Jak sformatować wiadomość e-mail: najlepsze praktyki i przykłady

Niezależnie od tego, czy wysyłasz wiadomość e-mail do kogoś w organizacji, kierownika ds. rekrutacji, agencji marketingowej, czy w ramach kampanii typu cold mail, formatowanie ma znaczenie. Ważne jest nie tylko, aby wyglądać profesjonalnie, ale także e-mail musi być łatwy do odczytania i przekazać w jasny, zwięzły sposób. Jeśli kiedykolwiek zadałeś sobie pytanie: „Jak sformatować wiadomość e-mail?” jesteśmy z Tobą.

Jak sformatować profesjonalną wiadomość e-mail

Każdy profesjonalny e-mail należy sformatować podobnie do typowego listu biznesowego — zostaw białe odstępy między każdym akapitem i uważaj na wszelkie literówki i błędy gramatyczne. Zanim zagłębimy się w każdy aspekt wiadomości, oto kilka krótkich wskazówek dotyczących formatowania wiadomości e-mail:

• Dłuższy nie jest lepszy – niech będzie krótki i na temat.
• Unikaj używania zbyt skomplikowanego języka i długich zdań.
• Upewnij się, że odbiorca może łatwo przejrzeć tekst, aby uzyskać główny punkt wiadomości.
• Zawsze sprawdzaj przed wysłaniem.
• Jeśli masz skłonność do literówek, wydrukowanie fizycznej kopii wiadomości e-mail może ułatwić wyłapanie błędów niż przeglądanie jej na ekranie.

Jaki jest właściwy format wiadomości e-mail? Wszystko zaczyna się od tematu.

Wiersz tematu

Pamiętaj, aby w każdym wysyłanym e-mailu umieścić wiersz tematu. Jeśli to pominiesz, szanse na to, że ktoś otworzy Twój e-mail są znikome. Wiersz tematu to idealne miejsce do podsumowania powodu Twojej wiadomości e-mail. Niech będzie zwięzły, prosty i pouczający.

Oto kilka przykładów świetnych tematów w profesjonalnej wiadomości e-mail:

• Wniosek o [Tytuł pracy] – [Twoje imię]
• Odnośnie spotkania w dniu [Data]
• Dziękuję – [Tytuł pracy] rozmowa kwalifikacyjna – [Twoje imię]
• Polecony przez [Name], aby omówić [Temat]

Powitanie

Jedną z najgorszych rzeczy, jakie możesz zrobić, pisząc profesjonalną wiadomość e-mail, jest nie adresowanie jej do konkretnej osoby. Pomyśl o tym – gdybyś otworzył e-mail i zaczynał się od „Drogi Zespole Sprzedaży” lub „Szanowna Agencja Marketingowa”, czy zawracałbyś sobie głowę czytaniem reszty? Prawdopodobnie nie. Jeśli nie masz dostępnego nazwiska osoby, prawdopodobnie możesz je znaleźć, sprawdzając stronę LinkedIn firmy lub dzwoniąc do recepcji firmy.

Ponadto, zwracając się do kogoś w profesjonalnym e-mailu, unikaj „Hej”, „Cześć” i „Cześć”. Trzymanie się bardziej formalnego „Kochania” jest zawsze bezpiecznym zakładem.

Ciało

W większości przypadków w profesjonalnej wiadomości e-mail wystarczą tylko trzy krótkie akapity. Czasami możesz potrzebować więcej, aby przekazać całą wiadomość, ale im krócej, tym lepiej. Trzy akapity, które powinieneś dołączyć, to:

1. Wprowadzenie: Krótko opisz, kim jesteś.
2. Powód, dla którego piszesz: Trzymaj się rzeczy. Jeśli potrzebujesz dodać dodatkowe szczegóły i utworzyć więcej akapitów, podziel je na kilka zdań, aby zwiększyć czytelność.
3. Podziękowanie: Podziękuj odbiorcy za poświęcony czas i zachęć go do odpowiedzi.

Zamknięcie i podpis

Istnieje wiele odpowiednich sposobów na zamknięcie formalnego e-maila. Najważniejszą rzeczą jest unikanie zbytniego luzu. Oto kilka świetnych sposobów na zamknięcie profesjonalnej wiadomości e-mail:

• Z poważaniem
• Z szacunkiem
• To, co najlepsze
• Dziękuję Ci
• Z uznaniem

Uważaj na używanie zwykłych zwrotów, takich jak:

• Miłość
• Później
• Zawsze
• Twoje zdrowie
• cześć

Po zamknięciu powinieneś dołączyć swój podpis e-mail. Powinien zawierać przynajmniej imię i nazwisko oraz adres e-mail. W razie potrzeby należy również podać swój numer telefonu, aby odbiorca mógł się z Tobą bezpośrednio skontaktować. Ponadto możesz dołączyć link do swojego profilu LinkedIn, aby informacje o Tobie lub Twojej firmie były łatwo dostępne.

Profesjonalne e-maile: Szablon dla prawidłowego formatu wiadomości e-mail

Oto najlepszy, najprostszy format wiadomości e-mail do wysyłania profesjonalnej wiadomości:

Temat: Krótki, prosty i na temat. Podsumuj swój e-mail w kilku słowach.

