Jak stworzyć i utrzymać listę projektów

Lista projektów jest punktem wyjścia dla każdego procesu zarządzania projektem. Są świetnym sposobem na zorganizowanie tego, co wydaje się nie do pokonania, i zorganizowanie ich. Lista projektów może być tak prosta, jak lista rzeczy do zrobienia lub zagroda dla wielu projektów.

Korzystanie z listy projektów jest tak ważne, że warto poświęcić chwilę na zbadanie, co to jest, jak ją utworzyć i jak pasuje do zarządzania projektem za pomocą narzędzi programowych do zarządzania projektami.

Co to jest lista projektów?

Najprostszą odpowiedzią jest to, że lista projektów jest listą rzeczy do zrobienia dla projektu. Możesz użyć listy projektów jak każdej listy rzeczy do zrobienia, tworząc listę zadań, które musisz zrobić dzisiaj, w tym tygodniu lub w ciągu miesiąca.

Ale może to być o wiele więcej niż lista rzeczy do zrobienia. Możesz go użyć do zebrania faz projektu, zespołów, wykonawców i dostawców potrzebnych do jego realizacji, sprzętu, narzędzi i nie tylko. Listy projektów mogą pomóc w opracowaniu każdej części pracy nad projektem, ułatwiając zarządzanie.

Nie można przecenić wszechstronności listy projektów. Jeśli zarządzasz portfelem lub programem i masz wiele projektów do śledzenia, lista projektów może służyć jako struktura zapobiegająca przekształceniu Twojego portfela w chaotyczny bałagan. Może przypominać o ważnych datach i terminach, wspólnych zasobach i innych kluczowych elementach.

(Warto zaznaczyć, że czasami termin „lista projektów” jest również używany do opisania załącznika, który kierownik projektu dodaje do swojego CV podczas poszukiwania pracy. To jest dosłowna lista wszystkich projektów, nad którymi pracowali. Podobnie jak w przypadku lista projektów typu lista zadań, na ogół podlega tym samym zasadom, co konspekt, chociaż opisuje kompletne projekty.)

Po co tworzyć listę projektów?

Lista projektów może służyć jako lista kontrolna, która zapewnia, że ​​wszystkie ważne informacje o projekcie są zarejestrowane i dostępne. Chcesz być dokładny. Lepiej mieć za dużo niż za mało elementów — zawsze możesz je później edytować.

Innym powodem, dla którego należy być dokładnym, jest to, że listy projektów zapewniają porządek. Zwłaszcza w tradycyjnych projektach każdej czynności przypisywany jest proces i poziom pilności. Możesz użyć listy projektów, aby wyszczególnić te kroki, w tym priorytet, termin, kto jest przydzielony, jakie zasoby są potrzebne i nie tylko. Gdy masz te informacje, będziesz chciał przyciąć tłuszcz. Chcesz, żeby lista była krótka, ale pokaźna.

Lista projektów to żywy dokument: powinna być zawsze otwarta na aktualizacje. Informacje o projekcie zmieniają się w miarę opracowywania planu i harmonogramu projektu. Nawet gdy projekt jest realizowany, prawdopodobnie istnieją siły wewnętrzne i zewnętrzne, które zmuszą Cię do dostosowania lub usunięcia niektórych części listy projektów.

Jak zrobić listę projektów?

Teraz, gdy jesteś gotowy, aby sporządzić listę projektów, od czego powinieneś zacząć? Większość ludzi zaczyna od pióra i papieru lub aplikacji do notatek na telefonie i po prostu notuje rzeczy. Nie ma nic złego w tym statycznym podejściu, ale nie nadaje się do współpracy i często potrzebujesz innych zaangażowanych osób, aby uzyskać pełny obraz.

Innym problemem związanym z tworzeniem listy jest to, że cała praca, którą tam wykonujesz, będzie musiała zostać przeniesiona do dowolnego narzędzia, którego używasz do zarządzania projektem. Kartka papieru świetnie nadaje się do robienia zakupów w sklepie, ale nie jest tak pomocna, jeśli zarządzasz architektami, inżynierami i wykonawcami podczas budowy mostu.

Budowanie listy projektów za pomocą narzędzi do zarządzania projektami

Jeśli zaczynasz od narzędzia do zarządzania projektami, to już wyprzedzasz grę. Większość pozwoli Ci zaimportować arkusz kalkulacyjny, jeśli zgromadziłeś tam swoje początkowe przemyślenia, a następnie masz możliwość przypisywania, śledzenia i raportowania postępów, aby upewnić się, że dotrzymasz harmonogramu.

