Jak zaplanować wydarzenie: kroki planowania wydarzenia, wskazówki i lista kontrolna

Chcesz wiedzieć, jak zaplanować wydarzenie? Jeśli planujesz duże wydarzenie, takie jak konferencja, możemy pomóc Ci skutecznie stworzyć, ustrukturyzować i rozplanować Twój plan wydarzenia. Ten blog omówi wszystko, co należy wziąć pod uwagę podczas planowania wydarzenia, w tym kroki planowania wydarzenia, wskazówki i łatwą w użyciu listę kontrolną.

Co to jest plan wydarzenia?

Plan wydarzenia definiuje sposób wykonania wydarzenia. Dotyczy wszystkich elementów wydarzenia, takich jak data rozpoczęcia i zakończenia, budżet, miejsce, marketing, uczestnicy i inne.

Zakres i złożoność planu wydarzenia może się różnić w zależności od wielkości wydarzenia, ale podstawowe wyzwania pozostają takie same. Większość z nas ma pewne doświadczenie w planowaniu wydarzenia, czy to w domu, pracy, czy w swojej społeczności. W tym artykule skupmy się na dużych wydarzeniach.

Planowanie wydarzenia

Większość z nas ma pewne doświadczenie w planowaniu wydarzenia, czy to w domu, pracy, czy w swojej społeczności. W tym artykule skupmy się na dużych wydarzeniach.

Konferencja jest powszechnym rodzajem dużego wydarzenia, więc dla celów zarządzania wydarzeniami porozmawiajmy o konferencji TEDx, w którą byliśmy zaangażowani, aby zilustrować, jak zaplanować wydarzenie. Ten przykład jest dobrym scenariuszem do wyjaśnienia struktury i wyzwań związanych z planowaniem dużego wydarzenia, a także korzyści płynących z planowania wydarzenia za pomocą oprogramowania.

Kluczowe elementy planowania wydarzeń

Pierwszą rzeczą do rozważenia przy planowaniu wydarzenia jest data. To kotwica, która nie może się zmienić. Będziesz także chciał oszacować liczbę uczestników. Będą to dwa krytyczne elementy, które pomogą poinformować o innych aspektach planowania wydarzenia.

Rozłóżmy inne składniki na organizację wydarzenia. Są one podsumowane poniżej:

• Wydarzenie: Po pierwsze, musisz oczywiście zaplanować jakieś wydarzenie. To wydarzenie będzie wymagało szeregu obowiązków związanych z jej działalnością, obowiązkami prawnymi i księgowymi.
• Budżet: Oszacuj wszystkie koszty wydarzenia i stwórz budżet. Twój dostępny budżet wpłynie na wiele decyzji dotyczących zarządzania wydarzeniami, takich jak miejsce, metody marketingowe i reklamowe itp.
• Miejsce: Wydarzenie musi się gdzieś odbyć, a to obejmuje zarządzanie logistyką, jedzeniem i napojami oraz wystrojem.
• Marketing: Po wybraniu miejsca musisz zacząć przyciągać do niego ludzi za pomocą programu marketingowego, który może obejmować stronę internetową, kampanię społeczną, e-mail i druk.
• Reklama: ręka w rękę z marketingiem jest reklama. Mogą to być reklamy w radiu, telewizji, gazetach i czasopismach.
• Wolontariusze: Duże wydarzenie wymaga dużej ekipy ludzi, aby oderwać się od ziemi i przebiegać płynnie. Oznacza to wolontariuszy, czyli pisanie umów, określanie ich ról, ustalanie spotkań i ustalanie harmonogramów.
• Prelegenci: Aby przyciągnąć publiczność, musisz mieć prelegenta lub grupę prelegentów. Będą to kontrakty, kuratorzy do wyboru talentów, program, biogramy i próby.
• Sponsorzy: Wszystko to kosztuje, a budżet dużej imprezy zasilają jej sponsorzy. To znowu będzie dotyczyło kontraktów, marketingu i logistyki.
• Produkcja: Produkcja będzie polegać na zawieraniu kontraktów podczas pracy nad stworzeniem nagrania audiowizualnego obrad, a także transmisji dźwiękowej i wideo podczas wydarzenia.
• Scena: Impreza odbywa się w określonym miejscu i na tym miejscu jest scena, na której zostanie zaprezentowane właściwe wydarzenie. Zwykle zawiera projektor, ekran, mikrofony, połączenie internetowe, baterie, kable i wiele innych.
• Uczestnicy: Nie zapomnij o ludziach, którzy przyjdą na wydarzenie! Będziesz potrzebować komunikacji, aby informować ich o wydarzeniach, procesach płatności, aby pobierać opłaty, e-mailach, aby pozostać w kontakcie, kierunkach, odznakach i punktach dostępu.

