Jak zatrudnić wirtualnego asystenta dla swojej firmy

Kiedy zaczynasz swoją działalność, robisz wszystko: realizujesz zamówienia, odpowiadasz klientom, zarządzasz mediami społecznościowymi i wiele więcej.

Ale chociaż dążymy do przedsiębiorczości z wielu powodów, spędzanie mniej czasu w naszym życiu nie jest jednym z nich.

Dlatego pierwszym „pracownikiem” zatrudnianym przez wielu przedsiębiorców z branży e-commerce jest wirtualny asystent : ktoś, kto może wykonywać codzienne zadania i procesy ważne dla prowadzenia firmy, ale niekoniecznie koncentruje się na jego rozwoju.

Wirtualny asystent jest jak posiadanie dodatkowej pary rąk bez zatrudniania rzeczywistego pracownika. Jeśli doświadczasz stresu i innych „dobrych problemów”, które przychodzą z sukcesem, być może nadszedł czas, abyś rozważył zatrudnienie własnego wirtualnego asystenta i odzyskanie części tych godzin w ciągu dnia.

Co to jest wirtualny asystent (VA)?

Wirtualny asystent (VA) to dowolna forma pomocy zdalnej, którą zlecasz, aby przekazać swoje obciążenie pracą. Mogą działać w dowolnym miejscu na świecie, mieć wielu klientów i mogą zostać zatrudnieni do wykonywania różnych codziennych zadań.

Wirtualny asystent jest powszechnym „pierwszym zatrudnieniem” dla wielu przedsiębiorców, zwłaszcza wśród firm internetowych, które nie mają budżetu na pracownika na pełen etat lub czasu na dalsze robienie wszystkiego samemu.

Różnica między VA a freelancerem lub tradycyjnym pracownikiem polega na tym, że VA są zaradnymi generalistami (czasami kompetentnymi w obszarach takich jak komunikacja marketingowa lub projektowanie), którzy wykonują zadania lub rutyny, a nie są właścicielami całej funkcji Twojej firmy.

I chociaż nie są oni stałymi pracownikami, oferują niedrogi sposób na uzyskanie stałej pomocy w prowadzeniu firmy bez żadnych dodatkowych wydatków związanych z zatrudnieniem osoby na pełen etat (plus ich usługi jako kontrahenta często podlegają odliczeniu od podatku).

Wirtualny asystent nie zbuduje całej witryny, ale może pomóc w zarządzaniu częściami sklepu. Prawdopodobnie nie napiszą i nie będą zarządzać wszystkimi Twoimi treściami, ale mogą pomóc Ci w badaniach. Nie powinni przejmować całej funkcji Twojej firmy, ale raczej posiadać określony proces lub część całej maszyny.

Rezygnacja z kontroli może być trudna dla przedsiębiorców, więc przejęcie VA to doskonały sposób na przećwiczenie miękkich umiejętności zarządzania, delegowania i zatrudniania na mniejszą skalę — z których wszystkie są niezbędne do bycia dobrym liderem.

Co możesz zlecić wirtualnemu asystentowi?

Podczas gdy wirtualni asystenci często wykonują wiele zadań administracyjnych, możesz ich również zatrudnić do pełnienia ról, od sprzedaży po zarządzanie mediami społecznościowymi (jeśli dasz im jasne wytyczne i instrukcje).

Jeśli jest to powtarzalna rutyna, prawdopodobnie możesz przekazać ją VA. Jeśli potrafisz zapisać żmudny proces na papierze, prawdopodobnie możesz nauczyć swojego VA, jak to zrobić za Ciebie.

Dopóki zadania lub procesy są czymś, co może wykonać rozsądnie inteligentna i zaradna osoba po otrzymaniu jasnych instrukcji, prawdopodobnie możesz poprosić wirtualnego asystenta, aby się nimi zajął.

