Jak utrzymać ciągłość biznesową podczas współpracy zdalnej

Praca zdalna stworzyła wiele wyzwań, zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Każdy musiał dostosować swój styl życia do nowej rzeczywistości.

Podczas gdy dla pracowników oznaczało to głównie pozostawanie w domu przez cały czas i zakładanie domowego biura, właściciele firm musieli znaleźć sposób, aby firma działała prawidłowo. Dla niektórych nadal jest to walka.

W tym artykule znajdziesz informacje na temat utrzymania ciągłości biznesowej podczas współpracy zdalnej, w tym wdrażania oprogramowania zapewniającego ciągłość działania, identyfikowania priorytetów i krytycznych procesów, korzystania z bezpiecznej technologii i wielu innych.

Wdrażanie oprogramowania zapewniającego ciągłość działania

Oprogramowanie zapewniające ciągłość działania zostało zaprojektowane tak, aby zapewnić dodatkową warstwę bezpieczeństwa i ochrony danych. Nawet jeśli cała sieć ulegnie awarii lub zostanie zniszczona, to oprogramowanie zapewni, że dane Twojej firmy są bezpieczne i dostępne.

To, co robi, to identyfikuje potencjalne zagrożenia, które mogą zakłócić działalność biznesową i sugeruje, jakie procedury należy zastosować, aby je złagodzić. Poza tym może oszacować, które czynniki ryzyka mogą być bardziej uciążliwe dla Twojej firmy, ułatwiając ocenę największych zagrożeń dla Twojej firmy.

Wybierz rozwiązanie, które współpracuje ze wszystkimi Twoimi narzędziami do współpracy i ma dobrze zaprojektowany pulpit nawigacyjny, dzięki czemu możesz monitorować swoją pracę w dowolnym momencie. Upewnij się również, że oferuje wielowarstwowe zabezpieczenia i obsługuje strefy bezpieczeństwa na poziomie biznesowym.

Określ priorytety

Oprogramowanie zapewniające ciągłość biznesową może być ogromną pomocą w sytuacjach kryzysowych. Niemniej jednak, jeśli chodzi o ciągłość biznesową, nie ma jednego uniwersalnego podejścia. Każda firma jest wyjątkowa, dlatego nie da się stworzyć jednego rozwiązania, które rozwiąże wszystkie problemy. Dlatego powinieneś określić swoje priorytety, jeśli chodzi o powrót do zdrowia po krytycznym incydencie.

(https://unsplash.com/photos/mcSDtbWXUZU)

Zadaj sobie te pytania:

• Jakie dane potrzebujemy do odzyskania?
• Czy można stracić część danych bez denerwowania naszych klientów?
• Jakie są najbardziej krytyczne procesy?
• Jak długo możemy utrzymać ciągłość biznesową w środowisku rozproszonym?

Wszystkie te pytania pomogą Ci określić, co musisz zrobić i jak to osiągnąć. Po udzieleniu na nie odpowiedzi łatwiej będzie Ci wymyślić skuteczne strategie zwalczania zagrożeń, którym należy nadać priorytet.

Użyj bezpiecznej technologii

Jednym z głównych wyzwań pracy zdalnej jest zapewnienie bezpieczeństwa. Niebezpieczna technologia może prowadzić do wycieków wrażliwych danych firmy lub powodować inne problemy. A w przypadku katastrofy lub innego krytycznego zdarzenia możesz nie mieć czasu, aby sobie z tym poradzić. Dlatego powinieneś używać bezpiecznych narzędzi komunikacyjnych, które są bezpieczne i niezawodne.

Korzystaj z bezpiecznych usług udostępniania plików, które szyfrują i chronią Twoje pliki bez spowalniania procesu ich udostępniania. Możesz także użyć oprogramowania pulpitu zdalnego lub wirtualnych sieci prywatnych, aby zapewnić bezpieczne połączenie między systemami a użytkownikami.

W ten sposób ochronisz swoją firmę przed cyberzagrożeniami, takimi jak wirusy komputerowe, naruszenia bezpieczeństwa danych czy ataki typu phishing.

Szkolenie pracowników w zakresie ciągłości biznesowej

Częścią planu ciągłości działania powinno być szkolenie pracowników, jak postępować w przypadku różnych sytuacji awaryjnych, takich jak klęska żywiołowa czy cyberatak. Jest to krytyczne zadanie, ponieważ Twoi pracownicy odpowiadają za największą część codziennych operacji.

Upewnij się, że wszyscy pracownicy znają swoje obowiązki i wiedzą, jak mogą pomóc wyjść z kryzysu. W tym celu możesz skorzystać z pomocy profesjonalisty lub, jeśli dobrze znasz temat, możesz sam wygłosić kilka wykładów.

Twoi pracownicy są pierwszą linią obrony, więc upewnij się, że wiedzą, jak zareagować, gdy stanie się coś złego.

