Jak się dowiedzieć, czy Twoi zdalni pracownicy pracują?

Czy Twoi zdalni pracownicy oglądają Netflix zamiast odpowiadać na ich e-maile? Czy tracą kluczowe okazje do sprzedaży, ponieważ spali za późno?

Czy udają, że ich praca zajmuje cały dzień, podczas gdy faktycznie mogą ją wykonać w godzinę?

W tym artykule powiem Ci, jak sprawdzić, czy Twoi zdalni pracownicy pracują – i co zrobić, jeśli tak nie jest.

Zacznijmy!

Korzyści z pracy zdalnej

Trudno spierać się z korzyściami płynącymi z pracy zdalnej.

Pracownicy zdalni są zwykle bardziej produktywni, wydajniejsi i szczęśliwsi – dzięki wyższej sprzedaży i wskaźnikom utrzymania pracowników w organizacjach, które ich zatrudniają.

Dodatkowo są pieniądze, które oszczędzasz, nie płacąc za tradycyjne utrzymanie biura.

Jednak nie ma gwarancji, że Twoi pracownicy będą wydajni tylko dlatego, że pracują w domu.

W rzeczywistości, prowadząc całkowicie zdalną operację przez ostatnią dekadę, mogę powiedzieć, że wiele osób po prostu nie jest przystosowanych do pracy zdalnej. Bez odpowiedzialności słabną.

Zdarzyło mi się to więcej razy, niż chciałbym przyznać – i dlatego stworzyłem EmailAnalytics.

Podsumowując: od Ciebie zależy, jak radzą sobie Twoi zdalni pracownicy.

Nowa definicja produktywności w środowisku pracy zdalnej

Produktywność w środowisku pracy zdalnej może i powinna być określana ilościowo inaczej niż produktywność w tradycyjnym środowisku biurowym.

W tradycyjnym biurze możemy luźno ocenić produktywność na podstawie tego, ile godzin dana osoba spędza przy biurku i jak zajęta wygląda.

Z perspektywy czasu takie podejście jest trochę głupie; samo przebywanie w biurze nie zwiększa produktywności, a pracownicy mogą łatwo udawać, że są zajęci, losowo klikając i pisząc. Jest też podejście George'a Costanzy do symulowania produktywności, udawania zestresowanego i zirytowanego, że wydaje się przepracowany, gdy tak naprawdę ma niewiele do roboty. Są też zapracowani chwalcy.

Wyobraźmy sobie więc hipotetyczny scenariusz. Po powrocie do biura pracownik wykonał 10 zadań w ciągu 8 godzin. W domu wykonują 11 zadań w 2 godziny – potem biorą kolejne 6 godzin wolnego od pracy. Czy ten pracownik jest mniej lub bardziej produktywny niż wcześniej?

Wszystko zależy od tego, jak zdefiniujesz „produktywność”.

Czy chodzi o przepracowane godziny? Czy zadania wykonane?

Oczywiście nie zawsze łatwo jest zmierzyć produktywność. Ale ważne jest, aby zastanowić się, w jaki sposób chcesz to mierzyć – i jak chcesz zdefiniować pracę dla swoich pracowników – zanim zaczniesz decydować, kto „obija się” podczas pracy zdalnej.

5 sposobów mierzenia produktywności pracowników zdalnych (+ najlepsze narzędzia do użycia)

Istnieje kilka dobrych sposobów mierzenia produktywności pracowników zdalnych, takich jak:

1. Godziny przepracowane.

Ile godzin pracują Twoi pracownicy? Kiedyś był to świetny sposób mierzenia produktywności, ale obecnie jest to zazwyczaj deklasowane. Aby zmierzyć przepracowane godziny, użyj jednej z naszych najwyżej ocenianych aplikacji do śledzenia czasu.