Jeszcze lepiej jest, jeśli używasz internetowego narzędzia do zarządzania projektami dla swojej listy projektów. Oznacza to, że będziesz mógł współpracować ze swoim zespołem przy planowaniu, utrzymywać interesariuszy na bieżąco i uzyskiwać dostęp do swojego planu w dowolnym miejscu i czasie.

Jak utrzymywać i priorytetyzować listę projektów

Korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami do tworzenia listy projektów zapewnia narzędzia do jej obsługi na każdym etapie projektu. Po pierwsze, możesz zebrać przedmioty ze swojej listy. Jeśli są to zadania, dodaj czas trwania i opis, aby Twój zespół wiedział, co robić.

Priorytet tagu

Oznaczanie priorytetu każdego elementu listy projektów to kolejny krok w organizacji pracy. Pomaga zobaczyć, które czynności muszą nastąpić jako pierwsze, te, które nie są tak ważne dla projektu, a które można pominąć, jeśli brakuje czasu lub pieniędzy.

Użyj widoków osi czasu

Przeniesienie listy projektów na oś czasu pozwala zobaczyć wszystkie elementy w jednym miejscu na wykresie chronologicznym. Daje to przegląd i może pomóc Ci zobaczyć, gdzie możesz zaostrzyć sytuację lub dodać więcej działań do swojej listy.

Użyj funkcji wykresu Gantta

Jeśli używasz wykresu Gantta, który jest zarówno arkuszem kalkulacyjnym, jak i osią czasu, masz jeszcze większą kontrolę nad listą projektów. Niektóre elementy mogą zależeć od innych, aby rozpocząć lub zakończyć, zanim będą mogły się rozpocząć lub zakończyć. Łączenie tych zależności pozwala uniknąć późniejszych wąskich gardeł.

Śledź zasoby

Po wykonaniu listy projektów dostępne są inne narzędzia do zarządzania projektami, które pomogą Ci pozostać na dobrej drodze. Na przykład posiadanie funkcji zarządzania zasobami może pomóc w sprawdzaniu dostępności zespołu i zrównoważeniu obciążenia pracą, aby utrzymać większą produktywność.

Jak zrobić listę projektów w ProjectManager

ProjectManager to oparte na chmurze narzędzie do zarządzania projektami, które pomaga organizować projekt i zespoły, dzięki czemu każdy może współpracować nad planami i zadaniami. Przeniesienie planu projektu na interaktywny wykres Gantta pomaga lepiej planować, łączyć zależności, ustawiać kamienie milowe i punkt odniesienia do pomiaru wariancji projektu po wykonaniu.

Wypróbuj oprogramowanie bezpłatnie przez 30 dni, a następnie zobacz, co może dać Ci większą kontrolę nad listą projektów i nie tylko. Gdy już jesteś w środku, oto jak zacząć.

Zbuduj swoją listę projektów

Aby rozpocząć, dodaj zadania do wykresu Gantta. Możesz również zaimportować listę zadań lub skorzystać z jednego z naszych szablonów branżowych, które pomogą Ci rozpocząć.

Dodaj czas trwania

Ustaw datę rozpoczęcia i termin realizacji dla każdego zadania na liście projektów. Nazywa się to czasem trwania i wypełnia oś czasu z paskiem czasu trwania łączącym obie daty.

Ustaw priorytet i tagi

Oznacz priorytet każdego elementu na liście projektów, aby określić kolejność ich wykonywania. Możesz także dodać konfigurowalne tagi, które ułatwiają znajdowanie określonych zadań. Może to być łatwiejsze w widoku listy niż w widoku wykresu Gantta.

Zależności linków

Przeciągnij i upuść jedno zadanie do następnego na osi czasu, a zostaną one połączone linią przerywaną, aby przypomnieć, że te zadania są od siebie zależne.

Dodatkowy krok: Wyświetl wszystkie swoje projekty w jednym miejscu

Użyj strony Przegląd projektów, aby wyświetlić wszystkie swoje projekty na liście głównej projektów. Na tej stronie możesz uzyskać ogólne dane dotyczące postępów i nie tylko.

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane narzędzie do zarządzania projektami, które umożliwia tworzenie, organizowanie i śledzenie postępów na listach projektów. Ale to tylko podstawy. Twoja lista projektów jest zintegrowana z pełnym zestawem funkcji, które pomagają w planowaniu, zarządzaniu zasobami, śledzeniu postępów i raportowaniu wydajności, niezależnie od tego, czy pracujesz nad jednym projektem, czy portfelem. Kliknij tutaj, aby rozpocząć 30-dniowy bezpłatny okres próbny!