Analiza ryzyka: definicja, przykłady i metody

Zanim będziesz mógł przeprowadzić analizę ryzyka projektu, musisz przyznać, że ryzyko pojawi się w twoim projekcie i musisz przygotować plan zarządzania ryzykiem. Plan ten jest narzędziem używanym przez kierowników projektów do nadzorowania procesu zarządzania ryzykiem. Składa się z pięciu etapów: identyfikacja ryzyka, analiza, priorytetyzacja, reakcja i monitorowanie.

Analiza ryzyka jest bardzo ważna, ponieważ stanowi podstawę planu zarządzania ryzykiem. Istnieje wiele metod i narzędzi analizy ryzyka, o których musisz wiedzieć. Ale zanim do tego dojdziemy, zacznijmy od definicji analizy ryzyka.

Co to jest analiza ryzyka?

Analiza ryzyka to proces, który określa, jak prawdopodobne jest wystąpienie ryzyka w projekcie. Bada niepewność potencjalnych zagrożeń oraz ich wpływ na projekt pod względem harmonogramu, jakości i kosztów, gdyby faktycznie się pojawiły. Dwa sposoby analizy ryzyka to ilościowe i jakościowe. Ale ważne jest, aby wiedzieć, że analiza ryzyka nie jest nauką ścisłą, dlatego ważne jest, aby śledzić ryzyko w całym cyklu życia projektu.

Powiązane: Szablon śledzenia ryzyka

Powinieneś mieć oprogramowanie do śledzenia ryzyka, aby zidentyfikować i wymienić te zagrożenia. Na przykład ProjectManager pozwala tworzyć plany projektów na wykresach Gantta, listach zadań, tablicach kanban i nie tylko. Następnie możesz skorzystać z naszych narzędzi do śledzenia w czasie rzeczywistym, aby upewnić się, że ryzyko pozostaje pod kontrolą i nie przerodzi się w poważne problemy.

Rodzaje analizy ryzyka

Istnieją dwa główne rodzaje analizy ryzyka, jakościowa i ilościowa analiza ryzyka. Dowiedzmy się o tych dwóch podejściach.

Jakościowa Analiza Ryzyka

Jakościowa analiza ryzyka to ocena ryzyka dokonywana przez ekspertów w zespołach projektowych, którzy na podstawie danych z poprzednich projektów i swojej wiedzy oszacowali wpływ i wartość prawdopodobieństwa dla każdego ryzyka w skali lub macierzy ryzyka.

Stosowana skala jest zwykle uszeregowana od zera do jednego. Oznacza to, że jeśli prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka w twoim projekcie wynosi 0,5, to istnieje 50-procentowa szansa, że ​​wystąpi. Istnieje również skala oddziaływania, która jest mierzona od jednego do grzywny, przy czym pięć oznacza największy wpływ na projekt. Ryzyko zostanie następnie skategoryzowane jako oparte na źródle lub skutkach.

Gdy ryzyka zostaną zidentyfikowane i przeanalizowane, członek zespołu projektowego jest wyznaczany jako właściciel ryzyka dla każdego ryzyka. Są odpowiedzialni za zaplanowanie reakcji na ryzyko i jej wdrożenie.

Jakościowa analiza ryzyka jest podstawą ilościowej analizy ryzyka, a to jest korzystne, ponieważ nie tylko zmniejszasz niepewność w projekcie, ale przede wszystkim skupiasz się na ryzykach o dużym wpływie, do których możesz przypisać właściciela ryzyka i zaplanować odpowiednie ryzyko odpowiedź. Zacznij od jakościowej analizy ryzyka, korzystając z naszego bezpłatnego szablonu oceny ryzyka.

Ilościowa analiza ryzyka

Z kolei ilościowa analiza ryzyka jest analizą statystyczną wpływu zidentyfikowanych ryzyk na cały projekt. Pomaga to kierownikom projektów i liderom zespołów w podejmowaniu decyzji z mniejszą niepewnością oraz wspiera proces kontroli ryzyka.

Ilościowa analiza ryzyka zlicza możliwe wyniki projektu i określa prawdopodobieństwo osiągnięcia celów projektu. Pomaga to w podejmowaniu decyzji, zwłaszcza w przypadku niepewności na etapie planowania projektu. Pomaga kierownikom projektów w tworzeniu realistycznych celów dotyczących kosztów, harmonogramu lub zakresu.

Symulacja Monte Carlo jest przykładem narzędzia ilościowej analizy ryzyka. Jest to technika prawdopodobieństwa, która wykorzystuje skomputeryzowaną metodę do oszacowania prawdopodobieństwa ryzyka. Jest używany jako dane wejściowe do podejmowania decyzji dotyczących zarządzania projektami.

Metody analizy ryzyka

Istnieje kilka metod analizy ryzyka, które mają pomóc menedżerom w procesie analizy i podejmowania decyzji. Niektóre z nich wiążą się z wykorzystaniem narzędzi analizy ryzyka, takich jak wykresy i dokumenty. Przyjrzyjmy się tym metodom analizy ryzyka i temu, jak mogą Ci pomóc.

