Jak stworzyć zwinny przepływ pracy dla swojego zespołu

Zarządzanie zwinnym zespołem to czynność balansująca. Zespoły zwinne same się kierują, więc co może zrobić lider zespołu, który nie zarządza mikrozespołem, ale inspiruje go do wyższych poziomów produktywności? Pomocne może być stworzenie sprawnego przepływu pracy za pomocą oprogramowania do zarządzania przepływem pracy.

Co to jest zwinny przepływ pracy?

Zwinny przepływ pracy to zestaw kroków wymaganych do ukończenia zwinnego projektu lub zwinnego cyklu rozwoju produktu. Te iteracyjne kroki są znane jako zwinne sprinty, które są krótkimi etapami rozwoju produktu, które mają zdefiniowany harmonogram.

Pod koniec każdego sprintu zbierane są opinie interesariuszy i klientów, aby zaplanować kolejny. Głównym celem zwinnego przepływu pracy jest zapewnienie elastycznego narzędzia do planowania projektów zwinnych, aby zmaksymalizować produktywność i poprawić satysfakcję klienta.

Budowanie sprawnego przepływu pracy za pomocą oprogramowania do zarządzania przepływem pracy jest idealne dla zwinnych zespołów. Za pomocą ProjectManagera możesz zaplanować swoje sprinty na tablicy kanban, a następnie zbudować zautomatyzowane procesy przepływu pracy, aby wyeliminować pracowitość i poprawić produktywność. Możesz nawet zdefiniować proces zatwierdzania, aby właściwe osoby oznaczały rzeczy jako wykonane. Zacznij korzystać z ProjectManagera za darmo już dziś.

Tradycyjny a zwinny przepływ pracy

Zacznijmy od krótkiego wprowadzenia do agile. Koncepcja pracy w ramach Agile różni się od tradycyjnych metodologii zarządzania projektami. Tradycyjna metodologia, taka jak wodospad, jest ustrukturyzowana, sekwencyjna i liniowa. Dzieje się etapami, jedna po drugiej dopiero po zakończeniu poprzedniej.

Ale co się stanie, gdy nastąpi zmiana wymagań? Często zespół będzie musiał wrócić do deski kreślarskiej. Ponowne rozpoczęcie projektu od początku przy użyciu tradycyjnych metodologii zarządzania projektami jest czasochłonne i kosztowne.

Zwinny przepływ pracy jest odpowiedzią na tę sztywność. Po pierwsze, działa w krótkich zwinnych sprintach, które zwykle trwają nie dłużej niż dwa tygodnie. Nieustannie wykonuje drobne zadania i otrzymuje opinie klientów.

Dzięki temu zespoły mogą szybko reagować na zmiany i tworzyć wartość dla użytkowników końcowych. W tym celu zespoły zwinne potrzebują oprogramowania do zarządzania pracą, aby zarządzać swoimi zaległościami w zakresie produktów i sprintów.

Powiązane: Najlepsze oprogramowanie do zarządzania pracą w 2022 r

Etapy procesu Agile Workflow

1. Pomysł

Na tym etapie zespół zwinny definiuje backlog produktu, czyli zestaw cech produktu, które należy opracować. Odbywa się to w oparciu o wymagania klientów i interesariuszy. Zazwyczaj zespoły zwinne zaczynają od minimalnego opłacalnego produktu i zaczynają priorytetyzować historyjki użytkownika na późniejszym etapie procesu.

2. Planowanie

Po określeniu tego, co ma zostać zrobione, czas zebrać zespół i zacząć planować sprint. Dzieje się tak, gdy przydzielasz zadania i zasoby członkom zespołu zwinnego, aby przygotować historyjki użytkownika.

Powiązane: Darmowy szablon planu Agile Sprint

3. Iteracja

Teraz wszystko jest gotowe do rozpoczęcia pracy przez zwinny zespół. Rozpoczną pracę w każdym sprincie, wprowadzą na rynek wydania produktów, uzyskają opinie klientów i powtórzą cykl, aż do dostarczenia produktu końcowego. Do tego czasu wspomniany produkt powinien spełniać wszystkie wymagania interesariuszy i klientów.

4. Zwolnij

Wydanie produktu następuje za każdym razem, gdy sprint jest zakończony. Jak wspomniano powyżej, zwinny proces przepływu pracy obejmuje cykl sprintów i wydań produktu, aż do dostarczenia produktu końcowego. Dzieje się tak, ponieważ metodologia zwinna ma na celu maksymalizację wydajności i satysfakcji klienta.

5. Produkcja

Po opracowaniu i przetestowaniu produktu końcowego można rozpocząć fazę produkcji. Zespół Agile musi nadzorować ten proces i zapewniać wsparcie innym działom.

