Jak zachować produktywność: 6 wskazówek dotyczących wydajnej pracy

Niezależnie od tego, czy pracujesz w domu, czy jesteś z powrotem w biurze, utrzymanie produktywności może być wyzwaniem.

I to nie tylko z powodu niezliczonych rozproszeń, z którymi spotykamy się na co dzień, czy coraz krótszego czasu skupienia uwagi współczesnego człowieka. Efektywna praca wymaga umiejętności organizacyjnych, dyscypliny i odpowiedniej motywacji.

Co więcej, każda osoba jest wyjątkowa. Niektórzy z nas są bardziej aktywni rano, inni są nocnymi markami; niektórzy potrzebują inspiracji, inni po prostu zabierają się do pracy i harują; niektórzy są proaktywni i zmotywowani, a inni potrzebują pomocy z zewnątrz, aby zorganizować swój proces.

Mówiąc najprościej, nie ma uniwersalnej, uniwersalnej recepty na produktywną pracę.

Istnieją jednak różne techniki, które możesz wypróbować, aby poprawić swoją produktywność i znaleźć własną równowagę.

W tym artykule przedstawiamy 6 sprawdzonych i przetestowanych wskazówek dotyczących wydajności pracy, które można wdrożyć w codziennej rutynie. Możesz je łączyć i łączyć, aby znaleźć to, co zapewnia najlepsze wyniki, aby znaleźć najlepsze równanie produktywności w miejscu pracy.

1. Nie przesadzaj ze zmianami

Przede wszystkim nie spiesz się z wypróbowaniem wszystkich nowych pomysłów na raz. Czasami nawet drobna zmiana może mieć duży wpływ. W przeciwnym razie możesz się przytłoczyć i ryzykować, że skończysz jeszcze mniej produktywnie niż wcześniej.

Zrób to powoli.

Wypróbuj techniki, które wydają się najbliższe Twojemu obecnemu procesowi codziennej pracy, organizacji i/lub osobowości.

Na przykład, być może uda Ci się wyeliminować mały, ale uporczywy nawyk, który Cię rozprasza i uniemożliwia ukończenie dnia pracy.

Daj też wszelkim zmianom trochę czasu, zanim zdecydujesz, czy są skuteczne, czy nie. Zwykle wystarczy około dwóch-trzech miesięcy, aby przezwyciężyć początkowy stres i sprawdzić, czy nowe podejście przyniesie rezultaty. Może to brzmieć jak długi czas, ale pamiętaj – nawyki są trudne do wyrobienia i zerwania.

Niezależnie od tego, czy zmiana działa dla Ciebie, czy nie, po zakończeniu okresu testowego możesz, jeśli chcesz, wypróbować inne podejście.

Pamiętaj jednak, że jeśli chodzi o wydajność pracy, nawet najmniejsza zmiana może potencjalnie zaburzyć twoją rutynę. Dopóki się do tego nie przyzwyczaisz i nie zobaczysz, czy naprawdę przynosi rezultaty, Twoja produktywność może ucierpieć.

Aby uniknąć problemów i nieporozumień, najlepiej poinformuj swojego bezpośredniego przełożonego o swoich zamiarach. Ważne jest, aby dostosować swoje działania do ogólnego procesu roboczego.

2. Ustaw realistyczne cele

Chociaż ta wydaje się dość oczywista, czasami wszyscy popychamy się trochę za daleko w nadziei, że możemy pracować poza naszymi granicami i osiągnąć nieosiągalne cele.

Oczywiście nie ma nic złego w ustawianiu poprzeczki nieco wyżej niż strefa komfortu i stawianiu sobie wyzwania. To rzeczywiście może zainspirować Cię do osiągnięcia więcej i pokazać, że jesteś w stanie zrobić więcej, niż myślałeś.

Jednak regularne wyznaczanie nierealistycznych celów może poważnie zaszkodzić Twojej produktywności.

Jeśli w pewnym momencie nie wypełnisz swojej listy rzeczy do zrobienia codziennie, co tydzień i/lub co miesiąc, prawdopodobnie zaczniesz czuć się jak słabszy.

W rezultacie, zamiast pracować wydajniej i być bardziej produktywnym, możesz nadszarpnąć pewność siebie, przyćmić zapał i pozbawić motywacji. Możesz nawet mieć syndrom oszusta i cierpieć na wypalenie.