Analiza muszki

Ta jakościowa metoda analizy ryzyka służy do identyfikacji przyczyn i konsekwencji wszystkich potencjalnych ryzyk projektowych. Zespół zarządzający projektem musi najpierw zidentyfikować ryzyka, które mogą mieć wpływ na projekt, a następnie przemyśleć przyczyny, konsekwencje i, co ważniejsze, strategię ograniczania ryzyka. To bardzo wszechstronna metoda, którą można zastosować w każdej branży.

Macierz analizy ryzyka

Macierz analizy ryzyka ocenia prawdopodobieństwo i wagę ryzyka, klasyfikując je według ważności. Jego głównym celem jest pomoc menedżerom w ustaleniu priorytetów ryzyka i stworzeniu planu zarządzania ryzykiem, który zawiera odpowiednie zasoby i strategie, aby odpowiednio łagodzić ryzyko. Prawdopodobieństwo ryzyka jest mierzone na skali względnej, a nie statystycznej, co czyni go narzędziem jakościowej analizy ryzyka.

Powiązane: Bezpłatny szablon macierzy analizy ryzyka

Rejestr ryzyka

Rejestr ryzyk jest kluczowym narzędziem zarządzania projektami do dokumentowania ryzyk projektowych. Jest to dokument, który wymienia wszystkie potencjalne zagrożenia, które mogą wystąpić na etapie realizacji projektu, a także krytyczne informacje na ich temat.

Jest przeznaczony do wykorzystania jako dane wejściowe do planu zarządzania ryzykiem, który opisuje, kto jest odpowiedzialny za to ryzyko, strategie ograniczania ryzyka i potrzebne zasoby. Tworzenie rejestru ryzyk obejmuje zwykle kilka wiarygodnych źródeł informacji, takich jak zespół projektowy, eksperci merytoryczni oraz dane historyczne.

Analiza SWIFT

SWIFT to skrót od Structured What If Technique. Jest to metoda analizy ryzyka, która koncentruje się na identyfikacji potencjalnych zagrożeń związanych ze zmianami wprowadzonymi do planu projektu. Jak sama nazwa wskazuje, członkowie zespołu muszą wymyślić wszelkie pytania „co jeśli”, aby dowiedzieć się o wszystkich potencjalnych zagrożeniach, które mogą się pojawić.

Szablony analizy ryzyka

Istnieje kilka ilościowych i jakościowych metod analizy ryzyka, co może być mylące. Ponadto istnieje kilka narzędzi, które można wykorzystać do różnych celów. Z tych powodów przygotowaliśmy kilka bezpłatnych szablonów analizy ryzyka, które pomogą Ci przejść przez proces analizy ryzyka.

Szablon rejestru ryzyka

Ten szablon rejestru ryzyka zawiera wszystko, czego potrzebujesz, aby śledzić wszystkie potencjalne zagrożenia, które mogą mieć wpływ na Twój projekt, a także ich prawdopodobieństwo, wpływ, status i inne.

Szablon macierzy analizy ryzyka

Ten szablon macierzy ryzyka umożliwia wizualizację wszystkich zagrożeń związanych z projektem na jednym kolorowym wykresie w celu sklasyfikowania ich według prawdopodobieństwa i dotkliwości. Pozwoli Ci to lepiej zrozumieć, jakie są najbardziej krytyczne zagrożenia dla Twojego projektu.

Przykłady analizy ryzyka

Przyjrzyjmy się więc, gdzie i kiedy przeprowadzana jest analiza ryzyka. Cóż, jeśli spojrzymy na grupy procesów zarządzania projektami, proces planowania to moment, w którym zaczynamy przyglądać się ryzyku i odbywa się to przez cały projekt. Dlatego opracowujemy nasz plan zarządzania ryzykiem, identyfikujemy ryzyka, które są rejestrowane w naszym rejestrze ryzyk.

Przypominamy, że rejestr ryzyka identyfikuje wszystkie rodzaje ryzyka, skutki, reakcję na ryzyko i poziom ryzyka. Ostatecznie przyglądamy się, jaki potencjalny wpływ na oszacowanie zasobów działania, szacowany czas trwania działania, prawdopodobnie harmonogram, szacunkowe koszty, budżety, jakość, a nawet zamówienia.

Kiedy więc bierzemy rejestr ryzyka, bierzemy te pozycje i tam przeprowadzamy szczegółową analizę. Robimy to w dwóch częściach. W pierwszej części przeprowadzamy jakościową analizę ryzyka, a tam to, co robimy, to proces ustalania priorytetów ryzyka do dalszej analizy lub działania, w zależności od prawdopodobieństwa i wpływu tych zagrożeń. Zaletą tego jest to, że pomaga zmniejszyć poziom niepewności tych ryzyk w projekcie i pozwala nam skoncentrować się na ryzyku o wysokim priorytecie.

Druga część to wykonanie ilościowej analizy ryzyka, a co za tym idzie jest to proces numerycznej analizy wpływu tych ryzyk na projekt. Zaletą tego jest wspomaganie procesu podejmowania decyzji w celu zmniejszenia niepewności projektu. Ponownie, to może nam pomóc, jako numer jeden, zaplanować reakcje na ryzyko i kontrolować je.

