Jak stworzyć budżet wydarzenia

Produkcja wydarzenia, czy to wirtualnego, osobistego czy hybrydowego, jest wystarczająco trudna. Konieczność sporządzenia budżetu na wydarzenie dodaje kolejną warstwę stresu. Ale to nie musi być koszmar, jeśli wykonasz kilka prostych kroków, aby stworzyć budżet wydarzenia.

Udane wydarzenia powinny być zabawne i pouczające. Jeśli borykasz się z budżetem wydarzenia, może to negatywnie wpłynąć na całe wydarzenie. Jeśli Twój budżet na wydarzenie jest zły, to jeszcze gorzej; możesz nie być w stanie zapłacić sprzedawcom lub mówcom. Pomożemy Ci uniknąć tych pułapek.

Co to jest budżet wydarzenia?

Budżet wydarzenia to szacunkowe koszty związane z organizacją wydarzenia. Opiera się na wielu zmiennych pochodzących z badań, wskazówek ekspertów i planowania wydarzenia. Wszystkie wydarzenia, duże i małe, wymagają budżetu na pokrycie wydatków.

Budżet wydarzenia musi przewidywać wszystkie koszty, takie jak wynajem miejsca, niezbędny sprzęt, taki jak krzesła, stoły itp. oraz zabezpieczenie prelegentów lub uczestników dyskusji panelowej. Kosztów jest oczywiście więcej, ale zależą one od rodzaju produkowanego wydarzenia.

Planowanie i budżetowanie wydarzenia to pierwszy krok do udanego wydarzenia. Nawet jeśli wyprodukowałeś dziesiątki wydarzeń przed tym, na które teraz planujesz budżet, zawsze będą różnice. Ceny rzeczy się zmieniają, a zorganizowanie wydarzenia, które może mieć wpływ na Twój budżet, wiąże się z nieodłącznym ryzykiem.

Tworzenie budżetu i zarządzanie nim to jeden z najważniejszych elementów udanego wydarzenia. ProjectManager to oprogramowanie online, które pomaga śledzić zasoby i koszty w czasie rzeczywistym. Zaplanuj swój budżet na naszym wykresie Gantta, uwzględniając wszystkie zasoby i koszty, i ustal poziom bazowy, aby uchwycić ten budżet. Teraz możesz porównać planowane koszty z kosztami rzeczywistymi w czasie rzeczywistym. Monitorowanie kosztów w czasie rzeczywistym pomaga zmieścić się w budżecie. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.

Rodzaje zdarzeń

Istnieje wiele różnych typów imprez. Od przyjęcia świątecznego po konferencję biznesową, oferują szeroką gamę od kameralnych po duże. Wszystkie zdarzenia można podzielić na cztery główne podzbiory. Każdy z nich ma podobne wymagania budżetowe, chociaż między nimi również będą niewielkie lub znaczne różnice.

Prywatny

Prywatne wydarzenie może być wydarzeniem, które organizujesz z okazji urodzin lub rocznicy partnera. Ale może to być również impreza firmowa lub inna funkcja biznesowa. Te różnorodne wydarzenia są zwykle dostępne tylko dla zaproszonych osób, co oznacza, że ​​mogą w nich uczestniczyć tylko zaproszeni.

Zbiorowy

Imprezy firmowe to takie, które firma sponsoruje. Zwykle koncentrują się na pracownikach firmy lub jej klientach. Imprezy firmowe mogą być wykorzystywane do szkolenia personelu lub edukowania opinii publicznej na temat marki lub produktu, świętowania kamieni milowych firmy, zapoczątkowania zmian w firmie oraz zapewniania możliwości nawiązywania kontaktów lub ćwiczeń integracyjnych.

Osobiście

Wydarzenie osobiste to takie, w którym wszyscy uczestnicy i personel wydarzenia są fizycznie obecni w tej samej przestrzeni. Tak przebiegały do ​​niedawna prawie wszystkie wydarzenia. Ale nawet lata temu wydarzenia można było przeprowadzać przez telefon, na przykład korporacyjne rozmowy o zarobkach dla inwestorów i reporterów.

online

Wydarzenie online, zwane również wydarzeniem wirtualnym, to takie, które odbywa się w Internecie. Można go transmitować na żywo lub nagrywać, ale jedyną możliwością uczestnictwa jest dostęp do niego online. Technologia uległa poprawie i uczestnicy oraz producenci wydarzeń i sprzedawcy mogą wchodzić w interakcje w czasie rzeczywistym. Ten rodzaj wydarzenia stał się tak popularny, ponieważ może przyciągnąć większą publiczność. Powszechne staje się również znajdowanie wydarzeń hybrydowych, które oferują miejsce fizyczne i platformę wirtualną.

