Jak korzystać ze Slacka, aby Twój zdalny zespół był produktywny i zaangażowany?

Próbujesz dowiedzieć się, jak korzystać ze Slacka?

Dobrze. To jest całkowicie tego warte.

Z ponad 10 milionami aktywnych użytkowników dziennie , popularność Slacka mówi sama za siebie. W rzeczywistości platforma jest teraz podstawą pracy zdalnej, ponieważ coraz więcej zespołów polega na Slacku jako swoim kompleksowym centrum komunikacyjnym.

I chociaż Slack może wydawać się tylko aplikacją do czatowania na powierzchni, platforma oferuje mnóstwo funkcji oszczędzających czas, aby utrzymać produktywność i zaangażowanie zespołów.

W tym przewodniku wyjaśnimy, jak używać Slacka w biznesie.

Czym właściwie jest Slack?

Zacznijmy od podstaw.

Slack to narzędzie do współpracy zespołowej i zarządzania projektami. Platforma może być używana w przeglądarce lub jako własna aplikacja natywna na komputerze i urządzeniu mobilnym.

Użytkownicy komunikują się w kanałach oznaczonych konkretnymi hashtagami. Na przykład zespół marketingowy może mieć oddzielne kanały dla #content-writerów, #SEO i #design.

W ramach każdego kanału użytkownicy mogą oznaczać się nawzajem na podstawie swoich @uchwytów. Wtedy zaczyna się zabawa.

Jeśli chodzi o to, jak używać Slacka do komunikacji, twoje opcje są prawie nieograniczone. Na przykład Slack jest świetną alternatywą dla e-maili lub biletów do projektów. Przekazywanie takich wiadomości do przodu stwarza poczucie odpowiedzialności i przejrzystości, ponieważ zespoły mogą śledzić swoją komunikację od punktu A do punktu B, dopóki problem nie zostanie rozwiązany.

Slack może być również używany do komunikacji nieformalnej. Świętujesz nowy kontrakt lub urodziny? Chcesz upuścić kilka memów lub plików .GIF? Idź po to.

Użytkownicy mogą zmieniać swój stan dostępności w ciągu dnia, aby sygnalizować współpracownikom, kiedy są gotowi do rozmowy, a kiedy wykonują ciężką pracę.

Krótko mówiąc, Slack służy jako miejsce, w którym współpracownicy zawsze są „włączeni”. Zapewnia to bardziej aktualną alternatywę dla komunikacji wyłącznie za pośrednictwem poczty e-mail, jednocześnie odtwarzając staromodną chłodnicę do biura.

Dlaczego jednak Slack jest tak popularny wśród zdalnych zespołów?

Slack może nie wydawać się tak wyjątkowy na pierwszy rzut oka.

W końcu istnieje wiele aplikacji do czatu (pomyśl: Teams, Google Meet), które służą podobnemu celowi.

Popularność Slacka można sprowadzić do jego powszechnego stosowania wśród startupów i napływu milionów nowych użytkowników podczas COVID-19. Na początku pandemii firmy domyślnie korzystały z kilku aplikacji, aby dostosować się do nowo odkrytej „normalności” pracy zdalnej.

A jeśli chodzi o czat zespołowy, zwycięzcą był Slack. Aplikacja doświadczyła gwałtownego wzrostu liczby nowych użytkowników w trakcie COVID-19 i od tego czasu wielu z nich zdecydowało się pozostać przy platformie przez dłuższy czas.

Być może największym punktem sprzedaży Slacka są integracje z innymi firmami. Jeśli istnieje aplikacja biznesowa lub narzędzie, na którym polegasz, istnieje duże prawdopodobieństwo, że jest ona zintegrowana ze Slack.

Trello. Dysk Google. Perspektywy. Nazywasz to, Slack integruje się z nim.