Korzyści z analizy ryzyka

Aby zrozumieć analizę ryzyka, należy zwrócić uwagę na znaczenie szczegółowego badania ryzyka. Czemu? Jest kilka powodów.

• Unikaj potencjalnych sporów
• Zajmij się kwestiami regulacyjnymi
• Przestrzegaj nowych przepisów
• Zmniejsz ekspozycję
• Zminimalizuj wpływ
• Analiza ryzyka jest ważnym wkładem do podejmowania decyzji na wszystkich etapach cyklu zarządzania projektem

Menedżerowie projektów, którzy mają pewne doświadczenie w zarządzaniu ryzykiem w projektach, są świetnym zasobem. Zaczerpnęliśmy od nich kilka rad, takich jak:

• Informacji o ryzyku nie brakuje
• Wiele z tych informacji jest złożonych
• Większość branż stosuje najlepsze praktyki
• Wiele firm posiada ramy zarządzania ryzykiem
• Analiza ryzyka jest wykonywana w skrajnościach

Identyfikacja i zarządzanie ryzykiem

Ludzie często mylą analizę ryzyka z identyfikacją ryzyka i zarządzaniem ryzykiem. Wyjaśnijmy te koncepcje zarządzania projektami, zanim przejdziemy dalej.

Co to jest identyfikacja ryzyka?

Identyfikacja ryzyka jest również procesem zarządzania ryzykiem, ale w tym przypadku zawiera listę wszystkich potencjalnych ryzyk projektowych i ich charakterystykę. Jeśli brzmi to jak rejestr ryzyka, to dlatego, że gromadzone są tam Twoje ustalenia. Informacje te zostaną następnie wykorzystane do analizy ryzyka. Chociaż proces ten rozpoczyna się na początku fazy planowania projektu, jest procesem iteracyjnym i trwa przez cały cykl życia projektu.

Co to jest zarządzanie ryzykiem?

Wreszcie, zarządzanie ryzykiem to ogólny proces wykorzystywany przez kierowników projektów do minimalizowania ryzyka i zarządzania nim. Obejmuje identyfikację ryzyka, ocenę ryzyka, rozwój reakcji na ryzyko i kontrolę reakcji na ryzyko.

Wykorzystanie analizy ryzyka w zarządzaniu projektami

Jeśli tylko zaostrzyliśmy Twój gwizdek, jeśli chodzi o omawianie analizy ryzyka w projekcie, nie martw się. Zobacz, jak guru zarządzania projektami, Jennifer Bridges, PMP, pomaga Ci wizualizować, jak analizować ryzyko w Twoim projekcie.

Oto ujęcie tablicy w celach informacyjnych!

Dzięki za oglądanie!

Jak ProjectManager pomaga w analizie ryzyka

ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami, które dostarcza dane w czasie rzeczywistym do śledzenia projektu i wszelkich zagrożeń pojawiających się podczas jego realizacji.

Nasz internetowy wykres Gantta jest doskonałym narzędziem do planowania projektów, przydzielania zadań i łączenia zależności, ale może być również używany jako narzędzie do zarządzania ryzykiem. Zbierz wszystkie zebrane dane związane z ryzykiem zadania, które ma nieograniczoną przestrzeń do przechowywania plików. Każdy członek Twojego zespołu jest właścicielem ryzyka związanego z zadaniem, może komentować na poziomie zadania i @ innych członków zespołu, którzy są następnie natychmiast powiadamiani e-mailem. Masz większą kontrolę nad zarządzaniem ryzykiem projektu.

Przeanalizowałeś ryzyko, teraz musisz je zidentyfikować. Nasz pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym automatycznie rejestruje dane projektu i przekształca je w łatwe do odczytania wykresy i wykresy, które śledzą sześć wskaźników projektu. To jak natychmiastowy raport o stanie. Co więcej, w przeciwieństwie do lekkich konkurentów, nasz pulpit nawigacyjny nie wymaga konfiguracji. Jest gotowy, kiedy ty.

Ryzyko ujawni się w Twoim projekcie jako problem i musisz je szybko zidentyfikować i rozwiązać. Nasze tablice kanban to wizualne narzędzie przepływu pracy, które ma dostosowane przepływy pracy i zatwierdzanie zadań. Możesz mieć listę ryzyk i przypisać właściciela, więc jeśli się pojawią, można szybko sobie z nimi poradzić. Ustaw wyzwalacze, które automatycznie zwalniają akcje, aby pomóc Ci szybko uchwycić problemy. Następnie, dzięki naszym zatwierdzeniom zadań, tylko osoba upoważniona do zmiany statusu może zdefiniować problem jako rozwiązany.

Analiza i rozwiązywanie ryzyka to wysiłek zespołowy. Nasze oprogramowanie współpracuje do samego rdzenia. Zespoły mogą komentować, udostępniać pliki i otrzymywać aktualizacje z powiadomień e-mail i alertów w aplikacji. Jest jedno źródło prawdy i zawsze otrzymujesz dane w czasie rzeczywistym, dzięki czemu wszyscy są na tej samej stronie. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo.