Jak utworzyć diagram przepływu pracy dla swojego projektu (w zestawie bezpłatne narzędzia)

Diagram przepływu pracy pozwala wyświetlić cały projekt na jednym schemacie blokowym. Wszystkie Twoje zadania i sposób ich przechodzenia od jednego do drugiego są oczywiście przedstawione w planie projektu, ale posiadanie wizualizacji to szybka i łatwa metoda, aby zobaczyć całościowy obraz.

Każde narzędzie, które pomaga zdefiniować projekt i uczynić go łatwiejszym w zarządzaniu, jest cenne.

Co to jest diagram przepływu pracy?

Diagram przepływu pracy to rodzaj wykresu zarządzania projektem, który wyświetla każde zadanie w projekcie lub procesie biznesowym, w tym zadania zależne. Mogą być rysowane ręcznie i często służą do szybkiego przedstawiania projektu poprzez zilustrowanie jego przepływu pracy. Diagramy przepływu pracy zostały wprowadzone w przemyśle wytwórczym pod koniec lat 80. XIX wieku, aby pomóc w doskonaleniu procesu produkcyjnego. Obecnie są one jednak wykorzystywane w różnych branżach, w tym w finansach, administracji i handlu.

Diagram przepływu pracy jest jak mapa. Ma punkt wyjścia i ścieżkę, która prowadzi do ostatecznego rezultatu projektu. Postępując zgodnie ze schematem przepływu pracy, nie omijasz niepotrzebnych objazdów i szybciej kończysz pracę. Dlatego wykresy przepływu pracy są powszechnie używane do doskonalenia procesów, mapowania procesów biznesowych i analizy procesów biznesowych.

Nie możesz utworzyć diagramu przepływu pracy, dopóki nie masz jasnego planu projektu, procesu biznesowego lub przynajmniej analizy przepływu pracy. Pozwala to zdefiniować pracę, a także ustandaryzować i zidentyfikować kluczowe punkty decyzyjne w procesie.

Korzystanie z diagramu przepływu pracy z oprogramowaniem do zarządzania przepływem pracy usprawni Twój proces biznesowy. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania pracą, które umożliwia tworzenie zautomatyzowanych przepływów pracy w celu wyeliminowania pracochłonnej pracy i przyspieszenia produktywności zespołu. Ponadto możesz tworzyć pełnoprawne plany projektów na wykresach Gantta, tablicach kanban, listach zadań i nie tylko. Wypróbuj ProjectManagera już dziś za darmo.

Jak diagramy przepływu pracy pomagają w zarządzaniu projektami?

Mapowanie procesów na diagramie przepływu pracy jest korzystne dla zarządzania projektami, ponieważ pomaga zespołom w ich roli w sekwencji pracy. Stwarza to lepszą komunikację między działami i daje zespołom mocne zrozumienie tego, co mają do zrobienia.

Diagramy przepływu pracy pomagają również odkryć bloki w harmonogramie projektu przed jego wykonaniem. Dlatego wykres przepływu pracy identyfikuje obszary, które mogą zepsuć projekt. Daje to czas na przeprowadzenie burzy mózgów z zespołem nad rozwiązaniami usprawniania procesów i modelowania procesów, zanim wąskie gardło wpłynie negatywnie na harmonogram i/lub budżet.

Diagram przepływu może również pomóc w różnych zespołach. Jest to doskonałe narzędzie do współpracy, którego każdy może użyć, aby zrozumieć swoją pracę. Ta wiedza sprawia, że ​​komunikacja jest bardziej przejrzysta. Ponadto, gdy nowa osoba jest wprowadzana, posiadanie narzędzia do mapowania procesów biznesowych, takiego jak diagram przepływu pracy, przyspiesza czas potrzebny na aklimatyzację nowego pracownika z projektem.

Kształty węzłów mogą również odgrywać ważną rolę w definiowaniu diagramu przepływu pracy. Na przykład owal wskazuje początek lub koniec procesu. Prostokąty to instrukcje lub działania. Kształt rombu identyfikuje decyzję tak lub nie, która poprowadzi przepływ pracy na jedną z dwóch oddzielnych ścieżek. Okrąg oznacza, że ​​coś przemieszcza się z jednej sekcji do drugiej. Strzałki wskazują kierunek następnego kroku.

Składniki schematu przepływu pracy

Schemat przepływu pracy składa się z sześciu elementów:

• Uczestnicy: Są to ludzie, którzy są w trakcie tworzenia diagramu. Obejmuje to również ich rolę w tym procesie.
• Zajęcia: To twoja praca. Na przykład czynnościami mogą być zamówienia, fakturowanie, usługi finansowe lub produkcja. Każde zadanie jest szczegółowe.
• Kolejność: Określa, co dzieje się przed i po aktywności oraz czy którekolwiek z tych zadań jest zależne od innych, aby rozpocząć lub zakończyć.
• Dane wejściowe: to jest to, co jest potrzebne do wykonania czynności, takie jak materiały lub dane.
• Dane wyjściowe: jest to wynik końcowy tego działania, taki jak dane lub dokument lub cokolwiek, co zostanie przekazane do następnego działania.
• Standaryzacja: zwykle kroki są reprezentowane przez węzły. Węzły te są połączone linią wskazującą kierunek, w którym porusza się praca. Dlatego kilka węzłów można ułożyć jeden na drugim, jeśli wykonujesz pracę w tym samym czasie.

