Jak pomóc zespołowi wykorzystać lakmus w ich przepływie pracy

Zaangażowanie wszystkich w nową inicjatywę lub narzędzie jest trudne — nawet w najlepszych czasach.

W dzisiejszych czasach wiele zespołów jest obecnie zdalnych, a poza normalnymi działaniami biznesowymi istnieje wiele światowych rozrywek. Ale wiedząc, gdzie szukać i jak pomóc swojemu zespołowi, możesz szybciej zacząć zdawać sobie sprawę z wartości narzędzi takich jak Litmus. Gdy nauczysz się, jak używać Litmusa w swoim przepływie pracy, możesz skończyć jak VSP, który oszczędza 100 godzin miesięcznie na tworzeniu e-maili.

Justin Lieberthal, inżynier ds. rozwiązań w firmie Litmus, podczas naszego ostatniego seminarium internetowego „Jak (w końcu) sprawić, by Twój zespół korzystał z programu Litmus”, podzielił się wskazówkami, w jaki sposób przeszkolił setki firm rozpoczynających pracę na platformie. Poprosiliśmy również Lylę Rozelle, naszego kierownika ds. marketingu klienta, i Jainę Mistry, kierownika ds. marketingu e-mailowego w firmie Litmus, aby podzieliły się swoimi osobistymi spostrzeżeniami na temat pomagania zespołom w maksymalnym wykorzystaniu ich konta Litmus.

Oto czego się dowiedzieliśmy.

Kluczem do sukcesu jest personalizacja doświadczenia lakmusowego dla każdej roli

Tak, Litmus to narzędzie do e-mail marketingu. Ale wykracza poza techniczne aspekty, takie jak Litmus Builder. Litmus oferuje pojedynczy punkt współpracy, który umożliwia zespołom szybsze uzyskiwanie informacji zwrotnych. Jednak problem polega na tym, że potrzebujesz członków swojego zespołu, aby byli tam, aby przekazywać ci opinie.

Lyla Rozelle podzieliła się: „Musisz stworzyć proces, którego wszyscy będą przestrzegać, który spotka ich tam, gdzie pracują”.

Jeśli chodzi o to, aby Twój zespół konsekwentnie używał Litmusa, nie możesz przyjąć jednego uniwersalnego podejścia. Zamiast tego Lyla zaleca bycie konkretnym w tym, co pokazujesz każdemu członkowi zespołu i dostosowywanie ich doświadczenia do ich roli.

Aby rozpocząć, skorzystaj z tych czterech wskazówek, aby pomóc różnym rolom w połączeniu ich obecnego przepływu pracy z lakmusem.

Liderzy zespołów mogą podsumować umiejętności, aby skonfigurować uprawnienia

Jest WIELE, co możesz zrobić na Litmus. Chociaż oznacza to, że możesz poprawić większość swojego przepływu pracy dzięki Litmusowi, oznacza to również, że ktoś, kto loguje się po raz pierwszy, ma mnóstwo rzeczy do przyjęcia. To jak wejście do restauracji z dziesięciostronicowym menu — każdy znajdzie coś dla siebie, ale ty może potrzebować pomocy w znalezieniu drogi.

Tutaj wkraczają uprawnienia i role użytkowników. Gdy administratorzy lub liderzy zespołów konfigurują konta Twojego zespołu w określonych kategoriach, takich jak redaktorzy kodu i właściciele kont, usprawniają to, do czego każdy ma dostęp.

W rezultacie opcje, które członkowie zespołu mają podczas logowania, są uproszczone do narzędzi, których muszą używać. Za pomocą kilku kliknięć praktycznie dołączasz migającą strzałkę do jedynej części przepływu pracy, na którą każda osoba musi zwrócić uwagę.

Mając na uwadze te różne uprawnienia i role użytkowników, przyjrzyjmy się wskazówkom, które pomogą określonym członkom zespołu.

Projektanci i programiści powinni dostosować swój proces w zależności od tego, gdzie znajduje się kod źródłowy

Gdybyśmy musieli przełamać różne przepływy pracy, które stosują użytkownicy, jednym z najbardziej oczywistych podziałów jest miejsce, w którym znajduje się „źródło prawdy” dla kodu e-mail. Dwie ścieżki do wyboru to budowanie wewnątrz Lakmusa i budowanie poza Lakmusem.

Oto kilka wskazówek dotyczących przepływu pracy w zależności od tego, jak pracuje Twój zespół.

Jeśli twój zespół buduje wewnątrz Litmusa:

• Synchronizuj każdy nowy e-mail z ESP zaraz po utworzeniu go w Builder. Wszelkie zmiany wprowadzone w zsynchronizowanej wiadomości e-mail w aktualizacji Litmus w ESP. Skonfigurowanie go najpierw oznacza, że ​​nie musisz się o to martwić później.
• Zbuduj swoją bibliotekę projektów. Biblioteka projektów zawiera szablony, części i fragmenty Twojego zespołu. Nauczenie swojego zespołu, jak z nich korzystać, zaoszczędzi cenny czas.

