Jak sprawić, by zbieranie informacji zwrotnych na temat kampanii było mniej bolesne?

„Czy możesz dla mnie przejrzeć tę wiadomość e-mail? Wysyłam ci szybki test!”

„Hej, czy mógłbyś przejrzeć e-mail, który wysłałem ci poprzedniego dnia? Dziękuję!"

„Czekaj, gdzie są komentarze Toma?”

Jeśli używałeś któregokolwiek z tych wyrażeń w ostatnim miesiącu, prawdopodobnie masz smutek z recenzją e-maila. Objawy obejmują rozproszone opinie, sprzeczne komentarze, godziny przeskakiwania między komentarzami a edycją oraz nasilanie się bólów głowy.

Niestety jest to trend, którego nasza społeczność coraz częściej doświadcza. W ciągu ostatnich kilku lat nasz raport State of Email Workflows ujawnił malejący odsetek marketerów, którzy uważają, że ich proces sprawdzania wiadomości e-mail jest odpowiedni.

Dla niektórych proces zatwierdzania wiadomości e-mail jest zbyt uciążliwy. Marketerzy spędzają średnio 4,2 godziny na zbieraniu recenzji i zatwierdzeń pojedynczego e-maila, co zwykle trwa dłużej, niż zajęło kodowanie go. Inni mogą zmagać się ze zbyt luźnym przepływem pracy z recenzowaniem wiadomości e-mail, co prowadzi do błędów wymykających się przez szczeliny.

Czy naprawdę musi tak być? Odkryjmy.

Co może zrujnować recenzje i zatwierdzenia wiadomości e-mail

Teoretycznie powinieneś być w stanie powitać proces weryfikacji wiadomości e-mail z otwartymi ramionami. Każdy, kto kiedykolwiek miał członka zespołu, który wskazał na oczywistą wadę, którą całkowicie przeoczyłeś, rozumie, jak miło jest spojrzeć świeżym okiem na swoją pracę.

Więc jaka jest przyczyna tej strasznej epidemii recenzji? Jest trzech głównych winowajców.

Zagadnienie #1: rozproszone informacje zwrotne

Wyobraź sobie, że chcesz sobie zrobić kanapkę na lunch, ale chleb jest w łazience, warzywa w garażu, a ser w twojej szafie. Chodzenie dookoła, aby zebrać składniki i spotkać się z powrotem w kuchni, byłoby czasochłonne i denerwujące.

Brzmi to jak absurdalny scenariusz, ale z tym muszą sobie radzić marketerzy e-mailowi, gdy muszą uzyskać informacje zwrotne od różnych udziałowców. Zapytaliśmy naszą społeczność, w jaki sposób otrzymują opinie e-mailowe, a wielu marketerów wskazało, że używają wielu kanałów do zbierania opinii na temat jednej wiadomości e-mail .

Najpopularniejszym sposobem otrzymywania informacji zwrotnych był e-mail, przy czym 75% osób twierdzi, że korzysta z tej metody. Świetnie. Więcej rzeczy w Twojej skrzynce odbiorczej! Zrozumiałe jest, że wydaje się to naturalnym miejscem do wysyłania komentarzy jako odpowiedzi na testowe e-maile, ale ważne informacje mogą zgubić się w wątku. 25% osób, które używają Slacka do uzyskiwania informacji zwrotnych, może napotkać podobne problemy z polowaniem na konwersacje w celu znalezienia konkretnego komentarza.

Inną popularną metodą zbierania recenzji e-mail jest werbalna metoda, przy czym 28% zarządza w ten sposób recenzjami. Rozmowa twarzą w twarz z kimś minimalizuje ryzyko nieporozumienia intencji, ale nie pozostawia też „papierowego śladu”. Mając wszystko inne na swoim talerzu, możesz łatwo zapomnieć o szczegółach rozmowy.

21% marketerów współpracuje za pośrednictwem Dokumentów Google lub innych udostępnionych dokumentów. Dobrą wiadomością jest to, że ta metoda konsoliduje notatki nieco lepiej niż wątek konwersacji w wiadomości e-mail. Istnieje jednak dodatkowy krok polegający na tłumaczeniu komentarzy w jednym dokumencie na rzeczywistą wiadomość e-mail w innym programie.

Lista metod wykorzystywanych do zbierania zatwierdzeń e-mail jest długa. Problem nie polega jednak na tym, z którego kanału korzystasz. Bóle głowy naprawdę zaczynają się pojawiać, gdy różni członkowie zespołu wysyłają komentarze różnymi metodami. Następnie kierownik projektu musi uzgodnić wszystkie informacje i przełożyć je na rzeczywiste edycje.