Powiązane: Darmowy szablon planu wydarzenia

Kroki planowania wydarzeń

Cóż, po prostu dużo przeszliśmy przy planowaniu wydarzeń, więc podzielmy te wskazówki na konkretne kroki. Te kroki planowania wydarzeń poprowadzą Cię do sukcesu. Kontynuujmy nasz przykład z konferencji.

• Krok 1. Określ cele i cele wydarzenia
• Krok 2. Zbierz swój zespół
• Krok 3. Ustal budżet wydarzenia
• Krok 4. Wybierz datę i miejsce
• Krok 5. Wybierz głośniki
• Krok 6. Marketing i reklama wydarzeń
• Krok 7. Zrealizuj swoje wydarzenie

Kiedy podzielisz swój plan wydarzenia na wykonalne kroki, cały proces wydaje się o wiele mniej zniechęcający. Jest jednak kilka innych rzeczy, o których należy pamiętać podczas tworzenia planu wydarzenia.

Wskazówki dotyczące planowania wydarzeń

Niestety zawsze będą zmienne poza Twoją kontrolą, takie jak pogoda, opóźnienia w dostawach, trudności techniczne i inne potencjalne pomyłki. Jak wspomniano wcześniej, nie możesz zmienić daty wydarzenia, więc powinieneś być jak najlepiej przygotowany na wszelkie zagrożenia lub problemy, które mogą pojawić się w dniu wydarzenia.

Lista kontrolna planowania wydarzeń

Podczas planowania wydarzenia jest wiele rzeczy do zarządzania, dlatego ważne jest, aby mieć listę wszystkiego, co musisz uwzględnić w swoim planie zarządzania wydarzeniami. Poniżej znajduje się ogólna lista kontrolna planowania wydarzeń, która pomoże Ci zacząć. Im więcej pytań zadasz, tym lepsza lista kontrolna wydarzenia. Zapraszam do dodawania własnych, unikalnych obowiązków i zadań.

Cele i zadania

• Jaki jest powód istnienia Twojego wydarzenia?
• Jakie cele ma osiągnąć to wydarzenie?
• Jakie są cele dotyczące przychodów?
• Jaka jest Twoja grupa docelowa?
• Ile osób weźmie udział?
• Czy jest jakiś koszt związany z biletami i co to jest?
• Gdzie odbywa się wydarzenie?
• Utwórz harmonogram wydarzeń.

Budżet wydarzenia

• Dowiedz się, jakie będą koszty.
• Jeśli zorganizowałeś podobne wydarzenia, użyj starego budżetu i dostosuj go do planu bazowego.
• Jakie oprogramowanie do sprzedaży biletów i rejestracji będzie używane?
• Sfinalizuj wpłaty sponsorów.
• Ustaw cenę biletu.

Data i miejsce

• Kiedy odbędzie się wydarzenie?
• Miej datę kopii zapasowej na wypadek problemów.
• Czy jest najlepsza lokalizacja na wydarzenie?
• Czy miejsce jest odpowiednie dla oczekiwanej liczby uczestników?
• Wybierz potrzebną infrastrukturę: wifi, pojemność, łazienki, w pobliżu sklepów i restauracji itp.
• Zatrudnij firmę cateringową.
• Zabezpiecz, jakiego sprzętu będziesz potrzebować.
• Jakie są Twoje potrzeby w zakresie bezpieczeństwa?
• Potrzebujesz zezwoleń, licencji lub ubezpieczenia?
• Utwórz oznakowanie wydarzenia i plan komunikacji dla uczestników.

Głośniki

• Zbadaj potencjalnych prelegentów.
• Utwórz listę odpowiednich prelegentów.
• Stwórz boisko dla głośników.
• Rozstaw głośniki.
• Sfinalizuj wybór głośników, zdobądź biografie i zdjęcia w głowę, zorganizuj podróż i zakwaterowanie.

Sponsorzy

• Opracuj listę sponsorów i tego, co możesz im zaoferować.
• Sprawdź, czy są sponsorzy, którzy nawiązali współpracę z podobnymi wydarzeniami.
• Dotrzyj do potencjalnych sponsorów.

Stronie internetowej

• Podpisanie projektu.
• Zaktualizuj witrynę lub zbuduj unikalną.
• Upewnij się, że witryna może obsłużyć oczekiwany ruch.
• Miej witrynę dostosowaną do komórek.

Marketing i reklama wydarzeń

• Jakie jest twoje przesłanie?
• Koordynuj z narzędziami cyfrowymi i platformami społecznościowymi.
• Dodaj wydarzenie do kalendarzy online.
• Wydarzenie rynkowe z wpisami na blogu i innymi promocjami, takimi jak reklamy wideo i reklamy online.
• Wysyłaj przypomnienia do wszystkich stron na miesiąc lub dwa przed datą wydarzenia.

