Jak zrobić kalendarz projektu do zarządzania projektami

Co to jest kalendarz projektu?

Kalendarz zarządzania projektami to jeden z wielu formatów wyświetlania harmonogramu projektu. W tym przypadku format jest taki, który wszyscy dobrze znamy — niezależnie od naszego doświadczenia w zarządzaniu projektami, wszyscy widzieliśmy kalendarz. Z tego powodu kalendarze projektów to doskonały sposób na udostępnianie informacji o osi czasu projektu wszystkim członkom zespołu.

Mając to na uwadze, kalendarze planowania projektów są nieco bardziej złożone niż ten, którego używasz na co dzień. Chociaż ich format jest znajomy, zawierają szerszy zakres informacji.

Dlaczego kalendarze zarządzania projektami są ważne?

Nie bez powodu nadal polegamy na tradycyjnym kalendarzu. To doskonałe narzędzia do wizualizacji upływu czasu i tworzenia harmonogramu. Menedżerowie projektów polegają na widokach kalendarza, aby zilustrować harmonogramy w łatwym do przyswojenia stylu, często w połączeniu z wykresem Gantta, aby wyświetlić informacje tak dokładnie, jak to możliwe. To powiedziawszy, kalendarz planowania projektu jest doskonałym pierwszym krokiem, który należy wykonać przed zaplanowaniem harmonogramu.

Kalendarze projektów zawierają wszystkie potrzebne zespołom informacje na temat osi czasu planu projektu w łatwym do zrozumienia formacie. Potrzeba wprawnego oka, aby dostrzec wszystko, co pokazuje wykres Gantta, a dla wielu takie formaty są nieco przytłaczające. Z drugiej strony kalendarz projektów jest niezwykle prosty. Każdy w zespole jest inny, a posiadanie kalendarza projektów pod ręką pomaga dostosować się do różnych preferencji.

Co znajduje się w kalendarzu projektu?

Kalendarze projektów muszą zawierać więcej niż ważne terminy. To tylko jedna część układanki. Jeśli kalendarz projektu pokazuje tylko ten element harmonogramu projektu, członkowie zespołu będą zmuszeni odwoływać się do innych dokumentów, co może prowadzić do zamieszania i błędów.

Zamiast tego utwórz kalendarz projektu, który umieszcza wszystkie informacje dotyczące planowania projektu w jednym miejscu. Informacje te obejmują zadania, zasoby, plany bazowe, terminy i inne.

Jak stworzyć kalendarz projektu w ProjectManager

Zasady tworzenia kalendarza projektów nie są sztywne. Sposób podejścia do kalendarza zależy od projektu, zespołu i osobistych preferencji. Mając to na uwadze, istnieje kilka kroków, które musisz wykonać w przypadku dowolnego kalendarza zarządzania projektami.

1. Twórz zadania: Tworzenie zadań jest krytyczną częścią tworzenia dowolnego harmonogramu projektu, a jeśli tworzysz kalendarz projektu, prawdopodobnie masz już listę zadań. Teraz czas na przeniesienie tych zadań z listy do kalendarza zarządzania projektami. Kiedy to robisz, ważne jest, aby „wydobyć” zadania i podać jak najwięcej szczegółów. Obejmuje to wszystkich cesjonariuszy, linki, obrazy, wiadomości itp. Najlepsze kalendarze projektów przechowują wszystkie te informacje w jednym miejscu.
2. Ustal priorytety: Przygotowanie do przetasowania zadań jest bardzo ważnym elementem tworzenia kalendarza projektów. Nawet przy najlepszym zaplanowaniu projektu , sprawy nie zawsze idą tak, jak nam się wydaje. To niekoniecznie jest zła rzecz, oznacza to po prostu, że musimy być przygotowani na różne wyniki. Jednym ze sposobów na to jest ustalenie priorytetów dla każdego zadania. Ustawiając wysoki, średni lub niski priorytet, możesz przenosić zadania bez narażania ważnych rezultatów.
3. Przeglądanie za pomocą różnych filtrów: Przed zablokowaniem kalendarza planowania projektu warto przejrzeć go pod różnymi kątami. Odbywa się to za pomocą filtrów, aby zobaczyć tylko niektóre aspekty kalendarza. Na przykład spróbuj przefiltrować kalendarz według członków zespołu, aby przejrzeć obciążenia. Następnie przefiltruj według priorytetu zadania, aby zobaczyć, które elementy o wysokim priorytecie są najbliżej siebie. Wszystkie te informacje informują o decyzjach dotyczących wprowadzania poprawek do kalendarza w celu uzyskania lepszych wyników.

Jak śledzić projekty za pomocą kalendarza projektów

Jednym ze sposobów śledzenia projektów za pomocą kalendarza projektu jest porównanie terminów zadań z postępem i oszacowanie, czy zadania są na dobrej drodze do wykonania na czas. Innym sposobem na to jest użycie kalendarza do wyświetlania zasobów, a także ważnych dat.