Aby tego uniknąć, planując swoje działania, rozważ wykorzystanie ram celów SMART.
SMART oznacza określony, mierzalny, osiągalny, realistyczny i ograniczony w czasie.

Jest to proste narzędzie, które pozwala ustalić priorytety, rozważyć zasoby i wytyczyć produktywny kierunek działania.

Najlepsze w tym podejściu jest to, że może być równie skuteczne nie tylko w małych organizacjach zadaniowych. Możesz go również zastosować w długoterminowym planowaniu i strategii biznesowej, niezależnie od poziomu odpowiedzialności i roli w firmie.

3. Przemyśl wielozadaniowość

W ciągu ostatnich kilku dekad uwielbiono wielozadaniowość i sprawiło, że wydaje się to życiowym celem dla zapracowanych profesjonalistów.

Prawda jest jednak taka, że ​​jest bardzo niewielu – jeśli w ogóle – ludzi, którzy potrafią efektywnie wykonywać wiele zadań jednocześnie.

Mimo to większość z nas próbuje przeforsować i żonglować kilkoma zadaniami, aż albo zawiedzie wszystkie z nich, albo osiągnie przeciętne wyniki. W końcu możemy być wyczerpani, zestresowani i rozczarowani. Nie chcemy, żeby nasza produktywność była niewiele lepsza niż byłaby, gdybyśmy do każdego zadania podchodzili indywidualnie, prawda?

Podejmując się zadań pojedynczo, możesz lepiej się skoncentrować, poświęcić im należytą uwagę i upewnić się, że osiągasz najlepsze wyniki, a wszystko to bez stresu.

W rezultacie pod koniec każdego zadania masz wystarczająco dużo energii, aby skoncentrować się na następnym.

Co więcej, wszyscy znamy to wspaniałe uczucie, kiedy w końcu możesz odhaczyć rzecz z listy rzeczy do zrobienia, prawda? Rozpieść siebie!

4. Nadaj priorytet swojej liście rzeczy do zrobienia

Zamiast próbować wielozadaniowości, każdego ranka zastanów się nad ustaleniem priorytetów swoich codziennych obowiązków i zacznij od najważniejszego. To zadanie często może być najtrudniejszym, najtrudniejszym, czasochłonnym i/lub najpilniejszym celem dnia.

Gdy już to usuniesz, nie tylko otrzymasz natychmiastowe uczucie spełnienia i satysfakcji. Możesz też kontynuować swój dzień z lżejszym sercem, ponieważ najgorsze już za Tobą.

Ponadto, gdy wiesz, że zaznaczyłeś najważniejszą rzecz na swojej liście rzeczy do zrobienia, wszystko inne wydaje się nieco łatwiejsze.

Oczywiście nie oznacza to, że po wykonaniu tego zadania możesz poklepać się po plecach i nazwać to dniem.

Kontynuuj resztę zadań, być może pozostawiając te najłatwiejsze na koniec, gdy będziesz pracować nad wszystkimi zaplanowanymi elementami. Jeśli napotkasz problem i/lub utkniesz, rozważ opuszczenie zadania na chwilę i powrót do niego później.

Takie podejście może sprawdzać się nie tylko w codziennym harmonogramie, ale także w planowaniu tygodniowym, a nawet miesięcznym.

5. Pozwól sobie na przerwy

Przerwy pozwalają na zrestartowanie mózgu, odzyskanie motywacji i redystrybucję czasu.

Kiedy zbyt długo skupiasz się na zadaniu zbyt mocno, czujesz się przytłoczony. W konsekwencji, zamiast robić postępy, najczęściej utknąłeś.

Jeśli nie ustawisz sobie przerw, prędzej czy później Twój mózg zacznie to robić za Ciebie. W rezultacie twoja produktywność ucierpi jeszcze bardziej, ponieważ będziesz próbował iść naprzód tylko po to, by utknąć w środku własnej udręki.

Zwykle prowadzi to do frustracji, zwątpienia w siebie, a nawet do rozpaczy.

Świetnym sposobem na wprowadzenie przerw do codziennej rutyny jest wypróbowanie techniki Pomodoro. W nim używasz timera do naprzemiennej pracy i przerw w ustalonych odstępach czasu. Na przykład możesz ustawić od 20 do 45 minut pracy, po których nastąpi 5 lub 10 minut przerwy.

