Jak zrobić plan zarządzania zmianą (załączone szablony)

Plan zarządzania zmianą jest krytyczną częścią każdego planu projektu, może być różnicą między sukcesem a porażką projektu. Załóżmy, jak je utworzyć, abyś mógł lepiej zarządzać zmianą projektu, bez względu na to, gdzie pojawia się ona w cyklu życia projektu.

Co to jest plan zarządzania zmianą?

Plan zarządzania zmianą to proces, który wprowadza zmianę lub zmiany w projekcie lub w całej organizacji. Możesz myśleć o planie zarządzania zmianą jako o mapie drogowej, która pokazuje wszystkie kroki, które musisz podjąć od zidentyfikowania zmiany do jej realizacji. Ten plan nie tylko określa kurs, w którym możesz wprowadzić zmianę, ale także pyta, jak wpłynie ona na projekt lub organizację, w jaki sposób wpłynie to na przepływy pracy i czy wpłynie to na relacje z klientami lub zespołami.

Zarządzaj zmianami, czerp korzyści

Stosując skuteczny plan zarządzania zmianą, jesteś w stanie zarządzać procesem, a tym samym być bardziej produktywnym w jego realizacji. Pomaga kontrolować budżet, harmonogram, zakres i zasoby. Wpływa nawet na Twój proces komunikacji. W rzeczywistości plan zarządzania zmianą jest systemowy, dotyka wszystkich aspektów zarządzania projektami. Prawidłowe wykonanie zminimalizuje wpływ na projekt lub organizację.

Oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc w realizacji planu. ProjectManager ma nagradzany wykres Gantta, który można wykorzystać do stworzenia planu zarządzania zmianą: organizowania zadań, łączenia zależności, wyznaczania kamieni milowych, a nawet filtrowania ścieżki krytycznej. Plan można udostępnić zespołowi, który może korzystać z wielu widoków projektów, aby lepiej współpracować. Nie znajdziesz łatwiejszego w obsłudze ani bardziej wydajnego oprogramowania do zarządzania zmianami. Zacznij korzystać z ProjectManagera już dziś za darmo!

Elementy planu zarządzania zmianą

Zdefiniuj poniższe elementy, aby stworzyć skuteczny plan zarządzania zmianą dla swojego projektu.

• Role zarządzania zmianą: Po pierwsze, kto będzie co robił w twoim planie zarządzania zmianą? Kto ma uprawnienia do złożenia wniosku o zmianę, kto je przegląda i kto je autoryzuje? Aby skutecznie kontrolować zmiany, musisz zdefiniować role i obowiązki
• Rada Kontroli Zmian: obsadź swoją komisję kontrolną zmian osobami, które otrzymają prośby o zmianę i będą miały uprawnienia do ich zatwierdzania lub zawetowania.
• Opracuj proces: Potrzebujesz procesu, aby skutecznie przesyłać, oceniać, autoryzować, zarządzać i kontrolować wnioski o zmianę. Bez procesu zarządzanie zmianą jest niemożliwe.
• Formularz wniosku o zmianę: Nie możesz jednak mieć procesu, jeśli nie utworzysz najpierw formularza wniosku o zmianę w celu przechwycenia danych. Ważne jest, aby zbierane informacje były spójne w całym projekcie.
• Dziennik zmian: Zasadniczo jest to miejsce, w którym można gromadzić, a następnie śledzić wszystkie zlecenia zmian. Bez centralnej lokalizacji, w której można identyfikować zmiany, zatwierdzać wnioski i dokumentować zadania, nie ma możliwości sprawdzenia, czy nastąpił jakiś postęp.
• Użyj narzędzia: oprogramowanie do planowania projektu może pomóc w śledzeniu zmian na każdym etapie projektu, aż do ostatecznego rozwiązania.

Jak zrobić plan zarządzania zmianą

Jennifer Bridges, PMP, wyjaśnia, jak stworzyć plan zarządzania zmianą w poniższym filmie. Wyjaśnia, w jaki sposób zmiana jest mierzona w stosunku do linii bazowej projektu, czyli szczegółowego opisu czasu, kosztów, zakresu i jakości projektu, które określiłeś podczas planowania. Dlatego plan zarządzania zmianą będzie opierał się na tym punkcie odniesienia i pytał, jak, co, kiedy, gdzie, dlaczego i jak wymyślić zmianę i jak nią zarządzać.

Po obejrzeniu filmu wypróbuj niektóre z naszych bezpłatnych szablonów poniżej, które pomogą Ci zarządzać zmianami i projektem.