Korzystanie z kalendarza zasobów, takiego jak ten, ułatwia porównanie planu z rzeczywistością. Po prostu porównaj, gdzie miały znajdować się zasoby, z ich obecnym stanem.

Najlepsze praktyki tworzenia kalendarza zarządzania projektami

Kalendarze projektów są unikalne dla każdego zespołu. W rzeczywistości, częścią piękna kalendarza planowania projektu jest możliwość dostosowania. To powiedziawszy, istnieje kilka ważnych zasad, których należy przestrzegać, aby uniknąć wpadnięcia w pułapki kalendarza projektu:

Kod koloru

Ponieważ kalendarze projektów są używane tak długo, jak to się dzieje, ludzie nauczyli się kilku sztuczek, aby jak najlepiej je wykorzystać. Jednym z nich jest kodowanie kolorami. Kodowanie kolorami to nie tylko estetyka. Chodzi o to, aby kalendarze projektów były łatwe do zrozumienia na pierwszy rzut oka.

Kiedy już wiesz, które kolory reprezentują elementy kalendarza zarządzania projektami , nie musisz czytać szczegółów za każdym razem, gdy potrzebujesz informacji. To znacznie poprawia wydajność. A dla uczniów i pracowników wzroku kodowanie kolorami oznacza, że ​​kalendarze mają jeszcze większy sens.

Rozważ obciążenia

Kalendarze projektów to doskonały sposób na sprawdzanie poszczególnych obciążeń i wprowadzanie poprawek, dzięki opcji filtrowania kalendarza według przydzielonego zadania przed przypisaniem nowej pracy. Dzięki temu możesz zobaczyć, jak zajęty lub otwarty może być czyjś harmonogram. Oczywiście możesz również sprawdzić obciążenie pracą w inny sposób, ale posiadanie go w kalendarzu projektu usprawnia ten proces. Niektórzy kierownicy projektów decydują się nawet na oznaczanie kolorami swoich kalendarzy przez członków zespołu.

Niezależnie od tego, jak zdecydujesz się reprezentować obciążenia, nie chcesz, aby żaden członek zespołu zajmował „zbyt dużo miejsca” w kalendarzu. Wskazuje to, że ktoś najprawdopodobniej tonie w zadaniach, a to może wpłynąć na jakość pracy , a nawet harmonogram projektu . Na szczęście kalendarze to doskonały sposób na sprawdzenie tych szczegółów w kilka sekund.

Twórz nieprzewidziane zdarzenia

Bardzo pomocne jest ustalanie priorytetów zadań. Oprócz ochrony przed przekroczeniem krytycznych terminów, priorytety te tworzą również mapę drogową dla planów awaryjnych. Najprawdopodobniej sprawy nie potoczą się dokładnie tak, jak zaznaczono na osi czasu planu projektu . Dlatego najlepsi kierownicy projektów mają plany dostosowania całego kalendarza projektu do każdego potencjalnego niepowodzenia.

Nie wystarczy być gotowym tylko na jeden scenariusz. Zamiast tego kierownicy projektów muszą „bawić się” kalendarzami, aby wyznaczyć różne trasy do tego samego miejsca docelowego (ta miejsce docelowe jest ukończonym projektem). Dobrą wiadomością jest to, że kalendarze zarządzania projektami online ułatwiają ten proces eksperymentowania i pozwalają użytkownikom wypróbować tyle planów awaryjnych, ile tylko mogą wymyślić, bez utraty oryginalnej pracy.

ProjectManager ma najlepsze kalendarze projektów

Widok kalendarza ProjectManagera daje użytkownikom dostęp do najlepszego kalendarza projektów online w grze i możliwość uczynienia go w 100% unikalnym dla Ciebie. Rozpoczęcie pracy jest proste. Po prostu twórz zadania w dowolny sposób, czy to za pomocą wykresów Gantta, kart Kanban, list zadań, czy w samym widoku kalendarza.

Chcesz zadać członkowi zespołu pytanie dotyczące określonego zadania? Nie musisz przeskakiwać do swojego e-maila. Po prostu otwórz zadanie i oznacz daną osobę w komentarzu.

Wykresy gantta

Oprócz widoku kalendarza projektu ProjectManager oferuje wykresy Gantta, tablice Kanban i listy zadań, aby zapewnić najlepsze narzędzia do zarządzania projektami do planowania i realizacji projektów. Wykres Gantta pozwala kontrolować harmonogram projektu, przydzielać zadania członkom zespołu, definiować kamienie milowe i współpracować z zespołem w czasie rzeczywistym.

Widok kalendarza ProjectManagera umożliwia rozplanowanie pracy w tradycyjnym kalendarzu, dając całemu zespołowi punkt dostępu do harmonogramu prac. Uruchom ProjectManager za darmo przez 30 dni i zobacz, jak dostęp do naszych narzędzi do zarządzania pracą pomoże Ci odnieść sukces w Twoim następnym projekcie.