Innym kluczowym wyróżnikiem Slacka w porównaniu z innymi aplikacjami do czatu jest różnorodność botów platformy, z których wiele koncentruje się na produktywności i poprawie kultury firmy. Na przykład popularny bot Donut został zaprojektowany w celu optymalizacji wdrażania nowych pracowników i pomagania pracownikom w budowaniu relacji w środowisku zdalnym.

Nadrzędnym celem korzystania z platformy takiej jak Slack jest całkowite zastąpienie poczty e-mail (lub przynajmniej zmniejszenie zależności zespołów od poczty e-mail).

Dlaczego jednak używać Slacka zamiast poczty e-mail? Czas.

Dobrze udokumentowano, że wielu pracowników marnuje godziny dziennie w swoich skrzynkach odbiorczych. Platforma ogranicza niepotrzebne powtarzanie się w tę i z powrotem, konsolidując powiadomienia e-mail w skrzynce odbiorczej w czasie rzeczywistym obok czatu zespołu. Na przykład możesz zaplanować i udostępnić identyfikator spotkania Zoom bezpośrednio w Slack bez przeskakiwania między linkami w skrzynce odbiorczej i zaproszeniami.

Jak większość zdalnych firm korzysta ze Slacka?

Żadne dwie drużyny nie używają Slacka tak samo, ale cel końcowy jest taki sam: dać zespołom miejsce do pozostawania w kontakcie bez marnowania czasu w skrzynkach odbiorczych lub żonglować wieloma aplikacjami.

Poniżej znajdują się trzy konkretne cele dla zdalnych firm, które próbują dowiedzieć się, jak korzystać ze Slacka:

1. Usprawnij zadania i udokumentuj komunikację wewnętrzną między pracownikami
2. Zachęcaj do terminowej, otwartej komunikacji i współpracy w kulturze firmy
3. Zapewnij pracownikom produktywność dzięki aplikacjom i integracjom

Platforma jest doskonałym miejscem dla zespołów do burzy mózgów i śledzenia statusu każdego projektu. Na przykład kreatywne zespoły zdalne mogą poprosić o opinię lub sfinalizować fragment treści. Oto przykład, jak używać Slacka do zarządzania projektami (z Trello), aby dokładnie to zrobić:

Tymczasem zwiększenie zaangażowania pracowników to jedno z największych wyzwań związanych z zarządzaniem zdalnym zespołem. Slack może pomóc w tym dziale dzięki różnorodności botów angażujących i narzędzi ankietowych do wybierania mózgów pracowników.

Oto przykład korzystania z Polly, które zapewnia pracownikom anonimowe miejsce do przekazywania opinii i odpowiadania na pytania menedżerów.

I znowu, celem Slacka jest upewnienie się, że pracownicy pozostaną produktywni. To kolejne wyzwanie zespołów zdalnych, w których pracownicy są niezależni, a śledzenie poszczególnych zadań może być kłopotliwe.

Oto przykład tego, jak narzędzie do śledzenia czasu, takie jak Timebot.chat, które zapewnia pracownikom miejsce do śledzenia ich codziennych zadań, blokuje czas i podkreśla, nad czym pracowali.

To tylko migawka tego, jak używać Slacka jako zespołu zdalnego. Twoje preferowane aplikacje i przepływy pracy mogą się różnić, ale możesz korzystać z platformy tak samo.

Jak korzystać ze Slacka: wskazówki i najlepsze praktyki

Chociaż sam Slack jest dość intuicyjny, korzystanie z platformy w pełnym zakresie oznacza zrozumienie jej najlepszych praktyk. Oto kilka krótkich wskazówek, jak upewnić się, że Twój zespół w znaczący sposób korzysta ze Slacka.

Wybierz swoje kanały

Slack Twojej firmy nie powinien być darmowym kanałem losowym. Zamiast tego dyskusje powinny ograniczać się do kanałów opartych na celach Twojej firmy dla platformy.

Na przykład, czy każdy zespół ma miejsce, do którego może się przemieszczać w tę i z powrotem? Czy jest miejsce na wyrażenie obaw całej firmy? Czy chcesz ograniczyć memy i zabawny biznes do jednego kanału?