Finalizowanie, ostatnie kroki

• Harmonogram
• Żywieniowiec
• Prelegenci i skrypty
• Miejsce wydarzenia
• Ekwipunek
• Dekoracje
• Kontrakty

Porada profesjonalisty: To dużo do skoordynowania i zaplanowania, dlatego istnieje realne zapotrzebowanie na oprogramowanie do zarządzania projektami, które ma odpowiednie funkcje do zarządzania zdarzeniami. Zapewnia wspólny portal, na którym można śledzić koszty i zadania za pomocą automatycznych alertów. Oferuje również platformę do komunikacji i współpracy, która ogranicza potrzebę niepotrzebnych wiadomości e-mail. Oprogramowanie gromadzi wszystkie pliki w jednym miejscu i upraszcza raportowanie zespołowe, zwiększając wydajność i zmniejszając stres.

Jak ProjectManager pomaga w planowaniu wydarzeń

ProjectManager to oprogramowanie w chmurze, które idealnie nadaje się do planowania wydarzeń. Dysponujemy narzędziami, które pozwolą Ci zorganizować wszystkie części Twoich wydarzeń, od zarządzania dostawcami po promocje.

Nasze oprogramowanie do planowania pomaga śledzić wszystkie elementy, które składają się na plan wydarzenia. Pokazaliśmy już Twój wykres Gantta online, ale oferujemy również listy zadań i tablice kanban do wykonania w Twoim planie wydarzenia. Przenoś zadania z kolumny do kolumny podczas współpracy nad pracą z zespołem. Łatwo jest wykryć wąskie gardła i załatwić wszystko na czas przed wydarzeniem.

Ponadto grafików pracy ułatwia wystawianie faktur za wszystkie wydarzenia. Można je przesyłać i zatwierdzać naciśnięciem klawisza. Nasze oprogramowanie oferuje również różne widoki, od listy po kalendarz, a nawet tablicę kanban, która pomaga wizualizować przepływ pracy, aby utrzymać się na zadaniu.

Wypróbuj bezpłatną 30-dniową wersję próbną ProjectManagera i zobacz, jak może połączyć wszystkie sznurki Twojego wydarzenia w piękną kokardkę.

Więcej o planowaniu wydarzenia

Planowanie wydarzeń może być złożone. W powietrzu jest dużo piłek. Jeśli powyższe jest zbyt trudne do natychmiastowego przetrawienia, możesz zacząć od naszego szablonu planu wydarzenia i obejrzeć jednego z naszych ekspertów od planowania. Jennifer Bridges, PMP, ma wieloletnie doświadczenie i wykorzystuje je, aby nauczyć Cię podstaw planowania wydarzeń w tym krótkim filmie.

Oto zrzut ekranu w celach informacyjnych.

Dzięki za oglądanie!

Transkrypcja:

Dziś rozmawiamy o tym, jak zaplanować wydarzenie. Cóż, większość z nas w jakiś sposób angażuje się w planowanie wydarzenia, czy to w domu, w pracy, czy w społeczności.

Ale dzisiaj chcę skupić się na większych wydarzeniach. Pomyśl więc o konferencjach. Tak więc przykład, którym się dzisiaj podzielę, jest jednym z najzabawniejszych, w jakie brałem udział, konferencja TEDx.

Więc chcę porozmawiać o strukturze i układzie. Chcę opowiedzieć o niektórych wyzwaniach, które mogą być często spotykane w wydarzeniach, o niektórych rzeczach, które zrobiliśmy, aby je rozwiązać oraz o tym, jak oprogramowanie naprawdę nam pomogło.

Tak więc przede wszystkim w układaniu wydarzenia istnieje wiele elementów wydarzeń. Więc wezmę to na wysoki poziom. A więc na wysokim poziomie mamy wydarzenie. Chodzi więc o rozmowę o tym, o czym jest program, o wszelkiego rodzaju operacjach, prawnych i księgowych.

Potem rozmawiamy o miejscu. Musimy więc zaplanować wszystko, co dotyczy lokalizacji, logistyki tego miejsca, jedzenia i napojów oraz dekoracji.

Potem rozmawiamy o marketingu. Mamy więc stronę internetową i media społecznościowe, e-mail marketing, wszelkiego rodzaju druk. A potem mamy też reklamę. Wykorzystaliśmy radio, telewizję, gazety i czasopisma.

A potem musieliśmy zaplanować wolontariuszy, co też było dużo pracy. Więc mieliśmy kontrakty i musieliśmy określić role i obowiązki, musieliśmy planować nasze spotkania i planować pracę oraz wszelkiego rodzaju informacje kontaktowe.

Potem mieliśmy prelegentów na TEDx. Musieliśmy więc wymyślić na to umowy. Musieliśmy przejść przez kurację, szukać prelegentów, sprawdzać ich i współpracować z nimi, aby opracować ich program, uzyskać ich biografię i przećwiczyć ćwiczenia.

