Jak odpowiedzieć na e-mail na rozmowę kwalifikacyjną?

Proces rozmowy kwalifikacyjnej może być ekscytującym, ale stresującym czasem dla kandydatów. Na szczęście jesteś w stanie złagodzić niepokój. Pracodawcy, którzy wiedzą, jak napisać biznesowego e-maila , okażą się współczujący i pomocni w przedstawianiu firmy w sposób wyróżniający się na tle konkurencji.

W tym przewodniku wyjaśnimy, jak odpowiedzieć na wiadomość e-mail w sprawie rozmowy kwalifikacyjnej, czy kandydaci chcą przyjść w określonym czasie, prosząc o skonfigurowanie, prosząc o telefon lub zadając pytania uzupełniające.

Jak odpowiedzieć na wiadomość e-mail z prośbą o rozmowę kwalifikacyjną

Zapracowani kandydaci, którzy mają wcześniejsze zobowiązania zawodowe lub rodzinne, mogą określić idealny czas na rozmowę kwalifikacyjną. To, czy możesz spełnić tę prośbę, zadecyduje o tym, jak rozwinie się wiadomość e-mail.

Jeśli możesz dostosować się do żądania, wypróbuj ten szablon:

Wiersz tematu: [FIRMA] Potwierdzenie rozmowy kwalifikacyjnej

Drogi [IMIĘ],

Dziękujemy za zainteresowanie rozmową kwalifikacyjną na stanowisko [ROLA] w [FIRMA]. Jestem dostępny w dniu [DATA] o godzinie [GODZINA] i czekam na spotkanie z Państwem w celu bardziej szczegółowego omówienia tego stanowiska.

Proszę daj mi znać, jeśli mogę udzielić dodatkowych informacji przed naszym spotkaniem.

Z poważaniem,

[TWOJA NAZWA I PODPIS FIRMY]

Możesz również rozważyć dłuższy szablon, który zawiera dodatkowe szczegóły, aby kandydat był bardziej komfortowy:

Wiersz tematu: [FIRMA] Szczegóły wywiadu

Drogi [IMIĘ],

Z niecierpliwością czekamy na spotkanie z Tobą osobiście o [GODZINA] w dniu [DATA], aby omówić stanowisko [ROLA] w [FIRMA] i chcemy, abyś czuł się komfortowo i był przygotowany po przyjeździe. Poniżej znajdziesz informacje o nas, które pomogą Ci zaplanować rozmowę kwalifikacyjną.

Spotkasz się z [ANKIETEREM #1], [ANKIETEREM #1 TYTUŁ ANKIETERA] i [ANKIETEREM #2], [ANKIETEREM #2 TYTUŁ ANKIETERA]. Rozmowa kwalifikacyjna potrwa nie dłużej niż [DŁUGOŚĆ CZASU].

Podczas rozmowy zostaniesz poproszony o wypełnienie krótkiej oceny umiejętności i udzielenie odpowiedzi na kilka pytań dotyczących Twojej niedawnej historii pracy. Prosimy o przyniesienie [PRÓBKI, WZNÓW LUB INNE DOKUMENTY] oraz dowodu tożsamości do wejścia do budynku.

Nasze biuro znajduje się pod adresem [ADRES], w pobliżu [LANDMARK]. Jesteśmy blisko [OPCJI TRANSPORTU PUBLICZNEGO] i mamy duży parking na parkingu przylegającym do naszego budynku.

Przekonasz się, że nasz strój biurowy to [DRESS CODE], ale zachęcamy Cię do noszenia tego, co najbardziej Ci odpowiada. Ze względu na bezpieczeństwo Twoje i nasze prosimy o noszenie maski, niezależnie od statusu szczepienia.

Jeśli masz jakieś pytania, zadzwoń do mnie pod numer [NUMER TELEFONU].

[TWOJA NAZWA I PODPIS FIRMY]

Jeśli nie możesz spełnić żądania, oto oficjalny szablon oferujący alternatywną datę i godzinę:

Wiersz tematu: Zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną w [NAZWA FIRMY]

Drogi [IMIĘ]:

Dziękujemy za rozważenie stanowiska [ROLA] w [FIRMA]. Najlepsze daty i godziny na udział w rozmowie to [OPCJE DATY I GODZINY]. Jeśli ten zakres nie jest odpowiedni ze względu na Twój harmonogram, podaj listę alternatywnych dat i godzin, a dołożę wszelkich starań, aby spełnić Twoją prośbę.