Rodzaje diagramów przepływu pracy

Diagram przepływu pracy można zilustrować na kilka sposobów:

• Schemat blokowy ANSI: Schemat blokowy ANSI wykorzystuje symbole z American National Standards Institute (stąd akronim). To najczęściej używana odmiana.
• Aktywność UML: UML lub zunifikowany język modelowania graficznie pokazuje kolejność kroków w procesie. Reprezentuje również przepływ kontroli.
• Notacja modelowania biznesowego: Notacja modelowania procesów biznesowych (BPMN) jest podobna do UML, ale jest bardziej prawdopodobne, że jest używana przez ludzi technicznych i biznesowych, którzy koncentrują się na procesach biznesowych i informacjach, a nie na wyjściu.
• tor: tor to diagram, który oddziela różne części organizacji w celu podkreślenia interakcji między tymi jednostkami. Daje użytkownikom widok wysokiego poziomu, który ujawnia potencjalne nieefektywności.
• SIPOC: Dostawca, wejście, proces, wyjście, klient lub SIPOC pokazuje, kto stworzył i otrzymał dane. Opisuje również zaangażowane procesy wysokiego poziomu.

Powiązane: Diagramy strzałkowe dla projektów: aktywność na węźle i aktywność na strzałce

Jak stworzyć diagram przepływu pracy

Jak wspomniano powyżej, diagram przepływu pracy nie tylko magicznie pojawia się na stronie. Musisz wykonać pracę, która obejmuje analizę. Wykonaj te sześć kroków, aby stworzyć własny diagram przepływu pracy:

1. Zidentyfikuj procesy, które śledzisz: Podjęcie decyzji, które procesy projektowe chcesz śledzić, pomoże określić typ używanego diagramu. Pamiętaj, kto będzie korzystał z diagramu przepływu pracy, technicznego czy nietechnicznego, ponieważ będzie to również informowało o używanym diagramie.
2. Zdefiniuj punkty początkowe i końcowe: Diagram przepływu pracy wymaga punktu początkowego do rozpoczęcia procesu i celu końcowego, w którym proces jest zakończony. Nie jest ilustracją ciągłego procesu, ale, jak każdy projekt, takiego, który ma początek i koniec.
3. Zbierz swoje informacje razem: Przedstaw działania zaangażowane na każdym etapie procesu i kto jest decydentem na każdym z tych etapów. Będziesz także chciał znać harmonogram procesu, wszelkie odchylenia, możliwe wąskie gardła i sposoby usprawnienia procesu. Informacje te należy zebrać, rozmawiając z zespołami w każdym dziale zaangażowanym w przepływ pracy.
4. Znajdź i usuń nieefektywności: Zdefiniuj swoje zadania, aby usprawnić swój proces. Zdecyduj, czy każde zadanie jest konieczne, przydatne, miłe do zrobienia, czy też niepotrzebne. Upewnij się, że te rozróżnienia są zgodne z Twoim ogólnym celem i ogólnym zarządzaniem przepływem pracy.
5. Utwórz przepływ pracy: Tutaj pobierasz wszystkie skompilowane dane i tworzysz z nich wizualną mapę procesu przepływu pracy. Można to zrobić ręcznie lub za pomocą narzędzia do tworzenia diagramów. Ostateczny schemat przepływu pracy powinien być łatwy do zrozumienia, edycji i udostępniania.
6. Przejrzyj i dopracuj: diagram przepływu pracy nie jest dokumentem statycznym. Powinna być stale weryfikowana i dopracowywana w miarę pojawiania się wąskich gardeł, niektórych procesów trwających zbyt długo, rosnących kosztów itp. Zawsze istnieje droga do większej wydajności i Ty i Twój zespół powinniście być na nią otwarci.

Przykład diagramu przepływu pracy

Aby lepiej zilustrować, jak utworzyć diagram przepływu pracy, zobacz poniższy obraz prostego przepływu pracy publikowania posta na blogu w celu przyciągnięcia ruchu do witryny. Jak pokazano poniżej, projekt rozpoczyna się od wyszukania właściwych słów kluczowych. Są to wyszukiwane hasła, których używają potencjalni klienci, i miejmy nadzieję, że sprawią, że Twój post na blogu znajdzie się na początku zapytania.

Kiedy już zdecydujesz się na temat i wybierzesz słowa kluczowe, przypiszesz je do copywritera, który dostarcza pierwszą wersję roboczą do swojego redaktora, który redaguje wersję roboczą. Jest to reprezentowane jako trójkąt, a nie prostokąt, jak inne czynności. To dlatego, że jest to decyzja tak lub nie.

