10 wskazówek, jak delegować zadania jak profesjonalista

Niektórzy ludzie czują, że muszą wziąć na siebie wszystko sami. To przepis na katastrofę. Prawdziwi liderzy rozumieją potęgę delegowania pracy. Dlatego tworzysz zespół, każdy ekspert w swojej dziedzinie.

Dlaczego ważne jest, aby liderzy delegowali zadania?

Liderzy są liderami nie bez powodu. Muszą przewodzić projektowi, mieć szeroką wizję i nie ugrzęznąć w chwastach. Chwasty są ważne, ale czas lidera lepiej poświęcić na rzeczy, które lider powinien robić. Delegowanie pracy daje każdemu pracę, do której został przeszkolony, i zwalnia lidera z większej odpowiedzialności, takiej jak myślenie strategiczne, coaching zespołów i nie tylko.

Dlatego najlepsi liderzy używają ProjectManager, wielokrotnie nagradzanego oprogramowania do zarządzania projektami, które umożliwia liderom delegowanie pracy. Nasze oprogramowanie ma wiele widoków projektów, dzięki czemu liderzy mogą planować i planować pracę na solidnych wykresach Gantta, a zespoły mogą przełączać się na listy zadań, tablice Kanban lub kalendarze, w których plan jest udostępniany w narzędziu bardziej odpowiednim do tego, co mają do zrobienia. I wszystko jest aktualizowane w czasie rzeczywistym. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.

10 wskazówek, jak skutecznie delegować zadania

Łatwo powiedzieć delegować, a co innego skutecznie to robić. Oto kilka wskazówek, które każdy może zastosować w zarządzaniu zespołem i delegowaniu pracy między nimi.

1. Wzmocnij członków swojego zespołu

Poinformuj swój zespół, że jest cennym zasobem. Poproś o ich wkład, pomysły i spostrzeżenia. Przekazuj im pozytywne opinie i rozwijaj liderów wśród zespołu. Następnie pomogą liderom, dzieląc się ciężarem, biorąc odpowiedzialność i lepiej służąc projektowi.

2. Jasno zdefiniuj cele i cele podczas delegowania zadań

Oczywiście, aby zespół mógł uczestniczyć w pracy, musi zrozumieć, czym ona jest i czego się od niej oczekuje. Liderzy muszą zatem jasno określać cele i zadania. Używaj celów SMART, które są konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie.

3. Deleguj zadania odpowiednim członkom zespołu

Liderzy powinni znać swój zespół i wiedzieć, do czego jest zdolny. W ten sposób, gdy nadejdzie czas delegowania pracy, będą wiedzieć, kto może się czym zająć. Jeśli nie znasz swojego zespołu na początku projektu, poświęć trochę czasu na rozmowę z nimi, aby poznać ich umiejętności i doświadczenie.

4. Przekaż opinię członkom swojego zespołu

Nikt nie działa dobrze w próżni. Nawet po oddelegowaniu pracy będziesz chciał zachować otwarte linie komunikacyjne. Członkowie zespołu powinni czuć się komfortowo przekazując informacje zwrotne liderom i przyjmując informacje zwrotne od liderów. Wspólnym celem jest pomyślne zakończenie projektu.

5. Bądź cierpliwy podczas delegowania zadań

Kiedy delegujesz, daj zespołowi wystarczająco dużo czasu na wykonanie swoich zadań. Wszystko wymaga czasu, a ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, to wywierać presję na zespole. To nie znaczy, że chcesz, aby mieli nieograniczony czas. Ale bądź realistą podczas tworzenia harmonogramów projektów i oferuj wszelkie wskazówki lub wskazówki, które mogą być potrzebne.

6. Zapewnij niezbędne zasoby po delegowaniu

Delegowanie jest bezużyteczne, jeśli Twój zespół nie ma narzędzi potrzebnych do wykonania pracy. Zasoby to wszystko, co jest potrzebne do wykonania zadań, od ludzi po sprzęt i oprogramowanie. Upewnij się, że Twój zespół ma to, czego potrzebuje, kiedy tego potrzebuje.

7. Unikaj napiętych terminów podczas delegowania zadań

Terminy są ważne. Bez nich praca może trwać wiecznie. Jeśli jednak ustalisz zbyt napięty termin, wszystko, co zamierzasz zrobić, to wywierać presję na zespół, a oni w pośpiechu, by dotrzymać tego terminu, popełnią błędy. To tylko wydłuży czas trwania projektu. Ustalenie realistycznych terminów oszczędza czas na dłuższą metę.

