Jak zarządzać oczekiwaniami interesariuszy

Interesariusze to osoby, które mają żywotny interes w projekcie. Będą chcieli wiedzieć, jak postępuje projekt i czy zgodnie z harmonogramem ma zostać dostarczony na czas iw ramach budżetu. Menedżerowie projektów muszą zarządzać oczekiwaniami interesariuszy.

Jakie są oczekiwania interesariuszy?

Oczekiwania interesariuszy to kryteria, według których interesariusz uzna projekt za sukces. Są to zwykle kombinacje czynników, od dostarczenia produktu końcowego lub usługi spełniającej oczekiwania jakościowe interesariuszy po ukończenie projektu na czas iw ramach budżetu.

Interesariusze będą chcieli regularnych aktualizacji, a kierownicy projektów mogą korzystać z prezentacji interesariuszy, aby sprostać ich oczekiwaniom. ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które ma konfigurowalne funkcje raportowania, które można łatwo udostępniać w różnych formatach, aby interesariusze byli na bieżąco. Łatwo jest generować raporty stanu i portfela, a także raporty dotyczące wariancji, które można filtrować, aby pokazać tylko te dane, które byłyby interesujące dla interesariuszy. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.

Dlaczego ważne jest zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy?

Ostatnią rzeczą, jakiej chce kierownik projektu, jest przerywanie przez interesariuszy ich codziennych operacji związanych z zarządzaniem projektem, pytaniami o postępy i wydatki. Są to uzasadnione pytania, ale jeśli kierownik projektu nie jest właścicielem tej rozmowy, odciągnie go od zasadniczej pracy nad projektem, a nawet może zagrozić planowi projektu.

Oczywiście nie wszyscy interesariusze są klientami. Każdy, kto ma żywotny interes w projekcie, jest interesariuszem. Członkowie zespołu są interesariuszami. Zarządzanie ich oczekiwaniami zbuduje zaufanie i rozwinie lepsze relacje z zespołem. To podnosi morale i produktywność. Zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy jest tak ważne, ponieważ prowadzi do płynnego przebiegu projektu.

Jak zarządzać oczekiwaniami interesariuszy w 6 krokach

Zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy może być wyzwaniem, ale jest ważną częścią zarządzania projektami. Oto kilka kroków, które możesz podjąć, aby opanować ten proces.

1. Zidentyfikuj swoich interesariuszy

Zanim będziesz mógł zarządzać oczekiwaniami interesariuszy, musisz wiedzieć, kim oni są. Zidentyfikuj wszystkich interesariuszy projektu i ich interesy w projekcie, abyś mógł zrozumieć, w jaki sposób odnoszą się do projektu.

2. Wyznacz swoich interesariuszy

Po zidentyfikowaniu interesariuszy użyj mapy, aby zwizualizować ich relacje z projektem. Mapa interesariuszy ma cztery ćwiartki: utrzymuj satysfakcję, ściśle zarządzaj, monitoruj i informuj. Umieścisz każdego interesariusza w odpowiednim kwadrancie, aby lepiej zrozumieć, jak sobie z nim radzić.

3. Zbierz oczekiwania swoich interesariuszy

Zrozumienie oczekiwań poprzez przeprowadzanie z nimi wywiadów i poznanie ich punktu widzenia, np. jakie kryteria rozważyliby, aby projekt zakończył się sukcesem. Te informacje pomogą Ci zarządzać ich oczekiwaniami w całym cyklu życia projektu.

4. Utwórz dokument dotyczący zakresu projektu i uzyskaj zatwierdzenie przez interesariuszy

Dokument dotyczący zakresu wyjaśnia granice projektu. Określi obowiązki zespołu i ustanowi procedury weryfikacji i zatwierdzania ukończonej pracy. Pozwól interesariuszom zapoznać się z tym dokumentem i zatwierdzić go przed wdrożeniem, aby zrozumieli, w jaki sposób projekt będzie się rozwijał.

5. Utwórz plan zarządzania interesariuszami

Plan zarządzania interesariuszami służy do definiowania i dokumentowania podejścia i działań w celu zwiększenia wsparcia interesariuszy i zmniejszenia negatywnego wpływu, jaki mogą oni mieć na projekt. Obejmuje to identyfikację interesariuszy oraz określenie poziomu władzy i wpływu, jaki mają na projekt.

6. Komunikuj się z interesariuszami przez cały czas realizacji projektu

Po opracowaniu planu należy na bieżąco informować interesariuszy. Dowiedz się, w jaki sposób każdy interesariusz chce być aktualizowany i jak często te aktualizacje. Wtedy będziesz mógł w razie potrzeby przedstawiać prezentacje każdemu interesariuszowi, aby być na bieżąco, czy to osobiście, przez e-mail itp.

Wideo: Wskazówki dotyczące zarządzania oczekiwaniami interesariuszy

Menedżerowie projektów muszą czasami zaspokajać rozbieżne oczekiwania wielu interesariuszy. W tym filmie z naszą własną Jennifer Bridges, PMP, dowiesz się, jak zarządzać oczekiwaniami interesariuszy i upewnić się, że są one zgodne z Twoim projektem.