Oto tylko niektóre z rzeczy, które możesz zatrudnić wirtualnego asystenta:

• Obsługa klienta : Odpowiadanie na e-maile i telefony od klientów.
• Zarządzanie mediami społecznościowymi : Kurator treści, odpowiadanie na komentarze i inne zadania związane z zarządzaniem społecznością.
• Badania : szukanie listy blogerów/influencerów, do których można dotrzeć, lub opracowywać statystyki lub przykłady, których możesz użyć w treści.
• Zarządzanie sklepem : realizacja zamówień, zarządzanie zapasami, prowadzenie sprzedaży (w szczególności można znaleźć VA, które mają doświadczenie z Shopify).
• Wprowadzanie danych : Księgowość lub wprowadzanie danych z różnych źródeł do arkusza kalkulacyjnego.
• Telefony na zimno : wykonywanie połączeń na zimno (zazwyczaj ze skryptem i szablonami odpowiedzi na często zadawane pytania) oraz planowanie spotkań między Tobą a potencjalnymi klientami.
• Sprawy osobiste: Kupowanie kwiatów i dostarczanie ich mamie na Dzień Matki.

Z powyższych przypadków użycia możesz już zobaczyć, ile czasu VA może potencjalnie zaoszczędzić, jeśli włączysz go do swojego dnia.

Kiedy zatrudnić wirtualnego asystenta?

Ogólnie rzecz biorąc, najpierw będziesz chciał ubrudzić sobie ręce, zanim przekażesz cokolwiek wirtualnemu asystentowi. W ten sposób dowiesz się, jak nauczyć ich procesu, jakie wytyczne musisz wyznaczyć i jak wygląda dobra praca.

To powiedziawszy, oto kilka warunków, w których zatrudnienie VA byłoby idealne, nawet dla stosunkowo młodej firmy:

• Dobrze znasz proces w swojej firmie i czujesz, że mógłbyś łatwo nauczyć go kogoś innego.
• Zaczynasz myśleć: „Mógłbym robić większe, ważniejsze rzeczy, gdybym tylko miał czas”.
• Masz dochód lub dochód rozporządzalny, który możesz wykorzystać na odkupienie swojego czasu.
• Istnieje zadanie, które uważasz za naprawdę wyczerpujące, takie jak obsługa klienta, które nie przychodzi naturalnie komuś takiemu jak ty (np. jesteś introwertykiem i czujesz się wyczerpany po odpowiedzi na kilka e-maili).
• Możesz nie potrzebować pomocy w pełnym wymiarze godzin, ale tylko kilka godzin dziennie.
• Poznałeś już IFTTT, Zapier, Kit (bezpłatny chatbot marketingowy Shopify) i App Store w poszukiwaniu sposobów na usprawnienie procesu i stwierdziłeś, że byłoby łatwiej, gdyby inna osoba po prostu go posiadała.
• Czujesz się przytłoczony nowym sukcesem, którego doświadczasz w swojej firmie, lub pracujesz od 9 do 5 i budujesz swój biznes na boku.

Jako właściciel sklepu e-commerce obsługa klienta jest prawdopodobnie pierwszą rzeczą, którą będziesz chciał zlecić, gdy zaczniesz sprzedawać w stałym tempie. Kontakty z klientami to dla wielu jedno z najbardziej stresujących i czasochłonnych wyzwań. A im więcej sprzedajesz, tym więcej czasu to zużyje.

Pomyśl o kosztach alternatywnych regularnego wykonywania zadania . Ile wart jest Twój czas? Jeśli spędzasz godzinę dziennie odpowiadając na pytania klientów, co możesz zrobić z tym czasem, energią i uwagą?

Możesz zrezygnować z tych zadań i wykorzystać nowo odkryte godziny na pogoń za większymi zyskami i innymi zajęciami — za przystępną cenę.

Ile kosztuje wirtualny asystent?

Ceny wirtualnych asystentów są różne i zazwyczaj wirtualni asystenci z USA kosztują więcej niż wirtualni. Wielu ładuje co godzinę. Niektóre opłaty za zadanie lub projekt. A niektórzy zaakceptują ryczałt przez określony czas.

Godzinowa jest zwykle najlepszą trasą w większości przypadków, zwłaszcza w przypadku codziennych zadań, i możesz monitorować swoje faktury, aby zapewnić stałą wydajność na godzinę.

Jeśli jesteś sumienny i chcesz wyglądać na arenie międzynarodowej, możesz znaleźć świetnego wirtualnego asystenta za jedyne 3 do 10 USD za godzinę na stanowisko takie jak obsługa klienta. Zależy to również od pracy, którą chcesz im zlecić. Pamiętaj, że zazwyczaj dostajesz to, za co płacisz i zawsze powinieneś odpowiednio zweryfikować wszystkich potencjalnych pracowników.

