Jak napisać e-mail uzupełniający, na który otrzymasz odpowiedzi (+ najlepsze praktyki)

Pierwszy e-mail stanowi uprzejme wprowadzenie, gdy próbujesz coś zrobić, niezależnie od tego, czy chodzi o zamknięcie transakcji, czy zebranie informacji. I chociaż jest to ważne, nie jest to cała historia. W tym miejscu pojawiają się kolejne e-maile. Możesz wysłać je na adres:

• • Przypomnij osobie, z którą się komunikujesz, o swojej prośbie

• Uprzejmie popchnij ich do działania
• Pokaż im, że inwestujesz w wynik

Wysłanie e-maila uzupełniającego to różnica między przypadkowym wspomnieniem, że chciałbyś kiedyś napić się kawy, a pokazaniem komuś, że chcesz go zabrać na randkę. Już pierwszy e-mail uzupełniający może zwiększyć odsetek odpowiedzi o 40%! Aby odnieść sukces w marketingu, musisz wiedzieć, jak napisać e-mail uzupełniający, który łączy początkową szansę z rzeczywistymi wynikami — a my pokażemy Ci, jak to zrobić. Nie będziemy jednak jedynie udostępniać najlepszych praktyk i szablonów marketingu e-mailowego; nauczymy Cię również, jak napisać od podstaw udany e-mail uzupełniający. Zaczynajmy.

Krok 1: Zdecyduj, jaki jest cel Twojego e-maila uzupełniającego

Określ, co chcesz osiągnąć za pomocą e-maila uzupełniającego. Jaki jest ostateczny cel/cel Twojej wiadomości? Jakie działanie ma podjąć odbiorca? Niektóre pomysły obejmują:

• Przypominając im o zaplanowaniu spotkania
• Rezerwacja demo
• Rejestracja na okres próbny
• Zamknięcie sprzedaży
• Budowanie silnych relacji z klientami
• Dogonienie klientów

Wyjaśnienie celu pomoże Ci napisać wiadomość z jasnym celem i zawierać odpowiednie wezwanie do działania (CTA). Możesz także dodać natychmiastową wartość w zależności od konkretnego celu, zwiększając prawdopodobieństwo, że odbiorca odpowie.

Krok 2: Napisz przekonujący temat

Nie — „Kontynuacja” lub „Czekam na Twoją odpowiedź…” nie są dobrym tematem wiadomości e-mail. Prawdopodobnie zostaną zignorowane i sprawią, że czytelnik poczuje, że wskazujesz winnego, ponieważ nie odpowiedział, co może zmniejszyć jego zainteresowanie czytaniem Twojego e-maila. Najlepsze wiersze tematu e-maila zachęcają odbiorcę do otwarcia i przeczytania wiadomości. Wpisz temat odpowiedni do celu wiadomości e-mail. Pomyśl o swoim e-mailu i akcji, którą chcesz, aby odbiorca podjął. Oto kilka dodatkowych wskazówek dotyczących pisania mocnych wątków uzupełniających:

• Używaj języka zorientowanego na działanie. Dodaj mocne słowa i konkretne liczby, aby zainspirować do działania. Na przykład „Prośba o spotkanie: [Data i godzina]”. Pamiętaj, że niektóre słowa, takie jak „Bezpłatny” i „Pieniądze”, uruchamiają filtry antyspamowe, więc najlepiej ich unikać.
• Unikaj clickbaitów. Nawet jeśli clickbait zachęci odbiorcę do otwarcia Twojego e-maila, może go zignorować lub, co gorsza, usunąć. Używaj bezpośredniego i prostego języka, który powie odbiorcy, czego może się spodziewać po otwarciu wiadomości e-mail. Na przykład „[Nazwa odbiorcy], zaplanujmy [spotkanie/połączenie] w celu omówienia [Temat]”.
• Mów krótko. Ponieważ 56% e-maili jest czytanych na telefonach komórkowych, lepiej jest pisać wiersze tematu o długości około pięciu słów. Na przykład „Następne kroki: [Projekt/Możliwość].
• Stwórz poczucie pilności. Używaj języka, który sugeruje poczucie pilności, bez sprawiania wrażenia natarczywego lub agresywnego. Na przykład „[Nazwa odbiorcy], Czasowe: [Temat]”.
• Bądź osobisty. Jeśli znasz imię i nazwisko odbiorcy lub wspólny kontakt, użyj go, aby wiadomość e-mail była bardziej osobista i trafna. Na przykład „Nie przegap tego, [imię odbiorcy]”.
• Podkreśl korzyść. Wspomnij, w jaki sposób Twoja wiadomość przyniesie korzyści odbiorcy, aby przykuć jego uwagę. Na przykład „Maksymalizacja zwrotu z inwestycji: propozycja trzykrotnego zwiększenia przychodów”.

