Jak prowadzić spotkania zespołu: wskazówki i najlepsze praktyki

Co to jest spotkanie zespołu?

Spotkanie zespołu to zaplanowane wydarzenie, podczas którego osoby zaangażowane w projekt spotykają się i rozmawiają na tematy związane z tą pracą. Spotkania mają różne formy, ale te bardziej efektywne mają agendę stworzoną przez lidera zespołu, która określa, o czym ma być dyskutowana. Sekretarka rejestruje protokół spotkania, który jest podsumowaniem dyskusji. Mogą to być również elementy akcji, czyli zadania, które należy wykonać przed kolejnym spotkaniem.

Po spotkaniu zaczyna się właściwa praca. ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomaga planować, zarządzać i śledzić pracę w czasie rzeczywistym. Nasze solidne wykresy Gantta porządkują działania w zadania z datami rozpoczęcia i zakończenia, łączą wszystkie cztery rodzaje zależności między zadaniami, aby uniknąć opóźnień i ustalają punkt bazowy, dzięki czemu możesz śledzić postępy w czasie rzeczywistym. Zacznij bezpłatnie korzystać z ProjectManager już dziś.

Nieformalne spotkania zespołu

Nieformalne spotkanie zespołu to po prostu niezobowiązujące spotkanie, podczas którego członkowie zespołu mogą wymieniać się pomysłami. Chociaż nadal powinien istnieć program, aby uniknąć zboczenia z toru, program ten jest rzadszy i prawdopodobnie nie ma prezentacji ani innych elementów wymagających większego przygotowania.

Formalne spotkania zespołu

Na drugim końcu spektrum są formalne spotkania. Ponownie, program jest zalecany dla wszystkich spotkań, ale na spotkaniu formalnym jest to bardziej przemyślana i ułożona struktura. Formalne spotkania, takie jak spotkania projektowe, zwykle będą miały prezentacje, a nawet mówców przemawiających do grupy. Mogą też mieć surowsze wytyczne dotyczące tego, kto i kiedy może przemawiać, w przeciwieństwie do nieformalnych spotkań, które są luźniejsze pod względem przyzwoitości.

Dlaczego spotkania zespołu są ważne?

Istnieje wiele powodów, dla których warto organizować spotkania zespołu. Chociaż mogą być nadużywane i mają złą reputację marnowania czasu, kiedy są prowadzone z planem i skupione na dostarczaniu informacji lub generowaniu informacji zwrotnych, mogą być wyjątkowo pomocne.

Spotkania zespołu to przede wszystkim kanały komunikacji, w których informacje takie jak plan działania docierają do dużej grupy osób. Zwykle jest skuteczniejszy niż notatka, której ludzie mogą nie przeczytać lub przejrzeć, i zapewnia forum do zadawania pytań, aby upewnić się, że każdy ma jasność co do tego, o czym jest mowa.

To świetny sposób na zjednoczenie zespołu poprzez pytania i działania przełamujące lody, które pomagają wszystkim poznać się nawzajem i zbudować rodzaj więzi, które sprzyjają współpracy, a co za tym idzie produktywności. Spotkania zespołu pomagają również określić role i obowiązki każdego członka zespołu, aby wiedzieli, co mają robić i komu podlegają lub pytają, jeśli mają jakieś pytania.

Wskazówki dotyczące prowadzenia spotkań zespołu

Jak już wspomniano powyżej, spotkania mogą być problematyczne. Odciągają ludzi od ich pracy, mogą sprawić, że zespół poczuje się tak, jakby marnowali czas, który można lepiej wykorzystać na wykonanie swoich zadań, a często ludzie po prostu lubią słuchać, jak mówią. Ale spotkania zespołu są zbyt ważne, aby je ignorować tylko dlatego, że mogą wypaść z torów. Postępuj zgodnie z tymi wskazówkami, a będziesz mieć szybkie, produktywne spotkania zespołu, z których wszyscy skorzystają.

Zdefiniuj cel spotkania zespołu

Przed spotkaniem upewnij się, że powód spotkania jest jasny. Jeśli nie możesz podsumować celu spotkania w zdaniu lub dwóch, może nie być powodu do spotkania. Najprawdopodobniej istnieje powód spotkania, a Twoim zadaniem jako lidera zespołu jest jasne zdefiniowanie tego.