Jeśli jesteś zapracowanym przedsiębiorcą, który jest gotów zapłacić wyższą stawkę, możesz również zatrudnić zdalnego „asystenta wykonawczego”, który może działać jako Twoja prawa ręka i wykonywać w Twoim imieniu szeroki zakres zadań biznesowych i osobistych.

Platforma, z której korzystasz do zatrudniania wirtualnego asystenta, wpłynie również na ilość czasu spędzonego na zarządzaniu tą relacją, co również należy wziąć pod uwagę wraz z ceną.

Jak zatrudnić swojego pierwszego wirtualnego asystenta

Nie wszystkie VA są takie same. Jak każdy inny pracownik, musisz go dokładnie zweryfikować, a to zaczyna się od przedstawienia swoich potrzeb i warunków w opisie stanowiska .

Ale zanim to napiszesz, upewnij się, że nagrałeś proces, który chcesz przekazać.

1. Udokumentuj swój proces, zanim go zlecisz na zewnątrz

Praca z VA nie jest tak prosta, jak wyjaśnienie przez telefon, czego chcesz, i nadzieja, że ​​zrobią to dobrze. Możesz zapewnić mniej błędów i wykonać zadanie tak, jak chcesz, jeśli najpierw udokumentujesz cały proces i utworzysz wytyczne, których powinni przestrzegać.

Jeśli obejmuje to podstawową procedurę, taką jak zarządzanie aspektami sklepu, możesz nagrywać ekran i każde kliknięcie, które wykonujesz, korzystając z Quick Time lub dowolnej aplikacji do nagrywania ekranu.

To nagranie nie tylko ułatwia włączenie kogoś innego do tego procesu, ale także pozwala świadomie przejść przez każdy mały krok, który będziesz musiał ostatecznie przekazać swojemu wirtualnemu asystentowi.

W przypadku obsługi klienta, zarządzania mediami społecznościowymi i innych zadań, w których Twój VA będzie miał bezpośredni kontakt z klientami, partnerami lub dostawcami, przejrzyj swoje wcześniejsze odpowiedzi i stwórz skrypty lub „gotowe odpowiedzi” dla każdego typowego scenariusza, na przykład gdy klient pyta o status zamówienia lub żąda zwrotu pieniędzy.

Jednym z kluczy do skutecznej delegacji jest przewidywanie wspólnych przeszkód i udzielanie porad dotyczących najlepszego sposobu działania. Zapisz je jako reguły warunkowe: „JEŚLI X się wydarzy, TO zrób Y”.

Weź również pod uwagę narzędzia i platformy, których używasz w całym procesie, ponieważ znacznie łatwiej jest znaleźć VA z doświadczeniem w korzystaniu z niektórych aplikacji (np. Zendesk, Hootsuite, Facebook), niż uczyć kogoś od podstaw.

Pamiętaj: Twoim celem przy wszelkiego rodzaju outsourcingu jest tworzenie dla siebie mniej pracy, a nie więcej.

2. Napisz opis stanowiska, aby przyciągnąć odpowiedniego wirtualnego asystenta

Aby znaleźć odpowiedniego asystenta wirtualnego, musisz napisać opis stanowiska, który przyciągnie kogoś z umiejętnościami i cechami, których potrzebujesz. To będzie Twój pierwszy filtr do znalezienia właściwej osoby.

Pamiętaj, aby uwzględnić:

• Skala Twojego biznesu (np. ile biletów sprzedaży/pomocy technicznej zazwyczaj otrzymujesz dziennie).
• Aplikacje/narzędzia, których będą używać.
• Przeszłe doświadczenia, które sprawią, że odniosą sukces.
• Wymagania językowe (np. „Doskonały angielski w mowie i piśmie”, jeśli będą komunikować się z klientami w USA).
• Konkretna lista zadań, które będą dla Ciebie wykonywać.
• Słowa kluczowe, których mogą szukać potencjalni pracownicy, np. „zarządzanie mediami społecznościowymi”.

Zachęcamy do dostosowania poniższego przykładowego opisu pracy do obsługi klienta VA do własnych celów.