Nawet jeśli wykonanie danego zadania wymaga dłuższego czasu, powinieneś rozważyć trzymanie się harmonogramu przerw w pracy. To pozwoli ci kontynuować z świeżą energią i czystym umysłem po przerwie.

Ponadto, w zależności od rodzaju wykonywanej pracy, rozważ wypełnienie przerw czynnościami, które odciągają Cię od stanowiska pracy.

Na przykład, jeśli pracujesz przy biurku, rozprostuj nogi i wykonaj lekkie ćwiczenia. Twoja praca wiąże się z aktywnością fizyczną? Upewnij się, że raz na jakiś czas usiądziesz lub położysz się. Jeśli spędzasz dzień na spotkaniach, ciesz się chwilą spokoju. Jeśli pracujesz w odosobnieniu, zadzwoń do znajomego, aby porozmawiać.

Chodzi o to, aby przełamać rutynę inną czynnością, która odciąga twój umysł od pracy. Dzięki temu, kiedy do niego wracasz, masz nową perspektywę i nową siłę.

Brzmi prosto, a jednak może zdziałać cuda w zakresie Twojej produktywności i wydajności pracy.

6. Nie eliminuj zakłóceń – zorganizuj je

Eliminowanie rozproszeń i złych nawyków jest łatwiejsze do powiedzenia niż do zrobienia. Czasami zabicie ich może wywołać zbyt dużą frustrację i zaszkodzić produktywności zamiast ją poprawiać.

Najlepszym sposobem na uniknięcie tego jest umieszczenie ich w swoich granicach i wyznaczenie sobie granic.

Zastanów się nad wyborem ram czasowych – najlepiej w tej części dnia, w której zwykle jesteś najmniej produktywny. Następnie przeznacz go wyłącznie na czynności, które najczęściej odwracają Twoją uwagę od pracy.

Załóżmy na przykład, że jesteś uzależniony od mediów społecznościowych (no cóż, czyż nie wszyscy?)

Jeśli brakuje Ci dyscypliny i nie ograniczasz się, możesz tracić godziny na sprawdzanie telefonu. Może to przerwać proces pracy i zmniejszyć wydajność, ponieważ naprawdę utrudnia koncentrację.

Jednak w zależności od tego, do czego używasz mediów społecznościowych, całkowite ich odcięcie może sprawić, że poczujesz się samotny, źle poinformowany i opóźniony w aktualizacjach i tematach, na których Ci zależy.

Aby tego uniknąć, możesz wyznaczać przerwy na media społecznościowe w ciągu dnia i ściśle ograniczać czas spędzany na nich w pracy. W ten sposób będziesz wiedział, że nadchodzi poprawka i nie będziesz odwracał uwagi od swojej pracy, nawet jeśli usłyszysz powiadomienia gorączkowo pingujące. Jednak oczywiście najlepiej je jak najbardziej ograniczać, nie chcesz się za bardzo testować.

Możesz także użyć aplikacji Digital Balance do śledzenia nawyków użytkowania urządzenia i ustawiania czasu korzystania z ekranu.

Nawet jeśli twoje rozpraszacze nie są cyfrowe, możesz użyć tej metody, aby je powstrzymać. W ten sposób możesz znacznie poprawić swoje nawyki pracy i koncentrację.

Dolna linia

Utrzymanie produktywności i efektywnej pracy jest ważne nie tylko dla Twojego rozwoju zawodowego i rozwoju, ale także dla Twojego zdrowia psychicznego.

Z jednej strony, jeśli jesteś stale rozkojarzony, zwlekasz lub po prostu nie grasz, masz tendencję do utraty pewności siebie i motywacji. Może to mieć wpływ na to, jak myślisz o swojej pracy i o sobie. Nie wspominając o tym, że w końcu może to nawet spowodować utratę pracy.

Z drugiej strony, jeśli słaba wydajność jest wynikiem zbytniego naciskania na siebie, może prowadzić do stresu, niepokoju, a nawet wypalenia.

Optymalizując kulturę pracy, rutynę i procesy, możesz mieć pewność, że maksymalnie wykorzystasz swój dzień pracy bez negatywnego wpływu na Twoje samopoczucie.

Wszystko, co musisz zrobić, to znaleźć odpowiednie techniki, które przyniosą Ci najlepsze rezultaty, i wyrobić z nich nawyk.