Jak napisać profesjonalny e-mail

Kiedy wysyłasz wiadomość e-mail do znajomego lub zaufanego współpracownika, prawdopodobnie wpisujesz wiadomość i naciskasz przycisk wyślij bez namysłu.

Ale co, gdy próbujesz zaimponować nowemu szefowi lub pogadać z potencjalnym klientem? Umiejętność napisania dobrego profesjonalnego e-maila nagle staje się bardzo ważna.

Przygotowanie świetnego e-maila to nie nauka o rakietach. Istnieje jednak kilka ważnych zasad, które warto znać, jeśli chcesz w pełni wykorzystać rozmowy online.

W tym poście szczegółowo przyjrzymy się tym kluczowym technikom — i dla pewności podamy kilka podstawowych wskazówek dotyczących e-maili.

Dlaczego profesjonalne pisanie e-maili jest naprawdę ważne

Poczta e-mail istnieje już od ponad 40 lat, ale nadal jest preferowanym kanałem komunikacji biznesowej. Opanuj sztukę pisania dobrego e-maila, a odblokujesz możliwości, które wydawały się poza zasięgiem.

W rzeczywistości niektóre z największych transakcji w historii biznesu zaczęły się od dobrze napisanego e-maila. Wiele startupów zbiera miliony dolarów, kontaktując się z VC za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Oczywiście dostęp do wyników na tym poziomie wymaga umiejętności. Nawet jeśli jesteś świetnym komunikatorem, napisanie skutecznego profesjonalnego e-maila jest zaskakująco trudne.

Powodem jest to, że słowa pisane można łatwo źle zinterpretować. Żart, który doskonale sprawdza się, gdy towarzyszy mu bezczelny uśmiech, może zostać odebrany jako zniewaga w wiadomości e-mail.

Nie zdarza się to często, gdy znasz charakter drugiej osoby. Ale jeśli rozmawiasz ze znajomym lub zupełnie nowym kontaktem biznesowym, prawdopodobieństwo, że zostaniesz źle zrozumiany, jest dość duże.

Poprawa umiejętności pisania e-maili może pomóc uniknąć tych pułapek i czerpać potencjalne korzyści.

Jak napisać świetny profesjonalny e-mail

Dość z teorią. Przejdźmy do interesów.

Skuteczny e-mail może przybierać różne formy. Ale jeśli porównasz dowolne dwie udane wiadomości, prawdopodobnie zaczniesz zauważać kilka podobieństw.

Oto te niezbędne składniki do przygotowania świetnego profesjonalnego e-maila:

1) Zacznij od zwięzłego tematu wiadomości e-mail

Jedna z najważniejszych części wiadomości e-mail nie znajduje się w samej wiadomości. To jest temat.

Badania pokazują, że 33% osób otwiera e-maile na podstawie tematu. Jeśli próbujesz dotrzeć do kogoś, kto codziennie otrzymuje sto e-maili, powinieneś użyć tematu, aby przyciągnąć jego uwagę.

Badanie ponad 260 milionów e-maili wykazało, że tematy składające się z maksymalnie 10 słów mają najlepsze wyniki. Przestrzeganie tej zasady oznacza, że ​​prawdopodobnie przechodzisz od razu do sedna, co jest ważne, gdy próbujesz dotrzeć do zapracowanego dyrektora lub właściciela firmy.

Jeśli kontaktujesz się z kimś po raz pierwszy, dobrym pomysłem jest również spersonalizowanie tematu wiadomości . W przypadku tego typu profesjonalnych wiadomości e-mail rozważ zwrócenie się do odbiorcy po imieniu. Może to dosłownie podwoić twoje otwarte stawki. 2) Używaj właściwego rodzaju powitania

W niektórych kontekstach nieformalne „Cześć” lub „Hej” to doskonały sposób na rozpoczęcie rozmowy. Ale w profesjonalnym e-mailu dobrym pomysłem jest nieco bardziej oficjalne powitanie.

Zalecamy skorzystanie z wypróbowanego i przetestowanego formatu „Drogi [Kontakt]” . Może się to wydawać nieco przestarzałe, szczególnie w kulturze amerykańskiej — ale okazywanie szacunku nigdy nikomu nie zaszkodziło.

Jeśli masz jakieś powiązania z osobą, z którą się kontaktujesz, możesz używać jej imienia : „Drogi Andrzeju”.

W przypadku pierwszego kontaktu lub osoby z sali konferencyjnej możesz zamiast tego użyć jej nazwiska : „Drogi panie Smith”.

Co zrobić, jeśli nie znasz tytułu tej osoby? Bezpiecznym zakładem jest użycie ich pełnego imienia i nazwiska : „Drogi Andrew Smith”.

Jednak używaj tego podejścia tylko wtedy, gdy jest to konieczne. W ostatnich latach spamerzy i oszuści używali pełnego imienia i nazwiska w celu personalizacji swoich wiadomości. Nie chcesz być kojarzony z tą grupą!

Inną grupą, z którą prawdopodobnie nie chcesz być kojarzony, są archaiczni rzemieślnicy — więc „Do kogo to może dotyczyć” można pozostawić w podręcznikach historii.

