Jak wykonać analizę SWOT

Analiza SWOT jest tak samo wszechobecna w biznesie, jak puste dzbanki po kawie w pokojach socjalnych. Metoda została wprowadzona w latach sześćdziesiątych przez Kena Andrewsa lub Alberta Humphreya (jej pochodzenie jest niejasne. Zgadza się, mamy na rękach kryminalną strategię biznesową) i od tego czasu stała się ostoją.
SWOT oznacza mocne i słabe strony, szanse i zagrożenia i jest elastyczną formą oceny. Jest używany do wszystkiego, od oceny przydatności Grecji jako rynku dla trufli, po możliwość zorganizowania przez duże miasto wielkich wydarzeń sportowych, takich jak igrzyska olimpijskie.
Oczywiście bardziej prawdopodobne jest, że spotkasz się z nim podczas oceny nowego projektu lub oceny kondycji swojej firmy.
SWOT to strategiczne narzędzie wykorzystywane podczas procesu planowania. Niezależnie od tego, czy prowadzisz badania rynku, rozważasz aktualizację produktu, czy myślisz o rebrandingu swojej firmy, może to być przydatne w określeniu najlepszych dalszych kroków dla Ciebie i Twojej organizacji.
Należy pamiętać, że jest to narzędzie wspomagające proces podejmowania decyzji. Nie powie ci definitywnie, co powinieneś zrobić, ani nie powinieneś używać go jako jakiegoś wszechmocnego mechanizmu do kierowania swoim biznesem. Jednak we właściwym kontekście może być niezwykle przydatny.

Jak przeprowadzić analizę SWOT

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to zrozumieć: dlaczego przeprowadzasz analizę SWOT? Czy przeprowadzasz tylko ogólną ocenę swojej firmy? Rozważasz dodanie nowej funkcji produktu? Aby Twoja analiza była skuteczna, musisz mieć jasny cel.
W przeciwnym razie ryzykujesz zejście z kursu i wyjście z sesji bardziej zdezorientowanej niż wtedy, gdy wchodziłeś.
Zakładając, że masz uporządkowane cele na sesję, następnym krokiem jest stworzenie macierzy SWOT. Jest to narzędzie, dzięki któremu będziesz zorganizowany i niczego nie zapomnisz, gdy opuścisz sesję.

Zdjęcie z Biblioteki Uniwersytetu Missouri

Oto jak wygląda macierz SWOT. Użyj go, aby podzielić swoje mocne i słabe strony, szanse i zagrożenia. Istnieje wiele różnych wersji macierzy SWOT, a Twoja nie musi dokładnie tak wyglądać, najważniejsze jest, abyś miał metodę śledzenia tych różnych kategorii. Ponieważ różne osoby w Twojej organizacji wyrażają swoje przemyślenia na temat tych różnych obszarów, zanotuj je w macierzy. Pomoże Ci to uzyskać całościowy obraz tego, co analizujesz.
Kiedy nadejdzie czas na przeprowadzenie analizy SWOT, będziesz potrzebować moderatora. Ta osoba jest odpowiedzialna za prowadzenie rozmowy, upewnienie się, że każdy ma swój głos, a grupa pozostaje na dobrej drodze.
Potrzebny będzie również notatnik do zapisywania myśli i pomysłów ludzi.
Ostatnią rzeczą, którą robisz przed rozpoczęciem, jest ustalenie struktury spotkania. Będzie to zależało od tego, ile masz czasu i jak duża jest Twoja grupa. Jeśli masz dużą grupę i masz mało czasu, przydatne może być rozbicie się na małe grupy i utworzenie własnych macierzy SWOT. Musisz wiedzieć, ile czasu możesz poświęcić na każdą ćwiartkę matrycy, aby omówić wszystko przed zakończeniem spotkania.

Silne strony

Pierwszą część matrycy odwiedzisz w sekcji Mocne strony. Na potrzeby tego przykładu założymy, że przeprowadzasz tę analizę SWOT jako ogólną ocenę Twojej firmy.
Nie ma jednej metody zbierania komentarzy od osób z Twojej organizacji, ale myślę, że dobrym pomysłem jest poprosić wszystkich, aby przyszli na spotkanie z przemyśleniami i pomysłami już w głowie.
Poproś swój zespół o przeprowadzenie burzy mózgów przed rozpoczęciem sesji, aby mógł przyjść z dobrze przemyślanymi pomysłami. Niektórzy ludzie mają problem z uczestnictwem w tego typu sesjach, gdy nie mają czasu na zastanowienie się nad tym.

Jedną z ważnych rzeczy do rozważenia przy podejmowaniu decyzji o swoich mocnych stronach jest spojrzenie w kontekście swojej branży. Wszystko jest względne i jeśli nie robisz czegoś lepszego niż zdecydowana większość twoich konkurentów, nie jest mądrze uwzględniać w tej sekcji.
To, co powinieneś mieć nadzieję, że uzyskasz z sekcji mocne strony, to zrozumienie rzeczy, które możesz wykorzystać i na których możesz budować.