Po zatwierdzeniu kopia jest przenoszona do działu artystycznego i tworzone są zasoby wizualne, które mają towarzyszyć publikowanemu dziełu. Kopia i zasoby są następnie przesyłane do systemu zarządzania treścią (CMS), takiego jak WordPress. Teraz dokonywana jest ostateczna zmiana, ponownie z decyzją tak lub nie, czy potrzebne są jakiekolwiek poprawki.

Jeśli wszystko wygląda dobrze, blog jest publikowany. Jest on następnie udostępniany na różnych platformach społecznościowych, aby pomóc przyciągnąć ruch do witryny. Ten proces został zakończony. Oczywiście później są inne procesy, takie jak analiza ruchu, ale to dla innego schematu blokowego.

Darmowe narzędzia do tworzenia schematu przepływu pracy

Ręczne rysowanie diagramu sieci jest dobre, aby przekazać swój punkt widzenia, ale jeśli chodzi o użycie go w projekcie, potrzebujesz czegoś, co jest jasne i łatwe do odczytania na pierwszy rzut oka. O ile nie masz umiejętności rysowania i dobrego pisania, prawdopodobnie lepiej użyć narzędzia do tworzenia diagramów. Łatwiej je też udostępniać i edytować. Oto kilka darmowych, które pomogą Ci zacząć.

• edraw by wondershare: To bezpłatne rozwiązanie diagramów tworzy wykresy przepływu pracy, ale także mapy środkowe i inne narzędzia wizualne. Świetne do współpracy.
• draw.io: Ten darmowy kreator diagramów współpracuje z Dyskiem Google, OneDrive, Dropbox, GitHub i innymi. Tworzy schematy blokowe, diagramy procesów, diagramy sieciowe i wiele więcej.
• SmartDraw: Ten darmowy program do rysowania zawiera wiele szablonów na początek, od schematów blokowych po plany pięter. Integruje się również z Google Workspace, Microsoft Office, Atlassian's Confluence i Jira.

Jak ProjectManager pomaga w przepływach pracy

Znajomość procesu i mapowanie diagramu przepływu pracy to dopiero początek. Trzeba ten plan wdrożyć i wykonać na czas iw ramach ustalonego budżetu. Zapewnia to wgląd w narzędzia do zarządzania procesami i zasobami, aby Twój zespół pracował na pełnych obrotach. ProjectManager to oprogramowanie oparte na chmurze, które dostarcza dane w czasie rzeczywistym, aby podejmować bardziej wnikliwe decyzje w celu kontrolowania przepływu pracy.

Twórz przepływy pracy na tablicach Kanban

Przekształcenie diagramu przepływu pracy w narzędzie, które zapewnia przydziałom zespołów i menedżerom przejrzystość ich pracy, wymaga tablic kanban. Tablice Kanban pomagają wizualizować zwinne przepływy pracy, umożliwiając zespołom zarządzanie zaległościami i wspólną pracę nad planowaniem sprintów. Menedżerowie mogą przeglądać tablicę i wyłapywać wąskie gardła, zanim zablokują zespół i realokują zasoby, aby zapewnić im pracę. Nawet jeśli kierownik pracuje nad jednym z wielu innych widoków projektu, takich jak nasz interaktywny wykres Gantta, wszystkie dane są aktualizowane jednocześnie w przepływie pracy Kanban.

Zarządzaj i śledź zasoby

Diagramy przepływu pracy pokazują drogę do przodu dla zespołów, ale narzędzia do zarządzania zasobami zapewniają im wydajną pracę. Jedną rzeczą do zarządzania jest liczba zadań przydzielonych każdemu członkowi zespołu. Nasz oznaczony kolorami wykres obciążenia pozwala szybko i łatwo sprawdzić, kto ma nadmierną alokację, a kto ma za mało zadań. Następnie możesz ponownie przydzielić zasoby bezpośrednio z wykresu obciążenia pracą i zrównoważyć zadania swojego zespołu, aby zapewnić jak najlepszą pracę.

Raport o postępach w locie

Interesariusze będą chcieli zobaczyć Twój schemat przepływu pracy, ale w miarę postępu projektu będą również potrzebować danych o jego postępie. Raporty o zadaniach, czasie, budżecie i nie tylko, dostępne jednym kliknięciem, można filtrować, aby pokazać tylko te informacje, których potrzebują, i można je łatwo udostępniać jako załącznik PDF, a nawet drukować, jeśli wolą otrzymywać aktualizacje statusu.

Nie opieraj sukcesu swojego projektu na samych diagramach przepływu pracy. Masz mapę, teraz musisz się tam dostać dzięki narzędziom do zarządzania projektami, które pomagają zespołom współpracować, automatyzować przepływy pracy i pomagają monitorować, śledzić i raportować wydajność. ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które organizuje pracę, aby pomóc Ci osiągnąć Twoje cele. Nasze narzędzie do zarządzania pracą zostało zaprojektowane do pracy z zespołami hybrydowymi bez względu na to, gdzie się znajdują, jak lubią pracować i jakie są ich umiejętności. Zmień swój diagram przepływu pracy w interaktywne narzędzie do zarządzania projektami. Wypróbuj ProjectManagera już dziś za darmo.