Utwórz plan spotkania

Gdy masz już cel spotkania, możesz przystąpić do tworzenia porządku obrad. Agenda to lista spraw, które mają być omówione podczas spotkania. Nie powinien być zbyt długi. Spotkanie jest najbardziej udane, gdy skupia się na jednym lub co najwyżej kilku powiązanych ze sobą punktach.

Użyj działań Lodołamacza

Aby spotkania były udane, każdy powinien w nich uczestniczyć. Korzystanie z lodołamacza, aby zaangażować ludzi od samego początku za pomocą zabawnego pytania lub działania, opłaci się, gdy dojdziesz do sedna spotkania, a ponadto jest to świetny sposób na ułatwienie lepszej pracy zespołowej.

Napisz protokół ze spotkania

Jak wspomniano powyżej, zadaniem sekretarza jest prowadzenie protokołu posiedzenia. Może to być przypisane stanowisko lub rotacyjna odpowiedzialność, ale jest to kluczowa część sukcesu spotkania. Protokół ze spotkania obejmuje to, co zostało omówione podczas spotkania, ale tylko najważniejsze informacje. Protokoły ze spotkań nie są rozwlekłe, ale jedno lub dwa zdania.

Zdefiniuj elementy działania po spotkaniu zespołu

Protokół ze spotkania powinien kończyć się punktami działań, które, jak omówiono wcześniej, są zadaniami, które zespół ma wykonać przed zebraniem się na następne spotkanie. Te działania powinny być jasno zrozumiane przez wszystkich przed przerwą w spotkaniu.

Darmowe szablony, które pomogą Ci prowadzić spotkania zespołu

Aby pomóc Ci w następnym spotkaniu, ProjectManager oferuje kilka darmowych szablonów, które możesz pobrać już teraz. Nasza witryna to internetowe centrum zarządzania projektami, zawierające blogi, filmy instruktażowe i oczywiście bezpłatne szablony zarządzania projektami dla programów Excel i Word. Oto kilka, które pomogą Ci zorganizować następne spotkanie zespołu.

Szablon protokołu spotkania

Nasz bezpłatny szablon protokołu spotkania dla programu Word ułatwia konfigurowanie i prowadzenie spotkań. Gromadzi wszystkie dane potrzebne do udanego spotkania, od tego, kto jest obecny, po dania na wynos i kiedy jest następne spotkanie.

Szablon planu działania

Opuszczając spotkanie, upewnij się, że najpierw wypełniłeś nasz bezpłatny szablon planu działania dla programu Excel. Zawiera listę wszystkich działań, które zostały ustalone podczas spotkania, z priorytetem, kto jest przydzielony do wykonania pracy, harmonogram i wiele więcej.

Szablon śledzenia zadań

Aby mieć pewność, że wykonasz działania na czas, skorzystaj z naszego bezpłatnego szablonu śledzenia zadań dla programu Excel. Zawiera listę wszystkich twoich zadań, nawet zadań zależnych, a także pozwala nadać im priorytety, ustawić czas trwania, a następnie śledzić status, aby upewnić się, że dotrzymujesz harmonogramu.

Projekty obejmują spotkania na każdym etapie cyklu życia projektu. W tym filmie z naszą prowadzącą Jennifer Bridges, PMP, poznasz cztery świetne wskazówki, jak ulepszyć spotkania zespołu projektowego.

Wideo: Najlepsze praktyki dotyczące spotkań zespołu

Projekty obejmują spotkania na każdym etapie cyklu życia projektu. W tym filmie z naszą prowadzącą Jennifer Bridges, PMP, poznasz cztery świetne wskazówki, jak ulepszyć spotkania zespołu projektowego.

Mamy nadzieję, że spodobały Ci się te wskazówki dotyczące bardziej efektywnych spotkań zespołu projektowego. Dzięki za oglądanie!

4 kroki do przeprowadzenia świetnego spotkania zespołu

Dla tych z was, którzy lubią metodologię, rozważcie to jako metodę PCFW prowadzenia spotkania. Co to oznacza? Przygotuj, komunikuj się, ułatwiaj i za wszelką cenę podsumuj. Porozmawiajmy o każdym z czterech kluczowych elementów. Po pierwsze, w przygotowaniu jest cel i przygotowanie do celu spotkania. Dlaczego masz to spotkanie, kto musi tam być, dlaczego oni muszą tam być, co musieli wcześniej przygotować, co ty jako kierownik projektu musisz wcześniej przygotować?