Utwórz plan kopii zapasowej

Jeśli chodzi o ciągłość biznesową, plan tworzenia kopii zapasowych ma kluczowe znaczenie, ponieważ zapewnia odzyskanie sprawności firmy po wszelkich zakłóceniach lub katastrofach. Pierwszą rzeczą, którą powinieneś zrobić, jest stworzenie aktualnej mapy Twojej obecnej infrastruktury IT, w tym zasobów sprzętowych, licencji na oprogramowanie i innych niezbędnych informacji. Następnie musisz dowiedzieć się, gdzie przechowywane są wszystkie kopie zapasowe i ile czasu zajmie Ci uzyskanie do nich dostępu w razie niebezpieczeństwa.

Pamiętaj, że podczas kryzysów liczy się każda minuta. Upewnij się więc, że Twój plan obejmuje przeniesienie kopii zapasowych do lokalizacji zewnętrznej tak szybko, jak to możliwe po ich utworzeniu, aby chronić je przed kradzieżą lub innymi incydentami.

Ustanów kanały komunikacji

Komunikacja jest jednym z najważniejszych elementów planowania ciągłości działania. Powinieneś mieć dostęp do kilku kanałów komunikacji przez cały czas, aby pracownicy mogli się z Tobą skontaktować w nagłych wypadkach. Na przykład, jeśli Twoja sieć lokalna nie działa, powinni móc się z Tobą skontaktować, dzwoniąc na Twój telefon komórkowy.

Poza tym witryna Twojej firmy musi mieć całodobowe centrum wsparcia z wymienionymi numerami telefonów i adresami e-mail, aby każdy mógł skontaktować się z pomocą techniczną, kiedy tylko jej potrzebuje.

Wprowadzenie tych drobnych usprawnień będzie miało ogromne znaczenie, jeśli chodzi o radzenie sobie z kryzysem. W takiej napiętej sytuacji nie masz czasu ani środków na ustanowienie odpowiednich kanałów komunikacji, więc zrób to, zanim będzie za późno.

Utrzymuj niezawodność systemów i sprzętu

Jedną z podstawowych części planu ciągłości biznesowej jest utrzymywanie niezawodności wszystkich systemów i sprzętu przez cały czas. Obejmuje fizyczne środki bezpieczeństwa, takie jak alarmy i blokady, ale także środki techniczne, takie jak aktualizacje oprogramowania i regularne kontrole konserwacji wykonywane przez profesjonalistów, którzy wiedzą, jak rozwiązać wszelkie problemy, zanim staną się poważnymi problemami.

Dobrym pomysłem byłoby uwzględnienie kosztów utrzymania sprzętu w budżecie na redundancje i kopie zapasowe. W nagłych wypadkach te pieniądze uratują Twój biznes przed całkowitym upadkiem. Tylko wtedy, gdy masz pewność, że cały Twój sprzęt działa prawidłowo, możesz zwrócić uwagę na inne aspekty prowadzenia firmy.

Testuj swój plan regularnie

Po ukończeniu planu ciągłości biznesowej regularnie go testuj, aby zobaczyć, jak dobry jest w działaniu! W końcu nie chcesz tracić czasu i zasobów na coś, co nie działa.

Jedyne, co możesz zrobić, to regularne przeprowadzanie testów. Jednak powinieneś również przeprowadzić kilka losowych testów. Jest to najlepszy sposób na wyłapanie wszelkich problemów, zanim spowodują poważne problemy w systemach lub procesach biznesowych.

Uwzględnij kilka testów w swoim comiesięcznym agendzie, aby móc je śledzić i upewnić się, że Twoja firma jest gotowa na wszelkie krytyczne incydenty!

Dolna linia

Chociaż nie można zaprzeczyć, że praca zdalna przynosi nam wiele korzyści, stwarza ona również wyzwania, o których wiele firm wcześniej nie myślało — jednym z nich jest utrzymanie ciągłości biznesowej podczas współpracy zdalnej.

Niemniej jednak możesz rozwiązać ten problem przy odpowiednim podejściu. Wszystko sprowadza się do określenia priorytetów i krytycznych procesów, korzystania z bezpiecznej technologii i opracowania planu na przyszłość. Dodatkowo pamiętaj, że musisz szkolić pracowników, jak postępować w przypadku różnych sytuacji awaryjnych i regularnie testować swój plan, aby być gotowym, gdy wydarzy się coś złego.

Zaufaj nam — o wiele łatwiej jest teraz przygotować się na kryzys, niż poradzić sobie z nim w sytuacji awaryjnej. Jeśli to zrobisz, zwiększysz szanse na utrzymanie swojej firmy przez wiele lat.

Bio

Przemysław jest autorem treści, którego głównym celem jest dostarczanie wysokiej jakości artykułów o nowych technologiach. Inne główne dziedziny jego zainteresowań to filozofia i filologia.