Oto kilka wskazówek, których powinien przestrzegać każdy kierownik projektu, zarządzając oczekiwaniami interesariuszy.

• Udokumentuj interesariuszy: Nie każdy jest interesariuszem.Tak wiele razy, kiedy projekt jest inicjowany, w organizacji są różne osoby, członkowie klientów, członkowie zespołu i partnerzy dostawcy, którzy próbują wywierać wpływ i opinie oraz żądają zmian w planie projektu i musimy pamiętać, że niekoniecznie interesariusze. Zazwyczaj wszystkie organizacje, na które ma wpływ projekt, mają interesariuszy, którzy są reprezentowani w projekcie i członków rady kontroli zmian. Ale mają przedstawiciela, do którego się udają i przed którym odpowiadają w imieniu organizacji, więc nie każdy jest interesariuszem.
• Egzekwowanie procesu: Ważne jest, aby jako kierownik projektu utrzymywał procesy w harmonii, aby inne osoby w organizacji, na przykład kierownik projektu lub członkowie zespołu, informowały ich, że istnieje proces, proces zarządzania zmianą.Więc jeśli informacja zwrotna musi przejść przez projekt lub musi zostać podjęta decyzja, musi przejść przez formalny proces zarządzania zmianą. Ponownie, wiedząc, że nawet jeśli egzekwujesz proces, czasami musisz go ulepszyć, więc aktualizuj go i pilnuj, aby wszyscy w projekcie i poza projektem byli na dobrej drodze.
• Dostarczaj częste i regularne raporty o stanie: Interesariusze zazwyczaj mają wiele projektów w toku, więc uczestniczą w milionach spotkań, mają milion zadań, za które są odpowiedzialni, i przeglądają wiele raportów z projektów, próbując podjąć decyzje.Polegają więc na tobie, kierowniku projektu, w zakresie dokumentowania, zarządzania i dostarczania rzeczy. Dlatego ważne jest, aby raporty o stanie były dostarczane często, regularnie, na bieżąco iw formacie odpowiednim dla interesariuszy. Pamiętaj, że menedżerowie wymagają innego poziomu statusu niż członkowie zespołu. Członkowie zespołu mogą potrzebować więcej szczegółów na temat swoich zadań, kierownictwo może potrzebować więcej szczegółów na temat ogólnego stanu projektu i kondycji projektu.
• Zadawaj pytania: Następnie regularnie kontaktuj się z bazą i zadawaj pytania interesariuszom.Skontaktuj się z nimi ponownie, utrzymuj stały kontakt i kontakt i powiedz: „Jak leci, co sądzisz o projekcie?” „Czy spełnia twoje oczekiwania?” Tak więc, zadając pytania, możesz zobaczyć, jakie mają obawy, zamiast uczestniczyć w spotkaniu kierowniczym, a ty jako ostatni wiesz, że zostaniesz uderzony czymś, co przegapił twój zespół lub ty jako kierownik projektu.
• Rozwiewaj mity: Ponieważ interesariusze mają wiele projektów, dzieje się tak wiele rzeczy, że trudno im to śledzić, w projekcie są różne osoby, które poza projektem przekazują informacje i stąd biorą się mity.Gdzie ludzie dokonują założeń i zniekształceń na temat różnych rzeczy, dlatego ważne jest, aby stale rozwiewać te mity i nakłaniać ludzi do mówienia prawdy o tym, co faktycznie dzieje się w projekcie.

Uważamy więc, że jest to uncja zapobiegania, która pozwoli ci zaoszczędzić funta lekarstwa na utrzymanie zgodnych oczekiwań interesariuszy i na właściwej drodze. Postępuj zgodnie z tą prostą radą, a spełnisz oczekiwania interesariuszy. Co więcej, przypiąłeś te oczekiwania do harmonogramu, który jest zgodny z Twoim projektem. Dzięki za oglądanie!

Darmowe szablony zarządzania interesariuszami

Aby pomóc w zarządzaniu interesariuszami, ProjectManager udostępnia bezpłatne szablony zarządzania interesariuszami. ProjectManager to internetowe centrum zarządzania projektami, w tym cotygodniowe blogi, filmy instruktażowe i bezpłatne szablony zarządzania projektami dla programów Excel i Word. Oto kilka osób, które mogą pomóc w zarządzaniu interesariuszami.

Szablon analizy interesariuszy

Skorzystaj z naszego bezpłatnego szablonu analizy interesariuszy dla programu Excel, aby zidentyfikować interesariuszy i zarządzać nimi. Darmowy szablon rejestruje nazwiska, tytuły i dane kontaktowe, a także poziom ich wpływu i wiele więcej.

Szablon mapy interesariuszy

Mapa interesariuszy przedstawia sposób zarządzania każdym interesariuszem. Umieszczając interesariuszy na naszym bezpłatnym szablonie mapy interesariuszy w programie Excel, możesz sporządzić wykres poziomu zainteresowania i wpływu każdego z nich.

Jeśli szukasz narzędzia, które pomoże Ci utrzymać oczekiwania interesariuszy na właściwym torze i w zgodzie, zarejestruj się w naszym oprogramowaniu już teraz w ProjectManager.