Powitanie: „Szanowny [Imię i nazwisko]” lub „Szanowny [Pan/Pani. Nazwisko]"

Akapit pierwszy: Bądź jasny i bezpośredni. W tym akapicie powinieneś się przedstawić i podać powód swojego e-maila. Niezależnie od tego, czy starasz się o pracę, zadajesz pytania dotyczące spotkania, czy oferujesz produkt lub usługę, wspomnij o tym w kilku pierwszych zdaniach.

Drugi akapit: W tej sekcji należy omówić bardziej szczegółowo powód Twojej wiadomości. Jeśli starasz się o pracę, określ, jakie korzyści możesz przynieść firmie. Kiedy masz pytania, zadawaj je — nie gadaj dalej. A jeśli coś sprzedajesz, bądź bezpośredni i opisz, jak Twój produkt lub usługa może rozwiązać problemy odbiorcy.

Akapit trzeci: Zakończ profesjonalną wiadomość e-mail, dziękując odbiorcy za poświęcony czas i uwagę. Bądź grzeczny i pełen szacunku, ale nie zachowuj się, jakby był twoim najlepszym przyjacielem lub jakbyś wyświadczał im ogromną przysługę, kontaktując się.

Zakończenie: „Z poważaniem/Z szacunkiem/Najlepsze/itd. [Twoje imię i nazwisko]”

Podpis: [Twoje imię i nazwisko]/ [Twój adres e-mail]/ [Twój numer telefonu] (opcjonalnie) / [Adres URL Twojego profilu LinkedIn] (opcjonalnie)

Formatowanie profesjonalnego cold maila: najlepsze praktyki i przykłady

Formatowanie i pisanie profesjonalnego zimnego e-maila jest zgodne z wieloma tymi samymi wytycznymi, co typowe listy biznesowe, ale jest kilka niuansów.

Przyjrzyjmy się dwóm najczęstszym formatom zimnych wiadomości e-mail i sprawdzonym metodom, których należy przestrzegać:

Format zimnej wiadomości e-mail AIDA

AIDA (uwaga, zainteresowanie, pragnienie i działanie) to jeden z najpotężniejszych formatów zimnej poczty e-mail. Oto jak to wygląda:

Powitanie: „Cześć [Imię]” (Bardziej swobodne powitania są powszechne w zimnych wiadomościach e-mail, ale „Kochanie” powinno być prawie zawsze używane w formalnych przypadkach, takich jak typowy e-mail biznesowy).

Akapit pierwszy: Zamiast przedstawiać się tak, jak w typowej biznesowej wiadomości e-mail, chcesz zacząć od rozpoznania problemu, z którym prawdopodobnie boryka się firma lub osoba, a który rozwiązują Twoje produkty lub usługi.

Drugi akapit: Krótko przedstaw swój produkt i określ, w jaki sposób może on rozwiązać ich problem i jakie konkretne korzyści może przynieść im/ich firmie.

Akapit trzeci: tutaj należy umieścić krótkie, konkretne wezwanie do działania. Na przykład: „Chcesz zobaczyć, jak [Produkt] może zwiększyć Twój [ROI/potencjalną sprzedaż/sprzedaż/itd.]? Daj mi znać, kiedy najlepiej zaplanować spersonalizowane demo”.

Format zimnej wiadomości e-mail BAB

BAB (przed, po, brydż) to kolejny potężny format, który wykorzystuje siłę motywacji do wywołania reakcji. Oto jak to wygląda:

Powitanie: „Cześć [Imię]”

Akapit pierwszy: Zacznij od intrygującego pytania. Na przykład: „Co zrobiłaby Twoja firma z 200% większą liczbą potencjalnych klientów?” Kontynuuj, korzystając ze statystyk jednego (lub więcej) klientów, które pokazują, że Twój produkt przynosi im te korzyści.

Drugi akapit: Pokaż im, że klient, o którym wspomniałeś powyżej, jest podobny pod względem wielkości i branży do firmy, z którą się kontaktujesz.

Akapit trzeci: Śmiało powiedz, że możesz pomóc im osiągnąć te same wyniki. Dołącz wezwanie do działania, aby zaplanować rozmowę lub prezentację.

Szukasz więcej? Sprawdź te 17 skutecznych szablonów wiadomości e-mail !

Nie zapomnij o kontynuacji!

Po opanowaniu sposobu formatowania wiadomości e-mail następnym ważnym obszarem, na którym należy się skupić, jest e-mail uzupełniający. Dlaczego śledzenie twoich zimnych e-maili jest tak ważne? Wystarczy spojrzeć na te dwie statystyki śledzenia sprzedaży:

• 60% klientów przed dokonaniem zakupu cztery razy odmówi. Jednak 48% sprzedawców nie podejmuje ani jednej próby kontrolnej.
• 70% sprzedawców przestaje kontaktować się po jednym e-mailu, ale masz 25% szans na otrzymanie odpowiedzi, jeśli wyślesz kolejne wiadomości.

Jeśli nie masz pewności, od czego zacząć wysyłanie kolejnych wiadomości e-mail, przygotowaliśmy 14 szablonów, które pomogą Ci dokonać sprzedaży.

Gotowy do gry w pocztę e-mail? Zapisz się na bezpłatne warsztaty Cold Email Masterclass: Dowiedz się, jak formatować, pisać i optymalizować najlepsze profesjonalne wiadomości e-mail, w tym zimne wiadomości e-mail i informacje uzupełniające.