8. Wspieraj swój zespół podczas wykonywania zadań

Lider nie tylko deleguje, a potem znika. Przywództwo polega na mentoringu, coachingu i dalszej pomocy zespołowi w zakresie, w jakim jest on potrzebny. Mogą potrzebować, abyś opowiadał się za większymi zasobami lub zakasał rękawy i dołączył do nich. Bądź przygotowany na wszystko, co konieczne.

9. Użyj narzędzi do śledzenia zadań

Delegowanie wiąże się z zaufaniem. Liderzy mogą patrzeć przez ramię swoim zespołom. Mają swoją własną pracę do wykonania. Ale to nie znaczy, że nie zwracają uwagi. Narzędzia do śledzenia zadań dają liderom wgląd w pracę zespołu i pozwalają im monitorować, czy postępuje ona zgodnie z planem.

10. Wspieraj współpracę zespołową

Delegowanie jest ważne, ale lider musi również ułatwiać współpracę w zespole. Można to zrobić na wiele sposobów, w tym ćwiczenia integracyjne. Jeśli nie miałeś czasu przed rozpoczęciem spotkania na ćwiczenia integracyjne, spotkanie lodołamaczy może pomóc w budowaniu więzi między członkami zespołu.

Korzyści z delegowania zadań

Delegowanie zadań ma wiele zalet. Oto tylko kilka przykładów tych korzyści. Po pierwsze, buduje kulturę zaufania, która sprzyja pracy zespołowej, buduje morale, zatrzymuje pracowników i utrzymuje ich produktywność.

Delegowanie powstrzymuje liderów przed zbytnim rozproszeniem się tam, gdzie nikomu nie pomagają. Angażuje również zespół i tworzy wpisowe do projektu, stymulując kreatywność i rozwijając nowe umiejętności zespołu. To wygrana-wygrana.

Nie zapomnij o równowadze między życiem zawodowym a prywatnym. Wiele zależy od zachowania równowagi między pracą a domem, ale delegowanie zadań to podstawa. Przekonasz się, że ta równowaga między życiem zawodowym a prywatnym skutkuje również lepszymi pracownikami.

Wideo: Jak delegować zadania

Obejrzyj ten krótki film z Jennifer Bridges, PMP, aby dowiedzieć się, jak delegować zadania zespołowi.

Jennifer omówiła sztukę delegowania i zaczęła od podstaw definiowania tego terminu. Pierwszą rzeczą, którą musisz zrozumieć, jest to, co chcesz delegować i dlaczego. Twoim celem jako menedżera jest usuwanie blokad i przeszkód w zespole. Ma to również na celu budowanie zaangażowania w zespole. Dzięki za oglądanie!

Oto wskazówki Jennifer dotyczące delegowania zadań jak profesjonalistka w zarządzaniu projektami:

• Pamiętaj o swojej roli: jesteś menedżerem. Twoim zadaniem nie jest pogrążenie się w pracy operacyjnej. To nie tylko zakłóca pracę zespołu, osłabiając jego umiejętności, ale pozostawia też niewiele czasu na zarządzanie.
• Zidentyfikuj pożeraczy czasu: co zajmuje teraz zbyt dużo czasu? Możesz to przekazać komuś innemu?
• Wyjaśnij rutynowe zadania: Zwykłych zadań można łatwo nauczyć. Zobacz, co można udostępnić w zespole. Nie muszą być rutynowe dla wszystkich. Możesz także zmieniać rutynowe zadania między ludźmi.
• Poznaj mocne strony swojego zespołu: Określ, komu możesz delegować pracę. Nie chcesz na przykład przekazywać wysoce technicznej pracy kreatywnemu członkowi zespołu, którego umiejętności nie są dobrze dopasowane do danego zadania. Ustaw swój zespół na sukces.
• Deleguj, płucz i powtarzaj: właściwie rozdzielaj zadania i, jak wspomniano wcześniej, rotuj część pracy między zespołem.

Zespół najlepiej funkcjonuje, gdy współpracuje dla dobra projektu. Zaszczepienie w zespole nowych procesów i kultury współpracy może być trudne, ale warto pracować, aby zespół działał płynnie. Jeśli potrzebujesz narzędzia, które pomoże Ci określić, jakie rutynowe zadania delegować, wypróbuj ProjectManager.