzymaniu projektów w ruchu i interesariuszy w pętli. Oto jak nasz własny zespół e-mail korzysta z automatycznych powiadomień Litmus w Slack:

• Bądź na bieżąco z postępami kampanii dzięki automatycznym powiadomieniom Slack.
  Gdy status kampanii zmieni się w programie Litmus — na przykład, gdy dowód jest gotowy do sprawdzenia lub gdy lista kontrolna zostanie zatwierdzona — automatyczne powiadomienie przesyła aktualizację do Slack. To pomaga naszemu zespołowi e-mailowemu i wszystkim zaangażowanym zainteresowanym stronom być na bieżąco z bieżącymi kampaniami i obszarami, w których musimy podjąć działania.
  
  Tutaj, w Litmus, wysyłamy wszystkie aktualizacje statusu kampanii jako powiadomienia o kanale na dedykowany kanał Slack, a każdy, kto jest zainteresowany śledzeniem postępu kampanii naszego zespołu, może subskrybować ten kanał. Ale możesz także skonfigurować powiadomienia jako prywatne wiadomości, w zależności od unikalnego przepływu pracy.
• Korzystaj z powiadomień potwierdzających, aby szybciej otrzymywać opinie i zbierać zatwierdzenia
  Zbieranie informacji zwrotnych od zespołu i uzyskiwanie zgody od interesariuszy może być bolesnym zadaniem. Integracja Litmusa ze Slackiem może przyspieszyć ten proces, podobnie jak w przypadku naszego zespołu poczty e-mail. Za każdym razem, gdy oznaczymy członka zespołu w Proof, natychmiast otrzymają powiadomienie o Slack, co ułatwia szybkie podjęcie działań.

Dowiedz się więcej o integracji Litmus ze Slackiem i dowiedz się, jak połączyć Litmus i Slack, aby zacząć.

3. Stwórz dedykowany kanał, aby Twój zespół mógł zobaczyć wszystkie wychodzące kampanie

Slack to nie tylko potężne narzędzie, które pomaga zespołom współpracować, ale może również być fantastycznym kanałem, który pomoże Twojej firmie pozostać w kontakcie z kampaniami wysyłanymi przez Twój zespół.

Skonfiguruj kanał Slack, który jest przeznaczony do udostępniania linków do wyświetlania online, aby ułatwić współpracownikom z działu marketingu i poza nim sprawdzanie, jakie komunikaty otrzymują klienci Twojej marki w jakim czasie — informacje, które mogą pomóc w dopracowaniu obsługi klienta i rozmów dotyczących sprzedaży .

4. Dołącz do kanałów innych zespołów

E-mail marketing nigdy nie powinien odbywać się w silosie, ponieważ Twoi klienci również nie odbierają Twojej marki.

Jeśli Twój zespół ma kanały dla pokrewnych dyscyplin marketingowych, zachęć zespół poczty e-mail, aby do nich dołączył. Jako specjalista ds. marketingu e-mailowego masz wyjątkowy wgląd w to, jakie wiadomości trafiają do odbiorców oraz jakie strategie i taktyki e-mailowe pomagają osiągać wyniki biznesowe. Bycie aktywnym uczestnikiem rozmów w innych częściach Twojej organizacji marketingowej pozwala na ciągłe dzielenie się tymi spostrzeżeniami, otwierając drzwi do korzystania ze spostrzeżeń e-mail w celu osiągania wyników we wszystkich kanałach marketingowych.

Ale powinieneś również wykorzystać to jako okazję do aktywnego słuchania. Tak jak Twoi koledzy mogą uczyć się z Twojego programu pocztowego, Ty również skorzystasz z wiedzy innych zespołów. Slack zapewnia wyjątkową możliwość uczestniczenia w wielu rozmowach naraz — niezależnie od tego, czy jest to zaangażowana rozmowa z kolegami z mediów społecznościowych, czy w trybie aktywnego słuchania w kanale obsługi klienta.

Dołączenie do kanałów Slack innych zespołów może być wyjątkową okazją do obserwowania rozmów i aktywnego słuchania rozmów z innymi zespołami, które – w biurze znajdującym się w tym samym miejscu – prawdopodobnie miałyby miejsce za zamkniętymi drzwiami. Użyj Slacka jako szansy na przełamanie silosów marketingowych i utrzymanie połączenia zespołu poczty e-mail z resztą organizacji.

  5. Zapewnij swojemu zespołowi przestrzeń do łączenia się na tematy niezwiązane z pracą

Jest to szczególnie ważne, gdy dopiero zaczynasz pracę zdalną, ponieważ łatwo jest czuć się samotnym.

Dobrą wiadomością jest to, że Slack to nie tylko doskonałe narzędzie do wspomagania komunikacji związanej z pracą i utrzymywania projektów w ruchu, ale także sposób, w jaki Twój zespół może łączyć się z innymi na poziomie osobistym.

W Litmus dostępnych jest wiele kanałów Slack niezwiązanych z pracą, do których mogą dołączyć członkowie naszego zespołu, jeśli szukają rozmowy poza codzienną rutyną pracy. Kanał #pets to miejsce, w którym można znaleźć zdjęcia zwierzątek lakmusowych, aby rozjaśnić swój dzień. W #rodzicach znajdziesz innych rodziców, którzy rozmawiają o swoich dzieciach i życiu rodzinnym. Wskazówki dotyczące przepisów i rozmowy o jedzeniu można znaleźć w #gotowanie. Rozmawiamy o naszych ulubionych lekturach w #książkach i wspólnie słuchamy muzyki w #jukebox.

Istnieje niezliczona ilość świetnych pomysłów na utrzymanie połączenia zdalnego zespołu . Musisz dowiedzieć się, co działa dla Ciebie i Twojego zespołu, ale skonfigurowanie dedykowanych przestrzeni na Slacku, aby członkowie zespołu mogli łączyć się w tematach poza pracą, może być prostym, ale potężnym sposobem, aby Twój zespół czuł się mniej samotny.

Aby uzyskać więcej wskazówek dotyczących korzystania ze Slacka dla zespołów zdalnych, zapoznaj się z tymi zasobami:

• Slack Blog: Twój przewodnik po pracy zdalnej w Slack
• Myśli Brendana Caffreya, wiceprezesa ds. inżynierii w firmie Litmus: Ciągle przerywana praca? Luź nie jest twoim problemem.
• Buffer Blog: 14 Slack Botów i aplikacji dla zdalnych zespołów, które pomagają w budowaniu zespołu, spotkaniach i uroczystościach