Przykład szablonu

Krok 3: Podaj kontekst na początku

Przypomnij odbiorcy swój pierwszy e-mail. Pamiętaj, aby podać wystarczający kontekst, aby wiedzieli, kim jesteś i co śledzisz, bez konieczności szukania pierwszego e-maila. Dlaczego to jest ważne? Dziś skrzynka odbiorcza jest zalana zbyt dużą liczbą e-maili. Aby Twój e-mail uzupełniający wyróżniał się, bardzo ważne jest, aby zawierał identyfikator przypominający odbiorcy, że kontaktowałeś się z nim wcześniej. Ułatwia to odbiorcy odnalezienie Twojego e-maila wśród wielu otrzymywanych wiadomości i świadczy o Twojej wytrwałości i determinacji. Oto kilka silnych otwieraczy, które możesz wypróbować:

• „Pamiętaj, kiedy rozmawialiśmy o [Topic], mam wspaniałe wieści i nie mogę się doczekać, aby się nimi z tobą podzielić. Czy możemy ustalić datę rozmowy?”
• „Pracowałem nad ekscytującym projektem, który moim zdaniem będzie dla Ciebie idealny. Chciałbym umówić się na spotkanie, aby podzielić się więcej szczegółami na jego temat”.
• „Wspaniale było się z tobą skontaktować w [Wydarzenie/Miejsce]. Chciałem kontynuować naszą rozmowę na temat [Temat]”.
• „Kontaktuję się, aby sprawdzić, czy pojawiły się jakieś aktualizacje w [Topic]”.
• „Chciałem przypomnieć ci o [temacie] i zobaczyć, czy jest jakieś działanie, które możemy podjąć w następnej kolejności”.
• Nasz wspólny znajomy, [Imię znajomego], zasugerował, żebym skontaktował się z Tobą w sprawie [Temat].

Przykład szablonu

Krok 4: Napisz treść swojego e-maila uzupełniającego

Być może otrzymałeś lub wysłałeś (nie martw się, nie będziemy oceniać) e-maili uzupełniających w jednym wierszu, takich jak ten: Jak widać, w porównaniu do poprzednich e-maili uzupełniających, które udostępniliśmy, ten nie zawiera żadnych dodatkowych informacji, które mogłyby wzbudzić zainteresowanie odbiorcy i skłonić go do odpowiedzi. To jest leniwe. Pomyśl o tym: czy odpowiedziałbyś, gdybyś miał setki innych rzeczy do zrobienia na swojej liście rzeczy do zrobienia? Dokładnie. Dlatego powinieneś kontynuować wciągający otwieracz z równie niesamowitą, wartościową treścią e-maila. Bądź konkretny i bezpośredni w swoich intencjach, aby czytelnik nie poczuł, że marnujesz jego czas. Następnie skorzystaj z poniższych pomysłów, aby dodać wartość swojej wiadomości:

• Udostępniaj referencje klientów od innych klientów z tej samej branży/biznesu co odbiorca
• Studium przypadku
• Posty na blogu
• Dowód społeczny
• Webinar
• Rozwiązania dla punktów bólu
• Ekskluzywne rabaty i oferty
• E-książki
• Filmy instruktażowe
• Rozszerzony bezpłatny okres próbny

Upewnij się, że wybrany pomysł jest odpowiedni dla odbiorcy, który postrzega go jako atut. Możesz również poprosić odbiorcę o podzielenie się swoimi opiniami i poglądami. Na przykład pytania typu „Czy ceny Ci odpowiadają?” oraz „Które funkcje są dla Ciebie najważniejsze w [Typ produktu]” otwierają linie komunikacji i dają lepszy wgląd w umysł czytelnika.