Nie mogę się doczekać spotkania z Państwem w celu głębszego omówienia Twoich kwalifikacji na to stanowisko.

Z poważaniem,

[TWOJA NAZWA I PODPIS FIRMY]

Lub, jeśli wolisz, możesz użyć tego swobodnego szablonu, aby zaoferować alternatywę:

Wiersz tematu: Nadchodzący wywiad w [COMPANY]

Drogi [IMIĘ]:

Dziękuję za szybką odpowiedź. [ANKIETER], [STANOWISKO ANKIETERA], był naprawdę pod wrażeniem Twojej aplikacji na stanowisko [TYTUŁ ANKIETERA] i cieszymy się, że możemy zaprosić Cię na rozmowę kwalifikacyjną w naszym biurze.

Ze względu na wcześniejsze zobowiązania jesteśmy niedostępni o [SUGGESTED TIME] w [SUGGESTED DAY, MIESIĄC I DATE]. Czy możesz przyjść o [NEW TIME] w [NOWY DZIEŃ, MIESIĄC I DATA]? Jeśli nie, podaj kilka opcji, a dołożę wszelkich starań, aby dostosować się do Twojego harmonogramu.

Z niecierpliwością czekam na więcej informacji o Tobie!

Najlepsza,

[TWOJA NAZWA I PODPIS FIRMY]

Te szablony zawierają najlepsze praktyki dotyczące wiadomości e-mail i pomagają odpowiedzieć na wiadomość e-mail w celu przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej. Zwróć uwagę, jak wszystkie przykłady wzmacniają datę i godzinę. Ponadto pamiętaj, aby podać miejsce rozmowy kwalifikacyjnej na dole podpisu firmy wraz z danymi kontaktowymi. Przede wszystkim odpowiedzi powinny być zwięzłe, pozytywne i pomocne.

Jak odpowiedzieć na wiadomość e-mail, aby umówić się na rozmowę kwalifikacyjną?

Kandydaci mogą odpowiedzieć na Twoje zainteresowanie, otwarcie wspominając, że są „dostępni na rozmowę kwalifikacyjną w najbliższym dogodnym dla Ciebie terminie”. To stawia piłkę na twoim boisku do planowania. Decydując, jak odpowiedzieć na tego rodzaju wiadomość e-mail z wywiadem, możesz chcieć zaoferować kilka różnych razy, aby uniknąć niepotrzebnego powtarzania. Zastanów się, jak chcesz wypromować swoją firmę, formalnie lub na co dzień.

Oto przykład formalnej wiadomości e-mail dotyczącej harmonogramu rozmowy kwalifikacyjnej:

Wiersz tematu: Zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną w [NAZWA FIRMY]

Drogi [IMIĘ],

Dziękujemy za zainteresowanie rolą [TYTUŁ PRACY] w [NAZWA FIRMY].

Zapraszamy na rozmowę kwalifikacyjną z [ANKIETEREM], [TYTUŁ ANKIETERA], w naszym biurze pod adresem [ADRES]. Rozmowa nie powinna trwać dłużej niż [DŁUGOŚĆ CZASU].

Umawiamy się na rozmowy kwalifikacyjne dla:

• [DZIEŃ, DATA I CZAS]
• [DZIEŃ, DATA I CZAS]
• [DZIEŃ, DATA I CZAS]

Odpowiedz bezpośrednio na tę wiadomość e-mail, aby poinformować nas o swojej dostępności.

Z niecierpliwością czekamy na rozmowę z Tobą.

Z poważaniem,

[TWOJA NAZWA I PODPIS FIRMY]

Jeśli wolisz bardziej swobodną odpowiedź, rozważ następujący szablon:

Wiersz tematu: [NAZWA FIRMY]: Dostępność wywiadu

Witaj [IMIĘ],

Dziękujemy za zgłoszenie się na stanowisko [TYTUŁ PRACY] w firmie [FIRMA]. Dokładnie przejrzeliśmy Twoje materiały aplikacyjne i cieszymy się, że możemy zaprosić Cię na rozmowę kwalifikacyjną!

Spotkasz się z [ANKIETEREM], naszym [TYTUŁ ANKIETERA], tutaj w [NAZWA FIRMY], pod adresem [ADRES]. Rozmowa nie powinna trwać dłużej niż [DŁUGOŚĆ CZASU].

