Jak zrobić wykres RACI dla projektu (z przykładem)

Im lepiej członkowie zespołu znają swoje role i obowiązki, tym lepiej projekt będzie przebiegał. Dlatego komunikowanie rozróżnień ról na wczesnym etapie projektu ma kluczowe znaczenie. Ale jak kierownik projektu może uczynić te definicje jasnymi i oczywistymi dla zespołu?

W tym celu kierownicy projektów wykorzystują macierz przypisywania odpowiedzialności. To narzędzie do zarządzania projektami jest znane pod kilkoma nazwami, takimi jak wykres RACI, macierz RACI lub szablon RACI. To skuteczny sposób na upewnienie się, że wszyscy są na tej samej stronie i rozumieją, co mają robić. Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz podczas realizacji projektu, jest zamieszanie.

Ale zanim zagłębimy się w to, czym jest macierz RACI i jak ją utworzyć, zobaczmy, co oznacza akronim RACI.

Co oznacza RACI?

RACI oznacza odpowiedzialny, odpowiedzialny, konsultowany i informowany. Każda litera jest kategorią używaną w macierzy RACI do definiowania ról członków zespołu w projekcie.

Co to jest wykres RACI?

Jak wyjaśniono powyżej, wykres RACI to wykres zarządzania projektem, który służy do przypisywania różnych poziomów odpowiedzialności i ról członkom zespołu, którzy pracują nad poszczególnymi zadaniami i są zaangażowani w tworzenie produktów dostarczanych w projekcie.

Macierz RACI to proste narzędzie wizualne, które bierze każde zadanie w projekcie i przypisuje przypisane mu role i obowiązki. To wyjaśnia, kto czym zajmuje się w projekcie i pozwala uniknąć zamieszania, które może spowolnić produkcję i obniżyć koszty.

Powiązane: Darmowy szablon macierzy RACI dla programu Excel

Przyjrzyjmy się bliżej, co RACI oznacza znaczenie każdej z tych kategorii w macierzy przypisania odpowiedzialności.

Odpowiedzialny

Każde zadanie musi mieć co najmniej jednego odpowiedzialnego członka zespołu, który wykonuje pracę, aby wykonać zadanie. W matrycy RACI może być jednak przypisana więcej niż jedna strona odpowiedzialna.

Odpowiedzialny

Ten członek zespołu jest odpowiedzialny za delegowanie pracy i to on zatwierdza elementy dostarczane, zanim zostaną uznane za ukończone. Czasami odpowiedzialny członek zespołu jest również odpowiedzialny na wykresie RACI. Ale do każdego zadania musi być przypisana jedna odpowiedzialna osoba i nie zawsze jest to kierownik projektu.

Konsultowane

Ten członek zespołu dokona przeglądu elementu wynikowego, przekazując informację zwrotną, która umieszcza element wynikowy w kontekście całego projektu lub tylko w zakresie jego własnych oczekiwań.

Powiadomiony

Są to członkowie zespołu, którzy muszą wiedzieć, co się dzieje z wykonywaniem zadań, ale nie są im przywiązani do tego samego poziomu odpowiedzialności, jak ci wymienieni powyżej. Mogą otrzymać ogólny raport z postępów, zamiast zanurzać się z nimi w chwastach.

Oprogramowanie do zarządzania projektami z narzędziami do raportowania ułatwia informowanie interesariuszy. ProjectManager, na przykład, ma pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym, który zapewnia wysoki poziom wglądu w postęp projektu i zadania. To idealne rozwiązanie do szybkiego i dokładnego raportowania. Wypróbuj za darmo już dziś.

Przykład wykresu RACI

Teraz, gdy poznaliśmy odpowiedzialne, odpowiedzialne, konsultowane i poinformowane role i ich obowiązki, spójrzmy na przykład macierzy RACI.

Poniższy szablon RACI został stworzony dla projektu budowlanego remontu domu. Pokazuje zadania projektu w lewej kolumnie, podczas gdy członkowie zespołu są pokazani w górnym wierszu. Widzimy, że model RACI pozwala na przypisanie każdej osobie innej roli do każdego zadania.