Jeśli zamierzasz wybrać bardziej tradycyjne powitanie, „Szanowny Panie/Szanowna Pani” może się sprawdzić, szczególnie w przypadku podań o pracę i e-maili w stylu listu motywacyjnego. Pamiętaj tylko, że może się to wydawać dość bezosobowe.

3) Zacznij od uprzejmości

Podczas gdy profesjonalne e-maile dotyczą biznesu, nadal wysyłasz e-mail do człowieka. Warto traktować je jako jedność.

Po zakończeniu powitania dorzuć małą uprzejmość. Niektórzy ludzie to zignorują, ale inni docenią fakt, że traktujesz ich z szacunkiem, a nie jak chodzącą wyprzedaż.

Oto kilka przykładów dobrej etykiety e-mailowej:

• Dziękuję za zainteresowanie
• Miło było Cię poznać
• Dziękujemy za wcześniejsze spotkanie z nami

Jeśli znasz już odbiorcę, możesz uczynić go nieco bardziej osobistym:

• Mam nadzieję, że miałeś dobry weekend
• Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie

Tylko nie przesadzaj z uprzejmościami. Pamiętaj, że nadal piszesz tutaj formalny e-mail, a nie meldujesz się u znajomego.

4) Przejdź do punktu

Wszyscy znamy kogoś, kto pisze kilkanaście akapitów, gdy wystarczyłoby kilka zdań. Nie bądź tą osobą.

Po zakończeniu powitania przejdź od razu do rzeczy. Dokładniej, wyjaśnij, dlaczego wysyłasz e-maile. Spróbuj wyjaśnić swój cel w jednym zdaniu:

• Piszę, aby wyrazić zainteresowanie wolnym stanowiskiem kierowniczym.
• Poszukujemy konsultanta, który pomoże nam przejść przez nadchodzący rok, a osoba kontaktowa powiedziała mi, że masz dogłębną wiedzę na temat naszej branży.
• Piszę, aby poprosić o więcej informacji na temat usług sprzątania.

Możesz być w stanie połączyć jednozdaniowe wyjaśnienie i grzeczność w krótkim akapicie:

• Dziękujemy za spotkanie z nami na drugi dzień. Piszę dzisiaj, aby zobaczyć, czy chcesz kontynuować omawianą propozycję.
• To była przyjemność spotkać się z Wami w weekend. Ponieważ wydaje się, że nasze firmy mają ze sobą wiele wspólnego, zastanawiałem się, czy nie byłbyś zainteresowany naszymi usługami.

Może być kuszące, aby zagłębić się tutaj bardziej szczegółowo. Ale oprzyj się pokusie. Jeśli ktoś przeczyta twoje pierwsze dwa zdania i zostawi wiadomość e-mail, prawdopodobnie i tak nie zamierzałeś go przekonać.

Z drugiej strony, krótkie, zgryźliwe wprowadzenie z większym prawdopodobieństwem przyciągnie uwagę kogoś, kto chce się zaangażować.

5) Posyp w jakimś kontekście

Bycie zwięzłym jest ważne w profesjonalnym pisaniu. Ale jeśli o coś prosisz, powinieneś poświęcić trochę czasu na wyjaśnienie, dlaczego.

W drugiej części wiadomości e-mail podaj dodatkowy kontekst tego, co chcesz osiągnąć. Możesz również wspomnieć, dlaczego może to pomóc odbiorcy:

• Nasza firma zamierza osiągnąć trzycyfrowy wzrost w ciągu najbliższych 18 miesięcy i bylibyśmy zachwyceni, gdybyś mógł nam w tym pomóc.
• Jeśli uda nam się uzgodnić propozycję w tym tygodniu, da nam to czas na pracę nad zbudowaniem strategii przed wydarzeniem.
• Jestem zainteresowany tym stanowiskiem, ponieważ mam pasję do branży i chcę pracować zdalnie.

Wystarczy jedno lub dwa starannie skonstruowane zdania.

6) Dołącz wyraźne wezwanie do działania

Bez względu na to, jakiego rodzaju odpowiedź oczekujesz na swój e-mail, dobrze jest dołączyć wezwanie do działania — najlepiej coś, co można zrobić szybko.

Wielu z nas ma zwyczaj czytać e-maile biznesowe rano i myśleć: „Mogę zająć się tym później”. Problem w tym, że o takich zadaniach łatwo się zapomina.

Dodając monit na późniejszych etapach wiadomości e-mail, masz większe szanse na natychmiastowe działanie. Możesz na przykład zaproponować godzinę i datę spotkania oraz dołączyć łącze do zaproszenia z kalendarza. Lub po prostu poproś odbiorcę o podzielenie się przemyśleniami.

7) Wyloguj się ze stylem

Wielu uważa, że ​​napisanie końcowej części oficjalnej wiadomości e-mail jest trudne. Czy należy wpisać „Z poważaniem” czy „Pozdrowienia”? Może „wielkie dzięki” to lepsze zamknięcie e-maila?