Zapoznaj się z poniższymi opcjami daty i godziny i daj mi znać, która z nich będzie dla Ciebie najlepsza:

• [DZIEŃ, DATA I CZAS]
• [DZIEŃ, DATA I CZAS]
• [DZIEŃ, DATA I CZAS]

Jeszcze raz dziękujemy za zainteresowanie dołączeniem do zespołu [COMPANY]! Po otrzymaniu odpowiedzi wyślę e-mail z potwierdzeniem i dodatkowymi szczegółami. Z niecierpliwością czekamy na sprawdzenie, co możesz dodać do naszego zespołu.

Najlepsza,

[TWOJA NAZWA I PODPIS FIRMY]

Istnieje również możliwość, że kandydat, którego nie bierzesz pod uwagę, wyrazi zainteresowanie umówieniem rozmowy kwalifikacyjnej. W takim przypadku musisz przygotować pełną szacunku odpowiedź e-mailową, aby delikatnie zawieść kandydata.

Rozważ ten szablon:

Drogi [IMIĘ]:

Dziękujemy za wyrażenie zainteresowania stanowiskiem [TYTUŁ PRACY] w [FIRMA]. Z przyjemnością poznałem Twoje umiejętności i kwalifikacje. W tej chwili jednak zdecydowaliśmy się na poszukiwanie innego kandydata do tej roli.

Dziękujemy za poświęcony czas i życzymy powodzenia w karierze.

Z poważaniem,

[TWOJA NAZWA I PODPIS FIRMY]

Nigdy nie jest łatwo kogoś zawieść, ale jeśli Twój e-mail jest uprzejmy i profesjonalny, utrzymasz dobre relacje i potencjalnie otworzysz drzwi dla przepełnionych kandydatów, którzy mogą być doskonale wykwalifikowani i wyjątkowi. Jeśli zatrudniasz dużo, możesz rozważyć dodanie do tego szablonu wiersza, który mówi: „Będziemy publikować pozycje [TYTUŁ PRACY] w ciągu najbliższych kilku tygodni. Zapraszamy do ponownego zgłoszenia, ponieważ wierzymy, że doskonale pasowałbyś do naszej organizacji”.

Jak odpowiedzieć na wiadomość e-mail z prośbą o telefon w celu umówienia się na rozmowę kwalifikacyjną?

Często rozmowy telefoniczne są kolejnym krokiem w procesie rekrutacji. Jeśli nie masz czasu, wysyłanie e-maili w celu ustalenia daty i godziny rozmowy kwalifikacyjnej może być idealnym rozwiązaniem.

Oto jak odpowiedzieć na e-mail w celu rozmowy kwalifikacyjnej przez telefon:

Wiersz tematu: [NAZWA FIRMY]: Dostępność wywiadu telefonicznego

Witaj [IMIĘ],

Dziękujemy za zgłoszenie się na stanowisko [TYTUŁ PRACY] w firmie [FIRMA].

Po zapoznaniu się z Twoją aplikacją mamy przyjemność zaoferować Ci telefoniczną rozmowę kwalifikacyjną z naszym [TYTUŁ ANKIETERA], [ANKIETER]. Przeanalizujemy, z czym wiąże się ta pozycja, i zadamy Ci kilka dodatkowych pytań dotyczących Twojego doświadczenia.

Dostępne są następujące miejsca na rozmowy kwalifikacyjne:

• [DZIEŃ, DATA I CZAS]
• [DZIEŃ, DATA I CZAS]
• [DZIEŃ, DATA I CZAS]

Odpowiedz bezpośrednio na tę wiadomość e-mail, aby poinformować nas, czy będziesz dostępny w którymkolwiek z powyższych terminów. Stamtąd skoordynuję współpracę z [ANKIETEREM] i wyślę Ci potwierdzenie e-mailem. Jeśli masz jakieś pytania, możesz skontaktować się ze mną pod numerem [NUMER TELEFONU].

Najlepsza,

[TWOJA NAZWA I PODPIS FIRMY]

Otwarcie z podziękowaniem nadaje przyjazny ton. Będziesz chciał potwierdzić nazwę firmy i stanowisko, o które się ubiegasz, ponieważ kandydat prawdopodobnie złożył podanie o wiele ofert pracy. Pamiętaj też, że ten szablon oferuje elastyczność w dniach i godzinach, aby zmniejszyć ryzyko konfliktów w harmonogramie, jednocześnie zawężając opcje, aby ułatwić Ci życie. Pamiętaj, aby podać numer telefonu, pod którym mogą się z Tobą skontaktować.

