Jak tworzyć raporty z postępów dla projektów i firm

Interesariusze są zaniepokojeni postępem projektu, ponieważ mają żywotny interes w jego powodzeniu. Chcą utrzymywać z Tobą spójną komunikację i otrzymywać raporty o postępach projektu w regularnych odstępach czasu.

Sposobem na informowanie interesariuszy przez kierownika projektu jest raportowanie, w szczególności raport z postępów. Raport z postępu projektu brzmi prosto — to raport z postępu projektu. Ale to, jak jest skonstruowany, tworzy lub łamie raport z postępów.

Co to jest raport z postępów?

Raport z postępów informuje interesariuszy o tym, co działo się w projekcie przez określony czas. Pokazuje, czy projekt przebiega zgodnie z harmonogramem, a jeśli nie, raport jest używany do rozpoczęcia dyskusji na temat dostosowania budżetu i zasobów projektu, aby przywrócić go na właściwe tory.

Dlatego można powiedzieć, że celem raportu z postępów jest przekonanie interesariuszy, że projekt jest solidny i postępuje zgodnie z oczekiwaniami. Czyni to, pokazując prace w toku, co pozwala zainteresowanym stronom na zgłaszanie wszelkich żądań zmian.

Tymi sugestiami można następnie zarządzać i opracowywać, aby zapobiec negatywnemu wpływowi na zakres projektu. Menedżerowie projektów mogą również wykorzystywać raporty z postępów jako środek do rozwiązywania problemów, które mają, i w ten sposób ustalać bardziej realistyczne oczekiwania dla interesariuszy.

Raport z postępów a raport o stanie

Jaka jest różnica między raportem postępu a raportem stanu, biorąc pod uwagę, że są one zarówno narzędziami komunikacyjnymi, jak i dostarczają interesariuszom ważnych informacji na temat projektu? Zarówno raporty z postępów, jak i raporty o stanie podsumowują, na jakim etapie znajduje się projekt pod względem postępów, kosztów, problemów i wszelkich innych informacji, które są przydatne dla interesariuszy.

Jest jednak jedna kluczowa różnica. Raport postępu to obraz projektu w określonym przedziale czasu, podczas gdy raport o stanie zawiera tylko moment, w którym został zainicjowany. Raport postępu oferuje większą ilość danych, podczas gdy raport o stanie pokazuje dane z chwili w czasie bez większego kontekstu.

Powiązane: Darmowe szablony raportów projektu

Co należy uwzględnić w raporcie z postępów projektu?

Raport z postępów może mieć jedną stronę lub kilka, w zależności od szczegółowości, jaką chcesz przekazać. Mogą być dostarczane jako notatka, w formie listu lub jako formalny raport po przedstawieniu interesariuszom.

Niezależnie od tego, co wybierzesz, interesariusze będą chcieli zobaczyć, gdzie projekt jest i dokąd zmierza. Dlatego powinieneś dołączyć listę zadań, kamieni milowych i wszelkich dokonanych postępów. Prowadzi to do większych celów projektu i tego, co zostało osiągnięte w zakresie jego celów.

Zazwyczaj jest to uporządkowane tematycznie. Oznacza to, że zwykle najpierw znajduje się podsumowanie, które daje przegląd postępów projektu pod względem zakresu, zadań itp. Powinno to również obejmować elementy, takie jak:

• Data rozpoczęcia projektu, termin zakończenia i okres, który obejmuje projekt
• Lista członków zespołu i innych członków projektu oraz osób, które opracowały raport
• Lista interesariuszy, którzy są odbiorcami raportu
• Przegląd treści raportu

Następnie skupisz się na statusie projektu. Tutaj przyjrzysz się, jaka praca została wykonana, która jest nadal w toku, a co pozostaje do zrobienia. Powinien być podzielony na zadanie i może zawierać następujące elementy:

• Lista kamieni milowych i rezultatów związanych z projektem
• Harmonogram pozostałej pracy i termin jej zakończenia
• Wszelkie problemy lub problemy, które pojawiły się i mogą mieć wpływ na projekt

Należy również wspomnieć o budżecie, ile wydano w okresie sprawozdawczym i ile pozostało w ogólnym budżecie. Zwróć uwagę na wszelkie nieoczekiwane wydatki i inne anomalie.

Jak stworzyć raport z postępów?

Jeśli prowadzisz projekt, będziesz musiał okresowo generować raport z postępu w całym jego cyklu życia. Aby zaoszczędzić czas, dobrze jest skorzystać z szablonu raportu z postępów. ProjectManager ma na naszej stronie dziesiątki darmowych szablonów związanych z zarządzaniem projektami, w tym darmowy szablon raportu z postępów.