6. Emerytura

Po pomyślnym uruchomieniu produktu następuje finalizacja zwinnego procesu przepływu pracy. Zwinny zespół może przejść do kolejnego cyklu rozwoju projektu lub produktu.

Rodzaje zwinnego przepływu pracy

Agile to znana metodologia zarządzania projektami, która ma kilka odmian. Te odmiany są uważane za zwinne frameworki, ponieważ mają wspólne zasady Agile i podstawowe wartości, ale różnią się sposobem działania, co dotyczy również ich zwinnych przepływów pracy. Oto dwa najważniejsze podejścia do zwinnego przepływu pracy.

Scrum

Scrum to framework do sprawnego przepływu pracy. Stąd pochodzi termin sprint. Po każdym sprincie następuje informacja zwrotna, która informuje o postępie planu, aby utrzymać cel w zakresie wymagań użytkownika końcowego, nawet jeśli zmieniają się one w połowie projektu.

W scrum występują codzienne scrumy, czyli krótkie spotkania na początku dnia pracy. W nich zespoły będą dyskutować o tym, co zespół zrobił wczoraj, co zamierza zrobić dzisiaj i czy są jakieś przeszkody na drodze. W ten sposób zespół może uniknąć wszystkiego, co może blokować jego postępy i mieć jasny cel na dany dzień.

Pracując w scrum, istnieją rzeczy zwane historyjkami użytkownika. Są to sposoby na utrzymywanie konwersacji z użytkownikiem końcowym i wykonywanie analiz just-in-time. Krótko mówiąc, jest to wymóg wysokiego poziomu. Pomagają one zespołom wiedzieć, co robią, dla kogo i dlaczego.

Stanowią również świetny kanał komunikacji między zespołem a użytkownikami końcowymi, a ten rodzaj informacji zwrotnych ma zasadnicze znaczenie dla sprawnego przepływu pracy.

Kanban

Istnieje jednak również Kanban, który opiera się na liście zadań z priorytetami, zwanej zaległościami, do zarządzania aktywnością. Jest to część tak zwanej produkcji lean i just-in-time, która zapewnia, że ​​zespoły mają tylko tyle zasobów, ile potrzeba do wypełnienia ich zdolności do wykonania danego zadania.

Kanban to wizualne narzędzie do sprawnego przepływu pracy. Składa się z tablicy podzielonej na kolumny, które reprezentują przepływ pracy. Podstawowa struktura tablicy kanban jest podzielona na trzy kolumny: do zrobienia, do zrobienia i zrobione.

Karty Kanban to zadania lub zaległości, które są priorytetyzowane i gromadzone w kolumnie „do zrobienia”. Stamtąd członkowie zespołu zabierają je i przenoszą do kolumny robienie, gdy zaczynają wykonywać zadanie.

Wielką zaletą Kanban jako zwinnego przepływu pracy jest jego przejrzystość dla liderów zespołów. Widzą na pierwszy rzut oka, kto nad czym pracuje i na jakim etapie realizacji. Ma to kluczowe znaczenie dla śledzenia i raportowania projektów.

Jak stworzyć zwinny przepływ pracy

Teraz, gdy poznaliśmy różne typy zwinnych przepływów pracy, które możesz wybrać, nauczymy się podstawowego procesu konfigurowania zwinnego przepływu pracy dla Twojego projektu lub cyklu rozwoju produktu.

1. Zbierz zespół Agile

Zanim będziesz mógł wybrać typ zwinnego przepływu pracy, który najlepiej pasuje do Twojego projektu, musisz stworzyć zespół, który jest otwarty na pracę w ramach zwinnych frameworków. Oznacza to znalezienie zespołu poprzez spojrzenie poza ich życiorysy. Zwinne zarządzanie projektami jest często postrzegane jako niemal filozofia pracy.

2. Wybierz swój typ zwinnego przepływu pracy

Scrum, kanban i inne zwinne metodyki zarządzania projektami mają wady i zalety. Musisz zastanowić się, który z nich lepiej pasuje do Twojej organizacji i zwinnego zespołu. Pamiętaj, że Ty i Twój zespół musicie wiedzieć o zwinnym manifeście, zasadach zwinnych, podstawowych wartościach, a nawet zwinnych spotkaniach, ponieważ mają one zastosowanie do wszystkich zwinnych podejść do zarządzania projektami.

3. Przypisz role i obowiązki

Niezależnie od tego, czy pracujesz w ramach scrum, czy kanban, musisz przypisać role i obowiązki członkom zespołu. Na przykład metodologia scrum będzie wymagała znalezienia osób do określonych ról scrumowych, takich jak mistrz scrum, właściciel produktu i zespół programistów.