3. Zatrudnij swojego wirtualnego asystenta

Chociaż możesz opublikować swoją rolę wirtualnego asystenta na tradycyjnej tablicy ogłoszeń, forum lub sieci społecznościowej, zwykle nie jest to tego warte, jeśli weźmiesz pod uwagę brak kontroli jakości lub korzyści płynące z korzystania z platformy stworzonej specjalnie do tego celu.

Jeśli po raz pierwszy zatrudniasz wirtualnego asystenta, szczególnie dla Twojego sklepu Shopify, zalecamy skorzystanie z Upwork, aby znaleźć niedrogą, doświadczoną pomoc.

Upwork zapewnia również narzędzia potrzebne do ułatwienia zarządzania wirtualnymi asystentami, w tym:

• System recenzji, który zapewnia jakość na całym rynku.
• Funkcja śledzenia czasu, która regularnie wykonuje zrzuty ekranu z ekranu Twojego VA, aby zapewnić im odpowiedzialność.
• Funkcja czatu do udostępniania plików i opinii.
• Łatwe fakturowanie i płatności globalne.
• Umowa o zachowaniu poufności wbudowana w ich Warunki korzystania z usługi
• Płatności za pośrednictwem usługi depozytowej, dzięki czemu płacisz tylko za wykonaną pracę.

Po opublikowaniu opisu stanowiska możesz skontaktować się z potencjalnymi klientami lub zaprosić wirtualnych asystentów, aby aplikowali na Twoją ofertę pracy i poczekać, aż zaczniesz otrzymywać odpowiedzi. Upewnij się, że przeprowadzasz rozmowy z potencjalnymi pracownikami przez Skype lub Google Hangouts, aby upewnić się, że dobrze pasują, zanim ich zatrudnisz, szukając referencji od byłych klientów i innych oznak, które świadczą o ich dotychczasowej pracy jako wirtualnego asystenta.

Zarządzanie wirtualnym asystentem

Po zatrudnieniu wirtualnego asystenta i szybkim zapoznaniu się z nim przy użyciu utworzonej dokumentacji oraz ustaleniu preferowanego kanału komunikacji (Skype, Hangouts, Slack lub e-mail), musisz zapewnić tylko ograniczony dostęp do Twój sklep, konta społecznościowe lub cokolwiek innego, czego będą używać do wykonywania swojej pracy.

Zaufanie jest ważną częścią relacji między tobą a twoim wirtualnym asystentem i powinieneś pozwolić im na to dzięki swoim występom. Dlatego unikaj podawania im danych logowania do swoich kont i wybieraj ograniczone uprawnienia użytkowników, gdy tylko jest to możliwe.

4. Chroń swoje informacje i konta

W swoim sklepie Shopify możesz dodać swojego wirtualnego asystenta jako konto personelu z określonymi uprawnieniami w oparciu o zadania, które będą musieli wykonać.

Większość narzędzi, z których prawdopodobnie korzystasz, oferuje pewną formę ograniczonego dostępu dla innych użytkowników.

W menedżerze stron Facebooka możesz przypisać im konkretną rolę, aby mogli zarządzać i publikować treści. W Zendesk lub innym używanym oprogramowaniu do obsługi klienta możesz dodać ich jako nowego użytkownika z możliwością odpowiadania na zgłoszenia pomocy technicznej. Z kontem biznesowym Paypal możesz nadać im określone uprawnienia użytkownika, aby mogli dokonywać płatności bez podawania danych karty kredytowej. A w Gmailu możesz skonfigurować przekazywanie dostępu do poczty e-mail, aby umożliwić im przeglądanie e-maili i odpowiadanie na nie w Twoim imieniu.

Jeśli dokonujesz dropshippingu przez Oberlo i AliExpress, możesz dać im dostęp do swojego konta AliExpress z zapisanymi i gotowymi do użycia opcjami płatności, monitorując historię transakcji pod kątem wszelkich zachowań, które musisz rozwiązać.

