Jak stworzyć kartę zespołu (przykład w zestawie)

Tak jak projekt ma kartę określającą jego zakres, tak też twój zespół musi mieć kartę, aby umieścić swoją pracę w kontekście. Zespoły muszą wiedzieć, kto, co, dlaczego, kiedy i jak realizuje projekt, a karta zespołu jest idealnym sposobem na przekazanie im tych informacji.

Gdy zdobędziesz poparcie od zespołu, a oni wiedzą, na czym stoją i jak manewrować przez projekt, jesteś na drodze do sukcesu. Przyjrzyjmy się, jak stworzyć kartę zespołu.

Czym jest karta zespołu?

Karta zespołu to dokument, który określa, dlaczego zespół został włączony do projektu, jakie zadania zespół ma wykonać, oraz zasoby i ograniczenia, w których zespół będzie pracował.

Karta zespołu jest często tworzona w środowisku grupowym, co daje kierunek zespołowi i granice w przejrzystym środowisku. Ten wspólny rozwój jest akceptowany przez zespół i zapewnia, że ​​wszyscy rozumieją swoją rolę w projekcie.

Dlaczego karta zespołu jest ważna?

Istnieją dwa główne powody przyjęcia karty zespołu. Po pierwsze, jasno określa cele projektu i sposób, w jaki zespół jest odpowiedzialny za zadania, które prowadzą do końcowego rezultatu. Po drugie, informuje zewnętrznych członków projektu o tym, za co zespół jest, a za co nie jest odpowiedzialny.

Kolejną zaletą korzystania z karty zespołu jest to, że zapewnia przejrzystość w zespole, co prowadzi do większej odpowiedzialności. Daje zespołowi strukturę pozwalającą na budowanie porozumienia w sprawie tego, jak chcą działać w ramach projektu i jak podejmują decyzje. Odbywa się to poprzez określenie częstotliwości spotkań i innej logistyki.

Oczywiście karta zespołu usuwa blokady i wyznacza kierunek, w którym zespół może współpracować bardziej efektywnie, pozostając jednocześnie w zgodzie z ogólnymi celami projektu. Jednym ze sposobów, w jaki można to osiągnąć, jest jasne zdefiniowanie roli i obowiązków każdego członka zespołu w projekcie oraz ich poziomu uprawnień w każdym konkretnym aspekcie projektu. Określa również, jakie zasoby mogą zażądać.

Jakie są elementy karty zespołu?

Karta zespołu składa się z kilku części, które bezpośrednio odnoszą się do zaangażowania zespołu w projekt. Chociaż statuty zespołu mogą się zmieniać w zależności od projektu, wszystkie mają wspólne elementy opisane poniżej.

1. Tło

Pierwszą rzeczą do zrobienia jest przygotowanie podwalin pod projekt. To znaczy podsumuj, o co chodzi i dlaczego jest inicjowana. Pozwala to zespołowi zobaczyć, jak wpisują się w cały projekt, a także zidentyfikować interesariuszy, którzy są zaangażowani w powodzenie projektu.

2. Misja i cele

Deklaracja misji definiuje dalej sekcję tła, określając, jak wygląda sukces w projekcie, dzięki czemu zespół wie, do czego zmierza za każdym razem, gdy podejmuje nowe zadanie. Rozwijając ponownie do szerszego obrazu, wyjaśniono korzyści i biznes kierujący projektem.

3. Budżet i zasoby

Finansowanie projektu jest określone w tej sekcji, w tym jakie środki są przeznaczane. Członkowie zespołu mogą być ciekawi, czy oferowane są jakieś szkolenia, więc lider zespołu powie, czy szkolenie jest wliczone w cenę. Wreszcie, jeśli chodzi o finanse, identyfikuje się kierownictwo, które wspiera zespół, dzięki czemu można się z nim skontaktować w przypadku jakichkolwiek pytań związanych z kosztami.

4. Role i obowiązki

Wszyscy w zespole muszą znać swoją rolę i odpowiedzialność, aby nie wchodzić sobie nawzajem w drogę. Tutaj wymień ich umiejętności i wiedzę, a także kto ma nad kim władzę.

5. Operacje zespołowe

Aby zespół działał efektywnie, musi być zarysowana jego struktura operacyjna. Ponadto, jeśli nowy członek zespołu dołącza do projektu, należy określić jego ścieżkę, a także strategię wyjścia dla tych, którzy mogą odejść z zespołu. Wszystkie zasady działania, relacje itp. są badane i wyjaśniane.

6. Zakres

Zakres projektu jest określony w tej części statutu zespołu, a także sposób, w jaki członkowie zespołu będą uczestniczyć w zakresie projektu.

7. Ocena wydajności

W trakcie trwania projektu członkowie zespołu będą oceniani pod kątem ich wydajności i postępów. Należy to wyjaśnić z góry, w tym w jaki sposób te wskaźniki będą mierzone, kto będzie je oceniał i kiedy.

8. Działania i kamienie milowe

Tutaj wymienione są zadania, które składają się na projekt, wraz z kamieniami milowymi. Dzięki nim zespół ma lepsze wyczucie pracy przed nimi.

9. Przewodnik po komunikacji

Komunikacja w zespole, zarówno między sobą, jak i z kierownikiem lub liderem zespołu, została opisana w tej sekcji. Ustalony zostanie sposób komunikacji, jak często zespoły będą się spotykać i częstotliwość ich raportów statusowych.