2. Zadania wykonane.

Ile zadań zamykają Twoi pracownicy? Jeśli w dużym stopniu polegasz na platformach do zarządzania projektami opartymi na zadaniach, jest to bardzo wygodne i łatwe do określenia ilościowego – ale nie wszystkie zadania mają taką samą trudność. Sprawdź tę listę naszych najwyżej ocenianych narzędzi do zarządzania zespołem.

3. E-maile wysłane i odebrane.

Jednym z najbardziej zaskakująco niezawodnych sposobów mierzenia produktywności jest pomiar wysłanych i otrzymanych wiadomości e-mail. Ponieważ wiele aspektów pracy jest powiązanych z pocztą e-mail w taki czy inny sposób, jest to łatwy sposób na określenie obciążenia pracą każdego pracownika – i tego, czy niektórzy ludzie robią mniej niż inni.

A dzięki EmailAnalytics (hej, to my!) łatwo zmierzyć te statystyki.

4. Czas aktywności.

Możesz także obserwować czas „aktywności” pracownika, korzystając z różnych narzędzi. Na przykład możesz zobaczyć, jak długo są „online” w aplikacji do obsługi wiadomości błyskawicznych lub na platformie do zarządzania projektami. Zobacz naszą listę najwyżej ocenianych programów do śledzenia wydajności pracowników tutaj.

5. Zdalne monitorowanie.

Jeśli chcesz przenieść sprawy na wyższy poziom, możesz również zainwestować w pełnoprawne narzędzia do monitorowania pracowników. Narzędzia te mogą umożliwiać mierzenie szczegółowych statystyk produktywności, obserwowanie aktywności przeglądania stron internetowych, a nawet śledzenie takich rzeczy, jak dane wejściowe myszy i klawiatury.

6 oznak, że Twoi zdalni pracownicy w rzeczywistości nie pracują

Czy należy zwolnić pracownika, który przepracował 39 godzin zamiast 40? Albo dać ostrzeżenie za przekroczenie jednego terminu?

Prawdopodobnie nie. Ale skąd wiesz, gdzie narysować linię?

Wszyscy jesteśmy winni obijania się, w taki czy inny sposób, przynajmniej czasami. Ale są to sytuacje, w których naprawdę musisz się zaniepokoić:

1. Niska jakość lub niekompletna praca.

Czy Twój pracownik nagle oddaje pracę niskiej jakości lub niekompletną? Na przykład, czy zamykają zadania, nie wykonując ich?

A może wysyłają dokumenty ze złą pisownią i błędami typograficznymi?

Poza statystykami na poziomie powierzchni, takimi jak czas aktywności lub przepracowane godziny, jeśli Twój pracownik idzie na skróty i wykonuje niesatysfakcjonującą pracę, musisz wkroczyć.

2. Znaczący spadek wydajności lub produktywności.

Powinieneś się również martwić, jeśli nastąpi nagły spadek wydajności lub produktywności, jakkolwiek zdecydujesz się to zmierzyć – zwłaszcza jeśli nie ma przyczyny, którą można wyjaśnić.

Na przykład, jeśli Twój pracownik zazwyczaj wysyła 100 e-maili dziennie, ale liczba ta spada do 40, może to oznaczać, że coś utrudnia jego produktywność.

Jeśli liczba otrzymanych e-maili pozostanie taka sama, może to być oznaką spowolnienia (a jeśli liczba otrzymanych e-maili proporcjonalnie spadnie, może to być uzasadnione).

3. Stagnacja w nauce, rozwoju lub doskonaleniu.

Jest to bardziej czynnik subiektywny, który będziesz musiał obserwować w ciągu tygodni lub miesięcy. Czy ten pracownik znajduje się w stagnacji pod względem uczenia się, rozwoju lub doskonalenia?

Kiedy zatrudniasz nowego pracownika, zazwyczaj jesteś przygotowany na to, że popełni błędy i zmaga się z pewnymi koncepcjami. Ale oczekujesz, że będą stopniowo stawać się coraz lepsi i bardziej spójni z doświadczeniem.