Skupmy się na rolach i obowiązkach właściciela domu. Widzimy, że jest on odpowiedzialny za przegląd planów i dokonanie ostatecznego przeglądu, oszacowanie budżetu oraz poinformowanie o pozwoleniach, przygotowaniu terenu, pracach zewnętrznych i wewnętrznych.

Teraz jesteśmy gotowi, aby nauczyć się tworzyć macierz RACI.

Jak stworzyć wykres RACI

Wszystkie projekty mogą korzystać z jasnych oczekiwań dostarczonych za pomocą wykresu RACI. Ale jest to naprawdę pomocne przy zarządzaniu wieloma zasobami lub zależnościami między zadaniami.

Aby w pełni rozwinąć proces tworzenia wykresu RACI, stwórzmy projekt. Użyjemy tego samego scenariusza projektu, którego użyliśmy w naszym przykładzie macierzy RACI. Załóżmy, że budujesz dodatek do swojego domu, te trzy kroki opisują sposób tworzenia macierzy RACI.

Krok pierwszy: zidentyfikuj role

U góry szablonu wykresu RACI wypisz wszystkie osoby zaangażowane w projekt. Obejmuje to klienta lub właściciela domu, który wykonuje budowę. Następnie jest architekt, który jest odpowiedzialny za sporządzenie planów. Kierownik projektu nadzoruje cały projekt od początku do końca. Jest wykonawca, który wraz ze swoim zespołem jest odpowiedzialny za samą budowę. Prawdopodobnie będzie znacznie więcej podwykonawców, takich jak elektrycy, dekarze itp., ale zachowamy prosty model RACI.

Krok drugi: Lista zadań i kamieni milowych

Następnie chcesz mieć dokładną listę wszystkich zadań, w tym kamieni milowych i wszelkich procesów decyzyjnych, które byłyby potrzebne do wyświetlenia w skrajnej lewej kolumnie. Obejmuje to takie zadania, jak przegląd planów przez architekta, oszacowanie budżetu, uzyskanie pozwoleń, przygotowanie terenu i wykonanie wszelkich niezbędnych prac wykopaliskowych. Być może będziesz musiał położyć fundament, dodać belkę cokołu i płytę, mur, podłogę lub dach, drzwi i okna, instalację elektryczną i wodno-kanalizacyjną, osprzęt itp.

Krok trzeci: przypisz każde zadanie do roli i odpowiedzialności

Pod każdą osobą w zespole projektowym dodaj R (Odpowiedzialny), A (Odpowiedzialny), C (Konsultowany) lub I (Poinformowany), w zależności od ich relacji do zadań w lewej kolumnie. Na przykład architekt byłby członkiem zespołu odpowiedzialnym za dostarczenie ukończonego planu projektu, podczas gdy kierownik projektu byłby odpowiedzialny za upewnienie się, że plan jest zgodny z wszelkimi kwestiami regulacyjnymi. Klient lub właściciel domu byliby konsultowani, aby upewnić się, że plany są zgodne ze specyfikacjami, ale w przypadku większości faktycznej budowy będą informowani tylko o postępach.

Szablon macierzy RACI

Teraz, gdy rozumiesz, jak działają wykresy RACI i proces ich tworzenia, możesz skorzystać z naszego szablonu wykresu RACI, który pomoże Ci zacząć.

Kiedy używać matrycy RACI?

Im więcej struktury, kierunku i jasnej definicji możesz nadać swojemu zespołowi projektowemu, tym lepiej będzie mógł wykonać swoją pracę na czas i bez marnowania cennych zasobów. Wykres RACI wyznacza oczekiwania, więc wszyscy są świadomi tego, co robią oni i reszta zespołu.