Słabości

Słabości są dość proste. Jest to mniej więcej przeciwieństwo sekcji twoich mocnych stron. Powinieneś jednak mieć nadzieję, że uda Ci się zidentyfikować w swojej organizacji rzeczy, które mogą hamować postęp i rozwój.
Poprawa słabych stron może być dość trudna, jeśli nie masz ich na papierze. Kiedy Twoja organizacja zgodzi się, jakie są jej słabości, możesz opracować plan ataku, jak poprawić te słabości.

Podczas oceny swoich słabości ważne jest, aby być realistą. Może to być niewygodne i chcesz uniknąć wrogich rozmów, ale bardzo ważne jest, aby poznać rzeczy, które są naprawdę słabościami w Twojej organizacji.

Możliwości

Z mocnymi i słabymi stronami powinieneś ogólnie patrzeć wewnętrznie. - W czym jesteśmy dobrzy? „Gdzie możemy poprawić?” Kiedy rozważasz swoje szanse i zagrożenia, powinieneś zacząć myśleć o czynnikach zewnętrznych.
Szanse istnieją tylko w kontekście. Twoje możliwości będą zależeć od takich rzeczy, jak branża, w której się znajdujesz, od tego, co robią Twoi konkurenci i innych podobnych rzeczy.
Pamiętaj, aby pamiętać, że pojawiające się okazje powinny nadal mieścić się w kontekście celu sesji. Jeśli więc przeprowadzasz ogólną ocenę swojej firmy, możliwości mogą być dość śmiałe. Jeśli jednak dodajesz nową funkcję do swojego produktu, nadmierny budżet HR i nadmierne nasycenie kandydatów do pracy związanych z HR nie pasuje, mimo że jest to potencjalna szansa w szerszym kontekście.

Zagrożenia

Zagrożenia mogą być ściśle powiązane ze słabościami Twojej organizacji, ponieważ Twoje słabości mogą potencjalnie zwiększać ryzyko.
Podobnie jak szanse, zagrożenia są w większości związane z czynnikami zewnętrznymi i mogą obejmować konkurencję, czynniki społeczne i prawie wszystko inne.
Dla organizacji ważne jest, aby mieć oko na zagrożenia, ponieważ rozpoznanie i zneutralizowanie ich może być różnicą między sukcesem a porażką jako firma.

Co teraz?

Kiedy już zbierzesz wszystkie swoje mocne i słabe strony, szanse i zagrożenia, poświęć trochę czasu na zastanowienie się, jak one do siebie pasują. Jakie mocne strony i możliwości są dopasowane. Zarabianie na nich może ułatwić wygraną.
I odwrotnie, gdzie są twoje słabości w połączeniu z zagrożeniami? Jeśli je zidentyfikujesz, warto podnieść czerwoną flagę i uważnie monitorować tę sytuację.
Gdy już poświęcisz czas na ocenę wszystkiego w swojej macierzy, możesz sformułować plan i zacząć podejmować decyzje biznesowe, które będą miały wpływ na przyszłość.

Czy analiza SWOT jest odpowiednia dla mojej organizacji?

Krótka odpowiedź na to pytanie brzmi prawdopodobnie tak. Zawsze dobrze jest być introspekcyjnym i naprawdę sprawdzać, gdzie Twoja organizacja odnosi sukcesy, a gdzie nie.
Powiedziawszy to, może być problemem, jeśli użyjesz tego jako jedynej formy oceny i kierowania decyzjami. Przyjrzyjmy się szybko niektórym wadom metody analizy SWOT, aby wyjaśnić, dlaczego jest ona niedoskonała.
Jedną z głównych wad analizy SWOT jest jej statyczny charakter. Warunki rynkowe zmieniają się dziś szybciej niż kiedykolwiek w przeszłości – a okazja, która pojawiła się w zeszłym tygodniu, może być zagrożeniem w przyszłym tygodniu. Zanim będziesz gotowy do wdrożenia wyników analizy SWOT, mogą one być już nieaktualne.
Innym problemem związanym z wykorzystaniem analizy SWOT jest brak wyciągniętych z niej praktycznych informacji. Wspaniale jest zrozumieć słabości swojej organizacji, ale SWOT nie robi nic, aby powiedzieć Ci, co z nimi zrobić. Jedną z rzeczy, których chcesz uniknąć, jest przeprowadzenie analizy SWOT na początku roku i zastanowienie się nad nią pod koniec roku, a jedyne pytanie, jakie masz na ten temat, brzmi „co z tego wynikło?”
Są to z pewnością wady, ale nie są to powody, aby całkowicie odrzucić analizę SWOT. Są to po prostu rzeczy, o których należy pamiętać, kiedy prowadzisz własne. Przyjdź z odpowiednimi oczekiwaniami, a prawdopodobnie uznasz to doświadczenie za pomocne.