Zacznij od identyfikacji informacji

Niezależnie od tego, czy korzystasz z naszego szablonu, czy tworzysz go od podstaw, Twój raport z postępów powinien zaczynać się od najważniejszych informacji o projekcie. Stamtąd przechodzi do podsumowania projektu. Nasz szablon dzieli te wysokopoziomowe tematy na pięć: status, zakres, harmonogram, koszt i ryzyko.

Podsumuj dane

W podsumowaniu możesz porównać stan poprzedniego raportu o postępie z bieżącym. Stanowi to wyraźną wskazówkę, że projekt postępuje zgodnie z planem. Poza tym jest miejsce na podsumowanie, które pozwoli bardziej szczegółowo zbadać temat.

Zanurz się w dokładniejsze szczegóły

Po zidentyfikowaniu projektu i podsumowaniu jego ogólnego stanu możesz bardziej szczegółowo omówić każdy temat. Na przykład lista zadań i ich postępów, omawianie wszelkich problemów, które mogły się pojawić, oraz analizowanie alokacji budżetu.

Wymień swoje osiągnięcia

W naszym bezpłatnym szablonie raportu z postępów kończymy polem osiągnięć, w którym można uchwycić te, które nie zostały zebrane powyżej. Na koniec jest pole oczekiwanego osiągnięcia, które jest sposobem na ustalenie oczekiwań wobec następnego raportu z postępów.

Najlepsze praktyki przy sporządzaniu raportu z postępów

Kiedy piszesz raport z postępów, jednym ze sposobów upewnienia się, że jest skuteczny, jest myślenie o perspektywach interesariuszy podczas jego pisania. Chcesz przekazać, co wydarzyło się w omawianym okresie, jeśli coś zablokowało ten postęp i co będzie dalej.

Nie bądź ogólny

Interesariusze chcą konkretów. Nie chcą, abyś wdawał się w szczegóły dotyczące tego, jak coś osiągnąłeś, ale chcą wiedzieć, co zostało osiągnięte. Chcą metryk, a nie narracji. Twoje odpowiedzi powinny być znaczące i unikać zbędnych szczegółów.

Poznaj częstotliwość

Oznacza to, że jeśli pracujesz nad bardzo długim projektem, interesariusze mogą chcieć, aby raport z postępów był im dostarczany co tydzień lub nawet codziennie. Dowiedz się tego najpierw i dostarczaj raporty z postępów, gdy oczekują ich interesariusze.

Niszczyć

Dobrym pomysłem jest podzielenie raportu postępów na sekcje. Dzięki temu raport jest bardziej czytelny. Posiadanie nagłówka sekcji informuje czytelnika, czego się spodziewać i pomaga poprowadzić go przez dokument.

Pisz dobrze

Używaj jasnego i prostego języka; unikaj żargonu, który może zmylić czytelnika. Chcesz, aby natychmiast wiedzieli, co mówisz, i nie musieli zmagać się z tym (lub, co gorsza, błędnie rozumieć), co próbujesz przekazać.

Użyj oprogramowania

Posiadanie oprogramowania do zarządzania projektami może ułatwić proces raportowania. W zależności od używanego narzędzia możesz uzyskać dane w czasie rzeczywistym i łatwo je dostarczać do interesariuszy. Oszczędza to czas i prezentuje lepsze dane.

Jak ProjectManager pozwala tworzyć raporty z postępu prac

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które porządkuje Twoje zadania, zespoły i projekty. Nasze funkcje pomagają planować, monitorować i raportować każdy aspekt projektu. Nasze narzędzie w chmurze oznacza, że ​​otrzymujesz dane w czasie rzeczywistym, aby tworzyć dokładniejsze i terminowe raporty.

Interesariusze chcą mieć pełny obraz, a nasze narzędzia do raportowania jednym kliknięciem ułatwiają pozyskiwanie tylko tych danych, które chcą zobaczyć. Nasza funkcja raportowania umożliwia tworzenie natychmiastowych raportów dotyczących zadań, czasu, kosztów, grafików, wariancji projektu i nie tylko. Ponadto udostępnianie go zainteresowanym stronom jest łatwe!

Aby uzyskać natychmiastowy raport o stanie, skorzystaj z naszej funkcji pulpitu nawigacyjnego. Pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym stale zbiera dane od Twojego zespołu i automatycznie je oblicza, aby wyświetlić je w łatwych do odczytania metrykach projektu, które pokazują procent wykonania zadań, ilość czasu, obciążenie zespołu i inne.

ProjectManager to narzędzie oparte na chmurze, które dostarcza dane w czasie rzeczywistym, aby pomóc Ci podejmować lepsze decyzje. Menedżerowie projektów uzyskują przejrzystość w każdym aspekcie cyklu życia projektu, a zespoły są umieszczane na platformie współpracy, która sprzyja lepszej pracy. Zobacz, dlaczego organizacje od NASA po Nestle korzystają z naszego narzędzia i skorzystaj z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej już dziś.