10. Podpisy

Wreszcie, gdy statut zespołu zostanie w pełni omówiony i wszyscy członkowie zespołu są na pokładzie, każdy podpisze dokument i opatrzy go datą. To pokazuje, że rozumieją swoją rolę, odpowiedzialność, zakres projektu i sposób, w jaki są zaangażowani.

Przykład Karty Zespołu

Karta zespołu jest opracowywana wraz z zespołem w trakcie jego tworzenia. Aby upewnić się, że pokryłeś wszystkie podstawy, nie jest złym pomysłem użycie szablonu karty zespołu. ProjectManager.com zawiera dziesiątki darmowych szablonów zarządzania projektami, w tym kartę zespołu, pokazaną poniżej.

Jak widać, każda sekcja jest umieszczona w dostosowywanym polu, które daje możliwość rozbudowy. Oczywiście zawsze można dołączyć dokumentację uzupełniającą, ale sam szablon będzie zawierał przegląd, trafiając we wszystkie główne punkty, a kończy się stroną z podpisem.

Nasz szablon karty zespołu zawiera wszystkie pola, które opisaliśmy powyżej. Każdy członek zespołu powinien nie tylko uczestniczyć w opracowaniu i dyskusji nad statutem zespołu, ale także mieć kopię dla siebie, do której można się odwołać w razie potrzeby.

Najlepsze praktyki tworzenia karty zespołu

Najlepszym sposobem na stworzenie karty zespołu jest współpraca z zespołem. Muszą znać tajniki projektu i dlatego powinni być częścią opracowania karty zespołu. Nawet jeśli nie znają szczegółów, ich wkład jest niezbędny.

Chociaż nie chcesz zgubić się w chwastach, karta zespołu powinna być dokładna i w pełni wyjaśniać cel zespołu, mierzalne cele, według których będą oceniani, oraz wytyczne operacyjne dla zespołu podczas realizacji projektu.

To powiedziawszy, dokument powinien być przyswajalny, z konkretnymi i mierzalnymi celami, z którymi każdy w zespole może żyć. Powinno to być osiągalne i skutkować sukcesem projektu zgodnie z planem. Możesz chcieć dołączyć kodeks postępowania i plan rozwiązywania wszelkich konfliktów, co tworzy środowisko pracy, w którym wszyscy czują się bezpiecznie i doceniani, ponieważ zwykle skutkuje to wyższym morale i wydajnością.

Kiedy aktualizować kartę zespołu?

Karta zespołu powinna być aktualizowana za każdym razem, gdy plan projektu uległ zmianie w sposób, który wpłynie na pierwotne wytyczne. Na przykład, jeśli zakres projektu zmieni się z powodu żądania zmiany, te informacje będą musiały być powiązane.

Innym powodem, dla którego warto zaktualizować statut zespołu, jest wprowadzenie na pokład nowego członka zespołu. W tym momencie szczegóły statutu zespołu mogą pozostać zasadniczo takie same, ale proces opracowywania go z nowym członkiem zespołu wymagałby ponownego zapoznania się z nim. Dotyczy to również sytuacji, gdy członek zespołu opuszcza zespół. Karta zespołu musi zostać przejrzana i poprawiona, aby odnotować wkład tego członka zespołu. Nawet jeśli odchodzą z organizacji, statut zespołu można zmienić, aby ułatwić to przejście.

Jak ProjectManager pomaga w zarządzaniu zespołem

ProjectManager.com to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które organizuje zespoły i wspiera współpracę. Nasze narzędzie nie tylko umożliwia zespołom lepszą współpracę, ale zapewnia menedżerom przejrzystość tego procesu, wspierając ich lepsze planowanie, harmonogramowanie i alokację zasobów.

Nie każdy pracuje tak samo, więc dajemy zespołom wiele widoków projektu, aby mogły pracować tak, jak chcą. Dostępne są dynamiczne listy zadań, widok kalendarza i tablice kanban do wizualizacji przepływu pracy i umożliwienia zespołom wspólnego zarządzania zaległościami i planowania sprintów.

Planuj z wykresami Gantta

Menedżerowie mają funkcje monitorowania pracy swojego zespołu oraz planowania zadań i zasobów. Widok wykresu Gantta umożliwia menedżerom łączenie zależności zadań, aby uniknąć wąskich gardeł, które zmniejszają produktywność zespołu. Mogą wyznaczać kamienie milowe i edytować wykres Gantta, przeciągając i upuszczając zadania do nowego terminu.

Równoważenie zasobów za pomocą kalendarzy obciążeń

Utrzymanie zespołów pracujących na pełnych obrotach bez wypalania ich ma kluczowe znaczenie, jeśli chcesz, aby były szczęśliwe. Funkcje zarządzania zasobami pozwalają menedżerom śledzić godziny pracy, dostępność i powiązane koszty zespołu. Użyj strony zespołu, aby uzyskać przegląd ich pracy, a strony obciążenia, aby utrzymać równowagę obciążenia.

ProjectManager.com to oprogramowanie oparte na chmurze z danymi w czasie rzeczywistym, które umożliwia zespołom współpracę, gdziekolwiek się znajdują. Menedżerowie uzyskują dokładniejsze i aktualne informacje, które wpływają na ich podejmowanie decyzji podczas planowania, monitorowania i raportowania projektu. Wypróbuj już dziś, korzystając z bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.