Jak stworzyć budżet wydarzenia

Jak wspomniano, każdy rodzaj wydarzenia wymaga budżetu. Może być prosty lub złożony w zależności od rodzaju i wielkości wydarzenia. Ale poświęcenie czasu na prognozowanie dokładnego budżetu to jeden ze sposobów na zapewnienie, że wydarzenie przebiegnie bez żadnych problemów.

Poniżej przedstawiamy podstawowe kroki tworzenia budżetu wydarzenia. Jest to szerokie spojrzenie, które można zastosować do każdego rodzaju wydarzenia. Oczywiście będą dodatkowe kroki w zależności od rodzaju wydarzenia, które produkujesz, ale to daje ci sedno.

1. Utwórz plan wydarzenia

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to określić strategię wydarzenia. Oznacza to określenie rodzaju wydarzenia, które organizujesz, oraz obliczenie, ile jesteś gotów zapłacić. Prowadzi to do planu wysokiego poziomu, w którym określa się zakres projektu. Zakres to cele wydarzenia, rezultaty, zadania, koszty i termin. Będziesz musiał określić miejsce, prelegentów, personel, branding, jedzenie, marketing, sprzęt i wiele innych. Gdy to zrobisz, upewnij się, że interesariusze są zgodni.

Powiązane: Bezpłatny szablon zakresu projektu dla programu Word

2. Oszacuj koszty stałe i zmienne

Teraz, gdy masz już plan, następnym krokiem jest prognozowanie kosztów. Oznacza to zrozumienie różnicy między kosztami stałymi i zmiennymi oraz dokonanie ich dokładnego oszacowania. Koszty stałe nazywane są również kosztami pośrednimi lub kosztami ogólnymi; takie, których nie można zmienić. Na przykład czynsz, rachunki za media i płace to koszty stałe. Koszty zmienne to wydatki, które zmieniają się z wydarzenia na wydarzenie, w tym koszty pracy, materiały potrzebne do wydarzenia i rachunki za media. Ten ostatni jest również kosztem stałym, ale na rachunek za media może mieć wpływ twoje wydarzenie, dlatego żyje w obu kategoriach. Znajomość tych kosztów pomoże Ci opracować dokładniejszy budżet wydarzenia.

3. Utwórz budżet wydarzenia

Teraz, gdy masz już szczegóły, możesz przystąpić do tworzenia budżetu wydarzenia. Musisz wiedzieć, z jakich dostawców będziesz korzystać, miejsce imprezy i innych usługodawców, aby zebrać budżet imprezy. Tworzenie budżetu wydarzenia pomaga śledzić te koszty i upewnić się, że pozostajesz na zielonym. W tym celu należy monitorować rzeczywiste koszty i porównywać je z planowanymi kosztami imprezy. Twoje wydarzenie z większym prawdopodobieństwem zmieści się w budżecie, jeśli możesz zbierać dane w czasie rzeczywistym.

Jakie koszty należy uwzględnić w budżecie imprezy?

Wspomnieliśmy już o niektórych kosztach, które należy uwzględnić w budżecie wydarzenia. Poniżej znajduje się lista typowych, ale nie jest wyczerpująca. Kiedy tworzysz budżet wydarzenia, spróbuj uwzględnić wszystko. Im więcej kosztów możesz pokryć, tym dokładniejszy będzie Twój budżet na wydarzenie.

marketingu wydarzeń

Aby wydarzenie zakończyło się sukcesem, Twoi odbiorcy muszą wiedzieć, co, gdzie i kiedy się odbywa. Te i inne rzeczy są pokrywane z kosztów marketingowych, które mogą obejmować wysyłanie e-maili do pracowników, tworzenie strony internetowej lub tworzenie reklam online. Niezależnie od tego, czy zajmujesz się reklamą tradycyjną, czy cyfrową, koszty te muszą zostać określone.

Koszty personelu

Będziesz musiał zrekrutować i zatrudnić personel na wydarzenie. Zamiast przechodzić przez dziesiątki rozmów kwalifikacyjnych, możesz zawrzeć umowę z agencją pracy tymczasowej, która zapewnia personel i inne powiązane usługi, takie jak catering.