Jak odpowiedzieć na wiadomość e-mail z pytaniami uzupełniającymi

Jeśli masz kilku obiecujących kandydatów i chcesz nieco zawęzić pole gry, możesz wysłać wiadomość e-mail zawierającą pytania uzupełniające. Oto kilka typowych pytań, których pracodawcy używają do oceny kandydatów, wraz z szablonem tego typu wstępnego e-maila na rozmowę kwalifikacyjną.

Jakie są Twoje wymagania płacowe lub oczekiwania?

Nie ma sensu wzywać kandydata na rozmowę kwalifikacyjną, jeśli Twoja oferta jest znacznie poniżej ich oczekiwań. Niektórzy kandydaci odpowiedzą z minimalną kwotą lub zakresem, który zaakceptują, podczas gdy inni mogą niejasno wspomnieć, że „szukają konkurencyjnej oferty z korzyściami” i mogą chcieć dowiedzieć się więcej o stanowisku przed podjęciem decyzji.

Czy możesz nam powiedzieć więcej na temat [TEMAT WYMAGAJĄCY WYJAŚNIENIA]?

Możesz wyjaśnić coś w CV kandydata, aby pomóc Ci podjąć bardziej świadomą decyzję. Być może zastanawiasz się, dlaczego istnieje dwuletnia przerwa w zatrudnieniu, jakie umiejętności i biegłość posiada kandydat, dlaczego odszedł z ostatniego pracodawcy lub jakie doświadczenie zdobył w danej roli.

Dlaczego chcesz otrzymać stanowisko [TYTUŁ PRACY] w firmie [FIRMA]?

Pracodawcy mogą zadawać zabawne pytania dotyczące osobowości, aby poznać kandydata i przełamać lody przed rozmową kwalifikacyjną. Mogą też głębiej zbadać, dlaczego kandydat jest zainteresowany stanowiskiem i/lub firmą. Dobrze przestudiowany kandydat z największym entuzjazmem często przebija się.

Oto szablon, którego możesz użyć do zadawania dalszych pytań:

Drogi [IMIĘ]:

Dziękujemy za zainteresowanie stanowiskiem [TYTUŁ PRACY] w [FIRMA]. Zanim zaczniemy umawiać się na rozmowy kwalifikacyjne, mamy do Ciebie kilka pytań.

• [PYTANIE 1]
• [PYTANIE 2]
• [PYTANIE 3]

Doceniamy możliwość lepszego poznania Ciebie. Prosimy o przesyłanie odpowiedzi do [DZIEŃ, DATA I GODZINA], a skontaktuję się z Państwem tak szybko, jak to możliwe, aby poinformować firmę Base o kolejnych krokach.

Z poważaniem,

[TWOJA NAZWA I PODPIS FIRMY]

Ponownie, zawsze zaczynaj od uprzejmego podziękowania i wyraźnie przypomnij kandydatowi, dlaczego kontaktujesz się z nim. W tej wiadomości e-mail wyjaśniasz pytania w ramach wstępnego procesu przed zaplanowaniem rozmów kwalifikacyjnych i informujesz kandydata, że ​​skontaktujesz się z nim po otrzymaniu odpowiedzi.

Uzyskaj więcej wskazówek dotyczących przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami za pomocą Twilio SendGrid

Więc teraz wiesz, jak odpowiedzieć na e-mail w sprawie rozmowy kwalifikacyjnej. Jak widać, pisanie e-maili to zarówno nauka, jak i sztuka. Zbieranie wskazówek i szablonów zapewni, że Twoja firma będzie wyglądać profesjonalnie przez cały czas, jednocześnie pozostawiając otwarte drzwi do pozyskiwania najlepszych talentów.

W witrynie Twilio SendGrid znajduje się o wiele więcej artykułów na temat opanowania etykiety e-mailowej i procesów zatrudniania, w tym ten aktualny blog o zwalczaniu nieświadomych uprzedzeń podczas rozmowy kwalifikacyjnej . Dziękujemy za wizytę i życzę powodzenia w potencjalnych pracownikach!