Przykład szablonu

Krok 5: Wykonaj kolejne kroki za pomocą wezwania do działania

Pamiętasz cel, który wyznaczyłeś w kroku 1? Napisz wokół niego przekonujące wezwanie do działania i dodaj je na końcu e-maila uzupełniającego. Odbiorca powinien wiedzieć, co ma zrobić po przeczytaniu Twojej wiadomości. Jeśli nie poprowadzisz ich, jest bardzo mało prawdopodobne, że wrócą do ciebie. Weźmy na przykład ten e-mail uzupełniający. Nadawca ułatwia czytelnikowi udzielenie odpowiedzi i pozostawia otwartą linię komunikacyjną, która pomaga pozostać w kontakcie i budować relacje. Oto kilka wskazówek, których możesz użyć do napisania podobnie silnych wezwań do działania:

• Zachowaj prostotę: upewnij się, że wezwanie do działania jest łatwe do wykonania, najlepiej za pomocą jednego kliknięcia lub jasnych instrukcji, co robić dalej. Używaj języka, który zmusza ich do działania, np. „Zarejestruj się teraz” lub „Zarezerwuj spotkanie”.
• Dodaj trochę pilności, ale bądź bezpośredni: powiedz im dokładnie, co chcesz, aby zrobili, na przykład „Zaplanuj rozmowę, aby dowiedzieć się więcej o naszych usługach”, zamiast po prostu „Dowiedz się więcej”. Ale spraw, by poczuli, że muszą działać szybko, używając zwrotów takich jak „Dostępne miejsca ograniczone” lub „Nie przegap”.
• Uczyń to widocznym i eksperymentuj. Użyj kontrastowego koloru przycisku wezwania do działania, aby wyróżnić go spośród reszty wiadomości e-mail. Zalecamy korzystanie z testów A/B w celu wypróbowania różnych fraz i formatów wezwań do działania, aby zobaczyć, który najlepiej pasuje do docelowych odbiorców.
• Pokaż wartość: wyjaśnij, w jaki sposób odbiorca skorzysta z proponowanego przez Ciebie działania, czy to zaoszczędzony czas, zarobione pieniądze czy rozwiązanie problemu.

Przykład szablonu

Krok 6: Zamknij i wyślij e-mail uzupełniający

Grzecznie zamknij e-mail, najlepiej w sposób odzwierciedlający Twoje wcześniejsze interakcje z odbiorcą. Pamiętaj, uprzejme podejście to długa droga. Dlatego unikaj pasywno-agresywnych lub desperackich zwrotów, takich jak:

• wiem, że jesteś zajęty; Ja też jestem zajęty, więc załatwmy to szybko
• Proszę o jak najszybszą odpowiedź
• Przepraszam za bycie zbyt wytrwałym
• Z góry przepraszam za zawracanie głowy
• Wróć do mnie, dobrze?

Oto kilka dobrych przykładów, których możesz użyć zamiast tego:

• Daj mi znać, jeśli masz jakieś pytania.
• Czekam na wiadomość od Ciebie.
• Mówić wkrótce?
• Nie mogę się doczekać, aby usłyszeć od ciebie wkrótce!
• Daj mi znać, co działa najlepiej dla Ciebie.

Następnie podpisz się tradycyjnymi słowami „Pozdrowienia” lub „Pozdrowienia” i naciśnij „Wyślij”.

Przykład szablonu

Drugi raz to urok

Chociaż pierwszy e-mail uzupełniający jest skuteczny, przygotuj się na wysłanie więcej niż jednego e-maila uzupełniającego w ramach kampanii e-mailowej. Badania pokazują, że optymalna liczba to od dwóch do trzech, a fakt, że 44% powtórzeń poddaje się już po jednej wizycie kontrolnej, może dać ci poważną przewagę nad konkurencją. Oto rytm wysyłania wiadomości e-mail, który sprawdził się w CoSchedule:

• Dzień 1: Wyślij pierwszego e-maila.
• Dzień 3: Wyślij kolejny e-mail nr 1.
• Dzień 7: Wyślij kolejny e-mail nr 2.
• Dzień 14: Wyślij kolejny e-mail nr 3.
• Dzień 21: Wyślij kolejny e-mail nr 4.

Ogólnie zalecamy przerwanie po czwartym e-mailu, ale w zależności od potencjalnego klienta lub potencjalnego klienta możemy zasugerować kontynuację po dwóch tygodniach lub miesiącu. To wszystko, czego potrzebujesz, aby poruszać się po zdradzieckich szczytach skrzynek odbiorczych i zniechęcających dolinach wiadomości bez odpowiedzi, aby osiągnąć wspaniałe wiadomości e-mail. Śmiało, zacznij śledzić i nawróć tych potencjalnych klientów!