Potem mieliśmy sponsorów. Więc znowu mieliśmy z nimi umowy, wszelkiego rodzaju zabezpieczenia marketingowe, których potrzebowali od nas i my potrzebowaliśmy od nich, wszelkiego rodzaju materiały, których potrzebowali, planowanie logistyki, aby przybyli i rozstawili się.

Potem mieliśmy produkcję. Znowu więcej kontraktów. Przemyślałem i planowałem audio i wideo, i było wiele elementów tego.

Potem musieliśmy ustawić scenę. Więc na TEDx wiesz, że scena jest bardzo ważna i są dla niej różne wymagania. Musieliśmy więc ustawić scenę zgodnie z wymaganiami, projektory, ekrany, mikrofony i internet, wszelkiego rodzaju baterie i kopie zapasowe oraz wszelkiego rodzaju kable.

A potem byli uczestnicy. Tak więc komunikowanie się z uczestnikami, pobieranie ich płatności, wysyłanie im e-maili, dawanie im wskazówek, odznak i wszelkiego rodzaju dostępu.

Więc było ich więcej, ale to jest po prostu teleskop wysokiego poziomu. Widać więc, że wydarzenie staje się skomplikowane. Wszystkie zaangażowane osoby, wolontariusze, mówcy, sponsorzy, uczestnicy, interesariusze i sprzedawcy, możesz sobie wyobrazić, jak bardzo to się skomplikowało.

Tak więc natknęliśmy się na kilka wyzwań, takich jak data wydarzenia się nie przesuwa. Więc jeśli coś się wydarzy, wykolei lub pójdzie nie tak, ta data nie może się przesunąć. W większości wydarzeń, więc jeśli robisz konferencję, ta data naprawdę nie może się przesunąć. To również przynosi pewien poziom stresu.

I tylko sama liczba ludzi, z którymi masz do czynienia. Nawet jeśli masz do czynienia z mniejszym wydarzeniem, nadal istnieją wyzwania ze względu na liczbę osób. Są też zmienne, nad którymi nie masz kontroli. Pomyśl więc o pogodzie, o różnych rodzajach niesprzyjających warunków pogodowych, niezależnie od tego, czy pada śnieg, czy deszcz, czy cokolwiek, co może wpłynąć na to wydarzenie.

A potem może nastąpić dostawa innego sprzętu lub jedzenia lub napoju. Jeśli to nie pojawi się na czas, mamy duży problem. Musisz przemyśleć wszelkiego rodzaju plany. A potem zamów pomyłki. Pomyśl więc o zamówieniu różnych materiałów marketingowych lub zamówieniu jedzenia lub innych rzeczy, a wyjdzie źle.

A potem są wszystkie rodzaje komunikacji. Zobacz, znowu, myśląc o komunikowaniu się z różnymi typami ludzi, to po prostu wiele wyzwań.

Tak więc stworzyliśmy strukturę i fundament, przepływ procesów, a następnie wdrożyliśmy oprogramowanie do zarządzania projektami, co było ogromną pomocą, ponieważ korzyści z tego płynące z tego, że pomagają zapewnić wspólny portal dla wszystkich zaangażowanych.

Udają się tam, aby otrzymywać aktualne informacje o tym, co się dzieje. Pozwala także na śledzenie zadań i kosztów. Następnie możesz skonfigurować alerty, gdy zadania mogą zostać ukończone lub gdy są spóźnione, a następnie, kiedy trzeba zapłacić za pewne rzeczy lub jeśli są spóźnione.

Dlatego też bardzo cenna jest komunikacja i współpraca. Nie ma więc nic gorszego niż przejrzenie tak wielu e-maili, aby przeszukać i znaleźć informacje. Więc jeśli ktoś wysłał Ci coś, plik lub coś takiego e-mailem, to po prostu pomaga we współpracy i komunikacji za pośrednictwem tego wspólnego portalu.

Następnie zapewnia również centralne repozytorium dla twoich plików. Mogą to być dokumenty marketingowe. To mogą być kontrakty. Mogą to być faktury. Więc wszyscy tam są.

A potem pozwala również na raportowanie zespołowe. Niezależnie od tego, czy są to twoi wolontariusze, czy niektórzy z twoich partnerów, umożliwia to ludziom zgłaszanie w czasie rzeczywistym. Pozwala to również na efektywność całego wydarzenia i wszystkich zaangażowanych osób, a także znacznie zmniejsza stres.

Jak widać ze strukturą, w jaki sposób to narzędzie do zarządzania projektami może pomóc.

A jeśli potrzebujesz narzędzia, które pomoże Ci zaplanować wydarzenie, zarejestruj się w naszym oprogramowaniu na ProjectManager.com.

(Ten post został zaktualizowany w grudniu 2019 r.)