Macierz przypisywania odpowiedzialności pozwala uniknąć nadmiarowości lub konieczności współpracy członków zespołu. Zadania, role i obowiązki są jasno określone, więc nie ma nieporozumień co do tego, kto co robi. To również nasyci Twój zespół poczuciem odpowiedzialności za swoją pracę i będzie wiedział, kiedy jest to jego praca lub kiedy musi szukać wskazówek innych.

Dodatkową zaletą jest to, że te definicje usuwają wiele problemów związanych z osobowością i polityką biurową, które stoją na drodze do wydajności. Dałeś swojemu zespołowi ramy RACI, aby wiedzieli, na czym stoją i na czym stoją inni członkowie zespołu. Dzięki temu zespoły są szczęśliwsze, a to usprawnia komunikację. Członkowie zespołu mogą spojrzeć wstecz na wykres RACI w dowolnym momencie projektu i wiedzieć, kto jest za co odpowiedzialny, zamiast odciągać wszystkich od tego, co robią.

Jak ProjectManager pomaga w odpowiedzialności

Zasadniczo wykres RACI jest narzędziem do określenia odpowiedzialności zespołu projektowego. To kluczowy krok w zarządzaniu projektami. Ale po określeniu ról i obowiązków chcesz mieć sposób na ułatwienie tych ról i obowiązków przez cały cykl życia projektu.

ProjectManager to narzędzie do zarządzania projektami, którego potrzebujesz, aby utrzymać odpowiedzialność członków zespołu. Po pierwsze ułatwiamy przesyłanie listy zadań i tworzenie projektu. Stamtąd kierownik projektu może przydzielić każde z zadań w szablonie wykresu RACI członkowi zespołu. Każde zadanie ma pole komentarza, w którym można dodać wskazówki. ProjectManager ma nieograniczone miejsce do przechowywania plików, więc dodaj tyle odpowiednich dokumentów i obrazów, ile potrzebujesz.

Członkowie zespołu mogą również używać zadania do komunikowania się i współpracy z innymi osobami przydzielonymi do zadania lub @ kierownikiem projektu, który jest następnie powiadamiany e-mailem i włączany do rozmowy.

Wyjdź poza wykresy RACI

Z ProjectManagerem możesz osiągnąć znacznie więcej niż tylko używając wykresów RACI i innych statycznych dokumentów. Każdy członek zespołu może śledzić swoje zadania w sekcji „moja praca”. Ich zadania są wymienione i można je odznaczyć jako ukończone. Wymieniony jest również projekt i termin wykonania. Wystarczy kliknąć na pojedyncze zadanie i uzyskać jeszcze więcej szczegółów. Członkowie zespołu mogą dodać własną listę rzeczy do zrobienia do zadania, aby zarządzać swoją pracą i utrzymywać ją na bieżąco.

Menedżerowie projektów mogą śledzić postępy zespołu za pomocą pulpitu nawigacyjnego w czasie rzeczywistym, który zawiera sześć metryk projektu, które są aktualizowane natychmiast, gdy członkowie zespołu aktualizują swoją pracę. Aby uzyskać bardziej dogłębną analizę, ProjectManager oferuje raportowanie jednym kliknięciem, które dostarcza szczegółowych danych między innymi o postępie zadań, kosztach i nakładzie pracy.

Dostępna jest strona obciążenia, która pozwala kierownikom projektów upewnić się, że żaden członek zespołu nie jest przydzielony lub nadmiernie przydzielony. ProjectManager wykracza poza macierz przypisywania odpowiedzialności i pomaga lepiej zarządzać zespołami, podejmować decyzje oparte na danych i optymalizować zasoby projektowe w czasie rzeczywistym.

ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które przejmuje role i obowiązki określone na wykresie RACI i przekształca je w dynamiczne narzędzie do zarządzania zespołami i obciążeniem pracą. Menedżerowie projektów uzyskują przejrzystość projektu w celu monitorowania postępów i realokacji zasobów, aby członkowie zespołu nie zostali zablokowani. Zobacz, jak ProjectManager może sprawić, że członkowie Twojego zespołu będą odpowiedzialni i wydajni, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej już dziś.