Jeśli po kilku miesiącach pracy nie osiągnęli znacznej poprawy, może to oznaczać, że nie starają się aktywnie awansować.

4. Problemy z postawą lub osobowością.

Czy pracownik często gada, skarży się lub jest negatywnie nastawiony? A może ich współpracownicy opisują je jako trudne we współpracy?

Nie zawsze jest to oznaką osłabienia, ale z pewnością jest to problem z wydajnością. Nie tylko prawdopodobnie nie uda im się osiągnąć swoich celów związanych z produktywnością osobistą, ale mogą też ciągnąć w dół cały zespół.

Jeśli zauważysz problemy z nastawieniem lub osobowością, może to być dobry moment, aby wkroczyć – zwłaszcza jeśli zauważysz również spadek wydajności lub produktywności.

5. Nigdy nie wydają się być dostępne, kiedy ich potrzebujesz.

Wszyscy robimy sobie przerwy (tak jak powinniśmy).

Dobrze jest odejść od komputera, aby skorzystać z łazienki, zaczerpnąć świeżego powietrza lub przygotować przekąskę.

Ale jeśli twój szef dzwoni do ciebie 6 razy dziennie, a ty nie odbierasz telefonu w żadnym z tych przypadków, to jest problem. Pracownicy, którzy są chronicznie i konsekwentnie niedostępni, prawdopodobnie nie robią tego, czego się od nich oczekuje.

Nawet jeśli reszta ich produktywności jest na miejscu, warto o tym porozmawiać.

6. Naruszenie odpowiedzialności i obowiązków.

Obowiązki i obowiązki pracowników różnią się zarówno na poziomie indywidualnym, jak i organizacyjnym, więc trudno tu dokonać obiektywnej, wymiernej oceny.

Ale jeśli któryś z Twoich pracowników nie spełnia oczekiwań lub jeśli w znaczący sposób uchyla się od swoich obowiązków, ważne jest, aby podjąć działania i naciskać na ulepszenia.

Co zrobić, jeśli Twoi zdalni pracownicy nie pracują

Załóżmy, że masz pracownika lub dwóch, którzy obijają się.

Nie robią tak dużo, jak kiedyś, lub nie przyciągają swojej wagi dla organizacji – w jakikolwiek sposób, w jaki zdefiniujesz te rzeczy.

Jak sobie z tym radzisz?

1. Porozmawiaj.

Polecam zacząć od prostej rozmowy. W tej historii może być więcej, niż zdajesz sobie sprawę. Na przykład pracownik może wykonywać dodatkową pracę, która nie jest śledzona, lub może występować tymczasowy problem osobisty uniemożliwiający mu jak najlepsze wykonywanie pracy.

W każdym razie zajmiesz się problemem i będziesz współpracować, aby poprawić sytuację.

2. Ustal jasne oczekiwania.

Następnie określ jasne oczekiwania. Określ dokładnie, w jaki sposób i dlaczego ten pracownik nie spełnia Twoich wymagań – i wyjaśnij, jak może się poprawić. Postaraj się być tutaj jak najbardziej obiektywny.

Zamiast mówić „musisz być lepszy”, spróbuj określić to ilościowo za pomocą czegoś w stylu „musisz zamykać 12 zadań dziennie” lub „Potrzebuję cię dostępnego codziennie do 17:00”.

3. Podejmij działania naprawcze.

Dzięki nowym zestawom wskaźników zacznij oceniać wyniki swoich pracowników. Jeśli nadal się obijają lub nie spełniają Twoich nowych oczekiwań, czas podjąć działania.

W zależności od okoliczności istnieje możliwość ustanowienia systemu strajkowego, degradacji pracownika lub zwolnienia go.

5 wskazówek, jak prowadzić „rozmowę” ze zdalnym pracownikiem

Te wskazówki mogą pomóc Ci uzyskać lepsze wyniki – i zdobyć więcej szacunku ze strony zwalnianych pracowników.