Zagadnienie 2: Brak ustalonego przepływu pracy

Inną kwestią, która prowadzi do przeciągania recenzji e-mailowych, jest brak ustalonego przepływu pracy. Mówiąc najprościej, jeśli nie ma oczekiwań, nikt nie może ich spełnić. Pomocne jest opracowanie szczegółów, takich jak:

• Jak szybko oczekuje się, że ludzie będą udostępniać komentarze?
• Jakiego rodzaju informacji zwrotnej szukasz?
• Kto ma ostatnie słowo w sprawie indywidualnych decyzji?
• Jak radzisz sobie ze sprzecznymi opiniami?

Bez standardowej procedury operacyjnej za każdym razem zmieniasz proces zatwierdzania wiadomości e-mail.

Kwestia #3: Zbyt wiele opinii

Wreszcie recenzje e-mailowe stają się przytłaczające, jeśli w kuchni jest zbyt wielu kucharzy. Nawet pojedynczy kanał opinii będzie przytłaczający, jeśli pojawi się zbyt wiele osób. Kuszące może być myślenie, że więcej informacji zwrotnych oznacza doskonałość wiadomości e-mail, ale istnieje granica tego, jak pomocna jest większa liczba komentarzy.

Posiadanie wielu członków zespołu zaangażowanych w sprawdzanie wiadomości e-mail jest nie tylko złe dla marketerów e-mailowych. Każdy dodatkowy dział lub menedżer, którego wprowadzasz, musi poświęcić trochę czasu na dodanie komentarzy. Podczas gdy niektóre z tych opinii są ważne, inne mogą lepiej służyć firmie, zachowując swoje talenty gdzie indziej.

Jak stworzyć przepływ recenzji e-maili swoich marzeń

Recenzje e-mail są wąskim gardłem dla wielu zespołów e-mailowych, co po prostu oznacza, że ​​jest to główny obszar do poprawy. Istnieją dwie dźwignie, których możesz użyć, aby zmienić proces zatwierdzania wiadomości e-mail : kto i jak.

Ogranicz liczbę recenzentów e-maili do 2 lub trzech członków zespołu

Usprawnienie procesu sprawdzania wiadomości e-mail zaczyna się od dokładnego przyjrzenia się, kto jest zaangażowany w przepływ pracy.

Najlepszym miejscem współpracy jest to, że 2-3 osoby współtworzą recenzje e-mailami. W ten sposób możesz uzyskać kilka opinii bez konieczności dostosowywania się do preferencji wszystkich. Tych kilka osób może należeć do Twojego zespołu poczty e-mail lub rozciągać się na działy takie jak prawny. Jeśli nie masz pewności, kogo wyeliminować z codziennej recenzji e-maili, zacznij od góry. To znaczy zespół wykonawczy.

27% marketerów otrzymuje informację zwrotną od zespołu wykonawczego lub operacyjnego — a te zespoły częściej oceniają swoje procesy zatwierdzania jako zbyt uciążliwe. Jeśli nadal jest to dla Ciebie cenny proces weryfikacji, zachowaj go. Jednak w przypadku większości organizacji kierownictwo wykonawcze lepiej służyłoby doradztwem w zakresie strategii wysokiego szczebla, w przeciwieństwie do pojedynczych e-maili.

Uzgodnij terminy i strukturę procesu przeglądu

Gdy już zdecydujesz, kto jest niezbędny w procesie recenzowania, zastanów się, jak powinien on być zorganizowany. Jakie są realistyczne ramy czasowe zbierania i wdrażania informacji zwrotnych? Czy wszyscy są proszeni o przejrzenie wiadomości e-mail od razu, czy przechodzi ona przez różne poziomy „filtrowania” recenzji? Komunikacja ma duży wpływ na upewnienie się, że wszyscy są na pokładzie z takimi samymi oczekiwaniami.

Wybierz jedno narzędzie, aby scentralizować wszystkie opinie

Po uporządkowaniu zespołu sprawdzającego pocztę e-mail i harmonogramu nadszedł czas, aby uporządkować narzędzia. Najważniejszą częścią „jak” procesu sprawdzania wiadomości e-mail jest to, że każdy używa jednej metody udostępniania komentarzy. Nawet jeden bardzo długi wątek e-mail jest lepszy niż e-mail, Slack, komentarz na Dysku Google i Post-It od szefa.

Skróć czas sprawdzania wiadomości e-mail o połowę dzięki Litmus Proof

Jeśli chcesz, aby Twoje życie było jeszcze łatwiejsze, rozważ użycie lakmusowego dowodu . Ta funkcja współpracy konsoliduje opinie wszystkich użytkowników wraz z kodem e-mail i testami. Możesz zaprosić swój główny zespół do przejrzenia, a oni mogą komentować określone miejsca w wiadomości e-mail.

Będziesz mógł zrezygnować z szukania komentarzy, a Twój zespół będzie mógł zobaczyć notatki innych osób, unikając duplikatów. Oprócz udostępniania dowodów na swoim koncie Litmus, możesz również udostępniać linki do dowodów e-mail za pośrednictwem publicznego linku, który można dołączyć do narzędzi do zarządzania projektami.

Ciekawy? Dowiedz się więcej o papierku lakmusowym .