Jeśli Twój zespół buduje poza Litmus:

• Podkreśl, używając testowych adresów e-mail. Testowe adresy e-mail to sposób, w jaki będziesz wysyłać wiadomości e-mail na swoje konto w celu przetestowania jakości, więc użycie odpowiedniego testowego adresu e-mail ułatwi wszystkim życie.
• Użyj Wiki, aby dokumentować pliki i szablony wiadomości e-mail. Jeśli Twój zespół nie używa Litmusa jako podstawowej biblioteki projektowej, nadal możesz utworzyć link do Litmusa w swojej dokumentacji. Jaina Mistry zauważyła, że: „Używamy Confluence jako głównego źródła dokumentacji naszych szablonów, fragmentów, podszablonów i sposobu ich implementacji. Dodanie linków zwiększa widoczność Litmusa w zespole i pokazuje, jak dokładnie go używamy”.

Redaktorzy i recenzenci muszą rozumieć (i używać!) e-maili lakmusowych do testowania

Aplikacje klienckie poczty e-mail aktualizują się mniej więcej co dwa dni, więc testowanie każdego e-maila jest niezbędne, aby upewnić się, że oczekiwania odpowiadają rzeczywistości każdej wysyłanej wiadomości. W przypadku większości zespołów wysłanie testowego e-maila do siebie, zespołu lub udziałowców jest oczywiste w ich przepływie pracy. Członkowie zespołu, którzy dostarczą ostateczną kontrolę i pieczęć zatwierdzenia w wiadomości e-mail, mogą szybko zostać przytłoczeni rozproszonymi wersjami i komentarzami.

W przypadku Litmus każde konto ma wyznaczone adresy e-mail Litmus, na które można wysyłać testowe wiadomości e-mail. Zamiast tworzyć nową wiadomość e-mail w programie Litmus, Twój zespół może wysłać wersję roboczą wiadomości e-mail na adres testowy programu Litmus, aby dodać wiadomość e-mail do swojego konta.

Istnieje kilka typów adresów testowych, które Twój zespół musi znać:

1. Osobiste testowe adresy e-mail. Każdy użytkownik ma adres e-mail, który jest przydatny do śledzenia, kto stworzył i wysłał jakie e-maile.
2. Testowe adresy e-mail specyficzne dla projektu. Dzięki projektom i folderom wszystko na Twoim koncie Litmus jest uporządkowane, a każdy z nich ma wyznaczony adres e-mail Litmus. Wysyłanie e-maili na te adresy automatycznie sortuje wersje robocze we właściwym miejscu.
3. Lista kontrolna i testowe adresy e-mail. Jeśli testujesz i edytujesz pojedynczą wiadomość e-mail, wyślij test z adresem tej wiadomości na liście kontrolnej lub dowodu. W ten sposób nowa wersja zastąpi poprzednią wersję, zamiast krążyć wielu kopii tej samej wiadomości e-mail.

Testowe adresy e-mail Litmusa pomagają Twojemu zespołowi w przesyłaniu wiadomości e-mail do Litmusa i utrzymywaniu organizacji projektów w toku. Upewnienie się, że wszyscy rozumieją, jak są przydatne i kiedy ich używać, umożliwia płynne działanie przepływu pracy.

Wszyscy czerpią korzyści z widoczności Litmusa w oprogramowaniu do zarządzania projektami

Czasami interakcja zespołowa będzie ograniczona lub sporadyczna. Jeśli tak jest, istnieje kilka metod i integracji, które ułatwiają korzystanie z Litmusa wraz z ulubionymi narzędziami do zarządzania projektami i komunikacji.

Najłatwiejszym sposobem włączenia Litmusa do oprogramowania do zarządzania projektami w zespole są linki. Mamy nawet darmowe szablony przepływu pracy e-maili Trello. Dołączenie linków Litmus do konkretnego zadania ułatwia każdemu dotarcie do właściwego miejsca w Litmus, jednocześnie zapewniając kontekst z reszty projektu. Możesz także wysłać fragmenty swojej listy kontrolnej z linkami, które podkreślają konkretne problemy.

Jeśli wybierzesz tę trasę, pamiętaj o dostosowaniu ustawień udostępniania w swoich linkach. Jaina powiedziała, że ​​„chociaż większość zespołu ma dostęp do naszego konta Litmus, zawsze staramy się generować publiczne linki do udostępniania, jeśli chcemy udostępniać listy kontrolne/pliki kreatora/dowody. W ten sposób nikt nie pyta: „Nie widzę tego powiązania. Czy dotarł do mnie właściwy link?”

Jaina opiera się również na integracji Litmus i Slack, aby wiedzieć, które dowody wymagają jej pilnej uwagi. „Ponieważ generalnie mieszkamy w Slacku, jest to dla mnie najlepsze miejsce, aby uzyskać widoczność projektów, które są obecnie na etapie sprawdzania”, powiedziała.

Znalezienie idealnego przepływu pracy to sztuka i nauka, więc nie bądź dla siebie zbyt surowy, jeśli Twój zespół zajmie trochę czasu, aby osiągnąć swój cel. Twoim zadaniem (jeśli zdecydujesz się to zaakceptować) jest pomoc wszystkim w zrozumieniu, które części lakmusa są im potrzebne, aby zawęzić uwagę wszystkich.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o omówionych dzisiaj wskazówkach, zapoznaj się z pełnym webinarium Jak (w końcu) pozyskać swój zespół za pomocą lakmusa. Kiedy będziesz gotowy do wdrożenia tego, czego się nauczyłeś, zaloguj się na swoje konto lub rozpocznij bezpłatny okres próbny.