1. Skoncentruj się na tym, co wiesz.

Nie pozwól, aby Twoje podejrzenia lub przeczucia zdominowały rozmowę. Zamiast tego skup się tylko na tym, co wiesz na pewno.

Zamiast mówić „wygląda na to, że oglądasz filmy zamiast pracować”, powiedz „wskaźnik zamykania zadań spadł o 20 procent”.

Zamiast mówić „nie dbasz o swoją wagę”, powiedz „czasy odpowiedzi na e-maile są o 40 procent dłuższe niż średnia zespołu”. Przygotuj się na udowodnienie swoich oświadczeń.

2. Wskaż rozwiązania, a nie problemy.

W miarę możliwości skup się na rozwiązaniach, a nie na samych problemach. Można wprowadzić problem, taki jak powolny czas odpowiedzi na e-mail, a następnie skupić się na rozwiązaniu problemu.

Zamiast narzekać na powolny czas odpowiedzi na e-mail lub konsekwencje tych opóźnień, zasugeruj możliwości poprawy.

Na przykład: „Myślę, że utrzymywanie otwartej platformy e-mail przez cały dzień może pomóc ci lepiej odpowiadać”, a nawet „co planujesz zrobić, aby odpowiadać szybciej?”

3. Bądź zwięzły.

Nie musisz planować godziny na przeżuwanie pracownika za to, że nie pracuje. W większości przypadków możesz prowadzić krótkie rozmowy i polecenia.

Dopóki jasno określisz swój punkt widzenia i utorujesz sobie drogę do rozwiązania, oboje możecie przejść do końca dnia. Żadne z was nie chce prowadzić tej rozmowy, więc pomóżcie jej krótko.

4. Bądź jednoznaczny.

Zbyt wielu menedżerów i przełożonych używa dwuznaczności jako narzędzia do unikania konfrontacji i zachowania relacji.

Chociaż może to być przydatne w relacjach osobistych, prowadzi do nieporozumień i dodatkowych konfliktów w relacjach zawodowych.

Zamiast mówić coś w stylu: „Myślę, że wszyscy czulibyśmy się bardziej komfortowo, gdybyś był bardziej dostępny”, powiedz „oczekujemy, że będziesz dostępny na czacie od 12 do 3”.

5. Nie groź.

Pracownicy powinni rozumieć, że zwolnienie lub niespełnienie oczekiwań dotyczących wydajności pociąga za sobą konsekwencje. Ale jeśli otwarcie im grozisz, staną się defensywne – i prawdopodobnie wrogo nastawieni.

Zwroty typu „jeśli się nie poprawisz, będę musiał cię zwolnić” należy używać tylko w ostateczności.

Zamiast tego zachowaj pozytywny i wspierający ton. Na przykład możesz powiedzieć „musisz bardziej konsekwentnie dotrzymywać terminów, jeśli chcesz odnieść sukces na tym stanowisku” i zapewnić narzędzia i zasoby, które mogą im w tym pomóc.

Oznacza to konieczność ulepszeń bez wrogiego oskarżania lub jawnej groźby.

Więc teraz wiesz, jak sprawdzić, czy Twoi zdalni pracownicy pracują, czy nie.

Niezależnie od tego, czy są, czy nie, wyprzedzaj problem, wizualizując aktywność e-mailową swojego zespołu. Jako menedżer powinieneś wiedzieć, ile e-maili wysyła i odbiera. Ile czasu spędzają na wątkach. Jak szybko reagują na nowych leadów, klientów, dostawców i klientów.

Te i wiele innych danych możesz znaleźć za pomocą jednego prostego narzędzia: EmailAnalytics.

Jest to kompleksowa platforma analityczna, która pomoże Ci osiągnąć większą przejrzystość w Twojej organizacji i jednocześnie zwiększyć produktywność. Zarejestruj się na bezpłatny okres próbny już dziś, aby zobaczyć, jak to działa!