Prawda jest taka, że ​​wszystkie z nich prawdopodobnie zostaną dobrze przyjęte. Kluczem jest dopasowanie podpisu do odpowiedniego e-maila. Oto krótki przewodnik:

• Wniosek formalny / kontakt: Z pozdrowieniami, wielkie dzięki, z poważaniem (ten jest trochę staromodny)
• Ktoś, kogo znasz: Ciepłe pozdrowienia, najlepsze, wielkie dzięki

Ostatnią ozdobą każdej wiadomości jest podpis e-maila. Coś prostego, które zawiera Twoje imię i nazwisko, stanowisko (jeśli dotyczy) i nazwę firmy jest całkowicie w porządku.

Nie zapominaj jednak o sile dobrego podpisu e-mail. Pod Twoim imieniem i nazwiskiem znajduje się obszar, w którym możesz:

• Dodaj swoje dane kontaktowe
• Dołącz profesjonalne zdjęcie w głowę
• Pochwal się swoimi wyróżnieniami
• Wyświetlaj swoje najnowsze posty w mediach społecznościowych
• I więcej

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, zapoznaj się z naszym przewodnikiem dotyczącym tworzenia podpisu e-mail, który zawiera mnóstwo świetnych szablonów inspiracji.

Podstawowe wskazówki dotyczące pisania lepszych e-maili

Możesz myśleć o powyższych krokach jako o planie pisania profesjonalnych e-maili. Postępuj zgodnie z formułą, a powinieneś być na dobrej drodze do zaimponowania komuś ważnemu.

Ale jeśli naprawdę chcesz podnieść swoje umiejętności pisania e-maili, zdecydowanie zalecamy zastosowanie niektórych z poniższych technik:

Pomyśl o formatowaniu wiadomości e-mail

Chociaż treść e-maila jest oczywiście punktem centralnym, warto również pomyśleć o formatowaniu.

Zaczyna się od wyboru czcionki. Papyrus i Comic Sans zmienią Twój e-mail w zabawną ciekawostkę. Arial jest w porządku, ale dość mdły. Czcionki bezszeryfowe, takie jak Verdana i Helvetica, są bardziej interesujące, ale nadal bardzo czytelne i profesjonalne. Jeśli chcesz wybrać czcionkę szeryfową, Gruzja jest solidną opcją.

Odkładając na bok czcionki, zalecamy stosowanie wielu podziałów wierszy w wiadomości e-mail. Dzielenie dłuższych akapitów na części ułatwia ich czytanie, szczególnie w niektórych mobilnych aplikacjach pocztowych.

Poznaj osobę, do której piszesz

Zanim napiszesz profesjonalny e-mail do kogokolwiek, naprawdę musisz wiedzieć, do kogo go wysyłasz.

Zaczyna się od imienia i nazwiska odbiorcy oraz nazwy firmy, dla której pracuje. Powinieneś również dowiedzieć się, jakie stanowisko zajmują i jakie są najważniejsze wiadomości z ich życia zawodowego lub organizacji.

Te dodatkowe informacje mogą pomóc w stworzeniu bardziej spersonalizowanej wiadomości, co daje większe szanse na sukces.

Zawsze sprawdzaj swój e-mail

Niezależnie od tego, czy prosisz szefa o awans, czy próbujesz nawiązać kontakt z wartościowym leadem, prawdopodobnie chcesz wyglądać na kompetentnego i profesjonalnego.

Dobrze napisany e-mail może znacznie przyczynić się do zbudowania tego wizerunku, ale wystarczy kilka głupich literówek, aby Twoja reputacja się załamała.

Dlatego zawsze dokładnie sprawdzaj treść wiadomości e-mail i wiersz tematu, zanim klikniesz „Wyślij”.

Jeśli martwisz się o brakujące błędy, możesz także ustawić opóźnienie wysyłania w Gmailu, Outlooku i innych platformach pocztowych. Przez kilka sekund po naciśnięciu wyślij daje to możliwość anulowania i wprowadzenia zmian w ostatniej chwili.

Podejmować właściwe kroki

Kiedy kontaktujesz się z dyrektorem generalnym lub innym kierownikiem i nie otrzymujesz odpowiedzi, jest całkiem możliwe, że po prostu przegapili Twoją wiadomość.

Po kilku dniach nie bój się wysłać kolejnego e-maila. W najgorszym przypadku po prostu zignorują dalsze działania — ale może to uratować Twoje podanie o pracę.

Upewnij się, że masz właściwy adres e-mail

Pisanie świetnego e-maila nie ma sensu, jeśli wiadomość nigdy nie dotrze do zamierzonego odbiorcy. Może się to wydawać oczywiste, ale badania sugerują, że ponad połowa z nas wysyła wiadomości do niewłaściwej osoby lub na niewłaściwy adres e-mail.

Zanim wyślesz wersję roboczą, sprawdź adres. Najszybszym sposobem na to jest użycie narzędzia takiego jak NeverBounce. Nasza platforma pozwala sprawdzić dokładność całej listy e-mailowej, więc nie musisz się nad tym zastanawiać.

Zarejestruj się bezpłatnie, aby samemu wypróbować NeverBounce i odkryć, dlaczego 125 000 użytkowników polega na naszej platformie każdego dnia.