Ponieważ wirtualni asystenci pracują z wieloma klientami, czasami z konkurentami w tej samej niszy, mądrze jest nakłonić ich do podpisania umowy o zachowaniu poufności . W końcu nie chcesz, żeby ujawnili twoje sekrety. Niektóre platformy, takie jak Upwork, obejmują to w swoich Warunkach korzystania z usługi, ale pamiętaj, aby dokładnie sprawdzić przed przekazaniem VA wszelkich informacji, które mogą być wykorzystane przeciwko Tobie lub konkurencji.

5. Skonfiguruj system, który zapewni im odpowiedzialność

Ciężko jest ocenić tempo, w jakim Twój VA powinien pracować lub ile pracy powinien wykonać w ciągu godziny. Dlatego tak ważne jest egzekwowanie śledzenia czasu.

Chociaż istnieją bezpłatne narzędzia, takie jak Toggl, a niektóre VA mają oprogramowanie, które pomaga im śledzić własny czas, Upwork ma solidną funkcję śledzenia czasu, która również wykonuje zrzuty ekranu z ekranu Twojego VA w regularnych odstępach czasu.

Chociaż najlepiej byłoby, gdyby Twój VA działał niezależnie, bez większego nadzoru, od czasu do czasu sprawdzaj, czy istnieją sposoby na usprawnienie procesu lub usprawnienie ich pracy.

Możesz nawet odkryć, że Twój wirtualny asystent znajduje lepszy sposób na wykonanie zadania niż ten, który przepisałeś, lub że zapoznał się z Twoją firmą tak bardzo, że zaczyna oferować świeże sugestie, jak może to zrobić pracownik pełnoetatowy.

Gdy Twój VA będzie zadowolony ze swoich zadań, możesz nawet rozważyć rozszerzenie ich roli i outsourcing większej liczby procesów lub zatrudnienie dodatkowego VA do zarządzania innym aspektem Twojej firmy.

Inne miejsca do wynajęcia wirtualnego asystenta

Chociaż Upwork to świetny wybór, jeśli chcesz wynająć VA, który może zająć się aspektami Twojego biznesu e-commerce, istnieje wiele innych sposobów na zatrudnienie VA, które mają swoje zalety i wady.

Aby uzyskać niedrogiego wirtualnego asystenta na żądanie, którego potrzebujesz tylko od czasu do czasu, możesz użyć Fancy Hands , aby uzyskać dostęp do puli wirtualnych asystentów, którzy mogą wykonywać jednorazowe zadania. Lepiej jest zlecać na zewnątrz osobiste sprawy (umawianie spotkań lub negocjowanie rachunku telefonicznego) lub części projektu niż cały proces, ponieważ nie będziesz mieć za każdym razem tego samego VA.

Zirtual to kolejna popularna opcja dla dedykowanego wirtualnego asystenta wykonawczego z siedzibą w USA, który jest doświadczony i wykwalifikowany w jednym lub wielu aspektach prowadzenia firmy. Będą kosztować więcej (od 398 USD miesięcznie), ale mogą wykonywać dla Ciebie różne zadania biznesowe i osobiste przez cały miesiąc.

Istnieją również agencje i niezależne VA, które możesz zatrudnić poza wszystkimi tymi platformami, ale prawdopodobnie będziesz musiał poradzić sobie z wieloma szczegółami, takimi jak znalezienie dobrego narzędzia do śledzenia czasu i samodzielne egzekwowanie poufności.

Nauka odpuszczania

W zabawny sposób, celem przedsiębiorczości nie jest tylko posiadanie firmy, ale rezygnacja z jej jak największej części, pozostawiając części w kompetentnych rękach, aby Twoja firma mogła utrzymać się na powierzchni bez Twojej pełnej uwagi.

Outsourcing może być nienaturalną praktyką dla wielu przedsiębiorców lubiących kontrolę. Ale jest to kluczowa kwestia dla osiągnięcia nieuchwytnej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, co jest jeszcze trudniejsze, gdy robisz wszystko sam.

Zatrudnienie wirtualnego asystenta pozwala skupić się na rzeczach, które są najważniejsze — rozwijaniu firmy, spędzaniu czasu z rodziną lub po prostu dawaniu sobie kilku dodatkowych chwil na złapanie oddechu.

Specjalne podziękowania dla Coreya Ferreiry za podzielenie się wskazówkami i procesem zatrudniania wirtualnego asystenta do pomocy w prowadzeniu jego 6-cyfrowego sklepu internetowego.