4. Zaplanuj zwinne ceremonie

Istnieje pięć zwinnych ceremonii lub ceremonii scrumowych: planowanie sprintu, codzienny scrum, przegląd sprintu, retrospektywa sprintu i backlog grooming. Są bardzo ważne, ponieważ nadają strukturę zwinnemu procesowi przepływu pracy i wspierają współpracę w zespole.

5. Planuj sprinty

Sprinty zwinne są planowane w ramach tzw. mapy drogowej rozwoju produktu. Aby zaplanować sprinty, musisz zacząć myśleć o każdej funkcji, jaką posiada Twój produkt lub projekt. Aby rozpocząć ten proces, powinieneś zacząć od minimalnego opłacalnego produktu, który ma absolutnie niezbędne funkcje, a następnie budować na tym etapie swoją mapę rozwoju.

6. Użyj narzędzi do zarządzania projektami

Masz swój zwinny zespół i mnóstwo zwinnych technik przepływu pracy do wyboru, aby pomóc im w bardziej iteracyjnej i wspólnej pracy. Jedyne, czego teraz brakuje, to narzędzie do zarządzania projektami, które umożliwia liderom zespołów i członkom zespołów efektywne korzystanie z tego elastycznego przepływu pracy.

Utwórz zwinny przepływ pracy za pomocą ProjectManager

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania pracą i projektami, które zapewnia elastyczność pracy w ramach tradycyjnej metodologii, zwinnego frameworka lub hybrydy tych dwóch. Pomaga zespołom lepiej współpracować i śledzić ich zadania, gdy przechodzą od zaległości do wykonania. Ponadto jest elastyczny, dzięki czemu ludzie mogą pracować tak, jak chcą i być jak najbardziej produktywni.

Wiele sposobów pracy

Zespoły zwinne potrzebują innych narzędzi niż inne osoby w projekcie, które mogą pracować w bardziej tradycyjny sposób. Ale nie chcesz mieć wielu różnych narzędzi: to utrudnia współpracę.

ProjectManager ma wiele widoków projektu, więc w zależności od tego, jak zwinny chcesz uzyskać, możesz pracować nad projektem na różne sposoby. Dostępna jest lista zadań i widok kalendarza, ale także bardziej tradycyjny wykres Gantta, który daje kierownikom zespołów narzędzia do planowania zadań na osi czasu i zależności między łączami.

Używaj tablic Kanban dla zespołów zwinnych

Czwarty widok projektu to tablica kanban. Tablice te oferują zespołom sprawny przepływ pracy, który jest łatwy w użyciu, oszczędza czas i utrzymuje je w zadaniu. Karty można filtrować według tagów, terminów, postępów i cesjonariuszy, co ułatwia ich odnalezienie w zaległościach.

Karty Kanban można również dostosować do sposobu pracy członków zespołu. Na przykład mogą dodać listę rzeczy do zrobienia, oznaczyć kartę, dodać komentarze, a nawet załączniki. ProjectManager ma nieograniczone miejsce do przechowywania plików, dzięki czemu liderzy zespołów lub członkowie zespołów mogą dodawać do zadania tyle odpowiedniej dokumentacji i obrazów, ile potrzeba, aby ułatwić współpracę.

Uzyskaj współpracę i zarządzanie zespołem

W ProjectManager współpraca odbywa się na poziomie zadania. Zespoły mogą komentować lub oznaczać dowolnego członka zespołu i włączać go do rozmowy. Otrzymują natychmiastowe powiadomienia e-mailem, dzięki czemu wszyscy członkowie zespołu projektowego ściśle ze sobą współpracują.

Zwinne przepływy pracy również wymagają monitorowania. Pozwala zespołom szybko reagować na pojawiające się problemy. Pulpit nawigacyjny ProjectManagera w czasie rzeczywistym to okno do śledzenia postępów zadań, obciążenia zespołu, kosztów i nie tylko. Jest to idealne rozwiązanie do przeglądów sprintów i oceny projektów.

Zespoły zwinne same się kierują. Potrzebują kontroli, jaką daje im ProjectManager, aby zarządzać swoją pracą, tworzyć własne zadania, nawet te, które nie są związane z konkretnym projektem. Dzięki temu są bardziej zwinni i nie są już przywiązani do sztywnego planu projektu.

ProjectManager pomaga zespołom w sprawnym przepływie pracy, który jest obsługiwany przez nasze elastyczne narzędzia do zarządzania projektami. Praca w chmurze oznacza, że ​​zespoły mają dostęp do tych narzędzi w dowolnym miejscu i czasie. Użyj ProjectManagera do pracy w metodologii kaskadowej, zwinnej lub hybrydowej: jest taka elastyczna. Zyskaj elastyczność, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej już dziś.