Porada profesjonalisty: Istnieją różne rodzaje zarządzania zmianą, a najlepszym sposobem na całościowe zrozumienie tego jest zastosowanie potrójnego ograniczenia. Istnieją procesy mające na celu pomoc w procesie zarządzania zmianą, a ich znajomość jest bardzo ważna. Należy również pamiętać, że procedury zarządzania zmianą różnią się w zależności od branży, w której się znajdujesz. Na przykład formularze zlecenia zmiany są używane głównie podczas budowy w celu zmiany zakresu projektów.

Idź dalej: Czasami, gdy w trakcie egzekucji zachodzą trudne zmiany, może narosnąć dług techniczny. Dowiedz się wszystkiego o tym i jak to zminimalizować.

Darmowe szablony planów zarządzania zmianą

Zarządzanie zmianami można planować, wykonywać i monitorować najlepiej za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami, ale jeśli nie używasz tego narzędzia, możesz nadal korzystać z szablonów. ProjectManager ma na swojej stronie dziesiątki darmowych szablonów, które dotyczą każdego aspektu projektu, w tym planu zarządzania zmianą. Poniżej znajdują się trzy bezpłatne szablony na początek.

Zmień szablon formularza zamówienia

Plan zarządzania zmianą zaczyna się od uchwycenia każdej rewizji, która wpłynie na zakres pracy nad Twoim projektem. Nasz bezpłatny szablon formularza zlecenia zmiany dla programu Excel to tylko narzędzie, które pomoże Ci rozpocząć właściwe działania. Pomaga w zrozumieniu zmiany, od oferowanej przez nią możliwości i przyczyny zmiany, po czas jej trwania, kto ją zażądał i kto ją zatwierdzi lub odmówi.

Zmień szablon dziennika

Nasz bezpłatny szablon dziennika zmian dla programu Excel jest częścią każdego szczegółowego planu zarządzania zmianami. Jest to kolejny krok po zaproponowaniu i zatwierdzeniu zmiany przez kierownika projektu. Ten darmowy szablon ma miejsce na wpisanie typu żądania zmiany, daty jego zidentyfikowania, krótkiego opisu, priorytetu i jego statusu.

Szablon planu działania

Spraw, aby plan zarządzania zmianami został prawidłowo wykonany dzięki naszemu bezpłatnemu szablonowi planu działania dla programu Excel. To tutaj możesz zorganizować wszystkie zadania, które są niezbędne do wdrożenia zmiany. Możesz zanotować, które etapy działania mają miejsce podczas której fazy projektu, a następnie przypisać je do swojego zespołu. Zobaczą datę rozpoczęcia i termin wykonania, a także planowane godziny, których oczekujesz na czas trwania każdego zadania. Jest nawet miejsce na zasoby i koszty związane z pracą.

Wyjdź poza szablony planowania dzięki ProjectManager

ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do pracy i zarządzania projektami, które łączy zespoły hybrydowe, aby pomóc we wdrażaniu zmian w organizacji lub projekcie. Dane w czasie rzeczywistym umożliwiają współpracę do samego rdzenia, a wiele widoków projektów oznacza, że ​​każdy w dowolnym dziale, bez względu na to, jak, kiedy i gdzie pracuje, może z niego korzystać tak, jak chce, czy to na liście zadań, na tablicy wykresów Gantta czy kanban.

Widziałeś, jak wykres Gantta może zorganizować plan zarządzania zmianą, ale kiedy ten plan jest przypisany do zespołów, które być może pracują w bardziej zwinnym środowisku, potrzebują innego narzędzia. Tablice Kanban wizualizują przepływ pracy, a przepływy pracy można dostosować, na przykład w celu zautomatyzowania zatwierdzania zadań. Menedżerowie mają kontrolę i przejrzystość, podczas gdy członkowie zespołu mogą zarządzać swoimi zaległościami i współpracować przy planowaniu sprintów.

Śledź zmiany na pulpicie nawigacyjnym

Monitorowanie zmian to sposób na upewnienie się, że rzeczywisty postęp jest zgodny z planem zarządzania zmianą. Nasz pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym pobiera dane na żywo i analizuje liczby, aby wyświetlać dane dotyczące czasu, kosztów i nie tylko na łatwych do odczytania wykresach i wykresach. Jest to raport o stanie zawsze, gdy jest potrzebny, dzięki czemu można wykryć problemy i rozwiązać je, zanim spowodują problemy.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami, które łączy zespoły hybrydowe w celu zwiększenia produktywności. Zarządzaj zmianami bez wpływu na harmonogram lub budżet. Zacznij korzystać z ProjectManagera za darmo już dziś!