1. Przygotuj się

Zamiar. Ponownie, wiedząc, kto powinien tam być, dlaczego tam są, czy są decydentami, czy są po to, aby wnosić wkład i dlaczego ich tam potrzebujesz. A potem rekwizyty. Jak zamierzasz ułatwić i poprowadzić spotkanie? Potrzebujesz rekwizytów, potrzebujesz laptopa, potrzebujesz projektora LCD, potrzebujesz flipchartów, potrzebujesz tablic, markerów, potrzebujesz długopisów i papieru? Czego potrzebujesz, aby ludzie mogli z niego korzystać, a Ty, aby ułatwić spotkanie? Czy kiedykolwiek pojawiłeś się na placu budowy i nie miałeś materiałów, których potrzebowałeś lub myślałeś, że powinny się tam znaleźć? Jako kierownik projektu możesz to przygotować.

2. Komunikuj się

Drugi kluczowy element, Communicate, to wcześniejsze komunikowanie się z ludźmi. Zaproszenie na spotkanie, agenda, poinformowanie kiedy mają być, dlaczego mają tam być i pięć minut wcześniej. Poinformuj ludzi z wyprzedzeniem, aby wiedzieli i mogli się przygotować zgodnie z ich harmonogramem, pamiętając, że inni ludzie też mają harmonogramy, więc daj im znać z wyprzedzeniem, aby mogli się wcześniej przygotować, zebrać to, czego potrzebują, aby się pokazać, a może zapytać jakieś pytania. Być może wcześniej skontaktujesz się z Tobą lub innymi członkami zespołu.

Więc daj im znać, co jest w porządku obrad. O czym będziemy rozmawiać? Mogą chcieć zaprosić również inne osoby i dać ci okazję, by powiedzieć: „Tak, to świetnie, ale tak naprawdę nie chcemy, aby byli obecni na tym spotkaniu”.

3. Ułatwiaj

Ułatwienie spotkania. Wszyscy widzieliśmy, że sytuacja wymyka się spod kontroli, może to być 20-30-minutowe spotkanie statusowe, krótka rozmowa telefoniczna lub spotkanie na stojąco, które zamienia się w dwugodzinną bójkę. Nie chcemy tego. Chcemy mieć pewność, że wszystko jest na czas i na temat.

• Na czas: Upewnij się, że Twój zespół trzyma się harmonogramu spotkania.Jeśli masz różne punkty na porządku dziennym, wiedząc, ile czasu zamierzasz na to poświęcić, a ty jako kierownik projektu faktycznie ułatwiasz, abyś zmieścił się w tym czasie. W ten sposób ludzie pozostaną z tobą zaangażowani, nie stracisz wiarygodności, a ludzie będą wiedzieć, kiedy spodziewać się opuszczenia spotkania. ten przedmiot.
• Na temat: trzymanie się tematu jest ważne podczas prowadzenia spotkań zespołu.Są inni ludzie, którzy mają inne plany i będą próbowali przejąć kontrolę nad twoim spotkaniem dla własnych celów, więc musisz to ułatwić i trzymać się tematu. Jeśli ktoś poruszy temat, którego nie ma w porządku obrad, może to być ważne, ale może nie mieścić się w celu tego spotkania. Ważne jest, aby umieścić to na parkingu i na koniec dać ludziom znać, co będzie z tym zrobione.

4. Podsumuj

Ostatni, ale nie mniej ważny, Podsumowanie. Wszyscy uczestniczyliśmy w tych spotkaniach, które trwały zbyt długo, więc wszyscy po prostu spieszą się, aby się stamtąd wydostać, więc wychodzą, nie wiedząc dokładnie, co robić ani jakie są kolejne kroki. Ważnym elementem tego kroku jest podsumowanie działań i kolejnych kroków. Jakie elementy mają zostać dokończone na koniec, kto ma to zrobić i kiedy ma to zakończyć? Następnie, znając kolejne kroki. Poinformuj ludzi, kiedy znów się spotkasz lub jakie decyzje będą musiały zostać podjęte.

To cztery kluczowe elementy metody PCFW i jak skuteczniej prowadzić spotkania, tak abyś nie wyszedł z nich z bólem głowy, a członkowie Twojego zespołu też nie.

Mam nadzieję, że uznałeś je za wartościowe, a jeśli potrzebujesz dodatkowych wskazówek, narzędzi lub technik prowadzenia spotkań, odwiedź nas w ProjectManager.