Nie ma „właściwego” sposobu na skonfigurowanie kanałów Slack. Oczywiście ta wolność może być nieco zniechęcająca. Aby rozpocząć, oto kilka przykładów polecanych kanałów wyróżnionych przez sam Slack.

• #Ogłoszenia
• #Losowy
• #AMA (pytaj mnie o cokolwiek)
• #Kultura firmy
• #Pole sugestii

Zarysuj oczekiwania

Podobnie jak w przypadku mediów społecznościowych, niektórzy krytycy uważają Slack za potencjalny pochłaniacz czasu dla pracowników, który w rzeczywistości może skutkować niższą produktywnością.

Dodatkowo do wypalenia zawodowego może przyczyniać się zjawisko „zmęczenia luzu” i stres ze strony natrętnych użytkowników platformy.

Ważne jest, aby podkreślić oczekiwania dotyczące korzystania ze Slacka w zespole. Pozwala to uniknąć marnowania czasu, a także zapewnia, że ​​dyskusje są sensowne i produktywne.

Krótko mówiąc, zespoły nie powinny postrzegać go tylko jako miejsca do rozmów. Polecamy własny przewodnik Slacka dotyczący wdrażania Twojej firmy , aby upewnić się, że Twój zespół jest na właściwej drodze od słowa „idź”.

Korzystaj w pełni z integracji

Jeśli korzystasz ze Slacka dla biznesu , masz wybór pod względem integracji, z których możesz skorzystać. To zawiera:

• Narzędzia do zarządzania projektami (Trello, Asana, Jira)
• Narzędzia do spotkań wideo (Zoom, RingCentral)
• Aplikacje kalendarza (Kalendarz Google, Outlook)
• Oprogramowanie do współpracy (Dysk Google, Box)
• Narzędzia angażujące pracowników (OfficeVibe, TINYpulse)

Na przykład spójrz na Slack G-Suite dla Slack. Za pomocą jednej integracji możesz zarządzać swoimi spotkaniami…

…i przesyłaj pliki, aby udostępnić je reszcie zespołu.

Ale znowu: celem Slacka jest oszczędność czasu. Może być kuszące, aby wcisnąć jak najwięcej aplikacji i integracji na platformę, ale najpierw spróbuj trzymać się najczęściej używanych.

Promuj pozytywność

Może to zabrzmieć banalnie, ale zdecydowanie warto o tym wspomnieć.

Twoi koledzy nie powinni obawiać się otwarcia dowolnego kanału na Slacku. Niezależnie od tego, czy są to informacje zwrotne, czy prośby, podkreślaj znaczenie utrzymania pozytywnej i konstruktywnej komunikacji.

Nie ma wątpliwości, że całodobowa łączność z zespołem może być potencjalnie stresująca. Aby temu zaradzić, zachęć członków swojego zespołu, aby zwracali uwagę na swój ton i podobnie nie bój się pozwolić, aby ich osobowość zabłysnęła. Slack to genialne narzędzie do budowania zespołu i współpracy, dzięki któremu zespoły wiedzą, jak do niego podejść.

I na tym kończymy nasz przewodnik, jak korzystać ze Slacka!

Gotowy do rozpoczęcia pracy ze Slackiem?

Chociaż koncepcja uczenia się nowej platformy może przyprawiać o ból głowy, rozpoczęcie korzystania ze Slacka jest łatwiejsze niż mogłoby się wydawać.

Bez względu na rodzaj prowadzonej działalności, Slack może zbliżyć Twój zespół, jednocześnie wspierając Twoje większe cele biznesowe. Polecamy go każdemu, kto chce wykonać więcej pracy, zwłaszcza osobom zajmującym się marketingiem społecznościowym.

I podobnie jak wymyślanie, jak skutecznie korzystać ze Slacka, aby Twój zespół był produktywny, pamiętaj, że Sprout Social może pomóc Ci zrobić to samo.