Miejsce wydarzenia

Jeśli Twoje wydarzenie odbywa się osobiście lub online, nadal będziesz potrzebować miejsca. To miejsce zależy od tego, czy wydarzenie jest fizyczne, czy wirtualne. Na przykład wydarzenie osobiste wymaga wystarczająco dużej przestrzeni, aby pomieścić wszystkich uczestników, dostawców i albo pokoje do pracy grupowej, albo scenę do dyskusji panelowych i głównych prelegentów. Wydarzenie online wymaga fizycznego miejsca do nagrywania i transmitowania, co oznacza oświetlenie, kamerę, mikrofony itp.

jedzenie i napoje

Większość wydarzeń ma jakiś rodzaj odświeżenia. Miejsce może to zapewnić, a nawet agencję pracy tymczasowej lub firmę cateringową. Jeśli nie, musisz dowiedzieć się, czego chcesz i jakie są koszty związane z zakupem, przechowywaniem i dostawą jedzenia i napojów.

Ekwipunek

Wyposażenie jest często częścią ceny wynajmu lokalu, ale nie zawsze tak jest. Jeśli miejsce nie zapewnia sprzętu lub tylko częściową listę tego, czego potrzebujesz, będziesz musiał poszukać innych miejsc do wynajęcia głośników, generatorów, narzędzi do transmisji na żywo itp.

Podróże i zakwaterowanie

W zależności od miejsca imprezy wymagany będzie transport i zakwaterowanie. To może oznaczać wszystko, od limuzyny po taksówkę. To szeroki zakres kosztów. Jeśli ludzie przyjeżdżają spoza miasta, czy przylatujesz do nich, czy tylko ich umieszczasz? Wszystkie zmienne muszą być przybite, aby można było poprawnie dodawać koszty.

ProjectManager pomaga w budżetowaniu wydarzeń

To wiele rzeczy do śledzenia, dlatego opracowano oprogramowanie do zarządzania projektami. ProjectManager to oprogramowanie online, które pomaga planować i śledzić budżet wydarzenia w czasie rzeczywistym. Planowanie na wykresach Gantta pomaga organizować zadania i łączyć zależności w celu uniknięcia kosztownych opóźnień. Możesz także monitorować odchylenia w czasie rzeczywistym, aby pomóc Ci zmieścić się w budżecie. Ale to dopiero początek tego, jak pomagamy w budżetowaniu wydarzeń.

Korzystaj z kart czasu pracy online, aby śledzić czas i koszty

Ponieważ nasze oprogramowanie jest dostępne online, otrzymujesz aktualizacje danych w czasie rzeczywistym, które pomogą Ci śledzić czas i koszty. Dzięki temu impreza przebiega zgodnie z harmonogramem i pomaga uniknąć nadmiernych wydatków. Jednym z narzędzi, które śledzi czas i koszty, są nasze bezpieczne karty czasu pracy. Możesz zobaczyć, jak długo wszyscy pracują nad swoimi zadaniami i jakie są koszty z tym związane, ponieważ stawka wynagrodzenia jest również w narzędziu. Nie tylko usprawniamy płace, ale pomagamy utrzymać przebieg wydarzenia.

Użyj kalendarzy projektów do planowania wydarzeń

Produkcja wydarzenia wymaga koordynacji wielu różnych osób. Nasze oprogramowanie zapewnia narzędzia ułatwiające ten proces, jednocześnie umożliwiając każdemu korzystanie z narzędzi, z którymi czuje się komfortowo. Zaplanuj według wykresu Gantta, ale Twój dostawca usług cateringowych może przeglądać swoje zadania w widoku listy. Kalendarz projektu pobiera plan z Gantta i automatycznie przenosi go do formatu kalendarza, aby zobaczyć harmonogram i terminy.

Kiedy masz do czynienia z dostawcami i kontrahentami spoza firmy, musisz zapewnić wszystkim łączność. Nasza platforma współpracy w czasie rzeczywistym umożliwia każdemu udostępnianie plików, komentowanie zadań i oznaczanie innych osób, aby były one na bieżąco. Nasze nieograniczone miejsce na pliki oznacza, że ​​masz również scentralizowane centrum dla wszystkich dokumentów i planów, kiedy tylko ktoś ich potrzebuje.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomaga planować, planować i śledzić wydarzenia. Nasze elastyczne oprogramowanie jest w stanie dostosować się do sposobu pracy, zapewniając funkcje potrzebne do zarządzania zadaniami, ryzykiem, zasobami i nie tylko. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.